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摘要：单位档案信息化的建设是一项长远的发展任务，在信息高速发展的今天，是档案工作必须要面对的严峻挑战。档案管理部门应认清社会形势的变化，通过学习现代化信息技术和先进的管理理念来逐步完善档案信息化建设举措，加强各项事务管理，促使档案信息化建设的逐步落实。
关键词：档案管理；信息化建设；现状；措施
中图分类号：G271文献标识码： A
档案管理信息化是指以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式代替原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。档案实体的信息化，能够使单位的档案管理效益得到提高。相对于纸质档案来说，电子档案更易于查询、修改以及保存，同时，还能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率大大提高，从而也降低了档案管理的成本。
1、单位档案信息化建设的特点及趋势
1.1 电子档案本身的特点
一直以来，事业单位的档案管理都是以纸质记录为主，在档案的管理过程中还要考虑保存环境，比如防霉防蛀，而且档案的保存环境还需要有一定的标准，对环境湿度有很高的要求。而事业单位将纸质档案进行电脑扫描处理做成电子档案，其优点是可以避免纸质档案因为频繁被查阅而受空气化学因素影响变得老化，方便人们在查询档案时直接上网查询电子档案。电子档案具有以下的特点：1.可复制性。电子档案没有原件这一观念，其可不断的复制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。2.操作方便。电子档案的改动很方便，而且不留痕迹，保证了档案页面的整洁。3.实现资源共享。通过计算机系统，一份档案可以同时异地多人使用，提高了档案的使用价值。
1.2 电子档案的使用优势
在传统的事业单位档案管理体制下，要想查阅档案，其手续办理过程极其复杂，必须要申请批准才能到档案室查询，而纸质档案在多次的翻查中，会接触到空气，易于老化，也可能会因为人员的疏忽而将档案的顺序打乱，给档案的后续管理造成困扰。而信息化档案管理可以很好的解决上述问题。即需要翻查档案的人用网络来登录档案室，并在网上搜索档案，浏览电子档案。这样，翻查电子档案既不会损坏档案，更不会打乱档案的归档和排列。所以，电子档案的管理比传统档案管理具有更大的好处。
1.3 档案信息化建设的趋势
当前，事业单位正在推行办公自动化，而档案管理信息化建设正符合这一发展要求。事业单位通过建立档案信息网站，实现数字化档案馆的建设，使得档案以数字形式出现在网络世界，将持续推动事业单位的档案管理水平走向新的高度。国家档案局发布的《纲要》里面对有关档案信息化建设进行了具体的阐述。各地档案部门要在档案信息化建设中投入精力，利用电子政务工程建立服务党政机关的档案目录信息中心，面向社会建立服务大众的档案网站，建设档案工作信息网，有目标、有计划的建立档案信息数字化服务平台，将“总体规划、统一标准、立足长远、分布实施、安全保密”的理念，借鉴一切先进的档案信息化建设经验，不断完善数字化档案馆的建设，实现事业单位档案信息化建设的重大突破。
2、当前高校档案信息化建设中存在的问题
2.1高校档案信息化建设认识不足。高校档案信息化建设是不可更改的发展趋势，是提高高校管理水平的重要手段，但在进行档案信息化建设过程中仍然存在诸多问题，其中之一就表现在对于信息化建设的重要性认识不足，信息化建设项目没有得到相关管理层的重视。高校档案信息化建设的关键在于管理高层的重视，在高层的重视与引导下，能够很容易实现信息化建设中所需要的各种资金、技术支持。
