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[摘 要]随着世界经济一体化及网络管理的不断深入，我国的企业也逐渐与国际接轨，越来越多的将网络信息办公自动化管理融入到了工作当中。而对于企业而言，办公自动化应用最广的无外乎是行政部门和财务部门，而对于行政部门而言在日常的工作中，最消耗精力的就是公文处理。实际工作中，公文处理的效率通常会因为多个领导签字，而变得缓慢。本文就结合实际工作中的情况，来对企业办公自动化中的公文管理进行解析，希望能够为当前的企业自动化公文管理推广起到抛砖引玉的作用。
[关键词]推广 公文管理
中图分类号：F276.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）24-0164-01
引言公文的处理及管理作为企业日常办公需要经常进行的工作之一，是企业行政机构行使权力及部署、总结工作的一个重要渠道。公文管理包含整个企业各个部门，可以说没有一个部门是不需要进行公文管理的。所以说，企业加强办公自动化下的公文管理工作势在必行，而通过办公自动化相结合的公文管理渠道则是提升企业竞争力及办事效率的根本保障。它在实现公文的无纸化处理的同时，也为企业节省了审批、发放的时间和企业办公费用。
1 办公自动化下的公文管理在企业中的作用
企业通常会以公文形式对一些重要信息进行公示及推广、宣传，而传统的企业行政部门则是通过手工传递、口头告知的方式进行。随着我国经济水平的迅猛发展，这种原始的信息处理方式已经无法跟上时代的需要，至此办公自动化应然而生。为了解决企业办公过程中所浪费的一些不必要的时间，我们引入了办公自动化系统。而针对企业的公文而言，在信息网络为依托的自动化系统则是为公文的流转、各类档案的处理分析、信息的查询统计添上了飞翔的翅膀。
第一，自动化办公系统为公文管理带来了便捷和高效
启动自动化办公系统的企业，在公文处理上实现了各个单位之间的无缝隙、无延迟沟通，由于自动化办公系统中的公文管理程序，是根据既定的传统纸质公文格式流程进行下达，只要获得了权限，各个单位的专管员均可在同一时间对企业管理部门下达的公文进行查询、转发、督办、归档等。
第二、自动化办公系统下的公文管理权力及职责划分更加明细
传统的公文管理很容易人为的漏掉一些必要环节，比如属地领导的签字及相关人员的阅读，甚至个别人还会在出问题的时候以“从未看到过这个通知”来作为逃避责任的借口。而办公自动化下的公文管理则很好的避免了这一点，它会依照程序及事先的设定，对文件拟定、各级领导审核、相关单位的会签工作、行政部终稿审核、总经理签发等顺序进行处理。特别是退回、下发等功能，更是对公文管理锦上添花。在使用办公自动化系统进行公文管理的时候，只要选择好正确的文种便可以按照程序预先设定的流程开展下去。每个环节的负责人都会体现在下一个环节中，哪怕是对空格或者标点符号的修改，也会变得有据可查。
第三、办公自动化下的公文管理，节省了对格式及排版的时间
任何一名做过公文管理的企业人员都会对各类公文的格式感到困扰，而办公自动化系统则对这些公文的类别、版面大小、发文机构、字体等进行一个既定的模板，操作人员只需通过对相关的公文类别进行选择，即可自动形成一个标准的公文文件。比如企业需要下达一份《关于企业开展秋季大检修任务的下达通知》，只需要文书对领导提出的几点工作重点及计划进行简单整理和录入，在选择好套红标题、纸张选择、纸张大小的调整后，自动变会生成一份正式的红头通知，通过行政审核领导审阅后加盖电子印章，该文件便可正式下达，保守的讲这种公文文件从撰写到最后的下发，至少会节约百分之六十的时间，真正的做到了高效、高质、高水平。
2 办公自动化推广下的公文管理在报送及管理中的优势
