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中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:
库房管理工作是档案工作中最基础、最重要的工作,是档案利用、档案信息化的源头,是档案保管的主阵地。脱离库房管理,档案工作就成了无源之水,无本之木。如何采取必要的措施维护档案的完整、安全,尽量延长档案的寿命,一直是档案管理人员研究探讨的课题,本人通过十年来的实践探索,认为做好档案管理需要抓好以下三方面的工作:
一、建立科学管理制度
1. 建立档案安全制度。档案的安全,一是指档案内容的安全,保证档案不失密、不泄密。二是档案载体的安全,力求档案不受损害,最大限度地延长档案的使用寿命。
①防水。防水主要是指防止地下水、雨水以及有水管道中的水通过屋顶、墙身、门窗、地面等部位渗入。因此,一方面,档案库屋顶要有利于雨水及时排泄,防止渗漏。一般认为屋面有一定坡度有利于排水,采取平屋顶时,最好采用双层屋顶;采用坡屋顶时,注意屋顶内通风流畅,其下层顶板采用钢筋混凝土结构。另一方面,档案库房应为防水创造有利条件,即使有水进入库房,也会在水尚未对档案造成危害时就从下水口及楼道流出。
②防火。档案库应当是单独的防火区,库区内应安装火灾和防盗自动报警装置以及配备对档案无危害的灭火设备。库区外可設置水消防系统。库区与其他部分的隔墙应为耐火极限不少于4 小时的非燃烧材质。库房内严禁烟火,禁带火种进入库房。为保证万无一失,应经常组织档案人员观看消防人员的演练,掌握灭火器材的使用方法,并且对到期灭火器材及时进行更换。
③防盗。库门及底层外窗均应采取可靠的安全防护措施,如有外遮阳设施,应做防盗处理;库区不应设置室外楼梯;在原有门窗的基础上加装防盗网,在原门外加装防盗门;实行双门双锁,人走门关,严防盗窃发生。
④防虫。档案库房预防害虫最关键的措施是控制档案库房温湿度。昆虫存活的有效温区为8~40℃,最适温区为22~32℃,为抑制档案害虫的生长,一定要按照标准管理库房温度,抑制档案害虫的生长繁殖,减少档案害虫对档案的危害。同时,应对档案进行定期检查,并放置香草、山苍子、樟脑精片、长效防霉驱虫灵等驱虫剂。一旦发生虫害,应首选物理杀虫法。物理杀虫法具有方法简便、无残毒、不污染环境等优点,主要采用高温(50℃以上)或低温(-4℃以下)、辐射、气调(减少氧气)等物理原理,使害虫致死。其次是化学杀虫法。这也是目前杀灭档案害虫的一种主要方法。虽然具有处理档案量大、作用时间短、杀虫迅速彻底、杀虫费用低等优点,但亦存在污染环境、危害人畜健康等缺点。
⑤防高温。档案库内高温的形成主要是由太阳辐射热通过库房屋顶、墙壁、门窗传入。一般档案库房温度冬季不低于14℃,夏季不高于24℃,档案库的窗户应尽可能少而小,双层设置,要严密、坚固,便于开启,便于密闭,并有遮阳设施。库区内应设置温度监控及调节设备,如温度计、空调、隔热层等。此外,温度是影响档案有害微生物生长和繁殖的主要因素。微生物可分为耐高温性、耐中温性和耐低温性三类,档案有害微生物一般属于中温性,最低生长温度为5~10℃,最高生长温度为40~45℃,而最适宜生长温度为18~28℃。因此,档案库房温度保持在这几个温度之外是预防微生物生长的最好办法。
⑥防潮。潮湿的环境是霉菌、昆虫生长繁殖的一个重要条件。昆虫、霉菌的生长发育在低温低湿条件下比较迟缓。最适宜霉菌生长的环境温度为22~28℃,相对湿度在80%以上时,霉菌的生长率最高。霉菌危害档案,主要是霉斑色素对档案的污染、遮盖和霉菌分泌物对档案文件纸张的侵害。霉斑色素性质稳定,要除去霉斑色素而不损坏档案是十分困难的。霉菌分泌的酶和有机酸会使纸张强度降低,加速纸张老化,大面积、深度的严重生霉,会使档案纸张粘连,结成“档案砖”。昆虫生长发育最适宜的温度为22~32℃, 相对湿度为70~90%,昆虫体内含水量一般在50%以上。高湿能维持虫体内适宜含水量,从而促进其新陈代谢,加速虫体发育。在适宜温度下,湿度愈大,昆虫产卵愈多、繁殖愈快。危害档案的昆虫有10 余种之多,这些昆虫以纸张、浆糊、胶等为食,蛀蚀档案造成孔洞,被其严重啃噬的档案文件则无法抢救。因此,应严格按照标准控制库房的湿度,在夏天多雨季节,空气中湿度大时,可减少开窗通风的时间,使室内湿度符合档案保存的要求。