22高校档案信息化建设队伍落后。高校档案信息化建设需要一个由专业的、全能型的人才构成的队伍来完成，该支队伍不仅具备了从事档案信息化建设所必需的各种专业技能和知识，熟悉档案管理的各项流程、具备扎实的档案管理理论，而且能够熟练运用计算机软件操作系统、具备较强的手工操作能力，能够独立面对高校档案信息化建设中所遇到的种种问题。
2.3高校档案信息化建设缺乏统一、有效的管理标准。实施高校档案信息化建设必然要遵循一定的管理标准，才能够保证建设任务的顺利推进。但当前各大高校在进行档案信息化建设的过程中，始终没有形成一套固定的、有效的管理标准，而是根据各部门人员的工作经验制定的某种具有广泛共识性的规范；某些高校在进行档案信息化建设过程中采用自行开发、引进的方式的来完成档案管理系统的构建，如后勤事务管理系统、人事档案等，从而造成了各个部门之间独立、分散的档案管理模式，不利于高校档案资料的集中、有效管理。
2.4高校档案信息化建设缺乏相应的资金及设备投入。高校档案信息化建设过程中，始终存在着资金、设备投入不足的现象，严重影响了高校档案信息化建设的推进。高校档案硬件设备投入不足，缺乏统一、有效、规范化的管理，如加固器、档案钻孔机、档案除湿器等设备是高校档案信息化建设中必不可少的东西，但由于资金投入不足，导致这些机器设备并不能够及时应用于高校档案的信息化建设中。在缺乏足够的资金支持的情况下，高校档案检索工具落后，导致档案的检索费时费力、效率低下，不利于档案信息资源及时、快速的被查找；另外资金不到位，纸质档案也无法实现全部的电子化存储，在高校电脑系统中不能够查找到全部的、最新的或最原始的档案资料。
3、加强高校档案信息化建设的措施
3.1加强对档案信息化建设的重视，保证信息化建设顺利推进。高校档案信息化建设必须受到重视才能够保证建设项目的顺利开展和落实。高校档案信息化建设质量的好坏直接取决于高层对于档案信息化建设工程重要性的认识程度。因此，必须从多个方面加强和引起高校管理高层对于档案信息化建设重要性的肯定，并给予大力支持。只有获得了高层对于档案信息化建设的重视，才会在人力、物力、财力等方面给予必要的支持和投入，档案信息化建设过程中所需要的种种资金和设备才能够得到落实，进而更好的服务于高校的日常业务。
3.2改善档案的软硬件设施建设。高校档案信息化建设中最重要的就是软硬件设施的建设，它对于实现档案资源的现代化管理具有重要意义。纸质档案在重复利用过程中往往会发生载体受损而引起的档案信息数据丢失、不全的现象，无法保证档案信息资源的原始性和可持续利用，因而必须实现档案信息资料的信息化建设，对于纸质档案信息资料进行数字化扫描、复制为电子档案，以计算机方式实现档案资料的借阅和查询，以有效减少纸质档案的重复使用中所产生的种种损坏，延长纸质档案保管和使用的寿命，做到对原始档案的合理、科学保护。
3.3加强人才引进，提高档案信息化建设队伍水平。人才队伍建设对于档案信息化建设具有重要意义，高素质的人才队伍是实现档案信息化管理的保证，因而高校在进行档案信息化建设过程中必须加强人才引进，保证有专业型的人才负责高校档案管理。高校必须加强对档案管理人才的引入与培养，定期组织档案管理人员参与业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质、服务水平。
4、总结
总之，高校档案信息化建设是顺应时代发展潮流，提高高校整体管理水平的重要措施之一。基于目前高校档案信息化建设中存在的对档案信息化建设认识不足、建设队伍落后、建设缺乏统一、有效的管理标准、建设缺乏相应的资金及设备投入等问题，提出加强对档案信息化建设的重视，改善档案的软硬件设施建设，加强人才引进，提高档案信息化建设队伍水平，保证信息化建设顺利推进等措施有助于实现资料的统一、科学管理，从而更好的为教职工服务，保证教学和科研等各项工作顺利实施，促进高校管理水平进一步提升。
【参考文献】
[1] 蒋洪涛 ； 档案信息化建设中存在的问题及对策 [J]； 滁州学院学报 ；2006 年 04 期
