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【摘要】 随着我国信息化建设进程的日益加快,社会信息化正在发生着一场深刻的变革,主要由信息资源建设向信息资源管理转变。在信息网络环境下,应加快实现图书、情报、档案信息资源的整合与共享。
【关键词】 图书 情报 档案 管理
1.图书、情报、档案是具有同源性的相关信息学科
图书、情报、档案是三门相关的信息学科,都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性。信息和传媒的迅猛发展,迫使这些学科向融和方向发展。图书、情报、档案三者可以互相转化、相互渗透、相互交叉,有着非常密切的亲缘关系。但是由于历史的原因,图书、情报、档案各成体系,相对独立,纵向独立发展,三者间的差异越来越明显,由此引来诸多弊端,造成图书、情报、资源浪费,不利于资源共享和共同开发;各自发展和相对独立的图书、情报、档案体系,已不能满足现代化、多层次的信息需要,时代需要有比较全面系统的理论依据、数据和参考资料,最新的科技情报和图书资料,又要有可及时利用的档案材料作依据;各自为政,纵向发展的封闭系统,既不能适应用户需要,也不能适应开放社会信息纵横交流的需要;图书、情报、档案,同出一体,本是有机整体,即三者具有共同的信息性,知识性和社会性三种属性,如果三者分割开来,各自发展,势必隔断相互联系,阻碍信息交流,在管理上也不利于统筹安排,全面科学规划,进而建立统一的现代化网络。鉴于此,打破信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限,整合图书、情报、档案一体化管理,实现真正意义上的图书、情报、档案信息资源共享。20世纪80年代末,随着档案工作现代化的进程,其信息化的服务意识越来越强,作为信息处理和服务工作的档案学科也应与图书和情报学科一样朝着一体化方向发展,其目的是整合为一体,为同样的对象服务,从而使档案、图书、情报资料在有效期内,发挥最大的效益。
2.图书、情报、档案一体化管理的可行性
图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科,它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求,对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别。图书、情报管理二者在现代社会本身没有太大区别,现代图书已承担一部分情报工作。各种情报技术,如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆,使得图书与情报的界限已变得模糊,有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一;图书、情报、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性,所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强,它以特定对象的服务内容,主要是对部门机构内部服务。但从文件“双重价值论”出发,文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外,还存在其从属价值即第二价值。前者主要体现其行政价值,后者体现其情报价值。因此,档案馆网络化管理的发展,在经历原始价值后,必然要向从属价值(情报价值),即档案的公开化、社会化方向发展,从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。
当今以信息技术革命为核心和动力的网络经济出现在我们面前,网络经济的一大特点就是扩散性强,与传统产业的“点式”布局不同的是,它所追求的是“网状结构”。它可有各种联结组合方式与检索方式,而且具有信息传递容量大、速度快的特点,通过它可以实现异地查询而不受距离的限制,利用者可以随时与档案信息管理中心联系,通过网络将信息快速地传输给查阅者。正因为网络经济有如此大的优势和特点,对图书、情报、档案的管理工作提出了新的任务,就是要促进图书、情报、档案管理一体化,以适应当前科技和全球经济发展的需要,具体来说有以下几个方面:
2.1图书、情报、档案数量的剧增以及网络经济的发展促进了三者的信息管理工作,随着科技和网络经济的发展,促使图书、情报、档案信息资源以网络化方式加互相连接,统一管理,提供及时利用,实现资源共享。
2.2图书、情报、档案资料内容交叉、重复的现象促进了三者之间的横向联系,促使信息工作者探讨各种信息的特点,研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的信息为现代化建设服务。
2.3图书、情报、档案资料数量的增加和有效使用时间的缩短,促使三者部门采取新的对策,措施和技术手段。主要是促使三者部门对鉴定对象采取缩微化、微电子化,以解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有更大的发展;促使三者部门在采限文献检索时的高速化、网络化,以解决信息部门馆藏结构单一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使图书、情报、档案资料在有效期内发挥最大的效益。
2.4社会对信息需要在数量、质量上的变化,促使图书、情报、档案工作者转变服务观念,改变工作方式,通过多种渠道和方法提供全面、准确、精炼的信息服务。
2.5系统论、信息论和控制论的出现与发展使图书馆学、情报学、档案学的研究趋于整体情报、档案脱离其载体,进行统一管理创造了便利。
