论文部分内容阅读
摘 要：在市场经济飞速发展的时代，档案管理工作逐渐凸显了它的重要性。传统的档案管理模式，不仅花费的时间长，而且不能充分体现档案资料自身的价值，也已经不能满足人们提高工作效率的追求。所以我们要在思想上的给予足够重视，转变思维，不断改进工作方法，提高档案管理工作的效率。本文就对提高档案管理效率的意义和在管理过程中存在的问题进行简单概括，进而提出合理的解决措施。
关键词：档案管理；办公室；工作效率
一、提高管理效率的意义
办公室档案管理工作与单位其他各项工作的的正常运行有着密不可分的关系。办公室档案管理的工作内容主要是收集和保存资料，但是种类繁多的档案让工作人员面临着很大的压力。因此要采取合理的解决措施，在全面掌握档案内容的情况下，结合工作实际，安排专业的工作人员才能让档案的收集、分类和整理更加规范。也只有这样，才能提高办公室档案管理的效率，保证资料的完整性和真实性，为单位日后的发展打下坚实的基础。
二、分析档案管理存在的问题
（一）较差的管理意识
当前很多办公室的档案管理人员都不全是专业人员，有些是通过熟人托关系获得工作，有些则是单位指派内部一些快要退休或是怀孕的女性在岗位上从事此项工作，这些人没有得到有关管理方面的培训，自然也就也意识不到加强办公室档案管理的重要性。即使是工作也只是停留在表面上，并没有深层次的思考提高管理工作效率的其他路径，责任心也有待加强。众所周知，一个人的思想决定其行为，自然而然工作管理人员的管理意识也恰恰是影响提高办公室档案管理效率的重要因素。在实际的档案管理工作中，因为管理意识出现的问题层出不穷，比如，收集的资料不够全面，没有合理的进行分类，整理也不规范，都大大降低了档案管理的工作效率。
（二）工作人员职业素质低
在实际工作中，不仅许多单位的领导对档案的管理没有做到足够的重视，档案管理工作人员也非常不专业，对于一些先进的计算机技术和网络技术也只懂得简单操作，不能发挥设备本身的优点。并且由于专业性问题也导致了许多档案资料得不到及时的整理和科学的规划，档案本身的价值也就不能得到充分的体现。而且办公室中的档案涉及的种类比较多，范围比较广，相应的对管理人员的要求也就比较高。
（三）没有制定系统的管理模式
档案的管理必须要借助合理的管理模式。尽管随着当科学技术的进步，数字化和信息化技术在很大程度上提高了档案管理的合理性，但是仍然有一部分单位，还在使用传统的纸质档案管理方法，这种管理方法不仅落后，而且很容易因为人工原因出现各种问题和缺陷。
三、制定提高工作效率的策略
（一）加强管理和责任意识
在过去一段时间内，一些单位因为传统观念导致忽略了对办公室档案管理的研究和投入，这也就使得档案中收集到的信息很难被重视起来。要加强对档案信息的责任意识就必须提高管理人员对自己工作的认知，以理论为基础，必须立足于我国档案管理的现有状况，结合管理目标，坚持“以人为本”的管理理念，不断建立和完善符合社会和自身发展的管理意识。抛弃对档案管理工作不端正的态度，转变功利主义的思想，以一种积极热情的态度去对待档案管理，及时了解当前的状况。还要确立自己的目标，以管理为工作中心，做一个心细、善于观察的人，在对档案进行整理和收集时尽量一步到位。在完成工作之后总结自己的心得，记录出现的问题，制定解决方案，减少下一次工作中出现的问题，也可以将成果汇报给领导。如此一来，管理者的工作能力就能得到大大提升。相关部门也可以结合实际制定有关的信息平台，即使发生数据丢失，也可以在其他平台上找回，互相取长补短，这样也能避免档案管理工作人员的盲目性和随意性。
（二）制定并严格执行管理制度
做好管理工作不仅要提高工作人员的责任意识还要完善档案管理的相关机制，建立健全的办公室制度。可以建立单独的资料存放室，在进行存放时，要将档案有顺序的进行分类。为了方便日后查找，还可以注明相应的标签。档案存放室尽量建在人少的地方，不容易丢失。如果存放在人多且杂的地方就要做好档案室的安全工作，如果是楼层低的地方，可以安装摄像头或是加固门窗，确保重要的档案资料不会被人盗窃。对一些重要的文件，可以单独放在一个保密性较强的地方，还可以进行备份或是加密文件。除此之外，还可以設立专门的监督人员对档案管理人员进行监督检查，以便工作更加有序地开展，效率得到提高。
（三）提高管理者的职业素养
档案管理是一项需要专业知识很强的学科，所以提升管理人员的职业素质与能力也能让办公室档案管理的效率得到提升。在选用管理人员时要选用责任心强的，学习能力强的人。有关单位可以定期对他们开展相关的职业培训工作，让他们能更熟练地掌握工作中的要领，熟记工作流程，让档案管理人员懂得网络信息技术的运用方法，逐渐达到档案管理工作的要求。而对于管理人员本身来说，也要认真学习有关此方面的知识和计算机技术，网络技术以及数字化技术。还要不断规范自己的行为，约束自身，切实落实各项规章制度，最大限度地发挥档案自身的价值。
