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一井水：在整理档案中，采用“年度一组织机构一保管期限”分类法进行分类，对于同一年度统一保管期限的文件材料，在分类时，对于收文来说，就应该归入承办机构；对于发文来说，应该归入形成机构。但在归档过程中往往为了省事，全部归入了办公室。这样做合适吗?对于这一问题，如何解决?
译之：采用“年度一组织机构保管期限”分类法进行分类，对于发文在归档过程中全部归入办公室，这样做实际上是没有按科室进行分类，是变相使用“年度一保管期限”分类法进行分类。在同一单位，既然确定了分类方案就应该统一执行，不能在一个门类里采用不同的分类方法。对于发文，在该案例里，应按发文的形成、主办机构归入不同的科室，这样分类方法就一致了。实际工作中，对于规模小的单位，一般只有一个发文字号，但不管发文字号有几个，都应按其内容归入相关科室，在这里主要是澄清部分单位认为是办公室发文字号就应该全部归入办公室的模糊认识。
一井水：完全同意你的看法。但在检查指导中，出现问题后，文件比较多，不好再作调整。
maoyue：如果归档文件由文书部门和业务部门进行系统整理的话，这种归法就比较麻烦。尊重原有整理成果，可能不便于利用；如果进行调整的话，需要推倒重来，无疑增加了档案部门的工作量。当然，如果归档文件由档案部门整理的话，那就不存在问题。
一井水：是的，一般检查时提出来，要求下不为例，不忍心让他们推倒重来。
dinqiianxiong：无论是发文还是收文，都要有一个牵头处理办理部门，分类时将文件归入该部门即可。
味道：现在很多单位形成的档案都比较少，尤其是永久的，我觉得没必要分那么细，个别单位只需要分办公室和业务就可以了。因地制宜吧!
亓晓华：我认为应该根据单位形成档案多少来定，档案工作的目的就是利用，应以利用为中心，方便查找和利用，档案形成较多的单位收、发文都必须按承办科室进行分类归档，如果是收文较少的单位，一年形成不了几份文件，可以把收文统一归到办公室整理。
兰台新兵：对于县级以下的部门，最好采用“年度一保管期限”分类法。
一井水：一般收集档案资料都是按科室收集，在排列文件时为什么不考虑“组织机构”呢?
味道：“年度”下再分“组织机构”，然后流水排号。
一井水：各单位在编制机关文书档案保管期限表时，都是按组织机构顺序进行，如党委(党总支或党支部)、办公室、人事科、业务科室……顺序依次进行编排，这也是同一保管期限内、每年度文件的排列依据，分类方法实际是按“保管期限一年度一组织机构”进行的。
小刀：既然采用了“年度一组织机构一保管期限”分类法，那当然要贯彻执行，即不能为省事将所有文件都归入办公室。如采用“年度一保管期限”分类法则可以不分形成部门或承办部门，直接按发文、收文排列即可，当然收文虽然不按机构划分但也可以集中排列或按文种排列。
一井水：“年度一保管期限”分类法适合于不分科室的小单位，即只设一个办公室、没有其他业务科室的单位。一般一个机构产生的文件代表同一事由和同一问题，难道还把这些文件分开编排吗?
小刀：看来大家对机构问题还没有达成一致。其一，关于你说的“小单位”与“大单位”之说，小刀并不认同。其二，你说的按科室收集，
“一般一个机构产生的文件代表同一事由和同一问题，难道还把这些文件分开编排吗?”只能说是同一性质的文件(或许存在同一问题的多次发文<收文>)，但这个跟分类方案貌似扯不上关系，“年度一保管期限”分类法也可以问题集中存放。其三，我感觉你说的“年度一组织机构一保管期限”分类法貌似机构文件的集中存放而采用的“年度一保管期限”分类法(即是同年度同期限只编制一个流水号)；我的认识是，
“年度一保管期限”分类法才是同一年度内同一期限编制一个流水号，而“年度一组织机构一保管期限”分类法是同一年度的同一机构内的同一期限下编制一个流水号，即如果本单位有10个部门，那么采用“年度一组织机构一保管期限”分类法则是要编制30个流水号；而此处的“组织机构”应该也在档号中体现，将其设置成二级类目来进行。
一井水：我所说的“年度一组织机构一保管期限”分类法和你的“年度一保管期限”分类法应该是一致的，只是文件排列顺序的问题。都是在同一年度内，按永久、30年、10年三种保管期限分别排列编制流水件号。只是你按“问题(事由)”进行，我按“组织机构”顺序进行排列。
小刀：“年度一保管期限”分类法与“年度一组织机构一保管期限”分类法是两种不同的分类方法，是不能混淆的，应加以区分。
译之：我觉得采用“年度一组织机构一保管期限”分类法应该是同一年度的同一机构内不同期限混编流水件号。如：某单位有10个部门，那么采用“年度一组织机构一保管期限”分类法分类排列，同一年度、同一机构应该只有一个流水件号，lO个科室应该编制10个流水号；如果采用“保管期限一年度一组织机构”分类法分类，同一期限、同一年度应该只有一个流水件号，即在同一年度下，不同机构应该混编流水件号，在同一期限里，10年编制10个流水件号；如果采用“保管期限一年度”分类法才是同一期限内同一年度内编制一个流水号，10年编制10个流水件号。“年度一保管期限”分类法应该是同一年度内不同期限混编一个流水号。因为《归档文件整理规则》明文规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事山结合时间、重要程度等排列。不能把“年度一组织机构一保管期限”和“保管期限一年度一组织机构”分类法混淆了。
小刀：据我所知只有极少的单位是采用混编的，混编的感觉貌似还是“组织机构”下产生的档案太少，如果很多的话，是否按“保管期限”下独立编制顺序号会更好呢?
