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【摘要】本文对建设工程质量检测档案管理的几个关键问题进行分析，并提出相应对策，从而达到科学地进行档案管理。
关键词：工程质量检测；档案；管理；对策
【 abstract 】 this paper construction engineering quality test of the archives management of the several key problems are analyzed, and corresponding countermeasures, so as to achieve the science to the archives management.
Keywords: engineering quality test; File; Management; countermeasures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
近几年，计算机和网络等电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，建设工程质量检测机构的检测业务也已完全实现电脑自动化，从接收样品、样品检测、报告出具以及报告的发放、留存已完全不使用纸和笔，检测数据自动采集，报告自动生成，因而随着纸质文件的产生，同时产生了大量的电子文件。
《山东省建设工程质量检测机构检测档案管理办法》明确规定：“档案可以纸张和电子两种不同载体形式分别进行归档。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。”传统的纸质文件档案按照传统的方法进行管理，要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在管理上的几个关键问题。
一、电子档案的格式问题
我们公司是集建筑工程、水运工程和公路工程检测于一身的检测机构，三个检测资质归属于不同的管理部门进行管理，检测工作所用的应用软件分别来自三家不同的软件公司，因此形成的电子文件格式也不相同。
二、电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其内容与形式是相对独立的，不仅内容易于产生变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
三、电子档案的存储、载体的保护技术问题
电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,气温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。房间潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有二氧化硫（SO2）、硫化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。有些灰尘因为能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用，同时灰尘落在电子文件保存载体上，还有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案室中常见的霉菌约有50余种，霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
四、电子档案的长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步以及电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现阶段形成时所依赖的技术，在未来却往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他单位档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
(一)建立电子档案统一接收数据格式，按照山东省建设部门的要求建立统一的电子档案模板，统一文件类型和文件格式，定期参加省市组织的各种档案管理培训班，做到能够熟练运用模板和各种管理软件。
(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。
1、采集背景信息和原数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
3、消息认证。电子文件的使用者非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者的这个疑虑，比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。
4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。
5、防火墙。这是一种访问控制技术，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应网络通信监控系统来监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和代理服务等。
6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（ＣＤ－ＲＯＭ）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（ＷＲＯＭ）可供使用者一次寫入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。
3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。
5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。
6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
7、定期拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
(四)采用统一、通用的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为统一、通用的格式，为使现在的电子档案能够更好的被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。
(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时则连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。
关键词：工程质量检测；档案；管理；对策
【 abstract 】 this paper construction engineering quality test of the archives management of the several key problems are analyzed, and corresponding countermeasures, so as to achieve the science to the archives management.
Keywords: engineering quality test; File; Management; countermeasures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
近几年，计算机和网络等电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，建设工程质量检测机构的检测业务也已完全实现电脑自动化，从接收样品、样品检测、报告出具以及报告的发放、留存已完全不使用纸和笔，检测数据自动采集，报告自动生成，因而随着纸质文件的产生，同时产生了大量的电子文件。
《山东省建设工程质量检测机构检测档案管理办法》明确规定：“档案可以纸张和电子两种不同载体形式分别进行归档。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。”传统的纸质文件档案按照传统的方法进行管理，要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在管理上的几个关键问题。
一、电子档案的格式问题
我们公司是集建筑工程、水运工程和公路工程检测于一身的检测机构，三个检测资质归属于不同的管理部门进行管理，检测工作所用的应用软件分别来自三家不同的软件公司，因此形成的电子文件格式也不相同。
二、电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其内容与形式是相对独立的，不仅内容易于产生变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
三、电子档案的存储、载体的保护技术问题
电子档案的载体材料是磁性物质和光盘，光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,气温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。房间潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有二氧化硫（SO2）、硫化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。有些灰尘因为能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用，同时灰尘落在电子文件保存载体上，还有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案室中常见的霉菌约有50余种，霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
四、电子档案的长期可读性问题
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步以及电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现阶段形成时所依赖的技术，在未来却往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他单位档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
(一)建立电子档案统一接收数据格式，按照山东省建设部门的要求建立统一的电子档案模板，统一文件类型和文件格式，定期参加省市组织的各种档案管理培训班，做到能够熟练运用模板和各种管理软件。
(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。
1、采集背景信息和原数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
3、消息认证。电子文件的使用者非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者的这个疑虑，比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。
4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。
5、防火墙。这是一种访问控制技术，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应网络通信监控系统来监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和代理服务等。
6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（ＣＤ－ＲＯＭ）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（ＷＲＯＭ）可供使用者一次寫入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。
3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。
5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。
6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
7、定期拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
(四)采用统一、通用的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为统一、通用的格式，为使现在的电子档案能够更好的被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。
(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时则连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。