[2] 刘蓬春 ， 栾峰 ； 对档案信息化建设的几点思考 [J]； 烟台教育学院学报 ；2004 年 01 期
[3] 代春輝 ； 单位人事档案管理浅谈 [J]； 才智 ；2011 年 19 期
关键词：档案管理；信息化建设；现状；措施
中图分类号：G271文献标识码： A
档案管理信息化是指以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式代替原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。档案实体的信息化，能够使单位的档案管理效益得到提高。相对于纸质档案来说，电子档案更易于查询、修改以及保存，同时，还能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率大大提高，从而也降低了档案管理的成本。
1、单位档案信息化建设的特点及趋势
1.1 电子档案本身的特点
一直以来，事业单位的档案管理都是以纸质记录为主，在档案的管理过程中还要考虑保存环境，比如防霉防蛀，而且档案的保存环境还需要有一定的标准，对环境湿度有很高的要求。而事业单位将纸质档案进行电脑扫描处理做成电子档案，其优点是可以避免纸质档案因为频繁被查阅而受空气化学因素影响变得老化，方便人们在查询档案时直接上网查询电子档案。电子档案具有以下的特点：1.可复制性。电子档案没有原件这一观念，其可不断的复制性，是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。2.操作方便。电子档案的改动很方便，而且不留痕迹，保证了档案页面的整洁。3.实现资源共享。通过计算机系统，一份档案可以同时异地多人使用，提高了档案的使用价值。
1.2 电子档案的使用优势
在传统的事业单位档案管理体制下，要想查阅档案，其手续办理过程极其复杂，必须要申请批准才能到档案室查询，而纸质档案在多次的翻查中，会接触到空气，易于老化，也可能会因为人员的疏忽而将档案的顺序打乱，给档案的后续管理造成困扰。而信息化档案管理可以很好的解决上述问题。即需要翻查档案的人用网络来登录档案室，并在网上搜索档案，浏览电子档案。这样，翻查电子档案既不会损坏档案，更不会打乱档案的归档和排列。所以，电子档案的管理比传统档案管理具有更大的好处。
1.3 档案信息化建设的趋势
当前，事业单位正在推行办公自动化，而档案管理信息化建设正符合这一发展要求。事业单位通过建立档案信息网站，实现数字化档案馆的建设，使得档案以数字形式出现在网络世界，将持续推动事业单位的档案管理水平走向新的高度。国家档案局发布的《纲要》里面对有关档案信息化建设进行了具体的阐述。各地档案部门要在档案信息化建设中投入精力，利用电子政务工程建立服务党政机关的档案目录信息中心，面向社会建立服务大众的档案网站，建设档案工作信息网，有目标、有计划的建立档案信息数字化服务平台，将“总体规划、统一标准、立足长远、分布实施、安全保密”的理念，借鉴一切先进的档案信息化建设经验，不断完善数字化档案馆的建设，实现事业单位档案信息化建设的重大突破。
2、当前高校档案信息化建设中存在的问题
2.1高校档案信息化建设认识不足。高校档案信息化建设是不可更改的发展趋势，是提高高校管理水平的重要手段，但在进行档案信息化建设过程中仍然存在诸多问题，其中之一就表现在对于信息化建设的重要性认识不足，信息化建设项目没有得到相关管理层的重视。高校档案信息化建设的关键在于管理高层的重视，在高层的重视与引导下，能够很容易实现信息化建设中所需要的各种资金、技术支持。
22高校档案信息化建设队伍落后。高校档案信息化建设需要一个由专业的、全能型的人才构成的队伍来完成，该支队伍不仅具备了从事档案信息化建设所必需的各种专业技能和知识，熟悉档案管理的各项流程、具备扎实的档案管理理论，而且能够熟练运用计算机软件操作系统、具备较强的手工操作能力，能够独立面对高校档案信息化建设中所遇到的种种问题。
