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学校档案是记录学校开展各项活动的一个载体，它真实地记录了学校的发展轨迹，同时又贯穿于学校教育教学工作等各个方面，学校档案既是一种信息资源更是一种无形资产。
档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的。那么，资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。那么，怎样在档案管理中收集到具有学校特色的文件呢？
一、加强档案人才队伍的配备与培养，是学校档案收集工作的基础
学校档案在收集、保存、传递中体现着学校的文化特征，是学校珍贵的无形资产。要想多层次、多渠道地征集和收集档案资料，靠专职档案员是不能满足档案所需资料的，学校的专职档案员承担着组织、协调全校档案工作的职责，而档案的形成是靠各个部门的配合才能完成了，这就需要扩大兼职档案员的工作。要在学校的各个部门之中任命兼职档案员，他们可以对本部门所形成的文件材料及时归类和整理，使学校的各项活动都在档案中有记载。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受学校档案室的业务指导，又承担着本部门日常档案的收集、整理、移交归档工作。可以说，档案资料的收集齐全与否，除了领导的关心、重视外，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感，他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整，因此要加强对学校档案人员的培训工作，提高专职和兼职档案员的工作能力。
二、注重学校教学、管理特色，丰富学校档案收集工作的内容
档案的收集工作是整个档案工作的重要一环，收集工作做得好坏将直接影响学校档案工作的质量。只有抓住重点，才能做好档案的收集工作，只有不断地提高档案收集质量，才能保证档案的完整性、系统性。
就一所中专学校而言，档案门类与内容除了有与其他单位带共性的文书档案、会计档案及声像档案等外，更应有带学校特色的教育教学档案、学生管理档案等等。
（一） 办学方向的文件材料是学校档案的根本
有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力。学校档案人员，应充分发挥自己隶属校办公室的优势，对及时了解学校重大活动有着得天独厚的有利条件，要主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，积累学校发展历程的有关材料，收集学校优秀教职员工先进事迹报告的材料，要对这些材料有预见性，掌握它的形成规律。还有学校各部门依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的部门实施办法和工作细则；收集每年召开的教代会讨论研究教学发展方向及涉及到学校管理的讨论稿和定稿；收集党政领导班子学习教育法律法规、依法治校的会议记录和简报；收集学校之间进行自身形象和学术经验交流的文件。特别要在各项重大活动结束后，及时向有关部门的兼职档案员收集相应文件材料，其中图片、照片、录像等声像材料应请相关部门和人员做好文字说明。这些材料有一个共同特点是不能次年归档，而要随结随归，以保证档案收集的完整性和系统性。
（二） 教育教学文件材料是学校档案的主体
在教学活动中形成的教学档案材料，无疑是学校档案的一项重要内容。它综合反映了学校的教学工作成果，也是学校进行教学、教研和评估考核的依据和条件，是学校的重要财富。
教学活动离不开教师的教和学生的学，学生从入学到毕业，教师教什么，学生学的如何，这一系列教学活动的每一个环节，每一个进度都形成了不同形式的文件材料。由于教学工作烦琐、零碎，要注重日常形成的教学档案的收集，不能等到每年学期结束再收集，否则一些产生于日常教学之中的珍贵的第一手资料就会流失，再想弥补就会非常困难，而应贯穿于整个教育教学活动中，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和连续性。
教师的论文、著作、教研经验和成果、总结、教改方案，凝聚了无数教师辛勤的汗水，是衡量教师教研、科研最有份量的见证，是学校不同时期学术水平的总和，不仅为学校积累和保存了文化财富，也是学校实力的象征；教师公开课评价及其教案，是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施；听课记录为教师之间相互学习，相互促进提供了参考依据；教师学历、职称以及参加进修、培训的材料是教师业务水平的参考资料。师德的评价、综合技能评价、公开课（示范课）评价、教学反思、师徒结对、谈话记录、学生对教师评价等都是教学档案的重要内容。
