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摘要:南澳大利亚文件局为所有类型的文件构建了统一的“合理的文件管理框架”,在此框架下,形成了一系列战略、标准、指南、审计评估和教育计划等。针对电子文件管理的挑战,文件局围绕着电子文档与文件管理系统(EDRAMS)的设计、采购、实施,细化了对政府部门的规范和指导。
关键词:南澳大利亚州 合理的文件管理 电子文档与文件管理系统(EDRMS) 策略研究
南澳大利亚州文件局是该州的文件、档案主管部门。根据1997年该州《文件法》的规定,文件局要出台“合理的文件管理框架”,既包括纸质文件,又能满足对电子文件管理的需求,以协助州政府和地方政府部门提高文件管理的工具、系统和实践。随着电子政府建设的推进,南澳大利亚越来越重视电子文件的保管和利用,在合理的文件保管框架下,又出台了相关的政策措施,细化了对电子文件的指导和管理。
一、合理的文件管理框架
合理的文件管理框架将南澳大利亚州纸质文件和电子文件皆纳入其中,是一个关于州政府和地方政府部门文件管理战略、标准、指南、评估审计、教育培训的整体框架。该框架规定了机构在文件管理方面应该达成的11项基本要求,包括生成、捕获、处置、利用、检索文件,确保文件的可信性,根据计划管理文件,向员工提供文件管理培训;实施文件管理报告机制,有文件管理的政策、程序和实践以及有足够的掌握技能的文件管理人员。
1 合理的文件管理流程
为了使政府机构能够更清楚的意识到自己在文件管理过程中应该担负的责任,文件局界定了从产生到进馆保存或销毁的全过程,被称为“合理的文件管理流程”。当文件处于非现行阶段或者已经形成了超过15年,就要判定文件是具有永久还是定期保存价值。而继续保存的具有定期价值的文件,则要移交给通过文件局认证的文件保管机构(ApprovedServiceProviders,ASP)继续保存,并向文件局递交年度摘要。文件的销毁则要根据文件局批准的处理清册进行。具有永久保存价值的文件,需要移交到文件局保存。
2 合理的文件管理战略
为了确保合理的文件管理框架顺利实施,文件局制订了“跨政府部门文件管理战略”(Across--GovernmentRecordsManagementStrategy),也称“合理的文件管理战略”。该战略形成于2004年,描述了从2004年到2010年,政府机构和文件局在逐步改进文件管理实践、项目和系统时所要开展的行动。
该战略明确了政府部门要实现六个基本的目标,即“为南澳大利亚政府四个层级的职员(所有的公务员、文件管理操作职员、文件的管理者和文件的策略制定者)量身定制一个广泛的文件管理教育和培训计划;确定和实施一个与政府分类相一致的文件管理资源的法定标准;通过对政府部门实施自我评估、报告和正式的监控,不断对合理的文件管理实施状况进行改良;制定和应用电子文档和文件管理系统(EDRMS)产晶名册来协助机构管理文件;持续制定、出版、审查标准和指南来协助机构实施合理的文件管理;通过提供定向服务,明显改善区域和更小的地方机构的文件管理。”
3 文件管理标准和指南
2002年5月,文件局制定《合理的文件管理标准》,这是合理的文件管理框架的一个具体的指导标准,此外还颁布与《合理的文件管理标准》配套的系列标准和指南。
在文件局颁布的标准中,既包括所有文件管理皆应遵守的标准,如《定期价值文件标准》、《合同和官方文件标准》等,也包括单独面向电子文件管理的标准,如《电子文档与文件管理系统(ElectronicDocumentandRecordsManagementSystem,EDRMS)设计标准》。既包括文件局自己制定的标准,如《南澳大利亚文件保管元数据标准》,也包括其采纳的国家或其他地方的标准,如《维多利亚州电子文件策略》(VERS)、澳大利亚国家标准AS ISO15489-2002《文件管理》等。
4 文件管理评估和审计