（四）档案信息电子化
当今科技飞速发展的时代，各种信息技术手段让人们的生活更加快捷，档案管理也不例外。和普通纸质档案管理相比，电子化的档案管理效率更高些，管理的准确性也优于传统管理方法。在办公室档案管理中发挥计算机的存储优势，发挥电子信息传输速度快，传输量大的优点，可以打造一个网络信息平台或是相关的电子数据库。利用网络技术，不仅能让管理更加方便快捷，还避免了管理资料因长时间未处理而容易被忽视或是遗忘，同时还能让人们的查找更加方便快捷，不仅节省了时间，还减少了财力的开支，也让档案管理的工作效率得到提升。
（五）档案收集工作要做好
收集档案的工作也是档案资料管理的一部分，在档案收集时必须要认真对待。首先要规范档案的范文，将各类档案分类编排，收集起来以后根据档案的类别进行整理，在保管时要加强相应的保护。第二，对档案文书的范文进行规范，在整理好类别之后，可以给档案加上不同的编号或是文字标记，还要对档案的主要内容进行简单描述，加上相应的附件，让以后的寻找更加方便。第三，在做好上述整理工作之后，还要对档案的目录进行记录，这样才能更加快速的检索，将档案的信息录入到电脑系统内，在电脑软件的作用下，对办公室档案实现网络一体化管理。
总结：总体来讲，单位中的其他各项事务与办公室档案管理都有着密切的联系，只有在引起我们足够的重视，转变现有工作方法的前提下下，才能让档案管理发挥它真正的作用。通过分析存在的问题，完善制度制度，提高现代化技术的应用和提高工作人员职业素养也是实现目标的重要举措。
参考文献
[1]张建芳.浅析档案管理原理在档案管理现代化中应用[J].民营科技，2016（02）：102.
[2]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务，2017（09）：100.
[3]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（03）：109.
[4]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才资源开发，2015（24）：158.
[5]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015，13（13）：149.
[6]蒙天池.论档案管理在办公室工作中的重要性[J].办公室业务，2015（16）：10.
（作者单位：天津市滨海新区汉沽汉北路18号现代产业区总公司）
关键词：档案管理；办公室；工作效率
一、提高管理效率的意义
办公室档案管理工作与单位其他各项工作的的正常运行有着密不可分的关系。办公室档案管理的工作内容主要是收集和保存资料，但是种类繁多的档案让工作人员面临着很大的压力。因此要采取合理的解决措施，在全面掌握档案内容的情况下，结合工作实际，安排专业的工作人员才能让档案的收集、分类和整理更加规范。也只有这样，才能提高办公室档案管理的效率，保证资料的完整性和真实性，为单位日后的发展打下坚实的基础。
二、分析档案管理存在的问题
（一）较差的管理意识
当前很多办公室的档案管理人员都不全是专业人员，有些是通过熟人托关系获得工作，有些则是单位指派内部一些快要退休或是怀孕的女性在岗位上从事此项工作，这些人没有得到有关管理方面的培训，自然也就也意识不到加强办公室档案管理的重要性。即使是工作也只是停留在表面上，并没有深层次的思考提高管理工作效率的其他路径，责任心也有待加强。众所周知，一个人的思想决定其行为，自然而然工作管理人员的管理意识也恰恰是影响提高办公室档案管理效率的重要因素。在实际的档案管理工作中，因为管理意识出现的问题层出不穷，比如，收集的资料不够全面，没有合理的进行分类，整理也不规范，都大大降低了档案管理的工作效率。
（二）工作人员职业素质低
在实际工作中，不仅许多单位的领导对档案的管理没有做到足够的重视，档案管理工作人员也非常不专业，对于一些先进的计算机技术和网络技术也只懂得简单操作，不能发挥设备本身的优点。并且由于专业性问题也导致了许多档案资料得不到及时的整理和科学的规划，档案本身的价值也就不能得到充分的体现。而且办公室中的档案涉及的种类比较多，范围比较广，相应的对管理人员的要求也就比较高。
（三）没有制定系统的管理模式
档案的管理必须要借助合理的管理模式。尽管随着当科学技术的进步，数字化和信息化技术在很大程度上提高了档案管理的合理性，但是仍然有一部分单位，还在使用传统的纸质档案管理方法，这种管理方法不仅落后，而且很容易因为人工原因出现各种问题和缺陷。
三、制定提高工作效率的策略
（一）加强管理和责任意识
