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摘要：随着社会和信息时代的发展，人们对档案信息化管理的重视程度也逐渐提高。档案信息化管理已是当今信息时代档案事业管理的一个重要组成部分，档案信息管理的合理化对提高企业经济效益起着十分重要的作用，它不但为企业经营带来机遇，同时也为企业带来了很多难题。本文结合冀中能源机械装备集团有限公司邢台机械厂的档案信息管理，对企业档案信息管理现状、建设要求、档案信息管理工作等问题进行了探讨，旨在通过对档案信息化管理的强化，提高企业的经济效益。
关键词：档案信息化 档案管理 企业 经济效益 提高
中图分类号：TU831；TU201.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）29-217-01
档案的信息化管理是现代电子信息时代的产物，也是企业进行档案管理的发展趋势所在。1996年国际电子文档案委员会发布有关数据报告称：美国各大中型企业已经超过九成以上实现了档案的信息化管理，并不断丰富管理的技术方法和设备的信息化建设，为提高企业档案的有效管理进行不断的摸索。国内有些企业已经率先进行了档案信息化管理，并正在一步步朝着扩大的方向前进。对传统的档案信息化管理方法进行优化，可以缩短搜集信息的时间，使数据的处理更为简单有效。例如，传统的档案信息收集要占用整个工作时间的85%以上，而采用有效的信息化管理后，时间就缩短到了20%，工作效率得到了明显的提高，使得企业管理的无纸化办公、移动办公、客户关系管理等先进的管理理念得以实施，为企业带来了更大的经济效益。
1、企业档案信息现状
1.1企业档案数据库不够规范，管理效果不明显
企业发展过程中会因为企业制定的发展战略、生产经营方式、管理体制的不断改变等因素，造成了企业在发展过程中出现了档案资料收集不规范、不连续、不统一等弊病，许多旧文件、资料、数据的名称、时间、内容格式不规范、不准确，档案查找困难，使得档案管理人员很难按照相关的国家规定进行数据的管理，甚至有些数据因时间过长而无法验证其内容的准确性。
1.2企业档案管理的电子文件收集利用不足
冀中能源机械装备集团有限公司邢台机械厂以往的档案管理模式，是对大量的纸质数据进行处理，从而形成了一套传统的档案管理模式。就是因为这个模式的存在，使得企业在进行档案的信息化管理后，企业要对以往所产生的文字、图像、声音等多种形式的信息收集起来就显得十分困难。
在信息时代的今天，冀中能源机械装备集团有限公司这样的大企业的信息载体和信息内容都在朝着多元化方向发展，在运营过程产生了大量的文字、声音、图形、图像等多种形式的信息数据，企业如何将这些信息能够收集保存归档，是当前该企业档案信息化管理的关键所在。
2、档案信息化管理建设的要求
2.1档案信息收集的准确、真实、完整
企业的档案信息是企业各项工作真实的记录，反映了企业日常的经营生产情况，对以后企业发展规划的制定有着重要的指导性意义。因此档案信息化管理信息的收集、整理都要做到信息的认真、准确和数据的完整，保证数字化和电子化档案的制作不受其他因素的干扰。
2.2遵守企业档案信息管理的标准和规范
企业档案信息化管理作为一个严密的系统，对企业的经营发展中各种数据的要求极高。它规定各种数据的标准数值，按照标准数值对电子档案进行制作。因此，企业在进行档案信息化管理时，一定要按照规范化和标准化进行操作，只有遵循一定的制度和规则，才能使档案信息的管理更加规范和健康。但值得注意的是，这种规范和标准实施的前提是符合企业的发展方向和发展战略，而不是对国家的相关规定死搬硬套。
2.3电子信息档案制作的永久保管性和利用性
档案作为企业以后发展和规划的资源应该进行永久保存。随着科学技术的不断进步，信息技术将来的发展可能会使得现今的电子档案无法读取而失去价值。目前世界上很多国家都认识到这一问题的严重性，信息档案不能只依赖与电脑和各种存储软件。国外最近几年经过充分讨论，得出了要对信息档案进行完整并长期的保存，就要建立起档案机读目录、档案元数据和背景信息等结论。从档案的永久保存来看，建立档案机读目录、档案元数据和背景信息等方式对档案信息的保存十分有利，但是上述的几种方式还不是很成熟，应用到目前的档案保存中并不现实。对比各方面的实际工作情况，企业档案保存应该注意电子档案的规范性、电子表格各种背景信息的完整性，尽量使用目前企业档案信息化管理的通用格式，这样有利于档案长期有效的保存。
