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【摘要】潜亏现象大量存在于煤炭企业物资管理中，原因复杂，形式多样，应从供应环节及物资管理为出发点，站在集团公司和矿（厂、处、公司）两级管理的角度，采取综合措施加以防治。
企业中的潜亏，就是指当期少摊成本费用、多计收入，从而造成企业经济效益数据的虚假高估。潜亏直接影响企业经济数据的准确性，是企业会计信息失真的重要表现形式，潜亏也是会计假账的一种。长期以来，潜亏现象屡禁不止，其涉及范围也越来越广，不仅存在于企业的生产过程，而且还有向供应过程、销售过程扩展的趋势。在潜亏前提下提供出来的会计信息既没有参考价值，也不能为确立经营目标提供决策依据，更不能使有限的资金取得应有的经济效益，同时还为违法乱纪行为创造了条件。
一、物资管理中潜亏形成的原因
人们习惯于将潜亏的关注重点聚焦在生产和销售环节， 认为在煤炭企业里一般是采取多报产量、多计销售收入等手段来达到人为提高效益的目的，一般不会注意到物资环节也会有严重的潜亏现象存在。
物资管理是企业供应、生产、销售三大环节中的重要一环，是企业生产、经营的起点，是企业整个核算数据的前提和基础，物资信息的真实与否，直接决定着企业后续管理信息的准确性。同时，物资的流转过程又贯穿于企业生产、经营的始终，每个环节都涉及到材料项目的管理；再者，材料消耗在企业生产成本中的比重较大，在煤炭工业企业中，材料成本几乎占总成本的35%左右。因此，物资管理信息是否准确，对企业管理者的整个经营决策起着重要的影响作用。
就目前调查来看，在物资管理的采购、仓储、销售中，潜亏现象几乎无处不在，基本上已经涵盖了物资管理的全过程。形成潜亏的原因是多方面的，在实际工作中，主要有以下几种：
（一）功利主义驱动
一些单位的领导人为达到某些特殊目的，如为了粉饰企业或个人政绩，或者为了完成某项考核指标，便指使会计人员编制虚假的会计信息，不按会计准则组织会计核算，而是按领导意图进行会计账务处理。
（二）内部控制软弱无力
由于企业内部控制制度落实不力，或者没有建立起完整的内部控制制度，导致各个业务环节核算中“有法不依”、“执法不严”或“无法可依”。如采购环节中的多采多购造成积压报废，仓储过程中的不负责任造成毁损等，工作人员不及时上报处理，内部监督部门监管不利，长期账实不符，最终形成潜亏。
（三）人员业务素质低下而造成差错
物资管理工作涉及到包括采购、验收、仓储、批料、会计等在内的诸多人员，每笔业务、每个人都有可能发生差错。一些业务人员长期不注重学习，业务不精、素质不高，在个别最基础的业务处理时发生错误，如果业务量加大就更容易频繁出错，如在销售成本的结转、材料成本差异的计算等业务处理方面便是人为出错的多发区。
（四）信息化严重滞后
由于业务量的迅速加大、内部管理要求的逐步提高，目前煤炭行业物资管理的信息化程度及发展进程已远远落后于生产、财务、计划、劳资、调度等系统。物资管理系统不完善，导致核算数据不准确，既影响参考价值，也容易形成潜亏。
二、潜亏的表现方式
物资管理业务中的潜亏，绝大部分是人为造成的，其表现形式主要有以下几种：
（一）擅自改变存货的计价方式
1.以低于实际价格验收入库。物资验收入库时，入库价格严重偏离实际价格，当材料出库时便人为地降低了出库成本，从而增加了当期利润。这样形成的大额蓝字价差，自然要留待以后月份或年度才能摊销，以后再摊销时，便会加大当期材料成本，抵减当期实际利润，形成了潜亏。
2.改变发出存货成本确定方法。如存货发出成本的确定由先进先出法改为移动加权平均法，如果物资降价，就会增加当期盈利，造成期末存货成本增加，形成潜亏。
