试谈档案现代化管理

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  摘 要:本文针对档案的现代化管理的论题。阐明了档案的现代化管理的含义及具体要求;指出了档案现代化管理基本条件;论述了档案的现代化管理对档案管理工作者的要求。
  关键词:档案管理;创新观念;现代化
  档案现代化管理就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题,使管理工作更趋于完善。 我国档案管理历史悠久,源远流长,它客观真实地记载人类文明的历程,是人类智慧的结晶,对我国政治经济的繁荣发展有着不可磨灭的贡献。随着科学技术的发展,我国档案管理也一步步迈向现代化。档案的现代化管理表现在新技术的运用,信息化的发展,电子文档的产生,新思想新方法的出现等。
  一、档案的现代化管理内涵及具体要求
  档案现代化管理实在传统的档案管理的基础上发展起来的,充分利用新的计算机技术等科学技术的信息管理。档案的现代化管理是以现代管理科学为指导,应用现代化的管理方法和手段,充分采取先进技术和设备,对档案管理的传统方法和做法进行改革,使档案管理工作逐步实现系统化,定量化,信息化,智力化。
  (1)先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术,是现代化的物化表现,是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划,使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上,要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性,这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。
  (2)档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里,不为人知,档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源,将馆(室)藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势,它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源,档案信息化的建设是当前和今后一個时期各级档案部门和一个重点工作,实现信息资源共享,发挥档案信息的规模优势和综合实力,提高档案的利用率,打破时空界限。
  (3)档案的现代化管理对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理,形成社会信息的档案化,实现档案信息为公众服务的零时差,推动社会经济文化发展。
  (4)电子文件大量产生,现代科技的日新月异。不断涌现各种新型的信息载体,(图文声像)这就需要档案工作者能及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多,电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演越来越重要的角色。电子文件种类多,范围广,电子文件归档和电子档案长期保存问邮展日益突出。确保电子文件的原始性,真实性可靠性等安全技术(如加密技术,签署技术,消息认证,身份验证防火墙等)显得特别重要。
  (5)档案的现代化管理还体现在管理方法的现代化上。档案的现代化管理依托的是先进的技术设备,与传统的档案管理有很大不同,这就需要我们以开放的思想和心态,不断引进相关学科的新技术,新方法,新理论,改善,完善,充实档案管理,让档案管理充满活力和生机,紧随现代化步伐,推陈出新,探索一条通往现代化档案管理的新路。
  (6)档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用,网络化的发展是信息时代档案管理标志。要不断提高档案管理工作网络化水平,同时要结合办公自动化,逐步建设和完善建设档案部门内部的局域网(内网),依托党政公务网建设区域性档案目录信息网(专网),以国际互联网构架公共档案信息网(外网),最后构建形成区域性的,以至全国性的档案工作信息网。
  二、档案现代化管理基本条件
  档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法,在新的形势下产生了一系列问题,档案管理的现代化已成为一种必然趋势。
  (1)科学的管理理念和机制,具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。
  (2)数据准备,具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。
  (3)设备技术条件,一是要选择适用的计算机技术装置,二是档案现代化管理专业人员的配备。
  但档案管理中使用现代化条件与设备比其它行业略落后一些。因此,提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的,我们的目标是要实现与国际先进水平接轨,要实现这一目标就必须创新观念,实现档案工作的持续健康发展。
  三、档案的现代化管理对档案管理工作者的要求
  (1)增强现代化意识。增强现代化意识,就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中,档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念,与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下,从实际出发,总结经验,大胆探索和改革,全面推进科学管理,形成和强化现代化管理意识。
  (2)调整知识结构,掌握多种技能。实现档案管理现代化,要求工作人员相应的调整自身的知识结构,形成一支有较高的知识化和专业化水平的队伍。建造多元化知识结构,全面系统地掌握档案专业知识,学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识,尤其是电子计算机、光学等学科知识,训练和培养出复合型专业人才,有效的提高档案工作人员的素质,适用现代化的需要。
  (3)开展计算机普及教育。鉴于信息时代档案管理与计算机应用的不可分割的关系,档案部门内部工作人员都会与计算机发生不同程度的联系,因此在档案工作人员中普及计算机知识显得尤为重要。通过有针对性和实用性的计算机知识普及教育,较好的促进档案工作人员工作能力和业务水平的提高。
  我国档案管理现代化水平的提高,通过借鉴国外的先进经验和进步成果,取人之长,补己之短,抓住计算机技术革命带来的良好机遇,不断提高档案工作人员的业务素质和技能。运用现代化技术手段,运用现代科学管理,提高档案管理效率和质量,提高了档案管理工作的时效和立卷管理水平,要求档案管理工作者既要懂专业知识,又要懂信息技术,先进的技术,科学的管理方法,严谨的专业知识,高素质的档案管理工作者将会进一步推动档案管理工作向现代化进军。
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