档案是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低等问题不断凸显。随着时代发展和社会进步，计算机技术被广泛地应用于档案管理工作当中，解决了存储难、运输难、查找难等难题。迁西县档案馆从搭建平台、强化管理入手，实现了档案管理数字化，档案管理工作事半功倍、顺畅高效。笔者认为有几点经验值得借鉴。
　　首先是完善硬件，搭建数字化存储平台。档案是一种能被传输、传达的信息，它是以文件、图像等载体体现出来的信息。如今，我国的网络技术水平不断提高，档案管理的数字化必然要依靠科学技术的发展来实现。迁西县档案馆从实际出发，本着档案信息系统运行稳定、功能完善、使用方便、馆室共建、资源共享的工作思路，于2007年投资181万元启动档案数字化工程，购置了3台服务器，磁盘阵列1套，交换机、路由器各2台，UPS电源1套、摄像机、照相机、刻录机各1台、扫描仪6台、打印、复印机各2台，投影仪1台，所有设备都是知名品牌，高标配置。组建了 “三网、四库、三个平台”，“三网”是档案（局）馆局域网，党政网、因特网，“三网”均采用物理隔离，保证了档案信息的绝对安全。“四库”是馆藏档案目录数据库、档案数字全文数据库、照片档案数据库和多媒体文件数据库。“三个平台”是档案数据综合管理平台、档案在线接收指导平台、档案信息检索服务平台。实现了县档案局（馆）与县直单位、乡镇档案室之间档案数据的“网上传输、网上检查、网上指导、网上查询利用”，做到了馆藏档案数字化、档案管理在线化、档案服务网络化。
　　其次是建立数字信息档案馆，馆藏档案实现数字化。为确保数字档案馆质量和服务能力，迁西县档案局经过调研，制定了严谨的《档案数字化建设实施方案》和科学的档案数字化加工处理工序，主要流程包括档案出库、档案整理、目录校对、扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、总质检、数据备份、档案装订等，制定了严格的档案保密制度、档案数字化工程工作制度，采取了员工持牌上岗，安装监控设备，详细办理出入库手续等措施，保证了实体档案在数字化加工过程中的安全、完整，同时专门派5人对数字化过程中的目录校对、图像质量、数据挂接等逐条逐页进行质检，从而保证了档案目录数据的正确性、图像与目录挂接的准确性、数据存放的安全性，确保了数字化档案馆质量。共扫描档案500万页，校对、增录、修改目录53万条，馆藏各门类档案、图书資料等全部实现了档案目录、档案全文检索，机检率100%，2007年12月，河北省档案数字化现场会在迁西召开。为确保数字档案馆数据安全，对扫描数据进行了多形式，多介质备份，从形式上，对原始扫描数据、编辑数据、单层PDF数据、双层PDF数据进行了备份。从介质上，采用了磁盘阵列、移动硬盘、光盘三种形式备份，另外还对这些数据特别安装了加密系统的移动硬盘进行了异地双套备份。与此同时，由于信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，建设复合型的管理队伍、提高档案管理人员的信息化意识就显得极为重要，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
　　第三，可持续发展是档案数字化的必需特征。数字档案馆建设是一项社会化的系统工程，必须协调联动、持续发展。在馆藏档案数字化基础上，为确保档案数字化实现可持续发展，迁西县又下大力量抓了县直单位和乡镇档案室的档案数字化工作，因为档案室档案数字化是档案馆数字化建设的重要基础，必须从电子文件归档抓起，从接收数字档案入手。加强电子档案管理，由于电子档案是数字档案的重要来源，结合年度文件归档检查和档案执法检查，对各立档单位电子档案管理工作进行严格督导检查，保证电子档案随时归档;再从数字档案接收入手， 2011年开始，在每年接收档案进馆工作中，文书档案、民生档案等全面实现了“双轨制”接收，即纸质档案、数字档案、电子档案一并接收。档案数字化的实现和网络平台的搭建，使迁西档案服务方式、服务手段、服务效能发生了历史性转折，实现了质的飞跃，服务效能全面提升。在服务方式上实现了由传统方式向现代方式的转变，即由原来的手工检索转变为微机检索，既可以目录检索又可全文检索;在利用方式上由单一化转向多元化。既可以查阅服务又可专题服务、信息服务、展览服务、网上服务，既可以域内服务又可互联网服务。
　　综上所述，正是由于迁西县档案馆在搭建数字信息平台上一步到位，在强化内部管理上一丝不苟，在促进档案管理数字化、信息化上一招不让，才使得整个档案管理系统和操作流程呈现出科学、高效、顺畅的良好局面。
　　（作者单位：迁西县档案局）