采取上述手段，均降低了材料的消耗成本，虚增了当期利润，从而造成前后各期的数据均完全失真，影响到上级考核。如果该单位领导任职期满，其潜亏包袱便会扔给下任承担。
（二）违规采购，造成积压
由于利益驱动，照顾亲戚朋友，维持各方关系，采购质次价高的物资造成积压，形成潜亏；不按审批后的采购计划表中所列的规格型号采购，生产中无法正常使用，积压形成潜亏；采购人员擅自超计划采购，长期放在仓库不能使用直至报废而形成潜亏。
（三）应付性盘点
盘点走过场，不按实际盘点结果出具盘点表，掩盖盘亏的实质；盘亏物资不核销，不进行账务处理等等，均能形成潜亏。
（四）物资发放的随意性
1.串规格发放。保管员没有严格按照批料单所标明的品名、规格发放实物，人为失误发错物资，形成潜亏。如规格型号为GX2500/1000（8 11 8）的钢丝绳橡胶运输带，计划单价为830元/米，而规格型号为GX2500/1000（8 11 8）的阻燃钢丝绳芯橡胶运输带，计划单价为1230元/米，二者价格相差400元/米，如果将100米阻燃钢丝绳芯橡胶运输带发放成钢丝绳橡胶运输带，当月多实现利润40000元，形成潜亏40000元。
2.不按顺序发放。如果保管员不按先进先出的原则发放物资，随意发放或总是先发关系户的，久而久之，就会有物资长期存放在仓库中，因老化、变质、设备转型淘汰造成积压、报废，形成潜亏。
（五）暂估物资管理不规范
暂估入库的物资，由于没有正式的票据，比正常验收入库的存货更难管理。如果管理不严，很容易从以下两个方面形成潜亏：
1.暂估价格严重偏离实际价。同一种物资，由于生产厂家或材质的差别，价格上时常会存在较大差距，如果不按照合同价格或厂家询价正确暂估，暂估价格偏低时会因形成蓝字价差造成潜亏。
2.财务与仓库的暂估数据长期不核对。财务与仓库两部门应当定期进行核对，不一致时，可能形成潜亏。例如，仓库的暂估数据大于财务的暂估数据，超出的部分因财务没有暂估记录无法与客户结算，更正时往往采用再次出消耗的办法，增加了出库成本，增加了更正期的亏损（或减少了利润）。
（六）税收方面的问题
主要是对进项税额转出业务的理解上，与税务部门有差别或争议。如果进项税少转出了，也会形成潜亏。其形成途径有两个方面：
一是抵扣范围认识上的差距。如7.5ＫＷ以下电机等十二小件，因其物价迅速上涨的原因，单台价值超过了2000元，使用年限又在一年以上，税务部门认为应当视作设备管理而不允许抵扣；但由于煤炭行业生产流程的特殊性，虽然这类物资单台价值较高，但由于不能单独使用，又更换频繁，而且较之主体设备价值悬殊，几十年来一直不作为固定资产管理，而是当作材料直接摊入当期成本，其进项税额便可以进行抵扣。如果不能正确区分应该按固定资产核算还是按材料核算，抵扣的税金可能形成潜亏。
二是盘亏、报废的物资，经批准后，在进行账务处理的同时必须转出已抵扣的进项税，否则，就会形成潜亏。
（七）在途物资长期挂账
在途物资长期没有清理，一定不是正常的在途，必须及时查找原因，及时处理，否则容易形成潜亏。例如，验收入库的物资在使用时发生质量问题，仓库对已经生成的验收单不进行稽核，实物退回，但是没有到财务办理退货手续，月末财务单据核对不上时将作为在途而挂账。如果长期不清理、不核对，会无法取得红字发票，从而形成潜亏。
（八）价差的计算和摊销
这是各级企业核算中最容易出现错误的地方，也是最常用的成本调节手段，实际操作时有下列几种方法：
⒈当月价差计算错误，多实现了蓝字价差，形成潜亏。
⒉价差摊销计算错误，少摊蓝字价差或多摊红字价差，形成潜亏。
（九）预付账款核对清理不及时
预付的款项，如果长期收不到订购的货物，业务和财务部门又不核对清账，长期挂账超过诉讼时效将形成坏账，造成潜亏。
（十）已使用却不出消耗单据
