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【摘要】随着我国教育事业的飞速发展,高校档案管理工作越来越被人所重视。文章针对新时期下高等院校发展的特点,对目前高校档案管理工作进行了全面、系统的分析,总结出高校档案管理工作的基本发展趋势,为今后高校档案工作的顺利开展提供新的依据。
【关键词】高校;档案;发展趋势
前言
随着我国教育事业的飞速发展,高等院校的基础建设工作越来越被人所重视。作为高校发展建设中的重要一环,高校档案管理工作的好坏将直接影响学校发展建设工作的顺利进行。因此,有必要针对新时期下高等院校发展的特点,对目前高校档案管理工作进行全面、系统的分析,总结出高校档案管理工作的基本发展趋势,为今后高校档案工作的顺利开展提供新的依据。
一、档案管理工作在高校建设发展中的意义
高校建设越来越注重文化内容方面的工作,档案工作是纸质文化最重要的一个方面。档案不仅是相关资料的记录,更是优秀高校文化内涵的传承。在新时期下,加强高校档案的管理工作可以进一步增加高校的文化氛围,提升广大教职员工及学生的自我管理约束能力,促进档案意识的培养,推动档案工作的社会化。
(一)加强档案管理,提升校园管理氛围
高校的管理工作越来越趋于科学化、民主化。档案工作也逐渐解开了神秘的面纱,被人所认识和了解。档案以其自身的政治性、准确性及完整性正在逐步进入学校的常规管理工作中。从个人相关资料的查询到学校学科建设,档案工作都在发挥着应有的作用。
档案工作的重要意义在于通过对档案的科学管理,使教职员工及学生可以在日常工作学习中切实有效使用档案,充分发挥档案的作用,使学校的管理工作更加科学民主。因此,加强对档案的管理工作对于学校的管理工作有着重要的作用。一个组织制度健全,设备使用科学,人员搭配合理的档案馆(室)将明显提高校园的管理氛围。
(二)加强档案管理,促进个人管理能力
二十一世纪是高素质人才竞争的时代。个人的修养及能力体现在多个方面。高等学校作为培育人才的摇篮,必须重视学生“软实力”的培养,以适应社会的需要。通过档案的宣传及有效使用使学生明白何为档案及档案的形成和管理等。
目前许多大型企业单位在人员招聘时越来越重视个人档案的真实准确性。学校在加强个人常规档案工作的同时,可以探索性的建设学生诚信档案,使用人单位便于全面了解学生,也是学生能更加重视个人管理。
(三)加强档案管理,推动社会管理意识
档案的管理工作是一项社会化的群体活动,与人们的日常生活息息相关。在社会范围内加大对档案管理工作的宣传,树立良好的档案管理形象,建设高效的档案管理方式不仅能够提高在校大学生的个人管理意识,同时对推动社会档案化进程也有深远的影响。
二、目前高校档案管理工作中的弊端
(一)档案工作宣传力度不够
高校档案管理工作,就是要最大限度地开发利用档案信息资源,充分挖掘和利用档案的潜在价值,为学校教学、科研和管理等提供服务。这就要求高校档案工作者对档案信息进行必要的宣传,只有这样才能在利用工作中充分发挥效益。目前,一些教职工对档案仍有一种神秘感,既不清楚档案部门究竟有哪些档案材料,也不清楚这些材料的潜在社会价值和经济价值。有的同志甚至还一直将档案馆(室)看作是保管人事档案的部门,认为是不可涉足的地方,所以就不可能根据工作需要去查阅相关资料。
(二)档案管理人员素质不高
档案工作者应当是具有较强的专业技术知识、组织管理才能及职业道德操守的专门人才。档案工作者只有通过档案专业知识的学习和档案工作实践的锻炼,才能逐步熟悉档案工作的内容,掌握档案工作的规律和特点,才能真正胜任档案工作。目前在实际工作中,有相当一部分高校档案工作人员并未经过真正的档案专业教育,也没有经过正规的档案业务培训,造成了目前档案干部队伍人员素质较低,严重影响的档案管理工作的顺利开展与与推广。
(三)档案材料收集的不完整
在档案形成的各环节中,收集工作是文件材料形成档案的重要一环,是实现档案准确、及时的重要因素。文件材料的流失或分散不仅会影响档案的准确查阅,更会给相关人员及部门带来不可估量的损失,影响了档案工作在人民群众中的可信度。由于目前人们对档案管理工作的重要性认识不够,有的部门领导为了自己使用的方便,将应归档的文件材料长期锁在自己的抽屉里,使立卷人无法收集到这部分材料,人为地造成了文件材料残缺不全。还有些兼职档案员由于档案意识不强,工作不主动,常以工作繁忙为理由,档案工作一拖再拖,结果仓促整理立卷,档案材料良莠不分,残缺不全。严重影响了档案利用工作的质量。
