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摘 要：实践科学发展观，加快档案的智能化管理，是实现高职院校档案现代化管理的目标之一。而从某种意义上来说，做好档案工作又是办好高职院校的重要基础工作之一，必须抓住机遇，解放思想，更新观念，切实加强领导，增强改革力度，要坚持以人为本，以现代信息技术为核心，加快档案工作的改革步伐，认真抓好高职院校档案管理智能化建设和标准化工作。
关键词：高职院校 档案管理 智能化 建设
学发展观第一要义是发展，核心是以人为本，根本方法是统筹兼顾。高职院校肩负着为国家培养高素质实用性人才的重大任务，因此对档案的利用需求越来越来迫切，对档案服务的要求也越来越高。我们从事高职院校档案管理的工作人员，实践科学发展观就是坚持“以人为本”，在认真做好档案管理工作的同时，努力学习和掌握计算机技术，善于创建智能化档案管理系统，提升档案管理水平。为达此目的，就应不断完善自我和提高自身素质。
1、高职院校档案管理职能和工作环节面临重大变化
当前，高职院校档案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要，不能适应高校现代化管理和科学发展的需要。信息化社会中案卷没有了存在的意义，因而档案管理职能和工作环节都面临着很大的变化。第一，未来高校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象由案卷管理实体转向信息内容。档案人员也不再是整天埋守库房，而是通过操作计算机及网络来管理动态的档案信息，维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一个信息管理员的职责。第二，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求，取而代之的是档案管理的标准化、自动化和现代化。在网络时代，新产生的电子档案与传统的案卷在管理环节上迥然不同，在很大程度上简化了工作程序，减少了工作量，提高了工作效率。另外，由于计算机运用技术和网络技术的透明程度较高，综合档案(馆)室必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利用。因此，由于档案设备与技术的现代化、档案种类和载体的多样化，对高职院校档案工作者在业务知识、科学技术知识以及管理操作技能等方面都提出了新的更高的要求。
2、高职院校档案管理普遍存在的问题
2.1 管理人员观念陈旧，开拓创新意识不足
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多，这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善，但是与高校的实际发展相比还相差甚远。
2.2 管理方式和设备落后，信息化管理手段运用较少
就目前我国大部分高职院校现实情况看，智能化管理刚刚起步，且发展不平衡，多数档案室仍采用传统的手工管理方式，自动化成分不是很高。有的配置了计算机等现代化设备，但发挥作用不大，使用软件缺乏适应性，五花八门；有的虽有设备，但只做了一些实验性工作，仅可作“表演”用来应付检查，达标上等级；有的还一直搁置未用。究其原因主要在两个方面，一是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，其人员素质不能满足工作需要。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进入档案部门，现代信息技术手段没有切实应用到高校档案管理工作中。
3、改进高职院校档案管理工作的措施
3.1 更新观念，提高档案管理工作者现代化意识，强化信息技术观念
作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高职院校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。首先，管理者特别是高职院校的校级领导者，应把档案现代化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的：亡作条件，支持档案部门参加学校的各项重要活动。其次是提高档案管理人员的现代化管理意识。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，主动适应高校现代化发展的需要。
在更新档案管理工作者观念的同时，要重视对他们的业务培训，使其能够了解和掌握最新的科技化管理手段，提高其业务素质。实现高职院校档案管理的信息化除了加强档案资源建设，实现相关技术保障外，必须加强档案管理人员的业务培训和继续教育。为了及时掌握和跟踪计算机和信息技术的快速发展，高职院校档案管理的信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的人才，解决人才问题的关键是在注重人才引进的同时，大力加强对现有人员的继续教育。学校和相关部门的领导要充分认识档案管理人员继续教育的重要性，从高职院校档案事业长远发展和全局的高度认识这一问题的急迫性和必要性，把档案管理队伍建设纳入师资队伍建设中去，采取多种方式加强档案管理人员的继续教育，如在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
3.2 抓住有利条件，加快档案信息化进程，进行重点目标建设