2.3高校档案信息化建设缺乏统一、有效的管理标准。实施高校档案信息化建设必然要遵循一定的管理标准，才能够保证建设任务的顺利推进。但当前各大高校在进行档案信息化建设的过程中，始终没有形成一套固定的、有效的管理标准，而是根据各部门人员的工作经验制定的某种具有广泛共识性的规范；某些高校在进行档案信息化建设过程中采用自行开发、引进的方式的来完成档案管理系统的构建，如后勤事务管理系统、人事档案等，从而造成了各个部门之间独立、分散的档案管理模式，不利于高校档案资料的集中、有效管理。
2.4高校档案信息化建设缺乏相应的资金及设备投入。高校档案信息化建设过程中，始终存在着资金、设备投入不足的现象，严重影响了高校档案信息化建设的推进。高校档案硬件设备投入不足，缺乏统一、有效、规范化的管理，如加固器、档案钻孔机、档案除湿器等设备是高校档案信息化建设中必不可少的东西，但由于资金投入不足，导致这些机器设备并不能够及时应用于高校档案的信息化建设中。在缺乏足够的资金支持的情况下，高校档案检索工具落后，导致档案的检索费时费力、效率低下，不利于档案信息资源及时、快速的被查找；另外资金不到位，纸质档案也无法实现全部的电子化存储，在高校电脑系统中不能够查找到全部的、最新的或最原始的档案资料。
3、加强高校档案信息化建设的措施
3.1加强对档案信息化建设的重视，保证信息化建设顺利推进。高校档案信息化建设必须受到重视才能够保证建设项目的顺利开展和落实。高校档案信息化建设质量的好坏直接取决于高层对于档案信息化建设工程重要性的认识程度。因此，必须从多个方面加强和引起高校管理高层对于档案信息化建设重要性的肯定，并给予大力支持。只有获得了高层对于档案信息化建设的重视，才会在人力、物力、财力等方面给予必要的支持和投入，档案信息化建设过程中所需要的种种资金和设备才能够得到落实，进而更好的服务于高校的日常业务。
3.2改善档案的软硬件设施建设。高校档案信息化建设中最重要的就是软硬件设施的建设，它对于实现档案资源的现代化管理具有重要意义。纸质档案在重复利用过程中往往会发生载体受损而引起的档案信息数据丢失、不全的现象，无法保证档案信息资源的原始性和可持续利用，因而必须实现档案信息资料的信息化建设，对于纸质档案信息资料进行数字化扫描、复制为电子档案，以计算机方式实现档案资料的借阅和查询，以有效减少纸质档案的重复使用中所产生的种种损坏，延长纸质档案保管和使用的寿命，做到对原始档案的合理、科学保护。
3.3加强人才引进，提高档案信息化建设队伍水平。人才队伍建设对于档案信息化建设具有重要意义，高素质的人才队伍是实现档案信息化管理的保证，因而高校在进行档案信息化建设过程中必须加强人才引进，保证有专业型的人才负责高校档案管理。高校必须加强对档案管理人才的引入与培养，定期组织档案管理人员参与业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质、服务水平。
4、总结
总之，高校档案信息化建设是顺应时代发展潮流，提高高校整体管理水平的重要措施之一。基于目前高校档案信息化建设中存在的对档案信息化建设认识不足、建设队伍落后、建设缺乏统一、有效的管理标准、建设缺乏相应的资金及设备投入等问题，提出加强对档案信息化建设的重视，改善档案的软硬件设施建设，加强人才引进，提高档案信息化建设队伍水平，保证信息化建设顺利推进等措施有助于实现资料的统一、科学管理，从而更好的为教职工服务，保证教学和科研等各项工作顺利实施，促进高校管理水平进一步提升。
【参考文献】
[1] 蒋洪涛 ； 档案信息化建设中存在的问题及对策 [J]； 滁州学院学报 ；2006 年 04 期
[2] 刘蓬春 ， 栾峰 ； 对档案信息化建设的几点思考 [J]； 烟台教育学院学报 ；2004 年 01 期
[3] 代春輝 ； 单位人事档案管理浅谈 [J]； 才智 ；2011 年 19 期