论文部分内容阅读
摘要加强和完善内部控制制度一直是社会关注的重要问题，也是管理层力求解决的问题，本文针对现实中内部控制活动存在的典型问题进行分析，在分析基础上提出合理化建议，以期对实际工作带来一定的指导意义。
关键词 财务 内部控制 不相容职务
内部控制制度是企业财务管理的一项重要内容，是企业经营管理的“防火墙”和防范国民经济系统风险的“安全网”，如何构筑好这条“防火墙”、“安全网”是值得我们深思的一个重要问题。
我们知道，我国企业内部控制规范体系包括基本规范和配套指引，其《企业内部控制基本规范》已于2008年5月22日由财政部等五部委正式颁布并于2009年7月1日起执行，而做为内部控制体系重要内容的配套指引尚未发布。近日，财政部会计司司长刘玉廷在谈到2010年会计改革与管理工作的重要任务时指出：“当前要推进发布企业内部控制配套指引，做好内部控制规范体系实施准备工作，全面提升企业内部管理水平和风险防范能力。”根据这一要求，笔者结合工作实践，对企业财务工作中容易疏忽的问题，提出几点建议，以更好的完善财务内部控制体系。
一、分离不相容职务
不相容职务，是指同一单位中的由一个人或一个部门担任既有可能弄虚作假，又能够自己掩盖其舞弊行为的职务。通常情况下，钱、账、物由一个人来处理，容易出错。比如采购员兼保管员。采购员购物，容易取得假发票，然后用库里实物抵充，从中贪污现款等。所以，分离不相容职务，就是把钱、账、物分开来管。具体到财会人员，就是出纳与会计不能兼任。即钱、账分别由出纳、会计二人担任。一般钱款的收、付由出纳员负责，账目的登记由会计承担。
特别注意，出纳人员不得兼任会计档案保管工作，这一点是在实际中容易疏忽的问题。实际中领导与出纳关系处的比较融洽，查单子等由出纳去做，撇开会计。殊不知，这样做，为出纳舞弊大开方便之门。因为，档案由出纳保管，可以利用抽换单据，涂改记录等手段进行舞弊的行为。例如，抽出发票重新报销。所以，会计档案应有会计保管，有档案部门的年终交由档案部门管理。
再一个需要注意的是公章管理。公章管理是财务管理中最重要的内容之一。早在2004年网上就盛传着世界最牛的公章“五瓣章”，说的是贵州省锦屏县平秋镇圭叶村实行财务审核“五瓣章”，即将一枚财务审核章分成五瓣，由村民选举出的5名信任代表分别掌管一瓣，对任一笔经济业务经由五人审核认同后，五瓣章才能形成完整有效的印章，也就是说，如果5人中有一个成员不同意盖章，这项经济活动就不能完成。实施以来，效果很好。这种现象告诉我们，权力必须相互制衡这个道理。一般来说，单位财务公章由会计保管，财务负责人财务专用章由出纳保管，这样也可以起到互相牵制作用。
另外有一个值得讨论的问题是关于银行对帐单。现在大多数单位由出纳领取银行对帐单并编制存款余额调节表，我个人认为应由出纳领取会计编制，其主要目的是有效防止个人舞弊行为。如2007年7月媒体披露原郑州市惠济区迎宾路办事处副主任崔秋生贪污25.44万元征地款。主要是在2000年12月和2001年1月邙山区土地管理局分别拨付给古荥镇土地所征地款等共25.44万元，时任该所所长崔秋生将款项存入新开的存折账户自行管理支配，截止2001年9月30日，崔秋生累计自行取出25.47万元(含利息)，一直到2003年7月审计部门介入才发现。这是一个看似简单的贪污案例，但如果我们将其放入内部控制这个背景中去考察，足以看出制度的缺失。收到征地款要开具收据，收到的款项要通过银行转账，这样一笔资金在银行对账单上一目了然，稍加审核即能发现问题。所以，银行存款余额调节表的编制在财务管理中起着十分重要的作用，实际中要加强银行存款余额调节表的编制及管理工作。
二、确定规范的财务审批制度
财务审批的作用就是事前控制，它能够将一切不合理、不合法、不可行和不正确的财务业务制止在发生之前。也就是我们通常说的报销制度。
怎样才能确立规范的财务审批制度呢?
