现在,手机已经成了商务活动中不可缺少的通讯工具。但是,另一方面,手机也给职场带来了不少麻烦。如果使用手机不当,很有可能让对方不快,还可能给周围的人造成麻烦,甚至有可能成为纠纷的导火线。那么在使用手机的时候,我们应该注意些什么?
　　首先,在一切公共场合,手机在没有使用时,都要放在合乎礼仪的位置。切不可抓在手里或是挂在上衣口袋处。一般来说,放手机的常规位置有:随身携带的公文包、上衣的内袋或者别在腰带上,也可以放在不起眼的地方,不要放在桌子上,特别是不要对着对面正在聊天的客户。
　　公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方,不可以旁若无人地使用手机,应该把自己的声音尽可能地压低,绝不能大声通话,要知道,就是在公交车上大声地接打电话,也是有失礼仪的。
　　我曾经看到有商务人士一边走路一边大声用手机谈业务的情景,这是失礼的行为。这样大声讲话不仅会让周围的人不快,而且谈业务也算是企业机密,在可能被别人听到的情况下说出来,是非常轻率的行为。因此,在涉及到业务内容的商议和金额等机密事项的时候,请向对方说明“我回到公司后再打给您”,暂时挂断电话。
　　手机虽然很方便,但是也有缺点,比如由于周围的杂音而难以听清对话内容,还有信号不好的时候,通话很容易中断。谈业务最好能在比较安静的环境中进行,所以原则上使用固定电话比较好。
　　而在其他一些场合,比如在看电影或在会议中和别人洽谈的时候,最好的方式还是把手机关掉,或是调成静音,起码也要调到震动状态。对方来电时,礼貌地小声告知稍后回过去。这样既显示出对别人的尊重,又不会错过与对方的联系。
　　其次,给对方打手机时,尤其当知道对方是身居要职的忙人时,首先想到的是,这个时间对方方便接听吗?必须先问“现在您方便说话吗”,确认对方是否方便后,再决定是否谈事情。其实,在没有事先约定和不熟悉对方的前提下,我们很难知道对方什么时候方便接听电话。所以,如有其他联络方式,还是尽量不打对方手机好些。
　　如果正在通话中的电话突然中断,原则上应该由打电话的一方继续拨,但是如果明显是由于信号不好而导致通话中断的,则应该由使用手机的一方在有信号的地方重拨回去。如果打来的手机通话有杂音,听不清楚的时候,应该要说“通话听不太清楚,不好意思,能不能请您重新打过来呢”,在得到对方认可之后再挂断电话。
　　值得注意的是,如果是非本公司人员打来电话,说有“紧急事情”,询问不在场的上司或是同事的手机号码,这时候应该怎么做才好?
　　一般来说,公司同事之间询问彼此的手机号码,可以大方地告诉对方。但若是外部人员询问公司同事的号码,如果没有本人允许,则不应该告诉对方,毕竟手机号属于私人信息。
　　在这种情况下,应该回答说“那么我马上和XX联系,让他给您回电话”,然后询问对方的名字和电话号码。还有,在和同事联系的时候,要加上一句“对方问了我您的电话号码,不过我没有告诉他”,这样一来,如果有必要的话,可以让同事本人告诉对方,这样留有余地会让人感觉亲切,也合乎礼仪。
　　编辑陈陟[email protected]