⑦防强光。将库房设在楼道北边,避免强光的射入。根据日光的射入方向及时调整直条窗帘的角度也为防强光建立了一道屏障。库房内光源全部为白炽灯,防止日光灯所产生的紫外线对档案的损害。
⑧防尘。建立清洁卫生制度,并认真贯彻执行,档案库房要保持清洁卫生,库房内不堆放杂物,严格库房出入制度,工作人员进入库房要穿工作服和拖鞋,不得将食物带进库房,档案库房应安装纱门、纱窗等。
⑨防鼠。库房周边环境清洁,鼠无藏身之所,窗户密闭,防盗门上有防鼠板。库房灭鼠可以采用物理灭鼠法,即用各种器械对老鼠进行捕杀,其优点是对人安全、成本低廉、对环境无残留毒害、灭鼠效果明显;也可采用化学灭鼠法,即采用灭鼠剂熏蒸法灭鼠。
2.完善档案装具和档案安全防护基础设施
目前市场上的档案装具品种越来越多,质量却参差不齐。若密集架安装不合格,会导致密集架倒塌,引发安全事故。由于经济条件的限制,有些档案馆(室)甚至还采用木制装具,火灾发生时严重威胁档案的安全。档案装具除了防火选择不燃烧材料或难燃烧材料制成之外,如果不能根据实际情况选择特殊性能的档案装具,就会带来更大的损失。例如,处于地震带的档案馆,档案库房没有使用抗挤压、抗撞击性能强的档案装具,当遇到大地震时,倒塌的建筑物产生巨大的挤压力量,使档案柜变形、损坏,导致档案受损。另外,档案库房的电源开关设于库房内,没有防止漏电的安全保护装置;库房内配电线路没有金属管槽保护,空调设施和电热装置不单独设置配电线路;库房灯具底座为木质可燃物,这些都极易造成电器短路进而引起火灾。若档案库房没有防火、防盗报警系统、闭路电视监控系统;没有配置灭火器,或者灭火器过期;库房内的火灾报警和灭火系统设计不合理、不配套,导致误报,也会带来不必要的损失。
3.归口管理。库房钥匙由负责库房管理员统一保管,不得遗失,确保库房安全;另外,落实常规检查。库房管理员每日检查库房内消防、空调、去湿机、温湿度控制器等设备运行情况,认真填写库房设施安全登记表,及时向相关部门报告存在的问题,确保设施运行安全,把安全隐患杜绝在萌芽状态,做到万无一失。
4.建立库房卫生制度。库管人员对库房内卫生进行全天保洁,随时随地清理滞留在库房内的垃圾和灰尘,做到抹布和拖把不离手。进入库房人员调卷时必须穿鞋套,戴手套,保持库房和案卷整洁。每周对库房卫生进行一次全面清扫,保持库房整洁,无污染,优化库房的管理环境。
5.建立档案调还、查阅制度。库房管理人员做好调还卷工作,建立调还卷台帐,每日对调出和归还的档案做好登记,每周对归还的案卷清点数量,查阅档案内容,谨防档案缺页、丢失、损坏,清点完后及时把案卷归还库房。库房管理人员做好查卷工作,对档案的破损和字迹褪变现象、重要和珍贵档案做好登记,并向相关部门报告,以便及时对内容破损或载体变质的档案及时修补、复制和挽救。定期对库房档案进行核对工作,做到账物相符。
6.增强库房安全的整体思维,加强档案安全意识。树立“档案安全事关党和国家根本利益”、“安全第一”、“安全问题无所不在”、“安全问题人人有责”的思想,把档案安全上升到战略的高度来认识,为档案安全构筑起坚固的思想防线。加强档案库房安全建设。在硬件设施上,严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》,加强档案库房建设、安全设施建设;在软件上,建立健全档案库房安全管理制度、制定档案库房安全应急预案。
二、建立新型人才机制
