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摘 要：在档案管理中，文书档案管理是重要的组成部分，文书档案管理水平的高低对整个单位的档案管理的水平有着直接的决定作用。但是目前文书档案管理中仍然存在着一些问题，必须采取合理的改进措施，不断的提高文书档案管理水平。
关键词：文书档案；管理；问题；资金；利用
在单位管理工作中文书档案管理是最基本的工作，具有政策性、专业性和保密性比较强的工作，特别是随着经济建设的快速发展，单位各项事业的发展都或多或少的会受到文书档案管理工作的影响，因此必须加强对文书档案管理工作的重视。
1 文书档案管理存在的问题
根据笔者多方面的调查研究，目前文书档案管理中依然存在一系列的问题，先阐述如下：
1.1 文书档案管理意识不足，思想不到位
虽然目前很多单位都将文书档案纳入到责任制度考核中，但是很多单位的领导以及员工对文书档案管理工作还不够重视，管理意识差，认为文书档案管理工作不仅需要耗费时间、精力，还浪费金钱，并且对单位的业绩没有作用，导致很多单位的文书档案工作落后，不及时，限制了文书档案的开展。
1.2 文书档案管理信息化建设不足
目前，信息化在文书档案管理工作中还不够普及，还没有完全实现文书档案管理信息化，但是随着现代化管理的不断发展，必须加快文书档案管理信息化的建设脚步，不断的提高文书档案管理水平。
1.3 工作场地受限制，经费不足，基础设施落后
因为上述单位领导对文书档案管理工作的不重视，导致投入到文书档案管理中的经费少，工作场地受到限制，基础设施投入不足，导致进一步制约了文书档案的管理工作。同时随着现代化技术和计算机网络信息技术的不断发展，办公自动化的不断普及，电子文件的逐渐运用，传统的文书档案管理手段已经无法满足社会发展和文书档案管理的要求，但是一些单位因为受到经费的制约，只能够继续采用传统的方式进行文书档案管理工作。
1.4 文书档案收集不完整
有办公室形成的文件材料，各自存放的现象。部门及个人不按时上交所持有的档案资料，这对档案收集整理、归档等造成了相当的困难。一些单位会议工作的布置工作通常仅仅采用口头通知的形式，会议形成的文件材料都是放在各自办公室进行存放，文书档案资料散落在各个办公室，很难进行集中收集，导致文书档案收集不够完整，归档率不高。
1.5 从事文书档案管理的人员队伍稳定性差
很多单位都没有设置专门的人员进行文书档案管理工作，很多都是兼任文书档案管理工作，没有经过专业的档案管理培训工作，导致其掌握的专业技能不足，平时在工作中也没有经过专业的培训，工作岗位经常调动，人员流动性大，导致文书档案管理质量差。
2 文书档案管理存在问题的改进措施
2.1 加强宣传，不断增强档案意识，加大对文书档案管理的重视
在单位管理工作中，文书档案室一项重要的组成部分，必须加强对文书档案管理重要性的认识，增强文书档案管理意识，确保各单位领导都能够形成共识，认识到文书档案管理的重要性，减少文书档案的遗失，避免因工作调动导致的文书档案丢失的情况，从而为文书档案管理工作创造一个良好的氛围，主要从以下几个方面入手：
一是加强领导重视，将文书档案管理放作为日常管理的重点工作之一，摆在突出的位置，将其纳入到每年的工作考核中；
二是设置专门的文书档案管理机构，成立管理小组，设置专门的人员负责文书档案管理工作，形成一个层次分明、健全完善以及高效运转的文书档案管理机构；
三是落实管理责任，严格对文书档案工作责任制度进行实施，将文书档案管理工作纳入到年度目标管理中，实行责任制。
2.2 争取资金，加大资金投入
加大资金投入到文书档案管理中，争取得到单位领导的重视，充分认识到文书档案管理工作是现代化建设的需要，是實现经济现代发展的需要，使档案工作列入工作日程上，增加其投入力度。
2.3 加强档案管理队伍建设
为对文书档案管理队伍专业素质进行提高，不仅要积极的组织管理人员进行培训，要求工作人员把握归档文件整理原则、要求及方法；结合档案工作规范化管理创建情况实际，高度重视，狠抓宣传，注重教育，开展培训，安排部署，加大投入，为档案工作逐步规范化提供保障。加强对《档案法》、《档案管理规范》等内容，提高文书档案管理队伍工作水平。
2.4 加快信息技术在文书档案管理中的应用，开发和建设文书档案管理系统
加快信息技术在文书档案管理中的应用，建立文书档案管理系统，实现档案可视化管理和应用。文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图1。
由图1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。
该系统可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码；可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档；可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能；可以实现分类统计、遗漏预警功能；可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能；可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。
3 结语
综上所述，目前文书档案管理中仍然存在着意识不足、资金缺乏等方面的问题。在今后的工作中，加大宣传，提高对文书档案管理重要性的认识，加强管理人员队伍的业务培训，不断的提高文书档案管理人员的工作水平，加大资金投入，完善基础设施建设，促进档案管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1] 齐睿嘉.浅谈文书档案管理存在的问题与优化对策[J].办公室业务，2012（19）：45-46.
[2] 邹红梅，邹英厚.谈如何做到档案管理规范化、科学化、现代化[J].才智，2011（36）：23-24.
[3] 蒙桂英.加强文书档案管理工作的措施[J].现代农业科技，2011（13）：78-79.
