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摘 要:当今社会是一个信息化的时代,计算机网络已经应用到社会的各个领域,信息技术也给档案管理工作带来了创新机遇,信息化是现代管理的重要理念。档案管理信息化是人机合一的有层次的系统工程。本文结合我国档案信息化管理工作现状,分析了该项工作中所存在的问题,并提出了相应的改善措施,仅供同行参考。
关键词:档案管理信息化创新
中图分类号:G633.3 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0230-01
档案管理信息化有别于传统的档案管理工作。过去的档案管理工作纯粹是靠人力来管理,这种管理方式的效率低下,纸质文档翻阅起来费时费力,而且还占用相当大的空间,档案的重要性没能得到充分的认识。但是随着社会对档案工作的深入认识,人们不断的对档案进行细分,管理要求也相应提高,所以传统的档案管理模式根本适应不了社会的快速发展。相反的,档案信息化管理方法的综合优势非常强,它具有容量大、系统化、操作简便等优点。信息化的档案细分特别清晰,查找起来非常便捷,不仅可以收集而且可以共享,大大的提高了工作效率和質量。因此,档案信息化管理具有非常重要的意义。各企业、单位应该重视档案管理的建设工作,切实做好收集、整理、归档及档案开发利用的服务工作。
1 档案管理信息化进程中所存在的问题
在我国“十一五”规划中,明确指出要加快现有档案的信息化建设,但是事实证明取得的效果并不理想。按目前的现状来看,档案的信息化管理工作并没有得到全面普及和广泛的推广应用。大型企业档案建设趋于好转,但是中小型企业单位档案信息化推广应用比较少。下面就来谈谈目前我国档案信息化进程中所存在的一些普遍问题。
首先,档案信息化建设落后,基础配套设施不到位。随着信息化技术的迅速发展,档案管理工作也必将面临新一轮的机遇与挑战。对于档案部门来说,档案管理信息化是一项系统化的浩大工程,是一项全新的工作。在传统与新型的过渡时期,需要投入大量的人力、物力和财力,面临着许多的困难。档案信息化必然要购买先进的设备,这就涉及到资金的问题,对于中小企业来说,资金是最大的难题。另外,信息化的管理必然需要专业的档案管理人才,无形之中又增加了企业的财政压力。俗话说得好:“巧妇难为无米之炊”。纵然一些中小企业也渴望公司的档案管理体系更加健全科学,但是面对大笔的资金,他们往往望而却步,档案信息化建设工作也一拖再拖。所以,由于以上的一些问题,目前我国许多中小企业采用半传统、半信息化的管理模式,仍然处于比较落后的阶段。
其次,档案信息化资源的开发利用不到位。我们都知道,计算机的容量是非常大的,就像是浩瀚的大海。面临这么广阔的资源,很多人都会产生畏惧、无从下手的感觉,只好望档兴叹了。而且传统的档案是以纸质原件为主。在开发利用过程中,由于主观客观原因,会自觉或不自觉的忽视档案的重要性。而且不少单位企业对档案资料是全大于求,档案管理人员也不对资料进行筛选,不管什么资料都丢进计算机,这样一来,档案确实是非常全面,但是都存在电脑里成了垃圾文件,完全没有突出档案的主次关系,这不利于档案资源的开发利用。
再次,缺乏有效整合和长远规划。在推进档案管理信息化的进程中,一些企业的信息技术设备是由几个不同的单位设计完成的,这样很容易造成不同的设备之间数据和资料不能共享,大大降低了工作的质量和效率,制约了档案工作的建设。许多企业单位的信息化档案还处在初级起步阶段,尚未掌握科学的管理方法,企业对自身的档案发展战略缺乏长远的规划。
2 创新档案信息化管理的途经分析
2.1 充分认识到档案信息化建设的重要性,增强信息化建设的紧迫感
信息化档案管理的特点是容量大、速度快、精确度高、占用空间小,而且计算计还具有统计、打印、共享、修改、查询等功能,利用这些功能可以很便捷的开发档案资源。档案建设是社会文明建设不可或缺的重要组成部分,档案建设要像其他工作一样逐步实现信息化,这是社会发展的必然趋势,也是顺应时代潮流的结果。目前,从全国范围来看,上海、北京等重点城市的档案信息化建设相对较迅速,起步也比较快,已经取得了可喜的成果。
2.2 创新信息化技术手段
信息化建设已经成为当前社会主流的管理手段,信息化的建设也为我们的档案建设工作带来了新的契机,提供了良好的基础。计算机的功能非常强大,它集收集、归档、管理与一体化,在档案资源的开发利用、检索方面发挥了巨大的优势,大大提高了我们档案管理工作的效率和质量,使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的档案管理手段:(1)建立档案信息数据库。(2)扩大服务范围,建立区域联网系统。(3)建立档案部门网站,提供公开信息服务。