在过去一段时间内，一些单位因为传统观念导致忽略了对办公室档案管理的研究和投入，这也就使得档案中收集到的信息很难被重视起来。要加强对档案信息的责任意识就必须提高管理人员对自己工作的认知，以理论为基础，必须立足于我国档案管理的现有状况，结合管理目标，坚持“以人为本”的管理理念，不断建立和完善符合社会和自身发展的管理意识。抛弃对档案管理工作不端正的态度，转变功利主义的思想，以一种积极热情的态度去对待档案管理，及时了解当前的状况。还要确立自己的目标，以管理为工作中心，做一个心细、善于观察的人，在对档案进行整理和收集时尽量一步到位。在完成工作之后总结自己的心得，记录出现的问题，制定解决方案，减少下一次工作中出现的问题，也可以将成果汇报给领导。如此一来，管理者的工作能力就能得到大大提升。相关部门也可以结合实际制定有关的信息平台，即使发生数据丢失，也可以在其他平台上找回，互相取长补短，这样也能避免档案管理工作人员的盲目性和随意性。
（二）制定并严格执行管理制度
做好管理工作不仅要提高工作人员的责任意识还要完善档案管理的相关机制，建立健全的办公室制度。可以建立单独的资料存放室，在进行存放时，要将档案有顺序的进行分类。为了方便日后查找，还可以注明相应的标签。档案存放室尽量建在人少的地方，不容易丢失。如果存放在人多且杂的地方就要做好档案室的安全工作，如果是楼层低的地方，可以安装摄像头或是加固门窗，确保重要的档案资料不会被人盗窃。对一些重要的文件，可以单独放在一个保密性较强的地方，还可以进行备份或是加密文件。除此之外，还可以設立专门的监督人员对档案管理人员进行监督检查，以便工作更加有序地开展，效率得到提高。
（三）提高管理者的职业素养
档案管理是一项需要专业知识很强的学科，所以提升管理人员的职业素质与能力也能让办公室档案管理的效率得到提升。在选用管理人员时要选用责任心强的，学习能力强的人。有关单位可以定期对他们开展相关的职业培训工作，让他们能更熟练地掌握工作中的要领，熟记工作流程，让档案管理人员懂得网络信息技术的运用方法，逐渐达到档案管理工作的要求。而对于管理人员本身来说，也要认真学习有关此方面的知识和计算机技术，网络技术以及数字化技术。还要不断规范自己的行为，约束自身，切实落实各项规章制度，最大限度地发挥档案自身的价值。
（四）档案信息电子化
当今科技飞速发展的时代，各种信息技术手段让人们的生活更加快捷，档案管理也不例外。和普通纸质档案管理相比，电子化的档案管理效率更高些，管理的准确性也优于传统管理方法。在办公室档案管理中发挥计算机的存储优势，发挥电子信息传输速度快，传输量大的优点，可以打造一个网络信息平台或是相关的电子数据库。利用网络技术，不仅能让管理更加方便快捷，还避免了管理资料因长时间未处理而容易被忽视或是遗忘，同时还能让人们的查找更加方便快捷，不仅节省了时间，还减少了财力的开支，也让档案管理的工作效率得到提升。
（五）档案收集工作要做好
收集档案的工作也是档案资料管理的一部分，在档案收集时必须要认真对待。首先要规范档案的范文，将各类档案分类编排，收集起来以后根据档案的类别进行整理，在保管时要加强相应的保护。第二，对档案文书的范文进行规范，在整理好类别之后，可以给档案加上不同的编号或是文字标记，还要对档案的主要内容进行简单描述，加上相应的附件，让以后的寻找更加方便。第三，在做好上述整理工作之后，还要对档案的目录进行记录，这样才能更加快速的检索，将档案的信息录入到电脑系统内，在电脑软件的作用下，对办公室档案实现网络一体化管理。
总结：总体来讲，单位中的其他各项事务与办公室档案管理都有着密切的联系，只有在引起我们足够的重视，转变现有工作方法的前提下下，才能让档案管理发挥它真正的作用。通过分析存在的问题，完善制度制度，提高现代化技术的应用和提高工作人员职业素养也是实现目标的重要举措。
参考文献
[1]张建芳.浅析档案管理原理在档案管理现代化中应用[J].民营科技，2016（02）：102.
[2]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务，2017（09）：100.
[3]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（03）：109.
[4]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才资源开发，2015（24）：158.
[5]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015，13（13）：149.
[6]蒙天池.论档案管理在办公室工作中的重要性[J].办公室业务，2015（16）：10.
（作者单位：天津市滨海新区汉沽汉北路18号现代产业区总公司）