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[摘 要]合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅是企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证。因此，注重企业合同档案管理，发挥其重要作用就显得越发重要起来。为此笔者在对企业合同档案收集、分类及归档等进行分析的基础上，对合同档案工作中存在的问题进行探讨，并提出相关建议，旨在对合同档案管理工作有所参考。
[关键词]企业合同；档案管理
中图分类号：G635 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）04-0156-01
合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，是企业发展的重要参考凭证及企业文化的重要体现，对企业生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在企业经济工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为企业档案工作中的一项重要内容。为此，在对目前企业合同档案收集、分类及归档等进行分析的基础上，探讨了合同档案的各项问题，并提出一些看法，旨在为合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。
1、合同档案的收集工作
合同收集质量的好坏直接影响合同档案工作的质量。由于合同需要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，给合同档案收集、整理和组卷工作等造成很大难度。因此，为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，应当依照下列几点来进行：第一，正式合同文本签字仪式双方都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
就合同档案的分类而言，自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件等。随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作也由初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前数字化管理已经在很多档案馆得到了广泛推行，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档成为其中最为关键的环节。
企业合同档案的归档范围主要为合同准备前期文件包括：前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件：包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它等。
3、合同档案工作存在的问题与思考
3.1档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
3.2档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
4、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
4.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
4.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
4.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着发布年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
4.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。
结语
合同档案管理是合同管理制度和企业经营档案的重要组成部分，是维护法人单位合法权益的有力保障。可见合同档案管理的重要性，因此企业有必要加大资金投入，加强企业领导重视，最终将合同档案管理水平提升到一个更高的层次。
参考文献
[1] 邓仁全. 合同档案管理工作的问题和改进措施[D]. 企业文化， 2015，（09）.
[2] 魏廣科.企业合同档案管理问题浅析[J]. 知识经济， 2015，（11）.
[3] 张志拥. 加强合同档案管理 更好的为企业服务[J]. 青春岁月， 2016，（04）.
[关键词]企业合同；档案管理
中图分类号：G635 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）04-0156-01
合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，是企业发展的重要参考凭证及企业文化的重要体现，对企业生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在企业经济工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为企业档案工作中的一项重要内容。为此，在对目前企业合同档案收集、分类及归档等进行分析的基础上，探讨了合同档案的各项问题，并提出一些看法，旨在为合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。
1、合同档案的收集工作
合同收集质量的好坏直接影响合同档案工作的质量。由于合同需要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，给合同档案收集、整理和组卷工作等造成很大难度。因此，为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，应当依照下列几点来进行：第一，正式合同文本签字仪式双方都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
就合同档案的分类而言，自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件等。随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作也由初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前数字化管理已经在很多档案馆得到了广泛推行，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档成为其中最为关键的环节。
企业合同档案的归档范围主要为合同准备前期文件包括：前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件：包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它等。
3、合同档案工作存在的问题与思考
3.1档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
3.2档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
4、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
4.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
4.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
4.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着发布年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
4.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。
结语
合同档案管理是合同管理制度和企业经营档案的重要组成部分，是维护法人单位合法权益的有力保障。可见合同档案管理的重要性，因此企业有必要加大资金投入，加强企业领导重视，最终将合同档案管理水平提升到一个更高的层次。
参考文献
[1] 邓仁全. 合同档案管理工作的问题和改进措施[D]. 企业文化， 2015，（09）.
[2] 魏廣科.企业合同档案管理问题浅析[J]. 知识经济， 2015，（11）.
[3] 张志拥. 加强合同档案管理 更好的为企业服务[J]. 青春岁月， 2016，（04）.