为了检测和评估合理的文件管理实施情况,机构要完成文件局发放的文件管理评估调查,通过调查,使机构意识到在文件管理实践中自身存在的强项和不足。在收到文件局的评估报告后,机构就要研究和决定在接下来的两年中,为了逐步改善文件管理项目的缺陷,所耍继续推进的主要活动,并以这些活动为基础制定活动计划,由主管领导签字后送交文件局。评估过程结束后,文件局还着手进行机构审计项目。
5 文件管理教育和培训
为了协助机构成功的实施合理的文件管理政策、工具和系统,南澳大利亚文件局已经针对州政府部门、地方政府机构和南澳大利亚的大学开展教育和培训计划。2008-2009年,文件局为公共部门职员提供免费的在线“文件管理和信息自由入门”培训。同年,文件局还同南澳大利亚大学、富士施乐复印机、南澳大利亚图书馆共同开展商业信息管理培训项目。
二、对电子文件管理的细化指导
虽然电子文件管理被纳入统一的“合理的文件管理框架”之中,南澳大利亚文件局对政府部门电子文件管理工作的引导和规范却也是非常细致的,围绕着EDRMS的设计、采购与实施,出台了多项措施。
1 制定“保存电子信息战略”
能否确保在电子环境中生成的政府文件长期保存。对于南澳大利亚文件局和政府部门来说,仍然是一个严峻的问题。为此,文件局在2006-2008年形成并完善了“保存电子信息战略”(KeepingElectronic InformationStrategy)。主要目的有二:其一,建立数字档案馆系统,对文件进行电子形式的接收、存储和利用;其二,为机构在移交电子文件时,确保机构能够拥有合理的文件管理框架。在2008-2009年,文件局与南澳大利亚政府首席信息官办公室合作,继续推进这一战略的实施。2009-2010年,“保存电子信息战略”将会融入“跨政府部门间的文件管理战略”整体,成为合理的文件管理战略的一部分。
2 制定EDRMS相关标准和指南
EDRMS是管理电子文件的产生、使用、保管、存储和处理的自动系统。南澳大利亚文件局先后出台了四个EDR,MS标准。其中,《文档和文件管理系统标准》是制定其他标准的总纲领,该标准规定了六条原则来帮助政府机构评估和选择一个合适的EDRMS;《南澳大利亚文件保管元数据标准》是一个技术标准,明确了文件保管元数据的主要内容,在南威尔士文件局三个实体(文件实体、机构实体和职能实体)模型基础上建立起文件保管元数据元素表;《EDRMS设计标准》为南澳大利亚机构设计EDRMS提供实用的方法,如果没有一个统一的设计标准对机构的EDRMS实施规范,那么将会影响电子文件在不同机构系统之间的联系和交流,而这一标准促进了在一个互操作体系中文件连续的捕获和移交;《EDRMS功能规范标准》详细说明了一个可行的EDRMS应该满足的功能需求。此外,该州同时还采纳了澳大利亚维多利亚州的VERS标准,作为对自有标准的补充。
为帮助机构实施EDRMS,文件局专门出台《EDRMS采购和实施准备指南》,在购买EDRMS之前,机构需要考虑文件管理要求、技术要求、职能规范要求、评估计划、项目管理、资金保证、风险管理以及采购流程等。
3 推动EDRMS的采购与实施
2004年南澳大利亚采购委员会通过了文件局制定的EDRMS产品名册,该名册列出了供应商的名单,帮助政府机构选择能够减轻电子文件风险管理的系统。产品名册合同有效期为三年,由文件局代表政府进行管理。此外,文件局还指定了一个EDRaMS项目协调员和机构代表就相关事宜进行联系,在EDRMS采购过程中给出意见和建议。
2007年,南澳大利亚州有11个州政府机构和4个地方政府部门购买和实施了产品名册中的系统。同年,采购委员会通过了将现行的产品名册合同有效期延长至2009年的决定,并于2009年7月31号废止产品名册。
从2009年8月1日开始,一个新的框架体系代替产品名册继续履行职能。这一新的体系包括《电子文件保管元数据标准》、《EDRMS设计标准》、《EDRMS功能规范标准》、《EDRMS采购和实施准备指南》和《VERS(第二版)》。机构可以需要根据需要购买任意符合上述标准的产品。
综上所述,南澳大利亚将本州的电子文件和纸质文件放在“合理的文件管理”框架下进行全面管理,是对多载体并存的格局下,档案部门采取何种策略管理数字文件的一种探索。据笔者了解,南澳大利亚文件局目前还没有接收原生性电子文件,目前的重点是积极推动政府部门EDRMS的采购和实施。从系统采购计划到系统实施情况,对每一个环节都形成具有很强的操作性的规范和指导标准。这些举措值得我国档案部门学习借鉴。
