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摘要：随着科技的进步和社会的发展，人们还是进入了数字化时代，以现代化信息技术为特征的现代化办公条件已经逐渐被普及，电脑、打印机、传真等在政府机关、事业单位和民营企业中都以被推广，大大提高了办公效率。随之而来的就是办公文件的电子化和数字化，这些都为办公带来了便捷。对于档案管理来说，数字化的文件管理，更是给档案管理带来了不少的变化，可以说是颠覆了传统的档案管理的管理模式。本文针对电子化文件和档案数字化为背景，分析电子化文化和档案数字化给档案管理带来的变化。
关键词：电子化;数字化;档案管理;变化
引言
随着信息化技术的普及，我们正式进入无纸化办公的时代，随之而来的就是电子化取代传统的文件，人们正在通过电子化的文件进行办公，处理工作，高效和便捷已经成为他们的主要特征。这也是社会进步的表现。档案管理也顺应时代的潮流，向数字化、信息化方向发展，面对电子技术给档案管理带来的便捷的办公条件，我们在乐观的同时也要正视现实中的问题，正视信息技术对档案管理带来的变化，并做出理智的思考。
一、文件电子化和档案数字化对档案管理中的收集工作带来的变化
传统的档案管理都是采用纸质的文件进行收集、填写、整理、归档和保存，全部都是实物存档，哪怕其他影像和音频都是采用实物存档。而电子文件或者数字化档案就和之前传统的档案完全不同，电子文件和数字档案上面的信息可以通过复制或者传输的形式，在网络上进行传输，因此档案在收集方面，就和传统的档案管理的收集工作大不相同，将实体收集转为虚拟档案信息收集。虚拟的档案收集通过档案管理的工作人员，对驻村干部反馈上来的信息，转化成电子化形式的文件汇总，并将其复制到档案管理部门的载体上，可以实现档案管理收集的便携、高效。以促进现代化档案管理的发展，适应现代社会的需求，是未来档案管理收集工作的趋势。
而且数字化档案的实施以后，数字档案不用在集中到专门的档案部门进行保管，可以通过网络的形式，直接利用在就近本地的档案保管部门，办理档案保存的业务，然后通过档案管理的载體，将档案文件转成电子文件，传送到对应的档案部门进行保管。而当使用个人需要用到档案时，可以通过在档案管理的相关网络平台上面，输入自己的信息进入网站，下载自己的档案。也有一种操作形式，就是档案管理部门依旧通过将实物档案进行存储和移交，但是在存储和移交的过程中，同时也传递一份电子版本的，这样能够双份保险，而当有读者需要阅读时，只需要在相关的档案部门的网址查询，就能够浏览档案并且下载档案。
二、文件电子化和档案数字化对档案管理中的整理工作带来的变化
文件电子化和档案数字化对于档案管理来说，差别最大的应该是档案整理工作了，以往的档案管理接收到的档案信息都是纸张或者实物材料，但是现在改成电子化文件和数字化档案以后，接收到的就是磁性材料或者虚拟的电子存储器。因此将档案装订成案卷进行保管的工作就不复存在，虽然档案案卷装订的实体不存在，但是档案案卷的形式依然存在。在档案管理中，对档案进行分类、编码、排列、编号等工作依然存在。只是这些工作相比传统的档案管理，更加轻松，以往都需要人工进行辨别然后进行编号，现在可以直接借助电脑计算机程序，直接系统排列编号。而且，传统的档案管理在进入到计算机进行管理时，都是通过人工将档案内容录入到电脑上，但是如果将案卷内容全部录入，会是一个庞大的工程，因此以往都是将案卷的内容整理一个概要，录入到系统中。现在数字化的档案管理，案卷文件都是电子版的，可以直接全文存储在计算机中，信息会更加的全面快捷，档案管理的管理效果相比较之前要好很多。
三、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案鉴定工作带来的变化
文件电子化和档案数字化对档案鉴定工作也带来了巨大的变革，传统的档案管理中的鉴定工作，都是通过人工进行鉴定，会有一个缺点就是效率慢，出错机率还高。而现在文件电子化和档案数字化的鉴定，则有双重意义，一个是内容鉴定，还有一个是技术鉴定。其中内容鉴定和传统的鉴定的意义相同，就是对档案里面的内容进行鉴定，另一个是技术鉴定则是指对数字化档案的技术状况进行全面的检查，比如数字化档案的存储环境，信息的可靠性，信息的可读性和安全性等这方面的检验。