1. 建立人才培训机制。加强对档案管理人员的培训,加强管理人员的学习意识,提高档案管理人员的综合素质和管理水平。档案管理人员要加强自身学习,一方面从档案中学习各种知识,了解档案信息,一方面学习档案管理专业知识,学会保管档案的技能。同时要加强对档案管理人员的培训,一是采取传帮带的方式,实行以老带新;二是定期或不定期召开库房管理人员会议,交流情况,总结经验,在实践中共同学习,在学习中共同提升;三是采取走出去的方式选送库管人员外出学习借鉴先進省市库房管理新理念新经验,并运用到实际工作之中。
2. 建立人才激励机制。建立人才激励机制,对库房管理工作的同志在评先、职务晋升时要予以优先,对工作出色、表现优秀的员工给予精神和物质上的奖励,充分调动大家的积极性,创造性,形成你追我赶、争先恐后的工作氛围。
三、创新档案管理模式
1. 创新理念。库房管理工作很重要。作为库房管理人员不仅要有高度的责任感和使命感,树立“为党管档,为国守史”的思想,而且还要精通档案管理专业知识,树立学会阅读和研究档案的理念,通过阅读档案,发现和开发利用好档案,特别是珍贵档案。
2. 创新举措。加大珍贵档案的开发力度,加强珍贵档案的保护力度。为了延长珍贵档案的使用寿命,减少人为的磨损,应严格降低原件的使用频率,对珍贵档案仿真,原件一般不予借出,只利用仿真件。
四:结束语
档案库房是保存档案的基地,是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。档案安全是档案工作的生命线,档案实体安全与档案信息安全并重。搞好库房管理,确保档案安全关系到档案事业发展的全局。作为库房管理人员,我们要采取必要的措施维护档案的完整、安全,尽量延长档案的寿命,加强档案库房安全建设,把档案库房安全隐患消除在萌芽状态,在面对突发事件时可以最大限度地保护档案安全,减少档案损失,是档案事业可持续发展的坚实基础,这也是档案管理人员研究探讨的长期的课题。
参考文献:
[1]张大彤.档案安全工作中不容忽视的九个隐患[N].中国档案报,2010(6).
[2]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案,2010(6).
库房管理工作是档案工作中最基础、最重要的工作,是档案利用、档案信息化的源头,是档案保管的主阵地。脱离库房管理,档案工作就成了无源之水,无本之木。如何采取必要的措施维护档案的完整、安全,尽量延长档案的寿命,一直是档案管理人员研究探讨的课题,本人通过十年来的实践探索,认为做好档案管理需要抓好以下三方面的工作:
一、建立科学管理制度
1. 建立档案安全制度。档案的安全,一是指档案内容的安全,保证档案不失密、不泄密。二是档案载体的安全,力求档案不受损害,最大限度地延长档案的使用寿命。
①防水。防水主要是指防止地下水、雨水以及有水管道中的水通过屋顶、墙身、门窗、地面等部位渗入。因此,一方面,档案库屋顶要有利于雨水及时排泄,防止渗漏。一般认为屋面有一定坡度有利于排水,采取平屋顶时,最好采用双层屋顶;采用坡屋顶时,注意屋顶内通风流畅,其下层顶板采用钢筋混凝土结构。另一方面,档案库房应为防水创造有利条件,即使有水进入库房,也会在水尚未对档案造成危害时就从下水口及楼道流出。
②防火。档案库应当是单独的防火区,库区内应安装火灾和防盗自动报警装置以及配备对档案无危害的灭火设备。库区外可設置水消防系统。库区与其他部分的隔墙应为耐火极限不少于4 小时的非燃烧材质。库房内严禁烟火,禁带火种进入库房。为保证万无一失,应经常组织档案人员观看消防人员的演练,掌握灭火器材的使用方法,并且对到期灭火器材及时进行更换。
③防盗。库门及底层外窗均应采取可靠的安全防护措施,如有外遮阳设施,应做防盗处理;库区不应设置室外楼梯;在原有门窗的基础上加装防盗网,在原门外加装防盗门;实行双门双锁,人走门关,严防盗窃发生。