关键词:南澳大利亚州 合理的文件管理 电子文档与文件管理系统(EDRMS) 策略研究
南澳大利亚州文件局是该州的文件、档案主管部门。根据1997年该州《文件法》的规定,文件局要出台“合理的文件管理框架”,既包括纸质文件,又能满足对电子文件管理的需求,以协助州政府和地方政府部门提高文件管理的工具、系统和实践。随着电子政府建设的推进,南澳大利亚越来越重视电子文件的保管和利用,在合理的文件保管框架下,又出台了相关的政策措施,细化了对电子文件的指导和管理。
一、合理的文件管理框架
合理的文件管理框架将南澳大利亚州纸质文件和电子文件皆纳入其中,是一个关于州政府和地方政府部门文件管理战略、标准、指南、评估审计、教育培训的整体框架。该框架规定了机构在文件管理方面应该达成的11项基本要求,包括生成、捕获、处置、利用、检索文件,确保文件的可信性,根据计划管理文件,向员工提供文件管理培训;实施文件管理报告机制,有文件管理的政策、程序和实践以及有足够的掌握技能的文件管理人员。
1 合理的文件管理流程
为了使政府机构能够更清楚的意识到自己在文件管理过程中应该担负的责任,文件局界定了从产生到进馆保存或销毁的全过程,被称为“合理的文件管理流程”。当文件处于非现行阶段或者已经形成了超过15年,就要判定文件是具有永久还是定期保存价值。而继续保存的具有定期价值的文件,则要移交给通过文件局认证的文件保管机构(ApprovedServiceProviders,ASP)继续保存,并向文件局递交年度摘要。文件的销毁则要根据文件局批准的处理清册进行。具有永久保存价值的文件,需要移交到文件局保存。
2 合理的文件管理战略
为了确保合理的文件管理框架顺利实施,文件局制订了“跨政府部门文件管理战略”(Across--GovernmentRecordsManagementStrategy),也称“合理的文件管理战略”。该战略形成于2004年,描述了从2004年到2010年,政府机构和文件局在逐步改进文件管理实践、项目和系统时所要开展的行动。
该战略明确了政府部门要实现六个基本的目标,即“为南澳大利亚政府四个层级的职员(所有的公务员、文件管理操作职员、文件的管理者和文件的策略制定者)量身定制一个广泛的文件管理教育和培训计划;确定和实施一个与政府分类相一致的文件管理资源的法定标准;通过对政府部门实施自我评估、报告和正式的监控,不断对合理的文件管理实施状况进行改良;制定和应用电子文档和文件管理系统(EDRMS)产晶名册来协助机构管理文件;持续制定、出版、审查标准和指南来协助机构实施合理的文件管理;通过提供定向服务,明显改善区域和更小的地方机构的文件管理。”
3 文件管理标准和指南
2002年5月,文件局制定《合理的文件管理标准》,这是合理的文件管理框架的一个具体的指导标准,此外还颁布与《合理的文件管理标准》配套的系列标准和指南。
在文件局颁布的标准中,既包括所有文件管理皆应遵守的标准,如《定期价值文件标准》、《合同和官方文件标准》等,也包括单独面向电子文件管理的标准,如《电子文档与文件管理系统(ElectronicDocumentandRecordsManagementSystem,EDRMS)设计标准》。既包括文件局自己制定的标准,如《南澳大利亚文件保管元数据标准》,也包括其采纳的国家或其他地方的标准,如《维多利亚州电子文件策略》(VERS)、澳大利亚国家标准AS ISO15489-2002《文件管理》等。
4 文件管理评估和审计
为了检测和评估合理的文件管理实施情况,机构要完成文件局发放的文件管理评估调查,通过调查,使机构意识到在文件管理实践中自身存在的强项和不足。在收到文件局的评估报告后,机构就要研究和决定在接下来的两年中,为了逐步改善文件管理项目的缺陷,所耍继续推进的主要活动,并以这些活动为基础制定活动计划,由主管领导签字后送交文件局。评估过程结束后,文件局还着手进行机构审计项目。