档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设，要多方面筹措资金，大力加强硬件和数据库建设。近年来，国内外在档案信息化建设方面已取得了很大进展，档案管理工作的社会服务功能大大加强，但我国高职院校档案信息化进程相对滞后，因此，加速档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为当前高职院校档案管理的当务之急，也是使高职院校档案管理工作取得重要进展的突破口。档案信息化技术复杂，要对大量的文字、数字、图形、静态图像、动态影像和声音等信息进行综合处理，主要包括档案原文文本信息采集，照片、图形档案资料的采集，录音、录像档案资料的采集，数字化转换及压缩技术，制作光盘，归档入库和分类上网等。当前，高职院校正处于历史上最好、最快的发展时期，应抓住当前的有利时机，根据档案工作性质和特点，确定哪些档案内容应实现信息化，哪些内容不宜或不需要进行信息化，有重点、有步骤地进行档案信息化建设。在一些重点内容方面取得成绩以后，再以点带面，进一步推动高职院校档案信息化各项工作的进程，这是实现高职院校档案信息化的基本前提。在学校和相关部门的大力支持下，学校档案馆首先要注重加强相关硬件建设，如配备计算机软硬件系统、文件扫描系统、微缩系统、数字音像制作系统以及网络系统等，同时，开发、研制相关管理软件，建设基础数据库。实现学校档案信息化的电子档案的建设与管理一般包括3个环节：一是电子档案的形成，根据管理要求，使电子文件体现高校档案管理的功能；二是建立高校电子档案管理数据库，这是关键环节；三是电子档案的长期保存。上述各环节中，都离不开技术和设备的支持，因此，要多方面筹措资金，大力加强相关硬件和数据库建设。但目前高职院校特别是地方性高职院校数档案部门由于资金短缺，短期内难以实现上述目标。
3.3 充分利用网络技术，实现档案资料查询和检索的自动化
目前，许多高职院校都建设了高性能的校园网络系统。档案管理工作应充分利用校园网的基础设备，提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作，这样，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理学校各单位的档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，这将有助于加强电子档案管理和建设。校档案馆要将形成于载体上的信息资料如照片、录音、录像，文字等通过现代技术合成一体，进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，利用网页制作技术，在校园网上开辟档案信息站点，根据档案的类别和属性，将学校的发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等多方面内容纳入上网工程，使部分档案资料上网，实现资源共享。
4、结语
实践科学发展观，加快档案的智能化管理，是实现高职院校档案现代化管理的目标之一。而从某种意义上来说，做好档案工作又是办好高职院校的重要基础工作之一，我们必须抓住机遇，解放思想，更新观念，切实加强领导，增强改革力度，要坚持以人为本，制定统一规划，全面布置。要由专业管理机关统筹安排好各项工作程序和环节之间的衔接，在统一制定整体系统规划的基础上，对系统目标、总体设计、软件配套、设备兼容等合理设置做出要求，引导子系统分阶段、分步骤实现整体规划。同时还要抓好高职院校档案管理标准化工作，规范网络协作标准，统一使用计算机语言，做到有利于数据的转储，有利于数据的录入和检索查找，有利于联网协作。以现代信息技术为核心，加快档案工作的智能化建设步伐，是高职院校主管领导和每一个档案工作者面临的重大问题，要用“只争朝夕”的精神去深入研究和实践。
关键词：高职院校 档案管理 智能化 建设
学发展观第一要义是发展，核心是以人为本，根本方法是统筹兼顾。高职院校肩负着为国家培养高素质实用性人才的重大任务，因此对档案的利用需求越来越来迫切，对档案服务的要求也越来越高。我们从事高职院校档案管理的工作人员，实践科学发展观就是坚持“以人为本”，在认真做好档案管理工作的同时，努力学习和掌握计算机技术，善于创建智能化档案管理系统，提升档案管理水平。为达此目的，就应不断完善自我和提高自身素质。
1、高职院校档案管理职能和工作环节面临重大变化
当前，高职院校档案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要，不能适应高校现代化管理和科学发展的需要。信息化社会中案卷没有了存在的意义，因而档案管理职能和工作环节都面临着很大的变化。第一，未来高校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象由案卷管理实体转向信息内容。档案人员也不再是整天埋守库房，而是通过操作计算机及网络来管理动态的档案信息，维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一个信息管理员的职责。第二，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求，取而代之的是档案管理的标准化、自动化和现代化。在网络时代，新产生的电子档案与传统的案卷在管理环节上迥然不同，在很大程度上简化了工作程序，减少了工作量，提高了工作效率。另外，由于计算机运用技术和网络技术的透明程度较高，综合档案(馆)室必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利用。因此，由于档案设备与技术的现代化、档案种类和载体的多样化，对高职院校档案工作者在业务知识、科学技术知识以及管理操作技能等方面都提出了新的更高的要求。
2、高职院校档案管理普遍存在的问题
2.1 管理人员观念陈旧，开拓创新意识不足
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多，这种状况随着《档案法》的颁布和实施有所改善，但是与高校的实际发展相比还相差甚远。
2.2 管理方式和设备落后，信息化管理手段运用较少
就目前我国大部分高职院校现实情况看，智能化管理刚刚起步，且发展不平衡，多数档案室仍采用传统的手工管理方式，自动化成分不是很高。有的配置了计算机等现代化设备，但发挥作用不大，使用软件缺乏适应性，五花八门；有的虽有设备，但只做了一些实验性工作，仅可作“表演”用来应付检查，达标上等级；有的还一直搁置未用。究其原因主要在两个方面，一是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，其人员素质不能满足工作需要。另一方面是由于计算机等先进的技术设备极少进入档案部门，现代信息技术手段没有切实应用到高校档案管理工作中。