2.3 提高信息化设备和管理人员的专业化能力
信息时代,表面上管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱出来了,但是另一方面,他们的工作量大大增加了,他们接触到的信息更加纷繁复杂。因此,不许加强企业单位信息化基础设备的建设和提高档案管理人员的专业化能力。首先,企业单位领导要重视档案信息化建设工作,要从长远的观点出发,加强该项工作的资金投入,改善企业档案管理的基础设施建设。在基础设施建设方面应花费大力气,因为基础设施建设是保证企业档案管理工作顺利进行的基础。基础设施建设不到位,企业档案管理工作就无从谈起。基础设施建设包括档案库房的建设、档案存放装具的选购和档案管理设备的配备以及档案库房管理的相关制度建设等各方面。基础设施建设应该达到相关的标准和要求,确保企业档案管理工作能够顺利进行。其次,发展档案管理工作,首当其冲的一点就是要配备高素质的档案管理人才。信息化时代企业单位也要储备一支高素质的档案队伍。他们不仅要知道档案管理的一些常识,关键是要擅长运用计算机进行档案资料的整理工作。这些工作人员要不断与时俱进,加强自身的继续学习,不断的学习先进的档案管理方法,使档案管理工作的效率更高,质量更好。企业单位要通过各种途径选拔、培养、引进这方面的管理人才,尤其是既懂得档案管理又懂得运用计算机的复合型人才。档案管理人才不仅要学习管理知识,更要注重管理理念的创新,方法的改革,不断提高档案管理水平。
3 结语
档案是是一种历史记录,是国家信息资源体系最重要组成体系,它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用,是一笔非常宝贵的财富,是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设,创新管理理念和方法,充分利用档案资源的优势,为领导决策、科研、医疗等事业提供即时信息,从而实现档案潜在的巨大利用价值。
参考文献
[1] 袁小年.高校档案是学校的核心信息资源[C].北京高校档案学术论文汇编,2006.
[2] 孟世恩,梁博.我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策[J].档案学研究,2003(1).
关键词:档案管理信息化创新
中图分类号:G633.3 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0230-01
档案管理信息化有别于传统的档案管理工作。过去的档案管理工作纯粹是靠人力来管理,这种管理方式的效率低下,纸质文档翻阅起来费时费力,而且还占用相当大的空间,档案的重要性没能得到充分的认识。但是随着社会对档案工作的深入认识,人们不断的对档案进行细分,管理要求也相应提高,所以传统的档案管理模式根本适应不了社会的快速发展。相反的,档案信息化管理方法的综合优势非常强,它具有容量大、系统化、操作简便等优点。信息化的档案细分特别清晰,查找起来非常便捷,不仅可以收集而且可以共享,大大的提高了工作效率和質量。因此,档案信息化管理具有非常重要的意义。各企业、单位应该重视档案管理的建设工作,切实做好收集、整理、归档及档案开发利用的服务工作。
1 档案管理信息化进程中所存在的问题
在我国“十一五”规划中,明确指出要加快现有档案的信息化建设,但是事实证明取得的效果并不理想。按目前的现状来看,档案的信息化管理工作并没有得到全面普及和广泛的推广应用。大型企业档案建设趋于好转,但是中小型企业单位档案信息化推广应用比较少。下面就来谈谈目前我国档案信息化进程中所存在的一些普遍问题。
首先,档案信息化建设落后,基础配套设施不到位。随着信息化技术的迅速发展,档案管理工作也必将面临新一轮的机遇与挑战。对于档案部门来说,档案管理信息化是一项系统化的浩大工程,是一项全新的工作。在传统与新型的过渡时期,需要投入大量的人力、物力和财力,面临着许多的困难。档案信息化必然要购买先进的设备,这就涉及到资金的问题,对于中小企业来说,资金是最大的难题。另外,信息化的管理必然需要专业的档案管理人才,无形之中又增加了企业的财政压力。俗话说得好:“巧妇难为无米之炊”。纵然一些中小企业也渴望公司的档案管理体系更加健全科学,但是面对大笔的资金,他们往往望而却步,档案信息化建设工作也一拖再拖。所以,由于以上的一些问题,目前我国许多中小企业采用半传统、半信息化的管理模式,仍然处于比较落后的阶段。