5 文件管理教育和培训
为了协助机构成功的实施合理的文件管理政策、工具和系统,南澳大利亚文件局已经针对州政府部门、地方政府机构和南澳大利亚的大学开展教育和培训计划。2008-2009年,文件局为公共部门职员提供免费的在线“文件管理和信息自由入门”培训。同年,文件局还同南澳大利亚大学、富士施乐复印机、南澳大利亚图书馆共同开展商业信息管理培训项目。
二、对电子文件管理的细化指导
虽然电子文件管理被纳入统一的“合理的文件管理框架”之中,南澳大利亚文件局对政府部门电子文件管理工作的引导和规范却也是非常细致的,围绕着EDRMS的设计、采购与实施,出台了多项措施。
1 制定“保存电子信息战略”
能否确保在电子环境中生成的政府文件长期保存。对于南澳大利亚文件局和政府部门来说,仍然是一个严峻的问题。为此,文件局在2006-2008年形成并完善了“保存电子信息战略”(KeepingElectronic InformationStrategy)。主要目的有二:其一,建立数字档案馆系统,对文件进行电子形式的接收、存储和利用;其二,为机构在移交电子文件时,确保机构能够拥有合理的文件管理框架。在2008-2009年,文件局与南澳大利亚政府首席信息官办公室合作,继续推进这一战略的实施。2009-2010年,“保存电子信息战略”将会融入“跨政府部门间的文件管理战略”整体,成为合理的文件管理战略的一部分。
2 制定EDRMS相关标准和指南
EDRMS是管理电子文件的产生、使用、保管、存储和处理的自动系统。南澳大利亚文件局先后出台了四个EDR,MS标准。其中,《文档和文件管理系统标准》是制定其他标准的总纲领,该标准规定了六条原则来帮助政府机构评估和选择一个合适的EDRMS;《南澳大利亚文件保管元数据标准》是一个技术标准,明确了文件保管元数据的主要内容,在南威尔士文件局三个实体(文件实体、机构实体和职能实体)模型基础上建立起文件保管元数据元素表;《EDRMS设计标准》为南澳大利亚机构设计EDRMS提供实用的方法,如果没有一个统一的设计标准对机构的EDRMS实施规范,那么将会影响电子文件在不同机构系统之间的联系和交流,而这一标准促进了在一个互操作体系中文件连续的捕获和移交;《EDRMS功能规范标准》详细说明了一个可行的EDRMS应该满足的功能需求。此外,该州同时还采纳了澳大利亚维多利亚州的VERS标准,作为对自有标准的补充。
为帮助机构实施EDRMS,文件局专门出台《EDRMS采购和实施准备指南》,在购买EDRMS之前,机构需要考虑文件管理要求、技术要求、职能规范要求、评估计划、项目管理、资金保证、风险管理以及采购流程等。
3 推动EDRMS的采购与实施
2004年南澳大利亚采购委员会通过了文件局制定的EDRMS产品名册,该名册列出了供应商的名单,帮助政府机构选择能够减轻电子文件风险管理的系统。产品名册合同有效期为三年,由文件局代表政府进行管理。此外,文件局还指定了一个EDRaMS项目协调员和机构代表就相关事宜进行联系,在EDRMS采购过程中给出意见和建议。
2007年,南澳大利亚州有11个州政府机构和4个地方政府部门购买和实施了产品名册中的系统。同年,采购委员会通过了将现行的产品名册合同有效期延长至2009年的决定,并于2009年7月31号废止产品名册。
从2009年8月1日开始,一个新的框架体系代替产品名册继续履行职能。这一新的体系包括《电子文件保管元数据标准》、《EDRMS设计标准》、《EDRMS功能规范标准》、《EDRMS采购和实施准备指南》和《VERS(第二版)》。机构可以需要根据需要购买任意符合上述标准的产品。
综上所述,南澳大利亚将本州的电子文件和纸质文件放在“合理的文件管理”框架下进行全面管理,是对多载体并存的格局下,档案部门采取何种策略管理数字文件的一种探索。据笔者了解,南澳大利亚文件局目前还没有接收原生性电子文件,目前的重点是积极推动政府部门EDRMS的采购和实施。从系统采购计划到系统实施情况,对每一个环节都形成具有很强的操作性的规范和指导标准。这些举措值得我国档案部门学习借鉴。