3、改进高职院校档案管理工作的措施
3.1 更新观念，提高档案管理工作者现代化意识，强化信息技术观念
作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高职院校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。首先，管理者特别是高职院校的校级领导者，应把档案现代化管理工作纳入自己工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的：亡作条件，支持档案部门参加学校的各项重要活动。其次是提高档案管理人员的现代化管理意识。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，主动适应高校现代化发展的需要。
在更新档案管理工作者观念的同时，要重视对他们的业务培训，使其能够了解和掌握最新的科技化管理手段，提高其业务素质。实现高职院校档案管理的信息化除了加强档案资源建设，实现相关技术保障外，必须加强档案管理人员的业务培训和继续教育。为了及时掌握和跟踪计算机和信息技术的快速发展，高职院校档案管理的信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的人才，解决人才问题的关键是在注重人才引进的同时，大力加强对现有人员的继续教育。学校和相关部门的领导要充分认识档案管理人员继续教育的重要性，从高职院校档案事业长远发展和全局的高度认识这一问题的急迫性和必要性，把档案管理队伍建设纳入师资队伍建设中去，采取多种方式加强档案管理人员的继续教育，如在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
3.2 抓住有利条件，加快档案信息化进程，进行重点目标建设
档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设，要多方面筹措资金，大力加强硬件和数据库建设。近年来，国内外在档案信息化建设方面已取得了很大进展，档案管理工作的社会服务功能大大加强，但我国高职院校档案信息化进程相对滞后，因此，加速档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为当前高职院校档案管理的当务之急，也是使高职院校档案管理工作取得重要进展的突破口。档案信息化技术复杂，要对大量的文字、数字、图形、静态图像、动态影像和声音等信息进行综合处理，主要包括档案原文文本信息采集，照片、图形档案资料的采集，录音、录像档案资料的采集，数字化转换及压缩技术，制作光盘，归档入库和分类上网等。当前，高职院校正处于历史上最好、最快的发展时期，应抓住当前的有利时机，根据档案工作性质和特点，确定哪些档案内容应实现信息化，哪些内容不宜或不需要进行信息化，有重点、有步骤地进行档案信息化建设。在一些重点内容方面取得成绩以后，再以点带面，进一步推动高职院校档案信息化各项工作的进程，这是实现高职院校档案信息化的基本前提。在学校和相关部门的大力支持下，学校档案馆首先要注重加强相关硬件建设，如配备计算机软硬件系统、文件扫描系统、微缩系统、数字音像制作系统以及网络系统等，同时，开发、研制相关管理软件，建设基础数据库。实现学校档案信息化的电子档案的建设与管理一般包括3个环节：一是电子档案的形成，根据管理要求，使电子文件体现高校档案管理的功能；二是建立高校电子档案管理数据库，这是关键环节；三是电子档案的长期保存。上述各环节中，都离不开技术和设备的支持，因此，要多方面筹措资金，大力加强相关硬件和数据库建设。但目前高职院校特别是地方性高职院校数档案部门由于资金短缺，短期内难以实现上述目标。
3.3 充分利用网络技术，实现档案资料查询和检索的自动化
目前，许多高职院校都建设了高性能的校园网络系统。档案管理工作应充分利用校园网的基础设备，提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作，这样，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理学校各单位的档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，这将有助于加强电子档案管理和建设。校档案馆要将形成于载体上的信息资料如照片、录音、录像，文字等通过现代技术合成一体，进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，利用网页制作技术，在校园网上开辟档案信息站点，根据档案的类别和属性，将学校的发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等多方面内容纳入上网工程，使部分档案资料上网，实现资源共享。
4、结语
实践科学发展观，加快档案的智能化管理，是实现高职院校档案现代化管理的目标之一。而从某种意义上来说，做好档案工作又是办好高职院校的重要基础工作之一，我们必须抓住机遇，解放思想，更新观念，切实加强领导，增强改革力度，要坚持以人为本，制定统一规划，全面布置。要由专业管理机关统筹安排好各项工作程序和环节之间的衔接，在统一制定整体系统规划的基础上，对系统目标、总体设计、软件配套、设备兼容等合理设置做出要求，引导子系统分阶段、分步骤实现整体规划。同时还要抓好高职院校档案管理标准化工作，规范网络协作标准，统一使用计算机语言，做到有利于数据的转储，有利于数据的录入和检索查找，有利于联网协作。以现代信息技术为核心，加快档案工作的智能化建设步伐，是高职院校主管领导和每一个档案工作者面临的重大问题，要用“只争朝夕”的精神去深入研究和实践。