浅谈企业办公室督查工作开展方法

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  摘 要:督查是办公室主要工作职能之一,是促进决策落实,保证政令畅通,提高工作效率的重要手段。本文以中石化石油工程设计公司为例,介绍了企业办公室督查工作开展的方法和经验,为相关单位工作的开展提供借鉴。
  督查工作是企业办公室重要职能,是提升工作效率,保证决策落实,改进工作作风的重要工作手段。作为企业运行的中枢,企业办公室必须融入企业中心工作大局,建立督查工作开展制度,明确工作方法,才能保证全局工作执行有力,扎实推进。
  中石化石油工程设计公司(以下简称石油工程设计)是国有勘察设计百强企业,近年来,面对国际油价断崖式下跌的局面和严峻复杂的内外部形势,紧紧围绕市场开发主线,用高效的项目运行,过硬的技术质量,优质的现场服务维护好现有市场,不断拓展新的市场发展空间,取得了良好的经营业绩。下面以该公司办公司督查工作开展情况为例,介绍企业办公室督查工作开展的一些方法和建议。
  一、加强督查工作制度建设
  石油工程设计不断总结经验,探索建立公司督查工作制度,逐步规范工作运行,提高督查工作效率与质量。办公室紧盯公司重点决策事项,狠抓工作落实,强化过程信息反馈。所有督查事项做到“三明确”,即主责部门与配合部门明确,任务完成时间与关键时间点明确,主要目标成效与衡量标准明确。进一步明确各部门正职领导对办公室督查工作负主要责任,将督查工作开展情况与部门正职年度绩效考核挂钩,促进责任落实。制度的建立和完善,为督查工作开展提供了基础,提供了保障。
  二、规范督查工作开展方法
  (一)规范督查立项工作
  以公司会议纪要、领导批示、单项重点事项安排为督查事项的确立依据,按照时间顺序开展督查工作,每个事项对应一个编号。督查事项须经公司主要领导签发后发布,通知责任部門和相关单位。督查立项的内容包括事项编号、责任部门、具体事项表述、督查依据、工作进展、存在问题及建议、评分等7项。形成督查事项通报如下表1所示
  (二)规范过程跟踪与调研分析
  明确督查事项反馈时间。对于一般事项按照双周跟踪进展,特殊事项按照领导要求及时跟踪反馈。重点反馈时间的进展情况、存在问题和下一步工作计划。对于不能按时反馈督查事项进展情况的部门,酌情在事项最终评分中扣除一定分数。
  对于日常性的具体工作安排,及时准确反馈工作进展和计划安排。对于涉及面广、政策性强、长期系统性工作做好督查與调研相结合的工作,实事求是开展调查研究,掌握实施情况、把握内在规律,为工作提出建议,为决策提供支持。
  (三)规范督查事项过程通报
  办公室按月编印督查工作月报,每月底前呈送公司领导,并在公司级会议上进行督查工作汇报。对于领导关注的重点事项,及时将进展情况向公司领导汇报。
  (四)规范督查工作考核办法
  督查工作在事项完结后,由单位主要领导或者其委托的领导打分(长期性、系统性工作在每年12月中旬开展打分)。对每项工作设置总分10分的考核分数,从时效性、实效性、贡献价值三个方面进行评定。时效性即事项完成时间与决策确定的时间是否一致。实效性即事项完成的效果是否与决策时预期的效果一致。贡献价值从是否超出决策的期望、对公司发展的贡献程度来考量。办公室负责汇总各部门分数,形成部门的年度督查工作考核得分,并在年终部门绩效考核和部门负责人业绩考核中应用。
  三、加快督查工作信息化建设
  在异常严峻的市场形势下,为保证公司各项决策执行落地,确保各项工作按照领导班子思路正常开展,石油工程设计督查工作的开展呈现点多面广的特点,多达上百项的督查事项依靠传统的电话通知,手填表格,人工汇总已难以保证工作的效率和质量。为此,石油工程设计办公室充分利用信息化手段,依托公司信息化平台,建设督查管理系统,实现全过程任务提醒,网上流转,自动汇总,极大提升了督查工作效率,为决策事项的及时跟踪、实时反馈提供了有力支撑。
  四、下一步工作计划
  督查工作的开展为石油工程设计领导层各项决策、工作部署的有力执行提供了保障。针对目前督查工作的现状,下一步将围绕以下方面开展工作:一要提高办公室人员工作能力,强化责任意识和担当意识,敢作敢为,真抓实干,减少畏难情绪,保证督查严肃性;二要加强和改进督查工作考核,充分发挥考核的指挥棒工作,细化评分规则和评分办法,建立责任追究机制,确保督查工作制度执行到位;三要进一步加强信息化建设,改进现有网上办理流程,推动移动APP办公上线,提升工作效率,保证工作进度的实时查看。
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