其中可靠性指的就是档案里面的内容是否真实、完整和准确，而对于数字化档案的完整性和准确性，这个工作应当由档案形成的部门或者单位来进行，因为只有他们才熟悉档案的内容和情况。常规情况下，档案的保存和管理都是要求具有完整性、准确性和真实性的，但是因为电子化的档案都是通过网络传输，已经经过层层部门之间的信息传递，在档案传递过程中，是否会发生变化，档案内容是否会有缺失，这也是档案管理最重要的核心问题点，传统的档案管理中，档案内容的完整性也是一直以来档案管理的重心。这是数字化档案发挥其作用的时候，因为数字化档案能够追溯到源文件，因此可以和最初的原文件进行校对保证，确保文件的正确性。
四、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案存储工作带来的变化
传统的档案管理，当档案进行整理储存以后，档案大部分就静静的躺在储藏室没有办法很好的将其转化为资源，而通过文件电子化和档案数字化以后，档案就成了信息资源，成为活的信息，档案的再次利用和开放，能够有助于社会经济的发展，地区经济的发展，促进国家资源不再浪费，数字化档案的有效管理，再应用是为社会谋福利的时刻，也是民族复兴的体现。
结束语
随着网络信息技术的不断发展和普及，我国已经进入了一个信息化、数字化、智能化、电子化的新时代，在这新时代的背景下，档案已经不再是被尘封的文件，而是活着的资源和信息，并且这些资源有取之不尽，用之不竭的特点，将数字化档案再开发再利用的越多，效果就越好，给社会创造的价值就越大。因此档案管理工作也要顺应时代，对其进行改革，传统的档案管理工作的流程和管理模式已经不再适合新时代的发展，要对其进行改变，相比较和传统管理模式变化大的环节，更是需要对其加强管理，对存在的弊端，要扬长避短、克服弊端，确保档案数字化管理工作做好做实，推动社会的进步，推动国家的发展，造福人民群众。
参考文献
[1]信息社会档案管理的变革[J]. 沈彦.办公室业务.2012（01）
[2]我国电子文件研究现状与走势[J]. 徐维，张文友.档案与建设.2000（06）
【作者简介】张启东（1992-4-3），男，汉，海口，本科，职称：助理馆员，研究方向：档案资源整合与利用。
（上海夏尔软件有限公司 上海 201707）
关键词：电子化;数字化;档案管理;变化
引言
随着信息化技术的普及，我们正式进入无纸化办公的时代，随之而来的就是电子化取代传统的文件，人们正在通过电子化的文件进行办公，处理工作，高效和便捷已经成为他们的主要特征。这也是社会进步的表现。档案管理也顺应时代的潮流，向数字化、信息化方向发展，面对电子技术给档案管理带来的便捷的办公条件，我们在乐观的同时也要正视现实中的问题，正视信息技术对档案管理带来的变化，并做出理智的思考。
一、文件电子化和档案数字化对档案管理中的收集工作带来的变化
传统的档案管理都是采用纸质的文件进行收集、填写、整理、归档和保存，全部都是实物存档，哪怕其他影像和音频都是采用实物存档。而电子文件或者数字化档案就和之前传统的档案完全不同，电子文件和数字档案上面的信息可以通过复制或者传输的形式，在网络上进行传输，因此档案在收集方面，就和传统的档案管理的收集工作大不相同，将实体收集转为虚拟档案信息收集。虚拟的档案收集通过档案管理的工作人员，对驻村干部反馈上来的信息，转化成电子化形式的文件汇总，并将其复制到档案管理部门的载体上，可以实现档案管理收集的便携、高效。以促进现代化档案管理的发展，适应现代社会的需求，是未来档案管理收集工作的趋势。
而且数字化档案的实施以后，数字档案不用在集中到专门的档案部门进行保管，可以通过网络的形式，直接利用在就近本地的档案保管部门，办理档案保存的业务，然后通过档案管理的载體，将档案文件转成电子文件，传送到对应的档案部门进行保管。而当使用个人需要用到档案时，可以通过在档案管理的相关网络平台上面，输入自己的信息进入网站，下载自己的档案。也有一种操作形式，就是档案管理部门依旧通过将实物档案进行存储和移交，但是在存储和移交的过程中，同时也传递一份电子版本的，这样能够双份保险，而当有读者需要阅读时，只需要在相关的档案部门的网址查询，就能够浏览档案并且下载档案。