3、档案信息管理工作问题的解决
3.1集中管理档案数据信息和体制的创新应用
每一个企业的档案信息数据都需要集中进行管理，这种方式有利于实现档案信息的自动化和规范化管理，档案信息的自动化管理这一技术可以使企业的档案管理更加有效，节约时间和成本，更为重要的是能够实时进行信息的查看，为企业制定新的战略方案提供了必要的技术保障。然而，目前国内很多企业档案信息自动化这一制度存在这很多的问题，例如企业集中管理不到位，技术使用不娴熟等。出现这种问题的根源，就是我国企业档案管理的分散和档案信息化管理系统在建设时过分依赖于电脑等多媒体设备，解决此类问题就要从根本上解决业务技术的规范化和电脑软件的选取等问题。企业的档案管理部门应该将自动化办公等用品纳入统一的档案系统管理中进行集中管理。另外，通过实行专业化管理和区域性服务等方式将档案管理体制与信息收集部门合并，发挥双方各自优势，增加整体管理效用。这些体制的创新和应用对于企业的档案管理起着明显的作用。
3.2提高档案信息管理系统效率
对于企业来说，建立一套完整的档案信息管理数据库是一个非常庞大的工程，因此，建设时要从小到大，各部门人员互相配合，特别是将多媒体技术人员与数据信息收集整理人员结合在一起，形成一个良性的互动网络，这样才有利于系统可以高效率的完成。
结语
信息时代的发展使得企业档案信息化管理也被广泛的重视，而檔案信息化建设又是一项庞大的工程，这项工程的建设需要投入极大的人力和物力，这就要求企业必须稳扎稳打、按部就班的执行。我国目前的档案信息管理还处在初级阶段，许多问题仍然亟待解决，因此企业要想提高经济效益，就必须研究企业档案信息化，重视企业的档案信息管理。
参考文献：
[1]孙逊.企业档案信息资源建设的原则及对策[J].中国地名，2010，2（2）：43-44.
[2]淡晓微.加强企业财务管理提高企业经济效益[J].管理视野，2010，1（3）：69.
[3]杨永川.浅谈档案信息管理工作的创新要点[J].体育学刊，2012，14（2）：101.
关键词：档案信息化 档案管理 企业 经济效益 提高
中图分类号：TU831；TU201.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）29-217-01
档案的信息化管理是现代电子信息时代的产物，也是企业进行档案管理的发展趋势所在。1996年国际电子文档案委员会发布有关数据报告称：美国各大中型企业已经超过九成以上实现了档案的信息化管理，并不断丰富管理的技术方法和设备的信息化建设，为提高企业档案的有效管理进行不断的摸索。国内有些企业已经率先进行了档案信息化管理，并正在一步步朝着扩大的方向前进。对传统的档案信息化管理方法进行优化，可以缩短搜集信息的时间，使数据的处理更为简单有效。例如，传统的档案信息收集要占用整个工作时间的85%以上，而采用有效的信息化管理后，时间就缩短到了20%，工作效率得到了明显的提高，使得企业管理的无纸化办公、移动办公、客户关系管理等先进的管理理念得以实施，为企业带来了更大的经济效益。
1、企业档案信息现状
1.1企业档案数据库不够规范，管理效果不明显
企业发展过程中会因为企业制定的发展战略、生产经营方式、管理体制的不断改变等因素，造成了企业在发展过程中出现了档案资料收集不规范、不连续、不统一等弊病，许多旧文件、资料、数据的名称、时间、内容格式不规范、不准确，档案查找困难，使得档案管理人员很难按照相关的国家规定进行数据的管理，甚至有些数据因时间过长而无法验证其内容的准确性。
1.2企业档案管理的电子文件收集利用不足
冀中能源机械装备集团有限公司邢台机械厂以往的档案管理模式，是对大量的纸质数据进行处理，从而形成了一套传统的档案管理模式。就是因为这个模式的存在，使得企业在进行档案的信息化管理后，企业要对以往所产生的文字、图像、声音等多种形式的信息收集起来就显得十分困难。