这也是二级单位最常用的做假手法，为完成考核指标，大量的已使用材料不出消耗单据，有的单位在年底甚至将已出过消耗的材料办理退库手续，形成大额度的潜亏。
三、潜亏的防范措施
煤炭物资管理过程中潜亏现象的大量存在，不仅仅是管理信息失真的问题，而且是管理和核算者的操守问题。通过人为造假而完成的经济考核指标不但欺骗了上级，而且腐蚀了经营管理者的内心，违背了诚实守信的基本原则。
一切因素中最关键的因素是人，在企业管理中，人员管理最为重要。因此，治理潜亏，首先要求经营管理者要端正思想，坚持不做假账，才能减少甚至根除潜亏。在此前提下，还要着重做好以下几项具体工作：
（一）提高工作人员业务素质
采购、保管、会计等物资管理人员直接从事最基础的业务工作，他们业务素质的高低对核算数据的准确性起着最为重要的保证作用。事实证明，很多数据的差错完全是因为工作人员的业务素质低下而造成的。集团公司和矿（厂、处、公司）等两级企业管理者均应采取培训、观摩、考试等多种形式对工作人员进行业务素质的培养，以尽快适应企业管理工作不断提高的要求。
（二）加强职业道德教育
对工作人员的管理教育，除了业务素质的培训，还要注重其个人品德的教育和管理，物资管理部门的采购、会计等关键岗位的职业道德教育尤其重要。如在采购环节，就应该教育业务人员要严格按制度规范采购，杜绝人情采购，并远离商业贿赂。
（三）抓好基础工作
1.认真盘点，发现问题及时处理。仓库、财务、审计、稽核等部门要定期对存货进行盘点，发现问题要追查原因，并按照所负责任给予处罚、实行赔偿。
2.定期进行仓库检查，核实保管员是否按规定对存货物资进行计量和发放，发现问题及时纠正。
3.规范核算。财务部门要正确核算材料价差并准确摊销；认真分析在途数据，及时清理在途单据；谨慎、正确处理涉税问题。
4.及时清理预付账款。预付账款的管理，必须从源头抓起，审批预付款时，在付款申请单标注预付期限、清理责任人；会计填制凭证时登记并定期查阅辅助台账；清理责任要落实到人，在清理期限内敦促冲账，超过清理期限，按照规定进行处罚；每月末结账后，财务部门对预付账款逐笔进行分析，提出清理计划和建议。
5.严格执行采购计划。定期落实采购计划的兑现情况，以财务入账的验单与计划目录核对，发现超计划采购的物资，严格按照相关的物资管理规定进行处罚；财务部门要严格按照采购计划处理业务单据，超计划采购的物资不予报销挂账。
（四）强化审计监督职能
一方面要充分发挥内部审计的作用，加大内审力度，对企业内部容易产生潜亏的环节要实施有效监督，因为内部审计人员最了解企业的真实情况；另一方面，应积极配合上级和外部审计部门对企业的审计检查，因为上级审计部门有其独有的特殊权利，敢于对内部审计人员难以检查的事项进行处理，也容易发现管理中的漏洞。因此，当上级审计部门进点审计时不能藏匿有关潜亏事项，而应主动积极地配合，尽快、早日杜绝物资管理漏洞。
（五）优化流程控制系统
物资管理的过程也是流程管理的过程，设计和使用一套科学规范的物管流程是管好物资的关键。在物资管理企业中，计划、物管、财务、审计、稽核、信息化等部门是能够相互牵制的联动体系，要逐步优化并完善这个流程控制系统，真正达到牵一发而动全身的目的，即当某一环节出现异常时，其他环节就能够立即发现并迅速填补漏洞，以减少或有效制止潜亏的发生和形成。
（六）完善信息化系统，实行节点控制
物资管理在推广使用信息化后，解放了人力，实现了反馈迅速、资源共享、提高效率的目的。完善信息化系统，增设流程节点控制，对于防范潜亏也是行之有效的。如，当入账价格超过计划价的一定限额时无法自动保存单据；规格型号一样但质量、价格不同的物资录入时以编码识别；物资管理系统增加价差核算功能，出具价差清单等等，也能减少潜亏的发生。
（七）建立健全内部控制体系