三、加强高校档案管理工作中的途径
(一)加大宣传力度,引起社会重视
首先要加强对高校档案价值和档案的社会效益、经济效益的宣传,以引导社会对高校档案的利用力度,满足高校档案信息资源开发的社会需求。也就是要让人们知道什么是高校档案,高校档案的具体作用,个人如何准确利用高校档案、档案与公民日常基本生活的关系,档案与经济建设、社会发展的关系等,从而唤起人们对高校档案利用工作的重视,激发人们利用高校档案的愿望与热情,消除人们对档案以及档案工作的神秘感,引导更多的社会公民参与档案的利用工作。其次,要加强有关档案利用工作的宣传。宣传档案利用工作的一般常识,引导广大公民合理、高效、准确的利用档案,使档案工作走进百姓身边。再次,档案人员在工作中要有所作为,要能引起学校领导对档案工作的重视,并明确档案在学校发展中的作用,以此促进学校对档案部门加大人力、物力、财力的投入,为高校档案利用的社会化发展及利用技术的更新创造条件。
(二)加强业务培训,提高档案管理工作人员素质
档案利用工作效率的高低、质量的好坏与档案工作者的素质息息相关。一个高素质的档案工作者必须具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策,必须具有较强的服务意识,要有不为名,不为利,不怕吃亏,不怕寂寞,无私奉献的思想和精神。在业务方面,高素质的档案工作者不仅要掌握较为广博的档案学基本理论知识,还要具备多学科的知识和一定的公文写作、口语表达、科学研究、组织协调能力。当然,要造就一支高素质、高层次的复合型档案干部队伍,非一朝一夕之功,它需要上级档案管理部门与学校共同配合才能完成。一方面,学校领导和人事部门应关心爱护档案人员,理解他们的苦衷,解决他们的实际困难;要有一个长远计划,保证档案人员的相对稳定。另一方面,上级档案管理部门应加强对档案人员的业务指导、培训,帮助他们不断提高理论水平和实践能力。
(三)提高档案的收集质量
随着高等教育事业的快速发展,内部体制改革的不断深入,高校新领域档案不断涌现,档案的来源渠道多、信息广。以前,学校档案的信息主要来源于上级教育主管部门,校内各职能部门等,而现在学校档案信息已扩展到与开门办学有关的校外各业务主管部门、学术团体、科研机构、国内外兄弟院校等。这样,高校档案的来源变得更加复杂起来,增加了档案的收集与存档的难度。高校档案收集工作就是把分散在部门或个人手中的档案材料,按照国家有关规定,及时、完整、准确地收集到档案馆(室),经过分类、排列、编目、装订后立卷归档。收集工作是文件材料向档案转化的首要环节,也是关键环节,其工作质量的好坏,归档文件材料的齐全与否,直接关系到档案的利用价值。为了确保归档文件收集齐全,档案人员不能坐等材料上门,要主动出击,及时了解学校的重大活动,掌握线索,重点追踪。从而拓宽档案收集范围,提高收集质量,更好地服务社会。
四、新时期高校档案管理工作的发展趋势
(一)高校档案管理工作的全面化
高校的档案管理工作必须要面向全体师生,保证档案工作的社会认知力,加大对在校学生的档案管理宣传,对离校学生保留适当档案,对教学科研档案做到严谨详实,使档案工作真正发挥作用。
(二)高校档案管理工作的专业化
在高校中建立独立的档案管理部门,加强对档案管理工作者的业务培训,引进先进的档案管理设备及专业的档案管理人员,提高档案管理工作的效率。
(三)高校档案管理工作的公开化
档案工作的公开透明将决定档案工作的公信力,建立健全档案查询制度,拓宽档案查询渠道,使更多的人认识并参与到档案的管理工作中来,真正提高全社会的档案管理意识。
参考文献
[1]陈国美.浅谈高校人事档案管理[J].浙江档案,2000,(5).
[2]陈兆裎,和宝荣.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,1993.
[3]姜以敏.人事档案工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2006,(1).
[4]徐虹.高校人事档案工作中的问题与对策[J].兰台世界,2006,(2).