在信息时代的今天，冀中能源机械装备集团有限公司这样的大企业的信息载体和信息内容都在朝着多元化方向发展，在运营过程产生了大量的文字、声音、图形、图像等多种形式的信息数据，企业如何将这些信息能够收集保存归档，是当前该企业档案信息化管理的关键所在。
2、档案信息化管理建设的要求
2.1档案信息收集的准确、真实、完整
企业的档案信息是企业各项工作真实的记录，反映了企业日常的经营生产情况，对以后企业发展规划的制定有着重要的指导性意义。因此档案信息化管理信息的收集、整理都要做到信息的认真、准确和数据的完整，保证数字化和电子化档案的制作不受其他因素的干扰。
2.2遵守企业档案信息管理的标准和规范
企业档案信息化管理作为一个严密的系统，对企业的经营发展中各种数据的要求极高。它规定各种数据的标准数值，按照标准数值对电子档案进行制作。因此，企业在进行档案信息化管理时，一定要按照规范化和标准化进行操作，只有遵循一定的制度和规则，才能使档案信息的管理更加规范和健康。但值得注意的是，这种规范和标准实施的前提是符合企业的发展方向和发展战略，而不是对国家的相关规定死搬硬套。
2.3电子信息档案制作的永久保管性和利用性
档案作为企业以后发展和规划的资源应该进行永久保存。随着科学技术的不断进步，信息技术将来的发展可能会使得现今的电子档案无法读取而失去价值。目前世界上很多国家都认识到这一问题的严重性，信息档案不能只依赖与电脑和各种存储软件。国外最近几年经过充分讨论，得出了要对信息档案进行完整并长期的保存，就要建立起档案机读目录、档案元数据和背景信息等结论。从档案的永久保存来看，建立档案机读目录、档案元数据和背景信息等方式对档案信息的保存十分有利，但是上述的几种方式还不是很成熟，应用到目前的档案保存中并不现实。对比各方面的实际工作情况，企业档案保存应该注意电子档案的规范性、电子表格各种背景信息的完整性，尽量使用目前企业档案信息化管理的通用格式，这样有利于档案长期有效的保存。
3、档案信息管理工作问题的解决
3.1集中管理档案数据信息和体制的创新应用
每一个企业的档案信息数据都需要集中进行管理，这种方式有利于实现档案信息的自动化和规范化管理，档案信息的自动化管理这一技术可以使企业的档案管理更加有效，节约时间和成本，更为重要的是能够实时进行信息的查看，为企业制定新的战略方案提供了必要的技术保障。然而，目前国内很多企业档案信息自动化这一制度存在这很多的问题，例如企业集中管理不到位，技术使用不娴熟等。出现这种问题的根源，就是我国企业档案管理的分散和档案信息化管理系统在建设时过分依赖于电脑等多媒体设备，解决此类问题就要从根本上解决业务技术的规范化和电脑软件的选取等问题。企业的档案管理部门应该将自动化办公等用品纳入统一的档案系统管理中进行集中管理。另外，通过实行专业化管理和区域性服务等方式将档案管理体制与信息收集部门合并，发挥双方各自优势，增加整体管理效用。这些体制的创新和应用对于企业的档案管理起着明显的作用。
3.2提高档案信息管理系统效率
对于企业来说，建立一套完整的档案信息管理数据库是一个非常庞大的工程，因此，建设时要从小到大，各部门人员互相配合，特别是将多媒体技术人员与数据信息收集整理人员结合在一起，形成一个良性的互动网络，这样才有利于系统可以高效率的完成。
结语
信息时代的发展使得企业档案信息化管理也被广泛的重视，而檔案信息化建设又是一项庞大的工程，这项工程的建设需要投入极大的人力和物力，这就要求企业必须稳扎稳打、按部就班的执行。我国目前的档案信息管理还处在初级阶段，许多问题仍然亟待解决，因此企业要想提高经济效益，就必须研究企业档案信息化，重视企业的档案信息管理。
参考文献：
[1]孙逊.企业档案信息资源建设的原则及对策[J].中国地名，2010，2（2）：43-44.
[2]淡晓微.加强企业财务管理提高企业经济效益[J].管理视野，2010，1（3）：69.
[3]杨永川.浅谈档案信息管理工作的创新要点[J].体育学刊，2012，14（2）：101.