四、立档单位的变化与全宗的划分
　　社会的发展和事业的进步,常常引起一些机关的更换、增设、撤销或合并等。这些发展变化直接影响到全宗的划分。有些变化是根本性的,应成立新立档单位,构成新的全宗;有些变化是非根本性的,不成立新的立档单位,不构成新的全宗。
　　立档单位根本性的变化表现在以下两个方面:
　　(一)立档单位政治性质的变化
　　旧政权机关与革命后新建立的人民政权,政治性质根本不同,其档案应各自构成单独全宗;解放前各历史时期的不同政权(明清王朝、北洋军阀政权、汪伪政权等),政权性质虽无根本变化,但反映了不同阶段内容或不同历史时期,也应分别构成全宗;解放前成立而解放后被人民政府接管并继续存在的事业单位,情况较复杂,应酌情确定。立档单位政治性质明显变化,一般应重新划分全宗。学校一类事业单位,解放前后形成的档案可作为统一的全宗分历史阶段进行整理,以保持一个单位档案整体的完整性和历史联系;政党、群众团体和宗教组织形成的档案,因其主旨和组织成分无根本性变化,其无论何时何地形成的档案,都应构成一个全宗。
　　(二)基本职能的根本性变化
　　新成立的、具有一定独立性的机关,是新立档单位,其档案应构成新的全宗;新的机关是接替了其他机关原来的全部或一部分职能,或者是由若干撤销机关合并而成,其形成的档案与原来机关的档案应该分别构成全宗;机关内部组织机构从原单位独立出来,成立新的机关,其档案应构成新的独立全宗。
　　属于下列情况的,不是根本性的变化,不应该构成新的全宗:立档单位名称的变更;内部组织机构的个别调整;机关工作范围的扩大或缩小以及领导关系的变化;工作地点的变迁等。
　　五、全宗的补充形式
　　全宗的补充形式主要包括:联合全宗、全宗汇集和档案汇集等。
　　1.联合全宗
　　联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成,难以区分而统一整理的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。在档案整理过程中,有时遇到两个或几个独立机关形成的档案,理应各自成立全宗,但是由于几个机关的档案已经混在一起,难以区分档案所属的立档单位。通常表现为如下两种情形:一种是前后有密切继承关系的机关,特别是存在时间较短而又互相更替的有关机关,它们的文件彼此混杂,不易分清其经办和所属机关;另一种是在职能任务方面互有密切联系的若干机关,甚至在一起合署办公,即所谓“一套机构(两)几块牌子”,其文件也彼此相混难以区分。在上述既成事实的情况下,相关机关形成的档案,可以采用“联合全宗”的形式。在档案馆里,联合全宗编一个全宗号,作为一个全宗单位进行管理。
　　2.全宗汇集
　　全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。在档案馆,有时会遇到一些档案数量极少的全宗。他们通常表现为两种形式:一种是从相同类型的基层单位选择接收的,具有代表性的若干小全宗;另一种是,由于立档单位的档案严重地散失,以致残缺不全的一些全宗。其中的档案,仍按不同的形成单位分别整理、排列和编目。“全宗汇集”只编一个全宗号,作为一个全宗单位进行管理。
　　3.档案汇集
　　档案汇集,是将难以确定所属全宗的零散残缺文件按其内容、时间、形式等特点集中的档案混合体。它作为一个全宗进行管理,统一编全宗号。这种形式只有在确实找不出更好的处理方法时才采用。
　　六、判定档案所属全宗
　　判定档案所属全宗,主要在于确定档案的形成者,即立档单位。一个全宗档案的构成,不外乎内部文件、发文(原稿、存本)和收文3种类型。所以,判定档案所属全宗应主要从这3个方面入手,分别查明它们的形成者。内部文件和发文,文件的作者就是档案的形成者。收文,文件的实际收受者就是它所属的全宗。判定没有明确表明作者或收受者的文件所属全宗,情况比较复杂,应从以下几个方面分析考证:一是从文件的内部特征分析,即文件内容涉及的人物、时间、地点、问题等;二是从文件的外部特征分析,即文件的签名、记注、戳记、文件日期等标记;三是从文件的有关关联中分析,如收发文簿、移交清册、目录等,文件的外形标记,文件的载体、书写材料和方式与已知的文件比较等。