④防虫。档案库房预防害虫最关键的措施是控制档案库房温湿度。昆虫存活的有效温区为8~40℃,最适温区为22~32℃,为抑制档案害虫的生长,一定要按照标准管理库房温度,抑制档案害虫的生长繁殖,减少档案害虫对档案的危害。同时,应对档案进行定期检查,并放置香草、山苍子、樟脑精片、长效防霉驱虫灵等驱虫剂。一旦发生虫害,应首选物理杀虫法。物理杀虫法具有方法简便、无残毒、不污染环境等优点,主要采用高温(50℃以上)或低温(-4℃以下)、辐射、气调(减少氧气)等物理原理,使害虫致死。其次是化学杀虫法。这也是目前杀灭档案害虫的一种主要方法。虽然具有处理档案量大、作用时间短、杀虫迅速彻底、杀虫费用低等优点,但亦存在污染环境、危害人畜健康等缺点。
⑤防高温。档案库内高温的形成主要是由太阳辐射热通过库房屋顶、墙壁、门窗传入。一般档案库房温度冬季不低于14℃,夏季不高于24℃,档案库的窗户应尽可能少而小,双层设置,要严密、坚固,便于开启,便于密闭,并有遮阳设施。库区内应设置温度监控及调节设备,如温度计、空调、隔热层等。此外,温度是影响档案有害微生物生长和繁殖的主要因素。微生物可分为耐高温性、耐中温性和耐低温性三类,档案有害微生物一般属于中温性,最低生长温度为5~10℃,最高生长温度为40~45℃,而最适宜生长温度为18~28℃。因此,档案库房温度保持在这几个温度之外是预防微生物生长的最好办法。
⑥防潮。潮湿的环境是霉菌、昆虫生长繁殖的一个重要条件。昆虫、霉菌的生长发育在低温低湿条件下比较迟缓。最适宜霉菌生长的环境温度为22~28℃,相对湿度在80%以上时,霉菌的生长率最高。霉菌危害档案,主要是霉斑色素对档案的污染、遮盖和霉菌分泌物对档案文件纸张的侵害。霉斑色素性质稳定,要除去霉斑色素而不损坏档案是十分困难的。霉菌分泌的酶和有机酸会使纸张强度降低,加速纸张老化,大面积、深度的严重生霉,会使档案纸张粘连,结成“档案砖”。昆虫生长发育最适宜的温度为22~32℃, 相对湿度为70~90%,昆虫体内含水量一般在50%以上。高湿能维持虫体内适宜含水量,从而促进其新陈代谢,加速虫体发育。在适宜温度下,湿度愈大,昆虫产卵愈多、繁殖愈快。危害档案的昆虫有10 余种之多,这些昆虫以纸张、浆糊、胶等为食,蛀蚀档案造成孔洞,被其严重啃噬的档案文件则无法抢救。因此,应严格按照标准控制库房的湿度,在夏天多雨季节,空气中湿度大时,可减少开窗通风的时间,使室内湿度符合档案保存的要求。
⑦防强光。将库房设在楼道北边,避免强光的射入。根据日光的射入方向及时调整直条窗帘的角度也为防强光建立了一道屏障。库房内光源全部为白炽灯,防止日光灯所产生的紫外线对档案的损害。
⑧防尘。建立清洁卫生制度,并认真贯彻执行,档案库房要保持清洁卫生,库房内不堆放杂物,严格库房出入制度,工作人员进入库房要穿工作服和拖鞋,不得将食物带进库房,档案库房应安装纱门、纱窗等。
⑨防鼠。库房周边环境清洁,鼠无藏身之所,窗户密闭,防盗门上有防鼠板。库房灭鼠可以采用物理灭鼠法,即用各种器械对老鼠进行捕杀,其优点是对人安全、成本低廉、对环境无残留毒害、灭鼠效果明显;也可采用化学灭鼠法,即采用灭鼠剂熏蒸法灭鼠。
2.完善档案装具和档案安全防护基础设施
目前市场上的档案装具品种越来越多,质量却参差不齐。若密集架安装不合格,会导致密集架倒塌,引发安全事故。由于经济条件的限制,有些档案馆(室)甚至还采用木制装具,火灾发生时严重威胁档案的安全。档案装具除了防火选择不燃烧材料或难燃烧材料制成之外,如果不能根据实际情况选择特殊性能的档案装具,就会带来更大的损失。例如,处于地震带的档案馆,档案库房没有使用抗挤压、抗撞击性能强的档案装具,当遇到大地震时,倒塌的建筑物产生巨大的挤压力量,使档案柜变形、损坏,导致档案受损。另外,档案库房的电源开关设于库房内,没有防止漏电的安全保护装置;库房内配电线路没有金属管槽保护,空调设施和电热装置不单独设置配电线路;库房灯具底座为木质可燃物,这些都极易造成电器短路进而引起火灾。若档案库房没有防火、防盗报警系统、闭路电视监控系统;没有配置灭火器,或者灭火器过期;库房内的火灾报警和灭火系统设计不合理、不配套,导致误报,也会带来不必要的损失。