浪花儿：整理档案中归类问题应该根据本单位具体情况而定。我们提倡采用“年度一保管期限”的方法。这种方法简单，划分起来不复杂，在利用查找时方便。“年度一组织机构一保管期限”分类法适宜内部组织机构设置多、文件材料多的大型单位。
白桦：我认为不应为省事把全部档案归入办公室，而应采用“年度一组织机构一保管期限”分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。具体来说，由业务部门起草、以机关或办公厅(室)名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构；立档单位内设置的临时机构，一般应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存，如果临时机构与该立档档案某一常设性内部机构合署办公的，形成的文件应归入该内部机构类中。
兰台新兵：以我县财政局为例，该局有20个左右的内设机构，一年归档的文件材料在200O件左右。如果我们采用“年度一组织机构一保管期限”分类法，该局归档文件材料件号编制就会存在60个“1”，至 少也要准备60个盒子进行存装。但实际上每个科室的归档文件材料多少是不一致的，有的一年就那么几份，照此分类方法整理，有的盒内放置太少，大大增加了保管成本，浪费空间资源。如果采用“年度一保管期限”分类法，件号编制只会存在3个“1”，最多用60个盒子就能存放一年所形成的档案。采用这种分类方法排列时，将同一保管期限、同一机构的文件相对集中。在整理结束编制整理说明时，就可说明永久的某号至某号分别是哪个科室。
王旭：归档文件分类问题，这是按件管理档案不容回避的问题。按照档案整理的简化初衷，国家档案局提倡按件归档，在前面大家也提到了好几种惯常做法，比如按“年度一问题一保管期限”分类法、按“年度一组织机构一保管期限”分类法，等等。两种做法各有优缺点：第一种分类法，容易打破部门所编的流水号，好整理，却不好利用；第二种分类法，好利用，整理要费时些。我的想法是，档案工作的目的在于利用，还是按问题分类好，或同时采用这两种方法，先按部门将文件形成一个流水号组建一个档案表，这样历年各部门移交了哪些档案一目了然，然后按问题分类，进入真正的整理档案程序。按件管理档案，得有个前提，就是先要有档案管理系统，没有这个前提，不要提按件管理这件事，大家在讨论以卷整理还是以件整理时就提出过按件整理的缺点，即离开计算机就有可能是大海捞针。档案部门内部，先上档案管理系统，再设置两套管理体系，最后还是按问题分类管理档案，能在提供利用时发挥很大优势!不管按件管理有多么多的劣势，做好备份并不会出现多么严重的后果，我支持按件整理档案，按问题进行分类。
沧海一粟：关于在整理档案中如何归类问题，我认为应该具体情况具体分析，不能一刀切。对于国家部委、省直等比较大的单位，其内部组织机构每年形成文件一般相对较多，在整理档案中不妨采用“年度一组织机构～保管期限”分类法，先将归档文件按组织机构分类，然后再按保管期限分类。其实，这些比较大的单位内部组织机构形成的文件大多由本身收管，就是移交给档案室，归类前一般也不会与其他机构文件混杂，按组织机构分类应该说比较省事，只需将各内部组织机构形成的文件按保管期限分类即可。对于市直、县直等相对比较小的单位，其内部组织机构每年形成文件一般相对较少，在整理档案中采用“年度一组织机构一保管期限”法似乎不太妥当也没有必要，不妨采用“年度一保管期限(一问题)”分类法，将归档文件先按保管期限分类，再分别按问题排列各保管期限档案，一般分党务、行政、业务三大问题即可。其实一些比较小的单位，一年总共形成不了多少档案，其内部组织机构每年形成的文件就更少了，整理档案中采用“年度一组织机构一保管期限”分类法实在有“杀鸡用牛刀”的味道，采用年度一保管期限(一问题)”分类法实属无奈。
(摘自《档案界》网站)
译之：采用“年度一组织机构保管期限”分类法进行分类，对于发文在归档过程中全部归入办公室，这样做实际上是没有按科室进行分类，是变相使用“年度一保管期限”分类法进行分类。在同一单位，既然确定了分类方案就应该统一执行，不能在一个门类里采用不同的分类方法。对于发文，在该案例里，应按发文的形成、主办机构归入不同的科室，这样分类方法就一致了。实际工作中，对于规模小的单位，一般只有一个发文字号，但不管发文字号有几个，都应按其内容归入相关科室，在这里主要是澄清部分单位认为是办公室发文字号就应该全部归入办公室的模糊认识。