(1)适当授权与分权。对一个单位的主要领导来说，不应该把所有权力都集中在自己手里，必须对下属进行适当的授权。因为权力与责任是对等的，当领导把权力授给下属的同时，也把责任给了下属。如费用报销审批程序，先由费用开支的部门主管签字同意，部门主管的责任是确定该项费用开支的真实性及合法性，然后将凭证交财务人员审核，由财务人员核准其完整性、合理性、真实性、合法性以及数额的正确性，然后交主管财务领导签字审批。这样，部门主管确定的是费用的发生，财务人员确定的是凭证本身，单位财务领导是对整笔业务的批准，而不对数额加减对错负责。数额的对错，由财务人员复核把关。如果报账的凭证不合法、不完整或数额有差错，财务人员有权拒绝报账。这里要注意有权批准的人必须在规定的权限范围内行事，严禁越权审批的行为发生。
(2)未经审批的财务活动不能执行。这样可以保证单位的全部经济活动按确定的预算及方针、政策进行，保证了经济业务的合法性和正确性。实际中要避免先斩后奏的情况。
(3)财务活动经批准后应立即办理，在办理过程中必须严格按批准的标准办。如果发生了变化使活动不能继续下去，负责办理的财务人员应及时向单位领导请示汇报。
三、定期职务轮换
职务轮换是指每隔一段时间，如1年或2年，进行职务调换。职务轮换问题在其他领域已得到大多数领导的重视与肯定。但在财务人员的轮换上目前还没有引起高度重视。有些人干会计一干就是一辈子，做出纳一辈子就是出纳。这样做，实际中存在着很多弊端。因为，从内部控制角度来说，职工在某岗位时间长了，会比较熟悉内部控制漏洞所在，实施舞弊的可能性较大，而且由于没有其他人接替其工作，舞弊不容易暴露。如大家熟知的河北邯郸5100万现金被盗案，说的是2007年4月14日下午，河北邯郸农业银行发现金库里的5100万元现金被盗，案发五天后，犯罪嫌疑人农行邯郸分行现金管理中心的管库员34岁的任晓峰，37岁的马向景被抓获，当年9月19日，任晓峰、马向景终审被判死刑。这个案例引起我思考的是任晓峰在落网后写下了一份《关于银行金库管理制度的建议》，该建议共有12条，其中在严格执行规章制度中提到对重要岗位的人员应实行强制休假制度，在不事先通知的情况下，由领导监督交接工作。从这个建议可以看出，作为现金管理中心的管库员的任晓峰谙熟职务轮换的重要性，遗憾的是，银行并没有严格执行这方面的制度，最终给犯罪分子以可趁之机。
所以，单位有必要进行财务人员职务轮换，这样，一方面可以使担任有关轮换职务的人员认真工作，以高质量准备接替人员的检查；另一方面，轮换交接时，有关人员为了分清楚责任，必定要对移交的账册、凭证等资料进行复核检查，如果存在问题，很容易被发现和揭露出来，从而起到了控制作用；第三还有一个最重要的作用就是便于以后工作的相互监控，职务轮换后，各自都熟悉相互之间的工作，知道哪个环节容易出错，从而加强监控。目前，国外有一种带薪休假制度，我们可以借鉴。例如，美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周，在雇员休假期间，安排其他雇员暂时接替他的工作，其意图就是发现雇员可能存在的弊端。通过这种方式，舞弊被发现的概率会大大增加，相应地员工舞弊的动机则会大大减少。
西方思想家孟德期鸠告诉我们：“一切有权力的人都容易滥用权力，这是万古不易的一条经验。有权力的人往往使用权力一直到遇有界限的地方才休止。”内部制度本身就是要建立起这种权力的边界，规范权力行使的程序和方式，进而杜绝管理中的漏洞。当然，我们这里的不相容职务的分离、财务审批制度以及职务轮换等问题，仅仅是内部控制中与会计控制相关联的一小部分控制活动，除此之外，内部环境、风险评估，信息与沟通等也是内部控制不可缺少的要素，所有这些，需要我们去逐步完善。