实践证明，企业内部潜亏的发生，重要原因就是内控制度的缺乏或不完善，因此，必须有针对性地对原有的核算体系和内控制度进一步完善和规范，从而最大限度地堵塞漏洞，减少和杜绝潜亏的形成。
企业中的潜亏，就是指当期少摊成本费用、多计收入，从而造成企业经济效益数据的虚假高估。潜亏直接影响企业经济数据的准确性，是企业会计信息失真的重要表现形式，潜亏也是会计假账的一种。长期以来，潜亏现象屡禁不止，其涉及范围也越来越广，不仅存在于企业的生产过程，而且还有向供应过程、销售过程扩展的趋势。在潜亏前提下提供出来的会计信息既没有参考价值，也不能为确立经营目标提供决策依据，更不能使有限的资金取得应有的经济效益，同时还为违法乱纪行为创造了条件。
一、物资管理中潜亏形成的原因
人们习惯于将潜亏的关注重点聚焦在生产和销售环节， 认为在煤炭企业里一般是采取多报产量、多计销售收入等手段来达到人为提高效益的目的，一般不会注意到物资环节也会有严重的潜亏现象存在。
物资管理是企业供应、生产、销售三大环节中的重要一环，是企业生产、经营的起点，是企业整个核算数据的前提和基础，物资信息的真实与否，直接决定着企业后续管理信息的准确性。同时，物资的流转过程又贯穿于企业生产、经营的始终，每个环节都涉及到材料项目的管理；再者，材料消耗在企业生产成本中的比重较大，在煤炭工业企业中，材料成本几乎占总成本的35%左右。因此，物资管理信息是否准确，对企业管理者的整个经营决策起着重要的影响作用。
就目前调查来看，在物资管理的采购、仓储、销售中，潜亏现象几乎无处不在，基本上已经涵盖了物资管理的全过程。形成潜亏的原因是多方面的，在实际工作中，主要有以下几种：
（一）功利主义驱动
一些单位的领导人为达到某些特殊目的，如为了粉饰企业或个人政绩，或者为了完成某项考核指标，便指使会计人员编制虚假的会计信息，不按会计准则组织会计核算，而是按领导意图进行会计账务处理。
（二）内部控制软弱无力
由于企业内部控制制度落实不力，或者没有建立起完整的内部控制制度，导致各个业务环节核算中“有法不依”、“执法不严”或“无法可依”。如采购环节中的多采多购造成积压报废，仓储过程中的不负责任造成毁损等，工作人员不及时上报处理，内部监督部门监管不利，长期账实不符，最终形成潜亏。
（三）人员业务素质低下而造成差错
物资管理工作涉及到包括采购、验收、仓储、批料、会计等在内的诸多人员，每笔业务、每个人都有可能发生差错。一些业务人员长期不注重学习，业务不精、素质不高，在个别最基础的业务处理时发生错误，如果业务量加大就更容易频繁出错，如在销售成本的结转、材料成本差异的计算等业务处理方面便是人为出错的多发区。
（四）信息化严重滞后
由于业务量的迅速加大、内部管理要求的逐步提高，目前煤炭行业物资管理的信息化程度及发展进程已远远落后于生产、财务、计划、劳资、调度等系统。物资管理系统不完善，导致核算数据不准确，既影响参考价值，也容易形成潜亏。
二、潜亏的表现方式
物资管理业务中的潜亏，绝大部分是人为造成的，其表现形式主要有以下几种：
（一）擅自改变存货的计价方式
1.以低于实际价格验收入库。物资验收入库时，入库价格严重偏离实际价格，当材料出库时便人为地降低了出库成本，从而增加了当期利润。这样形成的大额蓝字价差，自然要留待以后月份或年度才能摊销，以后再摊销时，便会加大当期材料成本，抵减当期实际利润，形成了潜亏。
2.改变发出存货成本确定方法。如存货发出成本的确定由先进先出法改为移动加权平均法，如果物资降价，就会增加当期盈利，造成期末存货成本增加，形成潜亏。
采取上述手段，均降低了材料的消耗成本，虚增了当期利润，从而造成前后各期的数据均完全失真，影响到上级考核。如果该单位领导任职期满，其潜亏包袱便会扔给下任承担。
（二）违规采购，造成积压