3.归口管理。库房钥匙由负责库房管理员统一保管,不得遗失,确保库房安全;另外,落实常规检查。库房管理员每日检查库房内消防、空调、去湿机、温湿度控制器等设备运行情况,认真填写库房设施安全登记表,及时向相关部门报告存在的问题,确保设施运行安全,把安全隐患杜绝在萌芽状态,做到万无一失。
4.建立库房卫生制度。库管人员对库房内卫生进行全天保洁,随时随地清理滞留在库房内的垃圾和灰尘,做到抹布和拖把不离手。进入库房人员调卷时必须穿鞋套,戴手套,保持库房和案卷整洁。每周对库房卫生进行一次全面清扫,保持库房整洁,无污染,优化库房的管理环境。
5.建立档案调还、查阅制度。库房管理人员做好调还卷工作,建立调还卷台帐,每日对调出和归还的档案做好登记,每周对归还的案卷清点数量,查阅档案内容,谨防档案缺页、丢失、损坏,清点完后及时把案卷归还库房。库房管理人员做好查卷工作,对档案的破损和字迹褪变现象、重要和珍贵档案做好登记,并向相关部门报告,以便及时对内容破损或载体变质的档案及时修补、复制和挽救。定期对库房档案进行核对工作,做到账物相符。
6.增强库房安全的整体思维,加强档案安全意识。树立“档案安全事关党和国家根本利益”、“安全第一”、“安全问题无所不在”、“安全问题人人有责”的思想,把档案安全上升到战略的高度来认识,为档案安全构筑起坚固的思想防线。加强档案库房安全建设。在硬件设施上,严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》,加强档案库房建设、安全设施建设;在软件上,建立健全档案库房安全管理制度、制定档案库房安全应急预案。
二、建立新型人才机制
1. 建立人才培训机制。加强对档案管理人员的培训,加强管理人员的学习意识,提高档案管理人员的综合素质和管理水平。档案管理人员要加强自身学习,一方面从档案中学习各种知识,了解档案信息,一方面学习档案管理专业知识,学会保管档案的技能。同时要加强对档案管理人员的培训,一是采取传帮带的方式,实行以老带新;二是定期或不定期召开库房管理人员会议,交流情况,总结经验,在实践中共同学习,在学习中共同提升;三是采取走出去的方式选送库管人员外出学习借鉴先進省市库房管理新理念新经验,并运用到实际工作之中。
2. 建立人才激励机制。建立人才激励机制,对库房管理工作的同志在评先、职务晋升时要予以优先,对工作出色、表现优秀的员工给予精神和物质上的奖励,充分调动大家的积极性,创造性,形成你追我赶、争先恐后的工作氛围。
三、创新档案管理模式
1. 创新理念。库房管理工作很重要。作为库房管理人员不仅要有高度的责任感和使命感,树立“为党管档,为国守史”的思想,而且还要精通档案管理专业知识,树立学会阅读和研究档案的理念,通过阅读档案,发现和开发利用好档案,特别是珍贵档案。
2. 创新举措。加大珍贵档案的开发力度,加强珍贵档案的保护力度。为了延长珍贵档案的使用寿命,减少人为的磨损,应严格降低原件的使用频率,对珍贵档案仿真,原件一般不予借出,只利用仿真件。
四:结束语
档案库房是保存档案的基地,是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。档案安全是档案工作的生命线,档案实体安全与档案信息安全并重。搞好库房管理,确保档案安全关系到档案事业发展的全局。作为库房管理人员,我们要采取必要的措施维护档案的完整、安全,尽量延长档案的寿命,加强档案库房安全建设,把档案库房安全隐患消除在萌芽状态,在面对突发事件时可以最大限度地保护档案安全,减少档案损失,是档案事业可持续发展的坚实基础,这也是档案管理人员研究探讨的长期的课题。
参考文献:
[1]张大彤.档案安全工作中不容忽视的九个隐患[N].中国档案报,2010(6).
[2]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案,2010(6).