（三）学生管理的文件材料是学校档案的重要组成部分
学校要全面推行素质教育，培养优秀专门人才，就要加强学生各方面的管理。
首先学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成的具有保存价值的记录，是学生毕业后第一份重要的人事档案。
其次，各个班级建立起学生在学校不同时期的表现、身体状况、学习情况、生活情况和心理健康情况的班级档案，这部份档案上有学习成绩、教师评语、自我鉴定，奖惩记录、心理状态记录等。学生可以通过在班级的个人档案了解自己不同时期的状态，充分认识自我，扬长避短，培养自信心，努力形成良好的个性品质，这些档案会全面反映学生的成长过程。
学生在各种比赛中获得的名次，能反映出教学质量的高低，要及时收集学生个人和团体在比赛中获得的证书。在收集的过程中还应注意收集实物材料，例如奖杯、奖旗、奖品等等，这对于学校自身形象和价值观建设有特殊的意义。把这些优秀学生的成就在适当的时候展示出来，即是对学生的一种教育，也是展示学校形象的生动教材。
学生档案管理应根据学校管理工作的规律，在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，完整齐全的学生管理档案能科学地、系统地为学校制定各项学生管理制度当好参谋。
（四）丰富的校园文化材料是学校档案中不可缺的部分
校园文化是在长期的教学、科研和日常活动中形成的一种特殊的文化，良好的学校文化赋予学校具有特色的教育教学风格，为学校教育教学工作的发展带来勃勃生机和活力，是学校档案中不可缺的重要内容。
学校文化建设的内容相当广泛，它既包括一切与学校文化建设有关的措施、制度和活动，也包括学校在教育教学工作实践中所形成的一种基本精神、凝聚力、行为准则等。
校园文化材料的收集要关注整个校园的物质文化、制度文化、精神文化，广泛收集校内外活动材料（包括班级与学生自身手头上的材料），从档案中反映出学校独具个性的文化氛围，最大范围内反映学校的文化风貌，反映校园的人文精神。
总之，学校档案的收集工作是一项艰巨繁杂的工作，在收集到带有其它单位共性的材料后，更要有计划、有重点地收集带有学校特点的档案材料，不断丰富学校的档案资源，发挥学校档案资源在学校建设中的作用，健全的档案材料对提高学校日常工作管理质量和提高工作效率有着重要的参考作用。
档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的。那么，资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。那么，怎样在档案管理中收集到具有学校特色的文件呢？
一、加强档案人才队伍的配备与培养，是学校档案收集工作的基础
学校档案在收集、保存、传递中体现着学校的文化特征，是学校珍贵的无形资产。要想多层次、多渠道地征集和收集档案资料，靠专职档案员是不能满足档案所需资料的，学校的专职档案员承担着组织、协调全校档案工作的职责，而档案的形成是靠各个部门的配合才能完成了，这就需要扩大兼职档案员的工作。要在学校的各个部门之中任命兼职档案员，他们可以对本部门所形成的文件材料及时归类和整理，使学校的各项活动都在档案中有记载。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受学校档案室的业务指导，又承担着本部门日常档案的收集、整理、移交归档工作。可以说，档案资料的收集齐全与否，除了领导的关心、重视外，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感，他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整，因此要加强对学校档案人员的培训工作，提高专职和兼职档案员的工作能力。
二、注重学校教学、管理特色，丰富学校档案收集工作的内容
档案的收集工作是整个档案工作的重要一环，收集工作做得好坏将直接影响学校档案工作的质量。只有抓住重点，才能做好档案的收集工作，只有不断地提高档案收集质量，才能保证档案的完整性、系统性。
就一所中专学校而言，档案门类与内容除了有与其他单位带共性的文书档案、会计档案及声像档案等外，更应有带学校特色的教育教学档案、学生管理档案等等。
（一） 办学方向的文件材料是学校档案的根本