由于利益驱动，照顾亲戚朋友，维持各方关系，采购质次价高的物资造成积压，形成潜亏；不按审批后的采购计划表中所列的规格型号采购，生产中无法正常使用，积压形成潜亏；采购人员擅自超计划采购，长期放在仓库不能使用直至报废而形成潜亏。
（三）应付性盘点
盘点走过场，不按实际盘点结果出具盘点表，掩盖盘亏的实质；盘亏物资不核销，不进行账务处理等等，均能形成潜亏。
（四）物资发放的随意性
1.串规格发放。保管员没有严格按照批料单所标明的品名、规格发放实物，人为失误发错物资，形成潜亏。如规格型号为GX2500/1000（8 11 8）的钢丝绳橡胶运输带，计划单价为830元/米，而规格型号为GX2500/1000（8 11 8）的阻燃钢丝绳芯橡胶运输带，计划单价为1230元/米，二者价格相差400元/米，如果将100米阻燃钢丝绳芯橡胶运输带发放成钢丝绳橡胶运输带，当月多实现利润40000元，形成潜亏40000元。
2.不按顺序发放。如果保管员不按先进先出的原则发放物资，随意发放或总是先发关系户的，久而久之，就会有物资长期存放在仓库中，因老化、变质、设备转型淘汰造成积压、报废，形成潜亏。
（五）暂估物资管理不规范
暂估入库的物资，由于没有正式的票据，比正常验收入库的存货更难管理。如果管理不严，很容易从以下两个方面形成潜亏：
1.暂估价格严重偏离实际价。同一种物资，由于生产厂家或材质的差别，价格上时常会存在较大差距，如果不按照合同价格或厂家询价正确暂估，暂估价格偏低时会因形成蓝字价差造成潜亏。
2.财务与仓库的暂估数据长期不核对。财务与仓库两部门应当定期进行核对，不一致时，可能形成潜亏。例如，仓库的暂估数据大于财务的暂估数据，超出的部分因财务没有暂估记录无法与客户结算，更正时往往采用再次出消耗的办法，增加了出库成本，增加了更正期的亏损（或减少了利润）。
（六）税收方面的问题
主要是对进项税额转出业务的理解上，与税务部门有差别或争议。如果进项税少转出了，也会形成潜亏。其形成途径有两个方面：
一是抵扣范围认识上的差距。如7.5ＫＷ以下电机等十二小件，因其物价迅速上涨的原因，单台价值超过了2000元，使用年限又在一年以上，税务部门认为应当视作设备管理而不允许抵扣；但由于煤炭行业生产流程的特殊性，虽然这类物资单台价值较高，但由于不能单独使用，又更换频繁，而且较之主体设备价值悬殊，几十年来一直不作为固定资产管理，而是当作材料直接摊入当期成本，其进项税额便可以进行抵扣。如果不能正确区分应该按固定资产核算还是按材料核算，抵扣的税金可能形成潜亏。
二是盘亏、报废的物资，经批准后，在进行账务处理的同时必须转出已抵扣的进项税，否则，就会形成潜亏。
（七）在途物资长期挂账
在途物资长期没有清理，一定不是正常的在途，必须及时查找原因，及时处理，否则容易形成潜亏。例如，验收入库的物资在使用时发生质量问题，仓库对已经生成的验收单不进行稽核，实物退回，但是没有到财务办理退货手续，月末财务单据核对不上时将作为在途而挂账。如果长期不清理、不核对，会无法取得红字发票，从而形成潜亏。
（八）价差的计算和摊销
这是各级企业核算中最容易出现错误的地方，也是最常用的成本调节手段，实际操作时有下列几种方法：
⒈当月价差计算错误，多实现了蓝字价差，形成潜亏。
⒉价差摊销计算错误，少摊蓝字价差或多摊红字价差，形成潜亏。
（九）预付账款核对清理不及时
预付的款项，如果长期收不到订购的货物，业务和财务部门又不核对清账，长期挂账超过诉讼时效将形成坏账，造成潜亏。
（十）已使用却不出消耗单据
这也是二级单位最常用的做假手法，为完成考核指标，大量的已使用材料不出消耗单据，有的单位在年底甚至将已出过消耗的材料办理退库手续，形成大额度的潜亏。
三、潜亏的防范措施