一井水：完全同意你的看法。但在检查指导中，出现问题后，文件比较多，不好再作调整。
maoyue：如果归档文件由文书部门和业务部门进行系统整理的话，这种归法就比较麻烦。尊重原有整理成果，可能不便于利用；如果进行调整的话，需要推倒重来，无疑增加了档案部门的工作量。当然，如果归档文件由档案部门整理的话，那就不存在问题。
一井水：是的，一般检查时提出来，要求下不为例，不忍心让他们推倒重来。
dinqiianxiong：无论是发文还是收文，都要有一个牵头处理办理部门，分类时将文件归入该部门即可。
味道：现在很多单位形成的档案都比较少，尤其是永久的，我觉得没必要分那么细，个别单位只需要分办公室和业务就可以了。因地制宜吧!
亓晓华：我认为应该根据单位形成档案多少来定，档案工作的目的就是利用，应以利用为中心，方便查找和利用，档案形成较多的单位收、发文都必须按承办科室进行分类归档，如果是收文较少的单位，一年形成不了几份文件，可以把收文统一归到办公室整理。
兰台新兵：对于县级以下的部门，最好采用“年度一保管期限”分类法。
一井水：一般收集档案资料都是按科室收集，在排列文件时为什么不考虑“组织机构”呢?
味道：“年度”下再分“组织机构”，然后流水排号。
一井水：各单位在编制机关文书档案保管期限表时，都是按组织机构顺序进行，如党委(党总支或党支部)、办公室、人事科、业务科室……顺序依次进行编排，这也是同一保管期限内、每年度文件的排列依据，分类方法实际是按“保管期限一年度一组织机构”进行的。
小刀：既然采用了“年度一组织机构一保管期限”分类法，那当然要贯彻执行，即不能为省事将所有文件都归入办公室。如采用“年度一保管期限”分类法则可以不分形成部门或承办部门，直接按发文、收文排列即可，当然收文虽然不按机构划分但也可以集中排列或按文种排列。
一井水：“年度一保管期限”分类法适合于不分科室的小单位，即只设一个办公室、没有其他业务科室的单位。一般一个机构产生的文件代表同一事由和同一问题，难道还把这些文件分开编排吗?
小刀：看来大家对机构问题还没有达成一致。其一，关于你说的“小单位”与“大单位”之说，小刀并不认同。其二，你说的按科室收集，
“一般一个机构产生的文件代表同一事由和同一问题，难道还把这些文件分开编排吗?”只能说是同一性质的文件(或许存在同一问题的多次发文<收文>)，但这个跟分类方案貌似扯不上关系，“年度一保管期限”分类法也可以问题集中存放。其三，我感觉你说的“年度一组织机构一保管期限”分类法貌似机构文件的集中存放而采用的“年度一保管期限”分类法(即是同年度同期限只编制一个流水号)；我的认识是，
“年度一保管期限”分类法才是同一年度内同一期限编制一个流水号，而“年度一组织机构一保管期限”分类法是同一年度的同一机构内的同一期限下编制一个流水号，即如果本单位有10个部门，那么采用“年度一组织机构一保管期限”分类法则是要编制30个流水号；而此处的“组织机构”应该也在档号中体现，将其设置成二级类目来进行。
一井水：我所说的“年度一组织机构一保管期限”分类法和你的“年度一保管期限”分类法应该是一致的，只是文件排列顺序的问题。都是在同一年度内，按永久、30年、10年三种保管期限分别排列编制流水件号。只是你按“问题(事由)”进行，我按“组织机构”顺序进行排列。
小刀：“年度一保管期限”分类法与“年度一组织机构一保管期限”分类法是两种不同的分类方法，是不能混淆的，应加以区分。
译之：我觉得采用“年度一组织机构一保管期限”分类法应该是同一年度的同一机构内不同期限混编流水件号。如：某单位有10个部门，那么采用“年度一组织机构一保管期限”分类法分类排列，同一年度、同一机构应该只有一个流水件号，lO个科室应该编制10个流水号；如果采用“保管期限一年度一组织机构”分类法分类，同一期限、同一年度应该只有一个流水件号，即在同一年度下，不同机构应该混编流水件号，在同一期限里，10年编制10个流水件号；如果采用“保管期限一年度”分类法才是同一期限内同一年度内编制一个流水号，10年编制10个流水件号。“年度一保管期限”分类法应该是同一年度内不同期限混编一个流水号。因为《归档文件整理规则》明文规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事山结合时间、重要程度等排列。不能把“年度一组织机构一保管期限”和“保管期限一年度一组织机构”分类法混淆了。
小刀：据我所知只有极少的单位是采用混编的，混编的感觉貌似还是“组织机构”下产生的档案太少，如果很多的话，是否按“保管期限”下独立编制顺序号会更好呢?
