物业公司内部控制有效实施问题浅析

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  【摘 要】随着房地产市场的不断繁荣,物业管理行业蓬勃发展,但由于其属于服务性行业,具有劳动密集型强、相对技术含量低的特点,因此在日常经营中所面对的管理环境非常复杂且突发状况较多。物业公司应加强内部控制,建立完善的内部控制体制,建立健全的内控管理制度,真正做好物业公司风险防范工作,使公司能合理运用资金,防止资金的浪费和流失,避免出现财务风险,促进物业公司健康、稳定发展。
  【关键词】物业公司;内部控制;财务风险防范
  一、内部控制概念
  内部控制是指一个组织、企业或是经济单位在日常的经营活动中建立的一系列相互制约的组织形式和职责分工。内部控制的主要目标是通过建立科学、合理的内部控制制度来确保企业各项运营资产的安全、完整,提高企业经营活动的效率,是一个规划、实施、评估和调整的动态整合过程。因此,物业管理企业保证内部控制的有效性是十分必要的,其应加大对内部控制的重视程度,提高内部控制意识,完善企业内部控制氛围。
  二、物业公司实施内部控制的重要意义
  1.内部控制是我国物业公司面向现代化管理的必经之路
  作为现代内部管理的重要组成部分,内部控制的实行,能够保证企业在经营的过程中各项工作得以正常运行,能提高企业在经营管理过程中的效率。内部控制可以明确区分企业产权关系与责任,实现利益分配过程中的优化。
  2.内部控制是企业实现战略目标的重要途径
  日益复杂和不断变化的外部环境,导致物业管理行业间竞争加剧,使得我国物业管理企业的发展面临严峻的考验。战略目标的实现对企业来说具有十分重要的意义,能够引导企业明确未来的发展方向、实现经营目标。而内部控制的目标是通过合理配置资源,将分散的职能部门、流程等整合,为整个企业的顺畅运营提供保证,是实现公司战略目标的重要途径。
  三、物业公司内部控制现状
  1.物业公司的内部控制体系不健全
  内部控制制度是现代社会发展进步的一种管理模式的体现,是企业制度的进一步精细化与提高。但由于当前物业管理企业相对人员较多且员工素质相对不高,导致企业在内部控制制度设计、实施方面、业务流程管控方面、资产管理方面、财务收支等方面仍存在很多问题。物业管理企业没能结合自身发展现状,制定出可行并适合本公司实际发展状况的内部控制制度,而是借用和照搬其他企业已有的固定模式来管理,使得内部控制制度存在缺陷,降低了企业整体的管理水平,不利于企业的健康稳定发展。
  2.内部控制未得到重视
  物业管理公司普遍被认为是为开发商配套做后期服务的企业,其主要的工作内容就是常规的物业管理服务,如保洁、绿化、保安、小区内部公共设备设施维护等。这种观点使其将工作重点放在物业费、水电费催款上,而对于加强内部控制的重要性未加以重视,表现在:一方面是企业的管理者对内部控制不够重视,导致内部控制制度根本无法在企业内部落实,对公司的而言没有起到风险防范、业务流程改进等作用。另一方面,物业管理企业中财务人员的对财务内部控制不重视。由于高层管理者的不重视,也导致了公司的财务人员对于内部控制缺乏对其重要性认识,致使财务内部控制的理念没能够在公司的各项工作流程中得到广泛的传播应用,反映出企业的管理不规范、成本失控、费用超支等现象,未能真正发挥其应有的管理、监管、风险防范作用。
  3.财务内部控制执行不利,忽视奖惩激励
  由于物业管理企业发展历程较短,企业对内部控制不够重视,降低了财务人员的入职门槛,导致目前我国物业管理企业中财务人员素质水平普遍偏低,企业对财务人员的要求仅为完成简单的记账、报销等一些最基本的财务工作。同时企业内部不重视对于财务人员培训,再加上员工也缺乏主动学习的意识,导致企业内部财务管理水平偏低,不能建立科学、良好的业绩考核指标体系。因财务内部控制执行不利,致使物业管理企业的工作业绩不能准确的衡量,不能做到及时的奖励与惩罚。
  4.财务内部审计不完善、成本控制不科学
  目前绝大部分物业管理企业出于成本的考虑,并没有成立专门的审计部门,而是由财务部人员兼职担任审计工作,这不仅削弱了内部审计机构的客观性和独立性,也造成企业各部门对内部审计的普遍不重视,严重影响了内部审计质量。部分企业虽然有专门的审计部门,但其对企业各部门内部控制制度执行情况的检查流于形式,缺乏整套的考核与奖惩制度。
  四、物业公司有效实施内部控制的相关对策
  1.建立与完善物业企业内部控制制度