煤炭物资管理过程中潜亏现象的大量存在，不仅仅是管理信息失真的问题，而且是管理和核算者的操守问题。通过人为造假而完成的经济考核指标不但欺骗了上级，而且腐蚀了经营管理者的内心，违背了诚实守信的基本原则。
一切因素中最关键的因素是人，在企业管理中，人员管理最为重要。因此，治理潜亏，首先要求经营管理者要端正思想，坚持不做假账，才能减少甚至根除潜亏。在此前提下，还要着重做好以下几项具体工作：
（一）提高工作人员业务素质
采购、保管、会计等物资管理人员直接从事最基础的业务工作，他们业务素质的高低对核算数据的准确性起着最为重要的保证作用。事实证明，很多数据的差错完全是因为工作人员的业务素质低下而造成的。集团公司和矿（厂、处、公司）等两级企业管理者均应采取培训、观摩、考试等多种形式对工作人员进行业务素质的培养，以尽快适应企业管理工作不断提高的要求。
（二）加强职业道德教育
对工作人员的管理教育，除了业务素质的培训，还要注重其个人品德的教育和管理，物资管理部门的采购、会计等关键岗位的职业道德教育尤其重要。如在采购环节，就应该教育业务人员要严格按制度规范采购，杜绝人情采购，并远离商业贿赂。
（三）抓好基础工作
1.认真盘点，发现问题及时处理。仓库、财务、审计、稽核等部门要定期对存货进行盘点，发现问题要追查原因，并按照所负责任给予处罚、实行赔偿。
2.定期进行仓库检查，核实保管员是否按规定对存货物资进行计量和发放，发现问题及时纠正。
3.规范核算。财务部门要正确核算材料价差并准确摊销；认真分析在途数据，及时清理在途单据；谨慎、正确处理涉税问题。
4.及时清理预付账款。预付账款的管理，必须从源头抓起，审批预付款时，在付款申请单标注预付期限、清理责任人；会计填制凭证时登记并定期查阅辅助台账；清理责任要落实到人，在清理期限内敦促冲账，超过清理期限，按照规定进行处罚；每月末结账后，财务部门对预付账款逐笔进行分析，提出清理计划和建议。
5.严格执行采购计划。定期落实采购计划的兑现情况，以财务入账的验单与计划目录核对，发现超计划采购的物资，严格按照相关的物资管理规定进行处罚；财务部门要严格按照采购计划处理业务单据，超计划采购的物资不予报销挂账。
（四）强化审计监督职能
一方面要充分发挥内部审计的作用，加大内审力度，对企业内部容易产生潜亏的环节要实施有效监督，因为内部审计人员最了解企业的真实情况；另一方面，应积极配合上级和外部审计部门对企业的审计检查，因为上级审计部门有其独有的特殊权利，敢于对内部审计人员难以检查的事项进行处理，也容易发现管理中的漏洞。因此，当上级审计部门进点审计时不能藏匿有关潜亏事项，而应主动积极地配合，尽快、早日杜绝物资管理漏洞。
（五）优化流程控制系统
物资管理的过程也是流程管理的过程，设计和使用一套科学规范的物管流程是管好物资的关键。在物资管理企业中，计划、物管、财务、审计、稽核、信息化等部门是能够相互牵制的联动体系，要逐步优化并完善这个流程控制系统，真正达到牵一发而动全身的目的，即当某一环节出现异常时，其他环节就能够立即发现并迅速填补漏洞，以减少或有效制止潜亏的发生和形成。
（六）完善信息化系统，实行节点控制
物资管理在推广使用信息化后，解放了人力，实现了反馈迅速、资源共享、提高效率的目的。完善信息化系统，增设流程节点控制，对于防范潜亏也是行之有效的。如，当入账价格超过计划价的一定限额时无法自动保存单据；规格型号一样但质量、价格不同的物资录入时以编码识别；物资管理系统增加价差核算功能，出具价差清单等等，也能减少潜亏的发生。
（七）建立健全内部控制体系
实践证明，企业内部潜亏的发生，重要原因就是内控制度的缺乏或不完善，因此，必须有针对性地对原有的核算体系和内控制度进一步完善和规范，从而最大限度地堵塞漏洞，减少和杜绝潜亏的形成。