2.6图书、情报、档案一体化功能,远远大于这三者各自功能简单相加的总和。图书、情报、档案若融合为一体,进行一体化管理,使各部分之间存在横向联系和协作,建立一种数字化的统一网络,使图书、情报、档案资料共享。
2.7信息技术下的图书、情报、档案一体化的整合是一种数字化的网络环境下的融合,其可行性主要是因为随着科技的发展,原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化,信息作为文献的本质属性和内涵,已摆脱了对载体的专一性的依赖关系,开始实现信息自身的独立与自由。这种变化可以使信息从固定独立的载体中解放出来,并且随着网络的发展创造新的经营和管理方式,满足社会和经济发展的更大需求和资源共享。图书、情报、档案一体化管理,这是适应信息网络环境发展应运而生的。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化,存取异地信息的便利是“一体化”建立的立足点,也为信息网络环境下的图书、情报、档案的统一管理创造了便利条件。
3.图书、情报、档案一体化管理的构想与设计
3.1实行有效的国家管理在信息化的过程中,国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的“统筹规划,国家主导,统一标准,联合建设,互通互联,资源共享”的一体化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息机构与体制建立全国性的专门管理机构和相关体制;打破原有各自为政的局面,进行部门内部重组,新设并合并部分性能相同的机构,这是信息整合、构建信息资源管理系统的必要步骤;适应一体化信息资源管理与运作,应在原有图书、情报、档案机构的基础上增设信息管理中心。在信息管理中心部门下,分设信息整合部与信息服务部,直接取代原来三个部门内部提供服务机构与单独信息整理机构,从而使图书、情服、档案机构实现有机组合。
3.1.2制定相应的信息保障颁布专门的以及对其有利的法律政策,制定专门的以及对其有利的发展战略计划,健全保护信息用户主权的各种机制。
3.1.2加强信息监管完善信息服务监管机制,实行对网络信息服务进行统一的监督管理和控制,构建系统化的动态连接。
3.1.4试行三者实体的相互交叉式管理即三者各有侧重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉几个方面的工作。
3.1.5信息系统控制管理重点放在文献信息系统的有效管理上,对文献信息进行科学分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,控制管理所必须的信息数量,合理控制信息流量,深化文献信息开发层次,提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率,建立灵敏的信息反馈系统,发挥信息系统的整体效益。因此,建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构,建立和健全一个整体机制管理,形成三位一体的全信息事业的现代化管理模式。
3.2通过现有的网络平台,建立图书、情报、档案的统一网站在数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化社会化,在高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。但这并不意味着配置了计算机、缩微和通迅设备,还应建立一个立体信息网络交互管理系统,为信息资源共享创造一定的物质条件。
3.3加强图书、情报、档案标准化建设标准化建设是信息一体化管理的基础。从具体的数字馆藏建设来说,以统一的标准和规范为基础,以数字化的信息为底层,以分布式海量资源库群为支撑,以智能检索技术为手段,以宽带高速网为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。目前,图书、情报、档案需要标准化的方面很多。笔者认为,标准化建设工作应该从全局着眼,在小范围内着手进行,也就是要从信息一体化管理的前景考虑标准化工作的进程。在购置设备时应该考虑实用性问题。
3.4合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题由于数字馆库采用不同于传统图书、情报、档案信息存储、处理、传递方式,对在以传统纸质印刷基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击,出现了许多原有法律难以解释的问题。因此,在使用网络信息服务中应视不同情况加以限制,注重网络安全,保证文档信息的完整、真实与防止泄密等,以减少不必要的损失。从信息资源服务社会,担负社会教育职能、促进文化知识传播和科技发展、经济发展等方面起着重要作用这个意义上说,不论以怎样的方式使用文献信息,都应受到版权保护,合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义。
3.5从一体化高度出发,全面规划图书、情报、档案工作在信息收集、数据整合、信息存贮、信息服务等全方位信息管理的基础上,充分利用局域网强大的连通能力,多元化、多角度地建立网上信息档案室,以满足不同用户的不同需要,为他们提供综合的、及时的、便利的信息服务。