其次,档案信息化资源的开发利用不到位。我们都知道,计算机的容量是非常大的,就像是浩瀚的大海。面临这么广阔的资源,很多人都会产生畏惧、无从下手的感觉,只好望档兴叹了。而且传统的档案是以纸质原件为主。在开发利用过程中,由于主观客观原因,会自觉或不自觉的忽视档案的重要性。而且不少单位企业对档案资料是全大于求,档案管理人员也不对资料进行筛选,不管什么资料都丢进计算机,这样一来,档案确实是非常全面,但是都存在电脑里成了垃圾文件,完全没有突出档案的主次关系,这不利于档案资源的开发利用。
再次,缺乏有效整合和长远规划。在推进档案管理信息化的进程中,一些企业的信息技术设备是由几个不同的单位设计完成的,这样很容易造成不同的设备之间数据和资料不能共享,大大降低了工作的质量和效率,制约了档案工作的建设。许多企业单位的信息化档案还处在初级起步阶段,尚未掌握科学的管理方法,企业对自身的档案发展战略缺乏长远的规划。
2 创新档案信息化管理的途经分析
2.1 充分认识到档案信息化建设的重要性,增强信息化建设的紧迫感
信息化档案管理的特点是容量大、速度快、精确度高、占用空间小,而且计算计还具有统计、打印、共享、修改、查询等功能,利用这些功能可以很便捷的开发档案资源。档案建设是社会文明建设不可或缺的重要组成部分,档案建设要像其他工作一样逐步实现信息化,这是社会发展的必然趋势,也是顺应时代潮流的结果。目前,从全国范围来看,上海、北京等重点城市的档案信息化建设相对较迅速,起步也比较快,已经取得了可喜的成果。
2.2 创新信息化技术手段
信息化建设已经成为当前社会主流的管理手段,信息化的建设也为我们的档案建设工作带来了新的契机,提供了良好的基础。计算机的功能非常强大,它集收集、归档、管理与一体化,在档案资源的开发利用、检索方面发挥了巨大的优势,大大提高了我们档案管理工作的效率和质量,使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的档案管理手段:(1)建立档案信息数据库。(2)扩大服务范围,建立区域联网系统。(3)建立档案部门网站,提供公开信息服务。
2.3 提高信息化设备和管理人员的专业化能力
信息时代,表面上管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱出来了,但是另一方面,他们的工作量大大增加了,他们接触到的信息更加纷繁复杂。因此,不许加强企业单位信息化基础设备的建设和提高档案管理人员的专业化能力。首先,企业单位领导要重视档案信息化建设工作,要从长远的观点出发,加强该项工作的资金投入,改善企业档案管理的基础设施建设。在基础设施建设方面应花费大力气,因为基础设施建设是保证企业档案管理工作顺利进行的基础。基础设施建设不到位,企业档案管理工作就无从谈起。基础设施建设包括档案库房的建设、档案存放装具的选购和档案管理设备的配备以及档案库房管理的相关制度建设等各方面。基础设施建设应该达到相关的标准和要求,确保企业档案管理工作能够顺利进行。其次,发展档案管理工作,首当其冲的一点就是要配备高素质的档案管理人才。信息化时代企业单位也要储备一支高素质的档案队伍。他们不仅要知道档案管理的一些常识,关键是要擅长运用计算机进行档案资料的整理工作。这些工作人员要不断与时俱进,加强自身的继续学习,不断的学习先进的档案管理方法,使档案管理工作的效率更高,质量更好。企业单位要通过各种途径选拔、培养、引进这方面的管理人才,尤其是既懂得档案管理又懂得运用计算机的复合型人才。档案管理人才不仅要学习管理知识,更要注重管理理念的创新,方法的改革,不断提高档案管理水平。
3 结语
档案是是一种历史记录,是国家信息资源体系最重要组成体系,它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用,是一笔非常宝贵的财富,是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设,创新管理理念和方法,充分利用档案资源的优势,为领导决策、科研、医疗等事业提供即时信息,从而实现档案潜在的巨大利用价值。
参考文献
[1] 袁小年.高校档案是学校的核心信息资源[C].北京高校档案学术论文汇编,2006.
[2] 孟世恩,梁博.我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策[J].档案学研究,2003(1).