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随着我国人才流动的加速，各企事业单位、政府机关、高等学校、人才市场之间也因人事上的关系而被紧密联系在一起，这就要求人事档案不能再是一家独自拥有档案材料，而应该通过彼此之间的合作来促进人事档案工作的资料共享。人事档案现代化管理显得尤为重要。但是工作中发现，目前我国人事档案管理还存在着诸多问题。
一、人事档案管理存在问题的表现
1.很多单位的人事档案信息化管理工作还仅停留在打印档案目录、打印档案转递通知单等最基本的微机操作上，并没有对人事档案内容进行扫描、存储和检索，对每卷人事档案内容的查询也仅仅停留在人事档案案卷是否在库房，人事档案材料是否转入或转出等最基本的查询。
2.目前许多单位采用的人事档案管理系统是中组部统一开发的计算机人事档案管理系统，使用范围小，只是用于内部简单的人事档案借阅和归还手续，限制了人事档案管理工作的效率。
3.人事档案管理人员的素质不太高，对人事档案信息化管理的重要性认识不足，有些人甚至认为档案管理枯燥无味，没什么技术性，是一种谁都能干的工作。
4.档案的收集、整理和审核上存在收集不全、整理不科学、审核不严密，甚至出现伪造现象。
二、人事档案现代化管理对策研究
1.建立健全人事档案信息化管理制度
为了使人事档案管理制度化、规范化，我们应该建立健全各项人事档案管理制度。首先，从本单位的工作实际出发，本着严谨、科学、准确，且针对性强的总原则，制定和设计查借阅、保管、保密、安全等制度以及人事档案管理工作岗位职责。其次，将各项制度、法规上墙，将执行情况纳入年初计划和年终目标管理规范，促使人事档案管理制度的建立和实施能有效的执行。
2.建立适合本单位的人事档案电子信息管理系统
通过人事档案电子信息库，可以方便地对人事档案信息进行检索、筛选、比较、统计和分析，并直接生成工作所需的各种表格和文档，提高人事档案管理的工作效率。通过推进人事档案信息化建设，利用信息化的手段及时充实更新档案信息的数据库，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
3.提高人事档案管理人员的素质
人事档案管理工作责任重大，政治性、技术性、保密性强，需要“管档”人员具有较高的政治素质、业务素质和奉献精神。在管档队伍的建设和管理上，重点要抓“三个环节”：一是高门槛，严把入口。在《干部档案管理条例》规定的档案管理员从业资格条件上，还要具有大专以上学历，具备熟练操作电脑的技能。二是加强培养，提升能力。对新入职的档案管理员实行“三个一”，即：参加一期人事档案管理法律法规和业务理论培训班，经一个月的跟班学习，通过业务技能考核后方可正式上岗。三是关爱帮助，强化激励。在政治上关注、在生活上爱护管档人员，使他们工作有劲头，忠于职守、乐于奉献。
4.创新工作方法提高案卷质量确保信息准确
案卷质量是人事档案的生命，也是信息化系统的基础。新形势下，只有不断创新工作方法，才能真正做好人事档案材料的收集、审核和整理录入工作，全面提高人事档案工作的质量和水平。
在人事档案材料的收集上，应实行“三收集二催要一追究”工作法。“三收集”即：定期收集，对阶段性形成的材料，如年度考核表、调资表等材料，及时收集归档；在年底以及档案整理录入前，对有关档案材料进行集中收集；重点收集，在审档过程中，将缺少的材料分类造册，并及时向有关单位和个人催要。“二催要”即：通知催要，针对部分人事档案中缺少原始档案材料的问题，逐单位下发通知，标注个人缺少的材料，由其单位负责收集；电话催要，对个人补交材料不及时的，按姓氏排序分配到档案管理员，由管档人员直接联系本人追索。“一追究”对不收集或不补交档案材料的人员进行点名批评，并明确将其情况与年底考核挂钩，提高单位的重视程度。
在人事档案材料的审核上，一是组织资深档案员对问题材料逐份辨析，保证档案资料“去伪存真、去粗存精、取之有据、舍之有理”；二是查清问题根源，进行组织认定，对因个人或单位粗心等原因造成的，及时通知本人补交材料；对确实是个人涂改、伪造材料，分类汇总，严格实施责任追究；三是对审核完的档案材料在录入信息库之前，由资深档案员按照一定的比例随机抽查，使档案材料内容不漏项、标准不走样。