作者简介:陈永霞(1958—),女,宁夏银川人,硕士,馆员,现供职于宁夏医科大学档案馆。
【关键词】高校;档案;发展趋势
前言
随着我国教育事业的飞速发展,高等院校的基础建设工作越来越被人所重视。作为高校发展建设中的重要一环,高校档案管理工作的好坏将直接影响学校发展建设工作的顺利进行。因此,有必要针对新时期下高等院校发展的特点,对目前高校档案管理工作进行全面、系统的分析,总结出高校档案管理工作的基本发展趋势,为今后高校档案工作的顺利开展提供新的依据。
一、档案管理工作在高校建设发展中的意义
高校建设越来越注重文化内容方面的工作,档案工作是纸质文化最重要的一个方面。档案不仅是相关资料的记录,更是优秀高校文化内涵的传承。在新时期下,加强高校档案的管理工作可以进一步增加高校的文化氛围,提升广大教职员工及学生的自我管理约束能力,促进档案意识的培养,推动档案工作的社会化。
(一)加强档案管理,提升校园管理氛围
高校的管理工作越来越趋于科学化、民主化。档案工作也逐渐解开了神秘的面纱,被人所认识和了解。档案以其自身的政治性、准确性及完整性正在逐步进入学校的常规管理工作中。从个人相关资料的查询到学校学科建设,档案工作都在发挥着应有的作用。
档案工作的重要意义在于通过对档案的科学管理,使教职员工及学生可以在日常工作学习中切实有效使用档案,充分发挥档案的作用,使学校的管理工作更加科学民主。因此,加强对档案的管理工作对于学校的管理工作有着重要的作用。一个组织制度健全,设备使用科学,人员搭配合理的档案馆(室)将明显提高校园的管理氛围。
(二)加强档案管理,促进个人管理能力
二十一世纪是高素质人才竞争的时代。个人的修养及能力体现在多个方面。高等学校作为培育人才的摇篮,必须重视学生“软实力”的培养,以适应社会的需要。通过档案的宣传及有效使用使学生明白何为档案及档案的形成和管理等。
目前许多大型企业单位在人员招聘时越来越重视个人档案的真实准确性。学校在加强个人常规档案工作的同时,可以探索性的建设学生诚信档案,使用人单位便于全面了解学生,也是学生能更加重视个人管理。
(三)加强档案管理,推动社会管理意识
档案的管理工作是一项社会化的群体活动,与人们的日常生活息息相关。在社会范围内加大对档案管理工作的宣传,树立良好的档案管理形象,建设高效的档案管理方式不仅能够提高在校大学生的个人管理意识,同时对推动社会档案化进程也有深远的影响。
二、目前高校档案管理工作中的弊端
(一)档案工作宣传力度不够
高校档案管理工作,就是要最大限度地开发利用档案信息资源,充分挖掘和利用档案的潜在价值,为学校教学、科研和管理等提供服务。这就要求高校档案工作者对档案信息进行必要的宣传,只有这样才能在利用工作中充分发挥效益。目前,一些教职工对档案仍有一种神秘感,既不清楚档案部门究竟有哪些档案材料,也不清楚这些材料的潜在社会价值和经济价值。有的同志甚至还一直将档案馆(室)看作是保管人事档案的部门,认为是不可涉足的地方,所以就不可能根据工作需要去查阅相关资料。
(二)档案管理人员素质不高
档案工作者应当是具有较强的专业技术知识、组织管理才能及职业道德操守的专门人才。档案工作者只有通过档案专业知识的学习和档案工作实践的锻炼,才能逐步熟悉档案工作的内容,掌握档案工作的规律和特点,才能真正胜任档案工作。目前在实际工作中,有相当一部分高校档案工作人员并未经过真正的档案专业教育,也没有经过正规的档案业务培训,造成了目前档案干部队伍人员素质较低,严重影响的档案管理工作的顺利开展与与推广。
(三)档案材料收集的不完整
在档案形成的各环节中,收集工作是文件材料形成档案的重要一环,是实现档案准确、及时的重要因素。文件材料的流失或分散不仅会影响档案的准确查阅,更会给相关人员及部门带来不可估量的损失,影响了档案工作在人民群众中的可信度。由于目前人们对档案管理工作的重要性认识不够,有的部门领导为了自己使用的方便,将应归档的文件材料长期锁在自己的抽屉里,使立卷人无法收集到这部分材料,人为地造成了文件材料残缺不全。还有些兼职档案员由于档案意识不强,工作不主动,常以工作繁忙为理由,档案工作一拖再拖,结果仓促整理立卷,档案材料良莠不分,残缺不全。严重影响了档案利用工作的质量。