3.6进行跨学科的人才培训实行一体化管理应培训和造就一支思想解放、服务观念强、知识技能过硬的新型专业队伍,培养既懂档案管理,又掌握图书、情报、档案信息技术复合型人才。坚持定期或不定期组织图书馆界、情报界、档案馆界之间的学术讨论及交流,促进学术界彼此勾通、交通、互相学习和借鉴。在三者学科设置上,除了有各自特定的学术研究领域、内容、方法和对象外,还应设置交叉的综合性科目,高等教育课程设计应考虑三者学科综合教育课程,在专修科外,设置选修科目。建立相应的培训基地,进行现代化人才继续教育培训,从现代化知识培训、管理科学培训、技能培训和外语培训入手,对各类专业人才和高级管理人才进行“充电”式的培训,努力培养出一支既懂管理又精通业务的复合型干部队伍。
【关键词】 图书 情报 档案 管理
1.图书、情报、档案是具有同源性的相关信息学科
图书、情报、档案是三门相关的信息学科,都是知识的载体,同属于文献型信息资源,具有同源性。信息和传媒的迅猛发展,迫使这些学科向融和方向发展。图书、情报、档案三者可以互相转化、相互渗透、相互交叉,有着非常密切的亲缘关系。但是由于历史的原因,图书、情报、档案各成体系,相对独立,纵向独立发展,三者间的差异越来越明显,由此引来诸多弊端,造成图书、情报、资源浪费,不利于资源共享和共同开发;各自发展和相对独立的图书、情报、档案体系,已不能满足现代化、多层次的信息需要,时代需要有比较全面系统的理论依据、数据和参考资料,最新的科技情报和图书资料,又要有可及时利用的档案材料作依据;各自为政,纵向发展的封闭系统,既不能适应用户需要,也不能适应开放社会信息纵横交流的需要;图书、情报、档案,同出一体,本是有机整体,即三者具有共同的信息性,知识性和社会性三种属性,如果三者分割开来,各自发展,势必隔断相互联系,阻碍信息交流,在管理上也不利于统筹安排,全面科学规划,进而建立统一的现代化网络。鉴于此,打破信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限,整合图书、情报、档案一体化管理,实现真正意义上的图书、情报、档案信息资源共享。20世纪80年代末,随着档案工作现代化的进程,其信息化的服务意识越来越强,作为信息处理和服务工作的档案学科也应与图书和情报学科一样朝着一体化方向发展,其目的是整合为一体,为同样的对象服务,从而使档案、图书、情报资料在有效期内,发挥最大的效益。
2.图书、情报、档案一体化管理的可行性
图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科,它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求,对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别。图书、情报管理二者在现代社会本身没有太大区别,现代图书已承担一部分情报工作。各种情报技术,如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆,使得图书与情报的界限已变得模糊,有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一;图书、情报、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性,所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强,它以特定对象的服务内容,主要是对部门机构内部服务。但从文件“双重价值论”出发,文件档案除了有对原机关的原始价值即第一价值外,还存在其从属价值即第二价值。前者主要体现其行政价值,后者体现其情报价值。因此,档案馆网络化管理的发展,在经历原始价值后,必然要向从属价值(情报价值),即档案的公开化、社会化方向发展,从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。
当今以信息技术革命为核心和动力的网络经济出现在我们面前,网络经济的一大特点就是扩散性强,与传统产业的“点式”布局不同的是,它所追求的是“网状结构”。它可有各种联结组合方式与检索方式,而且具有信息传递容量大、速度快的特点,通过它可以实现异地查询而不受距离的限制,利用者可以随时与档案信息管理中心联系,通过网络将信息快速地传输给查阅者。正因为网络经济有如此大的优势和特点,对图书、情报、档案的管理工作提出了新的任务,就是要促进图书、情报、档案管理一体化,以适应当前科技和全球经济发展的需要,具体来说有以下几个方面:
2.1图书、情报、档案数量的剧增以及网络经济的发展促进了三者的信息管理工作,随着科技和网络经济的发展,促使图书、情报、档案信息资源以网络化方式加互相连接,统一管理,提供及时利用,实现资源共享。
2.2图书、情报、档案资料内容交叉、重复的现象促进了三者之间的横向联系,促使信息工作者探讨各种信息的特点,研究综合开发、利用的方法和途径,以提供全、准、精的信息为现代化建设服务。
2.3图书、情报、档案资料数量的增加和有效使用时间的缩短,促使三者部门采取新的对策,措施和技术手段。主要是促使三者部门对鉴定对象采取缩微化、微电子化,以解决存贮空间不足的问题,使各种文献的存贮技术和提取技术有更大的发展;促使三者部门在采限文献检索时的高速化、网络化,以解决信息部门馆藏结构单一,信息不全,提供速度慢的矛盾,使图书、情报、档案资料在有效期内发挥最大的效益。
2.4社会对信息需要在数量、质量上的变化,促使图书、情报、档案工作者转变服务观念,改变工作方式,通过多种渠道和方法提供全面、准确、精炼的信息服务。
2.5系统论、信息论和控制论的出现与发展使图书馆学、情报学、档案学的研究趋于整体情报、档案脱离其载体,进行统一管理创造了便利。
2.6图书、情报、档案一体化功能,远远大于这三者各自功能简单相加的总和。图书、情报、档案若融合为一体,进行一体化管理,使各部分之间存在横向联系和协作,建立一种数字化的统一网络,使图书、情报、档案资料共享。