浪花儿：整理档案中归类问题应该根据本单位具体情况而定。我们提倡采用“年度一保管期限”的方法。这种方法简单，划分起来不复杂，在利用查找时方便。“年度一组织机构一保管期限”分类法适宜内部组织机构设置多、文件材料多的大型单位。
白桦：我认为不应为省事把全部档案归入办公室，而应采用“年度一组织机构一保管期限”分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。具体来说，由业务部门起草、以机关或办公厅(室)名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构；立档单位内设置的临时机构，一般应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存，如果临时机构与该立档档案某一常设性内部机构合署办公的，形成的文件应归入该内部机构类中。
兰台新兵：以我县财政局为例，该局有20个左右的内设机构，一年归档的文件材料在200O件左右。如果我们采用“年度一组织机构一保管期限”分类法，该局归档文件材料件号编制就会存在60个“1”，至 少也要准备60个盒子进行存装。但实际上每个科室的归档文件材料多少是不一致的，有的一年就那么几份，照此分类方法整理，有的盒内放置太少，大大增加了保管成本，浪费空间资源。如果采用“年度一保管期限”分类法，件号编制只会存在3个“1”，最多用60个盒子就能存放一年所形成的档案。采用这种分类方法排列时，将同一保管期限、同一机构的文件相对集中。在整理结束编制整理说明时，就可说明永久的某号至某号分别是哪个科室。
王旭：归档文件分类问题，这是按件管理档案不容回避的问题。按照档案整理的简化初衷，国家档案局提倡按件归档，在前面大家也提到了好几种惯常做法，比如按“年度一问题一保管期限”分类法、按“年度一组织机构一保管期限”分类法，等等。两种做法各有优缺点：第一种分类法，容易打破部门所编的流水号，好整理，却不好利用；第二种分类法，好利用，整理要费时些。我的想法是，档案工作的目的在于利用，还是按问题分类好，或同时采用这两种方法，先按部门将文件形成一个流水号组建一个档案表，这样历年各部门移交了哪些档案一目了然，然后按问题分类，进入真正的整理档案程序。按件管理档案，得有个前提，就是先要有档案管理系统，没有这个前提，不要提按件管理这件事，大家在讨论以卷整理还是以件整理时就提出过按件整理的缺点，即离开计算机就有可能是大海捞针。档案部门内部，先上档案管理系统，再设置两套管理体系，最后还是按问题分类管理档案，能在提供利用时发挥很大优势!不管按件管理有多么多的劣势，做好备份并不会出现多么严重的后果，我支持按件整理档案，按问题进行分类。
沧海一粟：关于在整理档案中如何归类问题，我认为应该具体情况具体分析，不能一刀切。对于国家部委、省直等比较大的单位，其内部组织机构每年形成文件一般相对较多，在整理档案中不妨采用“年度一组织机构～保管期限”分类法，先将归档文件按组织机构分类，然后再按保管期限分类。其实，这些比较大的单位内部组织机构形成的文件大多由本身收管，就是移交给档案室，归类前一般也不会与其他机构文件混杂，按组织机构分类应该说比较省事，只需将各内部组织机构形成的文件按保管期限分类即可。对于市直、县直等相对比较小的单位，其内部组织机构每年形成文件一般相对较少，在整理档案中采用“年度一组织机构一保管期限”法似乎不太妥当也没有必要，不妨采用“年度一保管期限(一问题)”分类法，将归档文件先按保管期限分类，再分别按问题排列各保管期限档案，一般分党务、行政、业务三大问题即可。其实一些比较小的单位，一年总共形成不了多少档案，其内部组织机构每年形成的文件就更少了，整理档案中采用“年度一组织机构一保管期限”分类法实在有“杀鸡用牛刀”的味道，采用年度一保管期限(一问题)”分类法实属无奈。
(摘自《档案界》网站)