关键词 财务 内部控制 不相容职务
内部控制制度是企业财务管理的一项重要内容，是企业经营管理的“防火墙”和防范国民经济系统风险的“安全网”，如何构筑好这条“防火墙”、“安全网”是值得我们深思的一个重要问题。
我们知道，我国企业内部控制规范体系包括基本规范和配套指引，其《企业内部控制基本规范》已于2008年5月22日由财政部等五部委正式颁布并于2009年7月1日起执行，而做为内部控制体系重要内容的配套指引尚未发布。近日，财政部会计司司长刘玉廷在谈到2010年会计改革与管理工作的重要任务时指出：“当前要推进发布企业内部控制配套指引，做好内部控制规范体系实施准备工作，全面提升企业内部管理水平和风险防范能力。”根据这一要求，笔者结合工作实践，对企业财务工作中容易疏忽的问题，提出几点建议，以更好的完善财务内部控制体系。
一、分离不相容职务
不相容职务，是指同一单位中的由一个人或一个部门担任既有可能弄虚作假，又能够自己掩盖其舞弊行为的职务。通常情况下，钱、账、物由一个人来处理，容易出错。比如采购员兼保管员。采购员购物，容易取得假发票，然后用库里实物抵充，从中贪污现款等。所以，分离不相容职务，就是把钱、账、物分开来管。具体到财会人员，就是出纳与会计不能兼任。即钱、账分别由出纳、会计二人担任。一般钱款的收、付由出纳员负责，账目的登记由会计承担。
特别注意，出纳人员不得兼任会计档案保管工作，这一点是在实际中容易疏忽的问题。实际中领导与出纳关系处的比较融洽，查单子等由出纳去做，撇开会计。殊不知，这样做，为出纳舞弊大开方便之门。因为，档案由出纳保管，可以利用抽换单据，涂改记录等手段进行舞弊的行为。例如，抽出发票重新报销。所以，会计档案应有会计保管，有档案部门的年终交由档案部门管理。
再一个需要注意的是公章管理。公章管理是财务管理中最重要的内容之一。早在2004年网上就盛传着世界最牛的公章“五瓣章”，说的是贵州省锦屏县平秋镇圭叶村实行财务审核“五瓣章”，即将一枚财务审核章分成五瓣，由村民选举出的5名信任代表分别掌管一瓣，对任一笔经济业务经由五人审核认同后，五瓣章才能形成完整有效的印章，也就是说，如果5人中有一个成员不同意盖章，这项经济活动就不能完成。实施以来，效果很好。这种现象告诉我们，权力必须相互制衡这个道理。一般来说，单位财务公章由会计保管，财务负责人财务专用章由出纳保管，这样也可以起到互相牵制作用。
另外有一个值得讨论的问题是关于银行对帐单。现在大多数单位由出纳领取银行对帐单并编制存款余额调节表，我个人认为应由出纳领取会计编制，其主要目的是有效防止个人舞弊行为。如2007年7月媒体披露原郑州市惠济区迎宾路办事处副主任崔秋生贪污25.44万元征地款。主要是在2000年12月和2001年1月邙山区土地管理局分别拨付给古荥镇土地所征地款等共25.44万元，时任该所所长崔秋生将款项存入新开的存折账户自行管理支配，截止2001年9月30日，崔秋生累计自行取出25.47万元(含利息)，一直到2003年7月审计部门介入才发现。这是一个看似简单的贪污案例，但如果我们将其放入内部控制这个背景中去考察，足以看出制度的缺失。收到征地款要开具收据，收到的款项要通过银行转账，这样一笔资金在银行对账单上一目了然，稍加审核即能发现问题。所以，银行存款余额调节表的编制在财务管理中起着十分重要的作用，实际中要加强银行存款余额调节表的编制及管理工作。
二、确定规范的财务审批制度
财务审批的作用就是事前控制，它能够将一切不合理、不合法、不可行和不正确的财务业务制止在发生之前。也就是我们通常说的报销制度。
怎样才能确立规范的财务审批制度呢?