三、加强高校档案管理工作中的途径
(一)加大宣传力度,引起社会重视
首先要加强对高校档案价值和档案的社会效益、经济效益的宣传,以引导社会对高校档案的利用力度,满足高校档案信息资源开发的社会需求。也就是要让人们知道什么是高校档案,高校档案的具体作用,个人如何准确利用高校档案、档案与公民日常基本生活的关系,档案与经济建设、社会发展的关系等,从而唤起人们对高校档案利用工作的重视,激发人们利用高校档案的愿望与热情,消除人们对档案以及档案工作的神秘感,引导更多的社会公民参与档案的利用工作。其次,要加强有关档案利用工作的宣传。宣传档案利用工作的一般常识,引导广大公民合理、高效、准确的利用档案,使档案工作走进百姓身边。再次,档案人员在工作中要有所作为,要能引起学校领导对档案工作的重视,并明确档案在学校发展中的作用,以此促进学校对档案部门加大人力、物力、财力的投入,为高校档案利用的社会化发展及利用技术的更新创造条件。
(二)加强业务培训,提高档案管理工作人员素质
档案利用工作效率的高低、质量的好坏与档案工作者的素质息息相关。一个高素质的档案工作者必须具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策,必须具有较强的服务意识,要有不为名,不为利,不怕吃亏,不怕寂寞,无私奉献的思想和精神。在业务方面,高素质的档案工作者不仅要掌握较为广博的档案学基本理论知识,还要具备多学科的知识和一定的公文写作、口语表达、科学研究、组织协调能力。当然,要造就一支高素质、高层次的复合型档案干部队伍,非一朝一夕之功,它需要上级档案管理部门与学校共同配合才能完成。一方面,学校领导和人事部门应关心爱护档案人员,理解他们的苦衷,解决他们的实际困难;要有一个长远计划,保证档案人员的相对稳定。另一方面,上级档案管理部门应加强对档案人员的业务指导、培训,帮助他们不断提高理论水平和实践能力。
(三)提高档案的收集质量
随着高等教育事业的快速发展,内部体制改革的不断深入,高校新领域档案不断涌现,档案的来源渠道多、信息广。以前,学校档案的信息主要来源于上级教育主管部门,校内各职能部门等,而现在学校档案信息已扩展到与开门办学有关的校外各业务主管部门、学术团体、科研机构、国内外兄弟院校等。这样,高校档案的来源变得更加复杂起来,增加了档案的收集与存档的难度。高校档案收集工作就是把分散在部门或个人手中的档案材料,按照国家有关规定,及时、完整、准确地收集到档案馆(室),经过分类、排列、编目、装订后立卷归档。收集工作是文件材料向档案转化的首要环节,也是关键环节,其工作质量的好坏,归档文件材料的齐全与否,直接关系到档案的利用价值。为了确保归档文件收集齐全,档案人员不能坐等材料上门,要主动出击,及时了解学校的重大活动,掌握线索,重点追踪。从而拓宽档案收集范围,提高收集质量,更好地服务社会。
四、新时期高校档案管理工作的发展趋势
(一)高校档案管理工作的全面化
高校的档案管理工作必须要面向全体师生,保证档案工作的社会认知力,加大对在校学生的档案管理宣传,对离校学生保留适当档案,对教学科研档案做到严谨详实,使档案工作真正发挥作用。
(二)高校档案管理工作的专业化
在高校中建立独立的档案管理部门,加强对档案管理工作者的业务培训,引进先进的档案管理设备及专业的档案管理人员,提高档案管理工作的效率。
(三)高校档案管理工作的公开化
档案工作的公开透明将决定档案工作的公信力,建立健全档案查询制度,拓宽档案查询渠道,使更多的人认识并参与到档案的管理工作中来,真正提高全社会的档案管理意识。
参考文献
[1]陈国美.浅谈高校人事档案管理[J].浙江档案,2000,(5).
[2]陈兆裎,和宝荣.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,1993.
[3]姜以敏.人事档案工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2006,(1).
[4]徐虹.高校人事档案工作中的问题与对策[J].兰台世界,2006,(2).
作者简介:陈永霞(1958—),女,宁夏银川人,硕士,馆员,现供职于宁夏医科大学档案馆。