2.7信息技术下的图书、情报、档案一体化的整合是一种数字化的网络环境下的融合,其可行性主要是因为随着科技的发展,原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化,信息作为文献的本质属性和内涵,已摆脱了对载体的专一性的依赖关系,开始实现信息自身的独立与自由。这种变化可以使信息从固定独立的载体中解放出来,并且随着网络的发展创造新的经营和管理方式,满足社会和经济发展的更大需求和资源共享。图书、情报、档案一体化管理,这是适应信息网络环境发展应运而生的。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化,存取异地信息的便利是“一体化”建立的立足点,也为信息网络环境下的图书、情报、档案的统一管理创造了便利条件。
3.图书、情报、档案一体化管理的构想与设计
3.1实行有效的国家管理在信息化的过程中,国家应履行宏观管理的职能,实行信息化建设的“统筹规划,国家主导,统一标准,联合建设,互通互联,资源共享”的一体化管理模式,它主要包括:
3.1.1信息机构与体制建立全国性的专门管理机构和相关体制;打破原有各自为政的局面,进行部门内部重组,新设并合并部分性能相同的机构,这是信息整合、构建信息资源管理系统的必要步骤;适应一体化信息资源管理与运作,应在原有图书、情报、档案机构的基础上增设信息管理中心。在信息管理中心部门下,分设信息整合部与信息服务部,直接取代原来三个部门内部提供服务机构与单独信息整理机构,从而使图书、情服、档案机构实现有机组合。
3.1.2制定相应的信息保障颁布专门的以及对其有利的法律政策,制定专门的以及对其有利的发展战略计划,健全保护信息用户主权的各种机制。
3.1.2加强信息监管完善信息服务监管机制,实行对网络信息服务进行统一的监督管理和控制,构建系统化的动态连接。
3.1.4试行三者实体的相互交叉式管理即三者各有侧重,有的可交叉其二,有的可交叉其三,有的可交叉几个方面的工作。
3.1.5信息系统控制管理重点放在文献信息系统的有效管理上,对文献信息进行科学分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,控制管理所必须的信息数量,合理控制信息流量,深化文献信息开发层次,提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率,建立灵敏的信息反馈系统,发挥信息系统的整体效益。因此,建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构,建立和健全一个整体机制管理,形成三位一体的全信息事业的现代化管理模式。
3.2通过现有的网络平台,建立图书、情报、档案的统一网站在数字化馆的基础上实现有效的动态链接,使其进一步公开化社会化,在高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制,使得全方位的信息共享在技术上成为可能。但这并不意味着配置了计算机、缩微和通迅设备,还应建立一个立体信息网络交互管理系统,为信息资源共享创造一定的物质条件。
3.3加强图书、情报、档案标准化建设标准化建设是信息一体化管理的基础。从具体的数字馆藏建设来说,以统一的标准和规范为基础,以数字化的信息为底层,以分布式海量资源库群为支撑,以智能检索技术为手段,以宽带高速网为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。目前,图书、情报、档案需要标准化的方面很多。笔者认为,标准化建设工作应该从全局着眼,在小范围内着手进行,也就是要从信息一体化管理的前景考虑标准化工作的进程。在购置设备时应该考虑实用性问题。
3.4合理解决图书、情报、档案的有限阅读问题由于数字馆库采用不同于传统图书、情报、档案信息存储、处理、传递方式,对在以传统纸质印刷基础上建立起来的版权制度构成强有力的冲击,出现了许多原有法律难以解释的问题。因此,在使用网络信息服务中应视不同情况加以限制,注重网络安全,保证文档信息的完整、真实与防止泄密等,以减少不必要的损失。从信息资源服务社会,担负社会教育职能、促进文化知识传播和科技发展、经济发展等方面起着重要作用这个意义上说,不论以怎样的方式使用文献信息,都应受到版权保护,合理解决图书和情报的著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题,对于发挥图书、情报、档案整体功能具有积极意义。
3.5从一体化高度出发,全面规划图书、情报、档案工作在信息收集、数据整合、信息存贮、信息服务等全方位信息管理的基础上,充分利用局域网强大的连通能力,多元化、多角度地建立网上信息档案室,以满足不同用户的不同需要,为他们提供综合的、及时的、便利的信息服务。
3.6进行跨学科的人才培训实行一体化管理应培训和造就一支思想解放、服务观念强、知识技能过硬的新型专业队伍,培养既懂档案管理,又掌握图书、情报、档案信息技术复合型人才。坚持定期或不定期组织图书馆界、情报界、档案馆界之间的学术讨论及交流,促进学术界彼此勾通、交通、互相学习和借鉴。在三者学科设置上,除了有各自特定的学术研究领域、内容、方法和对象外,还应设置交叉的综合性科目,高等教育课程设计应考虑三者学科综合教育课程,在专修科外,设置选修科目。建立相应的培训基地,进行现代化人才继续教育培训,从现代化知识培训、管理科学培训、技能培训和外语培训入手,对各类专业人才和高级管理人才进行“充电”式的培训,努力培养出一支既懂管理又精通业务的复合型干部队伍。