  针对当前物业管理企业内部控制中普遍存在的问题,为保证行业健康、稳定、可持续发展,物业管理企业应该依照国家的相关规定,结合行业的自身特点,建立适合自身企业发展的内部控制体系制度。让物业企业在实际工作中有制度可以及规范。于此同时,物业管理企业内部应该建立适合自身发展特点的内部控制组织架构,确保内部控制制度能在企业内部有效实施。同时,在内部控制制度实施的过程中,及时发现问题并解决问题,不断的改进、完善内部控制制度,以充分落实好经营自主权,形成一系列适应物业公司管理要求的管理体系和自我约束机制,规范企业的经营行为,促进物业管理公司的健康有序发展,使企业利益相关者利益达到最大化。
  2.加强内部控制的全员重视程度
  物业管理应全员思想统一、步调一致,保证内部控制实施的有效性。
  (1)物业管理企业的管理层尤其是高层管理者要提高对物业管理企业内部控制的重视程度,一定要转变物业管理是为房地产开发企业做配套管理的思想,拓宽企业发展思路,从资源、资金、内部控制等方面给与充足的配置,真正认识到物业管理企业在整个房地产行业的开发、销售及售后等各环节举足轻重的作用。
  (2)内部控制的实质为一项活动实施的动态过程,是企业内部全员参与的整体控制过程。既然控制活动贯穿于企业经营活动的每一项业务活动中,那么随之而来的风险防范也会涉及公司内部各部门的每个环节。对于物业管理企业而言,因为服务对象层次不同,且涉及面广泛,内容琐碎,容易出现很多突发问题,因此内部控制要在企业内部的各个方面及每个流程中得到全面有效的宣贯施行,必须要通过全体人员的共同参与,共同配合。同时,在内部控制实施的过程中,也需要全体人员共同努力群力群策,不断的研究、分析、改进,使内部控制体系在企业内部运作的能够起到更好的改善工程流程、程序,风险防范及规避等作用。   3.结合企业发展战略在执行过程中灵活应用,确保切实可行
  物业管理企业内部控制体系建立的最终目的是实现企业发展的战略目标,在内部控制实施的过程中,要根据物业管理企业自身发展的特点及行业发展的状况,及时对内部控制制度做出调整,符合行业的社会发展,因此物业管理企业内部控制体系必须是灵活的,随机应变的,并且是切实可行的,否则将成为阻碍企业实现战略目标的绊脚石。
  4.建立内部审计制度,奖惩挂钩
  为了更好的使内部控制制度在企业中发挥作用,应该在物业管理企业内部成立专门的独立于财务部门的内部审计管控部门。内部审计部门直接对公司的最高领导层负责,企业通过内部审计制度对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价,包括企业经营方针的贯彻执行情况、企业财务会计信息的真实性和可靠性、成本的有效控制、经营风险防范、各级管理人员的绩效、内控环节的协调情况等。同时公司各部门应该积极配合审计部门的审计工作,这样才能确保内部审计工作的顺利开展与实施。最后对内部审计结果做出及时的奖惩制度,以在企业内部形成良好的激励氛围,更利于企业的发展。
  5.加强成本控制管理
  物业管理企业属于服务性行业,成本控制管理也是内部控制管理的一个重要方面,对于一个物业公司来说其最重要的成本支出是人工成本支出和经营费用的支出,因此物业管理企业应该建立全员成本控制制度。其首先应建立科学的财务管理制度,明确企业成本控制目标,培养全员节流意识,使所有单位和部门都重视成本管理,其次应通过对人力资源的科学、合理、有效整合,激发员工潜能,合理搭配岗位人员配置,降低人工成本。最后应加强职业道德培训及专业技能培训,提高员工整体综合素质,打造一支爱岗敬业、技术精通、高素质复合型人才队伍,通过强化成本意识,建立全员成本管控,不断提高物业管理企业的服务质量和工作效率。
  五、结束语
  随着物业管理行业的稳步发展、日益成熟,其面临着优良的发展机遇,同时也将面临激烈的同业竞争,内部控制成为保证企业持续运营、获得竞争优势的关键。为使物业管理企业在激烈的市场竞争中利于不败之地,物业管理企业应加强自身的内部控制,通过一系列有力措施,完善内部控制体系。物业管理企业只有使内部控制合理有效,企业内部科学管理,才能使企业在市场竞争中具有优势;只有这些体系充分发挥引导、促进作用,物业管理企业才能实现可持续发展。
  参考文献:
  [1]施新燕.物业管理企业内部控制探究[J].中国外资上半月,2013(12)
  [2]胡志勇.完善企业内部控制的对策及建议[J].辽宁行政学院学报杂志,2013(12)
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