作者简介：邓玉秋（1973-），初级政工师，主要从事公文、档案、固定资产等行政办公相关工作。
关键词：文书档案；管理；问题；资金；利用
在单位管理工作中文书档案管理是最基本的工作，具有政策性、专业性和保密性比较强的工作，特别是随着经济建设的快速发展，单位各项事业的发展都或多或少的会受到文书档案管理工作的影响，因此必须加强对文书档案管理工作的重视。
1 文书档案管理存在的问题
根据笔者多方面的调查研究，目前文书档案管理中依然存在一系列的问题，先阐述如下：
1.1 文书档案管理意识不足，思想不到位
虽然目前很多单位都将文书档案纳入到责任制度考核中，但是很多单位的领导以及员工对文书档案管理工作还不够重视，管理意识差，认为文书档案管理工作不仅需要耗费时间、精力，还浪费金钱，并且对单位的业绩没有作用，导致很多单位的文书档案工作落后，不及时，限制了文书档案的开展。
1.2 文书档案管理信息化建设不足
目前，信息化在文书档案管理工作中还不够普及，还没有完全实现文书档案管理信息化，但是随着现代化管理的不断发展，必须加快文书档案管理信息化的建设脚步，不断的提高文书档案管理水平。
1.3 工作场地受限制，经费不足，基础设施落后
因为上述单位领导对文书档案管理工作的不重视，导致投入到文书档案管理中的经费少，工作场地受到限制，基础设施投入不足，导致进一步制约了文书档案的管理工作。同时随着现代化技术和计算机网络信息技术的不断发展，办公自动化的不断普及，电子文件的逐渐运用，传统的文书档案管理手段已经无法满足社会发展和文书档案管理的要求，但是一些单位因为受到经费的制约，只能够继续采用传统的方式进行文书档案管理工作。
1.4 文书档案收集不完整
有办公室形成的文件材料，各自存放的现象。部门及个人不按时上交所持有的档案资料，这对档案收集整理、归档等造成了相当的困难。一些单位会议工作的布置工作通常仅仅采用口头通知的形式，会议形成的文件材料都是放在各自办公室进行存放，文书档案资料散落在各个办公室，很难进行集中收集，导致文书档案收集不够完整，归档率不高。
1.5 从事文书档案管理的人员队伍稳定性差
很多单位都没有设置专门的人员进行文书档案管理工作，很多都是兼任文书档案管理工作，没有经过专业的档案管理培训工作，导致其掌握的专业技能不足，平时在工作中也没有经过专业的培训，工作岗位经常调动，人员流动性大，导致文书档案管理质量差。
2 文书档案管理存在问题的改进措施
2.1 加强宣传，不断增强档案意识，加大对文书档案管理的重视
在单位管理工作中，文书档案室一项重要的组成部分，必须加强对文书档案管理重要性的认识，增强文书档案管理意识，确保各单位领导都能够形成共识，认识到文书档案管理的重要性，减少文书档案的遗失，避免因工作调动导致的文书档案丢失的情况，从而为文书档案管理工作创造一个良好的氛围，主要从以下几个方面入手：
一是加强领导重视，将文书档案管理放作为日常管理的重点工作之一，摆在突出的位置，将其纳入到每年的工作考核中；
二是设置专门的文书档案管理机构，成立管理小组，设置专门的人员负责文书档案管理工作，形成一个层次分明、健全完善以及高效运转的文书档案管理机构；
三是落实管理责任，严格对文书档案工作责任制度进行实施，将文书档案管理工作纳入到年度目标管理中，实行责任制。
2.2 争取资金，加大资金投入
加大资金投入到文书档案管理中，争取得到单位领导的重视，充分认识到文书档案管理工作是现代化建设的需要，是實现经济现代发展的需要，使档案工作列入工作日程上，增加其投入力度。
2.3 加强档案管理队伍建设
为对文书档案管理队伍专业素质进行提高，不仅要积极的组织管理人员进行培训，要求工作人员把握归档文件整理原则、要求及方法；结合档案工作规范化管理创建情况实际，高度重视，狠抓宣传，注重教育，开展培训，安排部署，加大投入，为档案工作逐步规范化提供保障。加强对《档案法》、《档案管理规范》等内容，提高文书档案管理队伍工作水平。
2.4 加快信息技术在文书档案管理中的应用，开发和建设文书档案管理系统
加快信息技术在文书档案管理中的应用，建立文书档案管理系统，实现档案可视化管理和应用。文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图1。
由图1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。
该系统可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码；可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档；可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能；可以实现分类统计、遗漏预警功能；可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能；可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。
3 结语
综上所述，目前文书档案管理中仍然存在着意识不足、资金缺乏等方面的问题。在今后的工作中，加大宣传，提高对文书档案管理重要性的认识，加强管理人员队伍的业务培训，不断的提高文书档案管理人员的工作水平，加大资金投入，完善基础设施建设，促进档案管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1] 齐睿嘉.浅谈文书档案管理存在的问题与优化对策[J].办公室业务，2012（19）：45-46.
[2] 邹红梅，邹英厚.谈如何做到档案管理规范化、科学化、现代化[J].才智，2011（36）：23-24.
[3] 蒙桂英.加强文书档案管理工作的措施[J].现代农业科技，2011（13）：78-79.
作者简介：邓玉秋（1973-），初级政工师，主要从事公文、档案、固定资产等行政办公相关工作。