有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力。学校档案人员，应充分发挥自己隶属校办公室的优势，对及时了解学校重大活动有着得天独厚的有利条件，要主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，积累学校发展历程的有关材料，收集学校优秀教职员工先进事迹报告的材料，要对这些材料有预见性，掌握它的形成规律。还有学校各部门依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的部门实施办法和工作细则；收集每年召开的教代会讨论研究教学发展方向及涉及到学校管理的讨论稿和定稿；收集党政领导班子学习教育法律法规、依法治校的会议记录和简报；收集学校之间进行自身形象和学术经验交流的文件。特别要在各项重大活动结束后，及时向有关部门的兼职档案员收集相应文件材料，其中图片、照片、录像等声像材料应请相关部门和人员做好文字说明。这些材料有一个共同特点是不能次年归档，而要随结随归，以保证档案收集的完整性和系统性。
（二） 教育教学文件材料是学校档案的主体
在教学活动中形成的教学档案材料，无疑是学校档案的一项重要内容。它综合反映了学校的教学工作成果，也是学校进行教学、教研和评估考核的依据和条件，是学校的重要财富。
教学活动离不开教师的教和学生的学，学生从入学到毕业，教师教什么，学生学的如何，这一系列教学活动的每一个环节，每一个进度都形成了不同形式的文件材料。由于教学工作烦琐、零碎，要注重日常形成的教学档案的收集，不能等到每年学期结束再收集，否则一些产生于日常教学之中的珍贵的第一手资料就会流失，再想弥补就会非常困难，而应贯穿于整个教育教学活动中，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和连续性。
教师的论文、著作、教研经验和成果、总结、教改方案，凝聚了无数教师辛勤的汗水，是衡量教师教研、科研最有份量的见证，是学校不同时期学术水平的总和，不仅为学校积累和保存了文化财富，也是学校实力的象征；教师公开课评价及其教案，是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施；听课记录为教师之间相互学习，相互促进提供了参考依据；教师学历、职称以及参加进修、培训的材料是教师业务水平的参考资料。师德的评价、综合技能评价、公开课（示范课）评价、教学反思、师徒结对、谈话记录、学生对教师评价等都是教学档案的重要内容。
（三）学生管理的文件材料是学校档案的重要组成部分
学校要全面推行素质教育，培养优秀专门人才，就要加强学生各方面的管理。
首先学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成的具有保存价值的记录，是学生毕业后第一份重要的人事档案。
其次，各个班级建立起学生在学校不同时期的表现、身体状况、学习情况、生活情况和心理健康情况的班级档案，这部份档案上有学习成绩、教师评语、自我鉴定，奖惩记录、心理状态记录等。学生可以通过在班级的个人档案了解自己不同时期的状态，充分认识自我，扬长避短，培养自信心，努力形成良好的个性品质，这些档案会全面反映学生的成长过程。
学生在各种比赛中获得的名次，能反映出教学质量的高低，要及时收集学生个人和团体在比赛中获得的证书。在收集的过程中还应注意收集实物材料，例如奖杯、奖旗、奖品等等，这对于学校自身形象和价值观建设有特殊的意义。把这些优秀学生的成就在适当的时候展示出来，即是对学生的一种教育，也是展示学校形象的生动教材。
学生档案管理应根据学校管理工作的规律，在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，完整齐全的学生管理档案能科学地、系统地为学校制定各项学生管理制度当好参谋。
（四）丰富的校园文化材料是学校档案中不可缺的部分
校园文化是在长期的教学、科研和日常活动中形成的一种特殊的文化，良好的学校文化赋予学校具有特色的教育教学风格，为学校教育教学工作的发展带来勃勃生机和活力，是学校档案中不可缺的重要内容。
学校文化建设的内容相当广泛，它既包括一切与学校文化建设有关的措施、制度和活动，也包括学校在教育教学工作实践中所形成的一种基本精神、凝聚力、行为准则等。
校园文化材料的收集要关注整个校园的物质文化、制度文化、精神文化，广泛收集校内外活动材料（包括班级与学生自身手头上的材料），从档案中反映出学校独具个性的文化氛围，最大范围内反映学校的文化风貌，反映校园的人文精神。
总之，学校档案的收集工作是一项艰巨繁杂的工作，在收集到带有其它单位共性的材料后，更要有计划、有重点地收集带有学校特点的档案材料，不断丰富学校的档案资源，发挥学校档案资源在学校建设中的作用，健全的档案材料对提高学校日常工作管理质量和提高工作效率有着重要的参考作用。