像上面提到的，办公自动化系统对公文写作有了较大程度的时间节约，而在报送过程中，它更是具有极大的优势。无论是纸质公文还是电子公文，必须做到中心内容的严谨，方可起到提高办文效率的作用。而电子公文更是颠覆了手工传阅的弊端，杜绝了越级上报等违章现象，避免了个别领导由于手中工作过于繁忙、文件不知去向等原因造成了漏审、忘审，极大程度上节省了时间，也避免了流程上的错误。及时是对于一些身处外地的领导，也可以通过网络技术甚至智能手机邀请领导及时进行批阅。
另一方面，电子公文在下发后的管理工作，也是必须需要提高重视的。如果说公文从撰写到审批是企业一项工作的开始，那么公文的管理则是这项工作的终点。公文文件随着时间的流逝，容易变得凌乱与分散，而档案管理则是对公文文件进行了集中与保存，杜绝了公文文件会由于时间的原因遗失或者无根可查。特别是电子档案管理系统，更是为公文文件提供了分类、储存、浏览、查询的保姆式服务，也最大程度上节省了各个单位去档案室手动查询文件的时间。
3 办公自动化推广下的公文管理需要注意的问题
办公自动化下的公文管理系统，在实践工作中还要需要注意网络安全问题。由于我国的网络信息及办公自动化技术起步较晚，所以即使现阶段已经成立了互联网络、服务器与电脑的三位一体式安全保护体制，但毕竟这种网络建设身处发展阶段，一些人为的或者不可预知的不安全因素，依旧存在于内部网络或者外部网络之中。特别是黑客的影响，更是挑战着计算机网络应用的方方面面。为了避免这个弊端影响到企业公文管理及其他自动化推过进程，我们每一名员工都必须在这种大环境下做好计算机及互联网络的安全防护工作，通过保守密码、专人监管、定期查毒、提高警惕来确保企业信息的安全及可靠。
4 结语
与其他事物一样办公自动化推广中的公文管理也是存在两面性的，它在为企业带来方便、快捷的使用体验的同时也有自身的缺点。我们必须做好提前完善应急预案，才能够保证网络信息技术在企业日常工作中的应用，为推动整个社会的经济发展再立新功。
参考文献：
[1]李娜、王猛.办公自动化对公文写作的影响[J].北京：电子信息学，2013（7）
[2]徐丽梅.企业办公自动化实践应用利弊分析[D].广州，现代企业，2015（3）
[3]李燕飞.现代企业互联网应用的质量提升[J].上海，青年企业家周刊，2015，12（3）
[关键词]推广 公文管理
中图分类号：F276.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）24-0164-01
引言公文的处理及管理作为企业日常办公需要经常进行的工作之一，是企业行政机构行使权力及部署、总结工作的一个重要渠道。公文管理包含整个企业各个部门，可以说没有一个部门是不需要进行公文管理的。所以说，企业加强办公自动化下的公文管理工作势在必行，而通过办公自动化相结合的公文管理渠道则是提升企业竞争力及办事效率的根本保障。它在实现公文的无纸化处理的同时，也为企业节省了审批、发放的时间和企业办公费用。
1 办公自动化下的公文管理在企业中的作用
企业通常会以公文形式对一些重要信息进行公示及推广、宣传，而传统的企业行政部门则是通过手工传递、口头告知的方式进行。随着我国经济水平的迅猛发展，这种原始的信息处理方式已经无法跟上时代的需要，至此办公自动化应然而生。为了解决企业办公过程中所浪费的一些不必要的时间，我们引入了办公自动化系统。而针对企业的公文而言，在信息网络为依托的自动化系统则是为公文的流转、各类档案的处理分析、信息的查询统计添上了飞翔的翅膀。
第一，自动化办公系统为公文管理带来了便捷和高效
启动自动化办公系统的企业，在公文处理上实现了各个单位之间的无缝隙、无延迟沟通，由于自动化办公系统中的公文管理程序，是根据既定的传统纸质公文格式流程进行下达，只要获得了权限，各个单位的专管员均可在同一时间对企业管理部门下达的公文进行查询、转发、督办、归档等。
