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摘 要:学校档案是学校历史面貌的真实记录,是制订学校发展规划、总结经验教训和开展教育研究的重要依据,也是进行学校科学管理的重要资源。做好档案工作主要应加强领导,提高档案的全员意识,加强人员配备,搞好档案实施建设,加强档案信息化建设,提高现代化管理水平,深化档案管理,才能提高档案的服务意识。
关键词:加强;中职学校;档案管理;服务意识
学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。档案法的颁布实施,使档案工作走上了一个更加良好的新局面,做好档案工作主要的是深化档案管理,提高档案的服务意识,才能体现档案的自身价值。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?我认为当前应该把注意力放在深化档案管理和强化主动服务意识上来。
一、加強领导,提高档案的全员意识
增强档案意识,是做好档案工作的前提条件。为了切实增强全校各处、室、科的档案员意识、领导意识和全员档案意识,应从三个方面开展宣传工作:(1)档案管理在学校工作中的重要地位和作用使大家认识到档案工作不是可有可无,而是作用重大的一项工作,是传递、贮存信息的重要工具和手段;(2)档案管理与学校各个部门工作的关系,使大家认识到档案工作与学校各个部门工作之间是一种相互服务,相互促进的统一关系;(3)档案管理的基础知识。办公室积极采取学习文件,业务辅导、参加培训等形式,特别是对兼职档案员讲解档案工作业务知识,使大家熟练掌握档案管理的各项业务与知识。
二、加强人员配备,搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
三、加强档案信息化建设,提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。
四、加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
五、强化档案服务意识
档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务,就是通常所说的“等客上门”,被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化,我们要在提高服务水平,在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务,就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想,积极努力创造各种服务的条件,主动提供多种服务。这种服务方式,正是我们现在工作的目标,也是当前必须强化的一种服务方式。为此,必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念,做主动为学校发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件,提高管理水平,主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务,才能使之转化为经济效益和社会效益。
综上所述,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们必须予以高度重视。在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,还要做到主动提供服务,使档案的价值得以充分体现。档案管理人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学发展的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用,为学校教学工作提供高效优质的服务,推动学校教育教学工作快速健康发展。
参考文献:
[1]苏春年,王柳行,董东.充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J].第四军医大学吉林军医学院学报,2000,(6).
[2]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005(5).
[3]普建萍.浅论教学档案在学校管理中的作用[J].中国教育研究与创新杂志,2005,(3).
[4]钟晓芸.江西科技师范学院[J]科技广场2005.
关键词:加强;中职学校;档案管理;服务意识
学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。档案法的颁布实施,使档案工作走上了一个更加良好的新局面,做好档案工作主要的是深化档案管理,提高档案的服务意识,才能体现档案的自身价值。目前,中职学校正面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?我认为当前应该把注意力放在深化档案管理和强化主动服务意识上来。
一、加強领导,提高档案的全员意识
增强档案意识,是做好档案工作的前提条件。为了切实增强全校各处、室、科的档案员意识、领导意识和全员档案意识,应从三个方面开展宣传工作:(1)档案管理在学校工作中的重要地位和作用使大家认识到档案工作不是可有可无,而是作用重大的一项工作,是传递、贮存信息的重要工具和手段;(2)档案管理与学校各个部门工作的关系,使大家认识到档案工作与学校各个部门工作之间是一种相互服务,相互促进的统一关系;(3)档案管理的基础知识。办公室积极采取学习文件,业务辅导、参加培训等形式,特别是对兼职档案员讲解档案工作业务知识,使大家熟练掌握档案管理的各项业务与知识。
二、加强人员配备,搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
三、加强档案信息化建设,提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。
四、加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
五、强化档案服务意识
档案工作在服务方式上客观存在着被动服务和主动服务两种并存的方式。所谓被动服务,就是通常所说的“等客上门”,被动地为利用者提供服务。这种方式有待于进一步深化,我们要在提高服务水平,在查准率、查全率和方便利用等方面下功夫。所谓主动服务,就是积极主动地为领导决策和社会各方面的利用者着想,积极努力创造各种服务的条件,主动提供多种服务。这种服务方式,正是我们现在工作的目标,也是当前必须强化的一种服务方式。为此,必须强化主动服务的观念、强化信息观念和效益观念,做主动为学校发展和社会需求服务的热心人。要用积极创造开发利用的物质条件,提高管理水平,主动为领导决策和教学各方面的利用提供多种服务,才能使之转化为经济效益和社会效益。
综上所述,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们必须予以高度重视。在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,还要做到主动提供服务,使档案的价值得以充分体现。档案管理人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学发展的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用,为学校教学工作提供高效优质的服务,推动学校教育教学工作快速健康发展。
参考文献:
[1]苏春年,王柳行,董东.充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J].第四军医大学吉林军医学院学报,2000,(6).
[2]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005(5).
[3]普建萍.浅论教学档案在学校管理中的作用[J].中国教育研究与创新杂志,2005,(3).
[4]钟晓芸.江西科技师范学院[J]科技广场2005.