以上这些方法措施，可确保所有档案材料的准确性、真实性、完整性，为提升人事档案现代化管理工作奠定坚实的基础。
（作者单位：石家庄信息工程职业学院）
一、人事档案管理存在问题的表现
1.很多单位的人事档案信息化管理工作还仅停留在打印档案目录、打印档案转递通知单等最基本的微机操作上，并没有对人事档案内容进行扫描、存储和检索，对每卷人事档案内容的查询也仅仅停留在人事档案案卷是否在库房，人事档案材料是否转入或转出等最基本的查询。
2.目前许多单位采用的人事档案管理系统是中组部统一开发的计算机人事档案管理系统，使用范围小，只是用于内部简单的人事档案借阅和归还手续，限制了人事档案管理工作的效率。
3.人事档案管理人员的素质不太高，对人事档案信息化管理的重要性认识不足，有些人甚至认为档案管理枯燥无味，没什么技术性，是一种谁都能干的工作。
4.档案的收集、整理和审核上存在收集不全、整理不科学、审核不严密，甚至出现伪造现象。
二、人事档案现代化管理对策研究
1.建立健全人事档案信息化管理制度
为了使人事档案管理制度化、规范化，我们应该建立健全各项人事档案管理制度。首先，从本单位的工作实际出发，本着严谨、科学、准确，且针对性强的总原则，制定和设计查借阅、保管、保密、安全等制度以及人事档案管理工作岗位职责。其次，将各项制度、法规上墙，将执行情况纳入年初计划和年终目标管理规范，促使人事档案管理制度的建立和实施能有效的执行。
2.建立适合本单位的人事档案电子信息管理系统
通过人事档案电子信息库，可以方便地对人事档案信息进行检索、筛选、比较、统计和分析，并直接生成工作所需的各种表格和文档，提高人事档案管理的工作效率。通过推进人事档案信息化建设，利用信息化的手段及时充实更新档案信息的数据库，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
3.提高人事档案管理人员的素质
人事档案管理工作责任重大，政治性、技术性、保密性强，需要“管档”人员具有较高的政治素质、业务素质和奉献精神。在管档队伍的建设和管理上，重点要抓“三个环节”：一是高门槛，严把入口。在《干部档案管理条例》规定的档案管理员从业资格条件上，还要具有大专以上学历，具备熟练操作电脑的技能。二是加强培养，提升能力。对新入职的档案管理员实行“三个一”，即：参加一期人事档案管理法律法规和业务理论培训班，经一个月的跟班学习，通过业务技能考核后方可正式上岗。三是关爱帮助，强化激励。在政治上关注、在生活上爱护管档人员，使他们工作有劲头，忠于职守、乐于奉献。
4.创新工作方法提高案卷质量确保信息准确
案卷质量是人事档案的生命，也是信息化系统的基础。新形势下，只有不断创新工作方法，才能真正做好人事档案材料的收集、审核和整理录入工作，全面提高人事档案工作的质量和水平。
在人事档案材料的收集上，应实行“三收集二催要一追究”工作法。“三收集”即：定期收集，对阶段性形成的材料，如年度考核表、调资表等材料，及时收集归档；在年底以及档案整理录入前，对有关档案材料进行集中收集；重点收集，在审档过程中，将缺少的材料分类造册，并及时向有关单位和个人催要。“二催要”即：通知催要，针对部分人事档案中缺少原始档案材料的问题，逐单位下发通知，标注个人缺少的材料，由其单位负责收集；电话催要，对个人补交材料不及时的，按姓氏排序分配到档案管理员，由管档人员直接联系本人追索。“一追究”对不收集或不补交档案材料的人员进行点名批评，并明确将其情况与年底考核挂钩，提高单位的重视程度。
在人事档案材料的审核上，一是组织资深档案员对问题材料逐份辨析，保证档案资料“去伪存真、去粗存精、取之有据、舍之有理”；二是查清问题根源，进行组织认定，对因个人或单位粗心等原因造成的，及时通知本人补交材料；对确实是个人涂改、伪造材料，分类汇总，严格实施责任追究；三是对审核完的档案材料在录入信息库之前，由资深档案员按照一定的比例随机抽查，使档案材料内容不漏项、标准不走样。
以上这些方法措施，可确保所有档案材料的准确性、真实性、完整性，为提升人事档案现代化管理工作奠定坚实的基础。
（作者单位：石家庄信息工程职业学院）