第二、自动化办公系统下的公文管理权力及职责划分更加明细
传统的公文管理很容易人为的漏掉一些必要环节，比如属地领导的签字及相关人员的阅读，甚至个别人还会在出问题的时候以“从未看到过这个通知”来作为逃避责任的借口。而办公自动化下的公文管理则很好的避免了这一点，它会依照程序及事先的设定，对文件拟定、各级领导审核、相关单位的会签工作、行政部终稿审核、总经理签发等顺序进行处理。特别是退回、下发等功能，更是对公文管理锦上添花。在使用办公自动化系统进行公文管理的时候，只要选择好正确的文种便可以按照程序预先设定的流程开展下去。每个环节的负责人都会体现在下一个环节中，哪怕是对空格或者标点符号的修改，也会变得有据可查。
第三、办公自动化下的公文管理，节省了对格式及排版的时间
任何一名做过公文管理的企业人员都会对各类公文的格式感到困扰，而办公自动化系统则对这些公文的类别、版面大小、发文机构、字体等进行一个既定的模板，操作人员只需通过对相关的公文类别进行选择，即可自动形成一个标准的公文文件。比如企业需要下达一份《关于企业开展秋季大检修任务的下达通知》，只需要文书对领导提出的几点工作重点及计划进行简单整理和录入，在选择好套红标题、纸张选择、纸张大小的调整后，自动变会生成一份正式的红头通知，通过行政审核领导审阅后加盖电子印章，该文件便可正式下达，保守的讲这种公文文件从撰写到最后的下发，至少会节约百分之六十的时间，真正的做到了高效、高质、高水平。
2 办公自动化推广下的公文管理在报送及管理中的优势
像上面提到的，办公自动化系统对公文写作有了较大程度的时间节约，而在报送过程中，它更是具有极大的优势。无论是纸质公文还是电子公文，必须做到中心内容的严谨，方可起到提高办文效率的作用。而电子公文更是颠覆了手工传阅的弊端，杜绝了越级上报等违章现象，避免了个别领导由于手中工作过于繁忙、文件不知去向等原因造成了漏审、忘审，极大程度上节省了时间，也避免了流程上的错误。及时是对于一些身处外地的领导，也可以通过网络技术甚至智能手机邀请领导及时进行批阅。
另一方面，电子公文在下发后的管理工作，也是必须需要提高重视的。如果说公文从撰写到审批是企业一项工作的开始，那么公文的管理则是这项工作的终点。公文文件随着时间的流逝，容易变得凌乱与分散，而档案管理则是对公文文件进行了集中与保存，杜绝了公文文件会由于时间的原因遗失或者无根可查。特别是电子档案管理系统，更是为公文文件提供了分类、储存、浏览、查询的保姆式服务，也最大程度上节省了各个单位去档案室手动查询文件的时间。
3 办公自动化推广下的公文管理需要注意的问题
办公自动化下的公文管理系统，在实践工作中还要需要注意网络安全问题。由于我国的网络信息及办公自动化技术起步较晚，所以即使现阶段已经成立了互联网络、服务器与电脑的三位一体式安全保护体制，但毕竟这种网络建设身处发展阶段，一些人为的或者不可预知的不安全因素，依旧存在于内部网络或者外部网络之中。特别是黑客的影响，更是挑战着计算机网络应用的方方面面。为了避免这个弊端影响到企业公文管理及其他自动化推过进程，我们每一名员工都必须在这种大环境下做好计算机及互联网络的安全防护工作，通过保守密码、专人监管、定期查毒、提高警惕来确保企业信息的安全及可靠。
4 结语
与其他事物一样办公自动化推广中的公文管理也是存在两面性的，它在为企业带来方便、快捷的使用体验的同时也有自身的缺点。我们必须做好提前完善应急预案，才能够保证网络信息技术在企业日常工作中的应用，为推动整个社会的经济发展再立新功。
参考文献：
[1]李娜、王猛.办公自动化对公文写作的影响[J].北京：电子信息学，2013（7）
[2]徐丽梅.企业办公自动化实践应用利弊分析[D].广州，现代企业，2015（3）
[3]李燕飞.现代企业互联网应用的质量提升[J].上海，青年企业家周刊，2015，12（3）