(1)适当授权与分权。对一个单位的主要领导来说，不应该把所有权力都集中在自己手里，必须对下属进行适当的授权。因为权力与责任是对等的，当领导把权力授给下属的同时，也把责任给了下属。如费用报销审批程序，先由费用开支的部门主管签字同意，部门主管的责任是确定该项费用开支的真实性及合法性，然后将凭证交财务人员审核，由财务人员核准其完整性、合理性、真实性、合法性以及数额的正确性，然后交主管财务领导签字审批。这样，部门主管确定的是费用的发生，财务人员确定的是凭证本身，单位财务领导是对整笔业务的批准，而不对数额加减对错负责。数额的对错，由财务人员复核把关。如果报账的凭证不合法、不完整或数额有差错，财务人员有权拒绝报账。这里要注意有权批准的人必须在规定的权限范围内行事，严禁越权审批的行为发生。
(2)未经审批的财务活动不能执行。这样可以保证单位的全部经济活动按确定的预算及方针、政策进行，保证了经济业务的合法性和正确性。实际中要避免先斩后奏的情况。
(3)财务活动经批准后应立即办理，在办理过程中必须严格按批准的标准办。如果发生了变化使活动不能继续下去，负责办理的财务人员应及时向单位领导请示汇报。
三、定期职务轮换
职务轮换是指每隔一段时间，如1年或2年，进行职务调换。职务轮换问题在其他领域已得到大多数领导的重视与肯定。但在财务人员的轮换上目前还没有引起高度重视。有些人干会计一干就是一辈子，做出纳一辈子就是出纳。这样做，实际中存在着很多弊端。因为，从内部控制角度来说，职工在某岗位时间长了，会比较熟悉内部控制漏洞所在，实施舞弊的可能性较大，而且由于没有其他人接替其工作，舞弊不容易暴露。如大家熟知的河北邯郸5100万现金被盗案，说的是2007年4月14日下午，河北邯郸农业银行发现金库里的5100万元现金被盗，案发五天后，犯罪嫌疑人农行邯郸分行现金管理中心的管库员34岁的任晓峰，37岁的马向景被抓获，当年9月19日，任晓峰、马向景终审被判死刑。这个案例引起我思考的是任晓峰在落网后写下了一份《关于银行金库管理制度的建议》，该建议共有12条，其中在严格执行规章制度中提到对重要岗位的人员应实行强制休假制度，在不事先通知的情况下，由领导监督交接工作。从这个建议可以看出，作为现金管理中心的管库员的任晓峰谙熟职务轮换的重要性，遗憾的是，银行并没有严格执行这方面的制度，最终给犯罪分子以可趁之机。
所以，单位有必要进行财务人员职务轮换，这样，一方面可以使担任有关轮换职务的人员认真工作，以高质量准备接替人员的检查；另一方面，轮换交接时，有关人员为了分清楚责任，必定要对移交的账册、凭证等资料进行复核检查，如果存在问题，很容易被发现和揭露出来，从而起到了控制作用；第三还有一个最重要的作用就是便于以后工作的相互监控，职务轮换后，各自都熟悉相互之间的工作，知道哪个环节容易出错，从而加强监控。目前，国外有一种带薪休假制度，我们可以借鉴。例如，美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周，在雇员休假期间，安排其他雇员暂时接替他的工作，其意图就是发现雇员可能存在的弊端。通过这种方式，舞弊被发现的概率会大大增加，相应地员工舞弊的动机则会大大减少。
西方思想家孟德期鸠告诉我们：“一切有权力的人都容易滥用权力，这是万古不易的一条经验。有权力的人往往使用权力一直到遇有界限的地方才休止。”内部制度本身就是要建立起这种权力的边界，规范权力行使的程序和方式，进而杜绝管理中的漏洞。当然，我们这里的不相容职务的分离、财务审批制度以及职务轮换等问题，仅仅是内部控制中与会计控制相关联的一小部分控制活动，除此之外，内部环境、风险评估，信息与沟通等也是内部控制不可缺少的要素，所有这些，需要我们去逐步完善。