二、文件电子化和档案数字化对档案管理中的整理工作带来的变化
文件电子化和档案数字化对于档案管理来说，差别最大的应该是档案整理工作了，以往的档案管理接收到的档案信息都是纸张或者实物材料，但是现在改成电子化文件和数字化档案以后，接收到的就是磁性材料或者虚拟的电子存储器。因此将档案装订成案卷进行保管的工作就不复存在，虽然档案案卷装订的实体不存在，但是档案案卷的形式依然存在。在档案管理中，对档案进行分类、编码、排列、编号等工作依然存在。只是这些工作相比传统的档案管理，更加轻松，以往都需要人工进行辨别然后进行编号，现在可以直接借助电脑计算机程序，直接系统排列编号。而且，传统的档案管理在进入到计算机进行管理时，都是通过人工将档案内容录入到电脑上，但是如果将案卷内容全部录入，会是一个庞大的工程，因此以往都是将案卷的内容整理一个概要，录入到系统中。现在数字化的档案管理，案卷文件都是电子版的，可以直接全文存储在计算机中，信息会更加的全面快捷，档案管理的管理效果相比较之前要好很多。
三、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案鉴定工作带来的变化
文件电子化和档案数字化对档案鉴定工作也带来了巨大的变革，传统的档案管理中的鉴定工作，都是通过人工进行鉴定，会有一个缺点就是效率慢，出错机率还高。而现在文件电子化和档案数字化的鉴定，则有双重意义，一个是内容鉴定，还有一个是技术鉴定。其中内容鉴定和传统的鉴定的意义相同，就是对档案里面的内容进行鉴定，另一个是技术鉴定则是指对数字化档案的技术状况进行全面的检查，比如数字化档案的存储环境，信息的可靠性，信息的可读性和安全性等这方面的检验。
其中可靠性指的就是档案里面的内容是否真实、完整和准确，而对于数字化档案的完整性和准确性，这个工作应当由档案形成的部门或者单位来进行，因为只有他们才熟悉档案的内容和情况。常规情况下，档案的保存和管理都是要求具有完整性、准确性和真实性的，但是因为电子化的档案都是通过网络传输，已经经过层层部门之间的信息传递，在档案传递过程中，是否会发生变化，档案内容是否会有缺失，这也是档案管理最重要的核心问题点，传统的档案管理中，档案内容的完整性也是一直以来档案管理的重心。这是数字化档案发挥其作用的时候，因为数字化档案能够追溯到源文件，因此可以和最初的原文件进行校对保证，确保文件的正确性。
四、文件电子化和档案数字化对档案管理中的档案存储工作带来的变化
传统的档案管理，当档案进行整理储存以后，档案大部分就静静的躺在储藏室没有办法很好的将其转化为资源，而通过文件电子化和档案数字化以后，档案就成了信息资源，成为活的信息，档案的再次利用和开放，能够有助于社会经济的发展，地区经济的发展，促进国家资源不再浪费，数字化档案的有效管理，再应用是为社会谋福利的时刻，也是民族复兴的体现。
结束语
随着网络信息技术的不断发展和普及，我国已经进入了一个信息化、数字化、智能化、电子化的新时代，在这新时代的背景下，档案已经不再是被尘封的文件，而是活着的资源和信息，并且这些资源有取之不尽，用之不竭的特点，将数字化档案再开发再利用的越多，效果就越好，给社会创造的价值就越大。因此档案管理工作也要顺应时代，对其进行改革，传统的档案管理工作的流程和管理模式已经不再适合新时代的发展，要对其进行改变，相比较和传统管理模式变化大的环节，更是需要对其加强管理，对存在的弊端，要扬长避短、克服弊端，确保档案数字化管理工作做好做实，推动社会的进步，推动国家的发展，造福人民群众。
参考文献
[1]信息社会档案管理的变革[J]. 沈彦.办公室业务.2012（01）
[2]我国电子文件研究现状与走势[J]. 徐维，张文友.档案与建设.2000（06）
【作者简介】张启东（1992-4-3），男，汉，海口，本科，职称：助理馆员，研究方向：档案资源整合与利用。
（上海夏尔软件有限公司 上海 201707）