浅谈在家办公对人力资源管理的挑战

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  摘 要:新型冠状病毒蔓延全国,为了控制疫情发展,全国各地的政府的防治措施在不断的升级,国务院正式通知延长春节假期,各地政府也陆续发布延迟上班的通知。这就意味着春节节后的一段时间不能正常去办公室工作,在这个期间,控制疫情很关键,但是社会不会停转。近日,我们发现越来越多的大大小小的企业都打算推行在家里办公模式,这样在减少人员聚集的同时也将工作受到的影响降低,但目前在中国,远程办公还未普及,大多数企业对于远程办公还比较陌生,对于远程办公没有相关的经验,难免有些企业会不知所措。自律和效率低下问题将会是远程办公面临的两大挑战。
  關键词:在家办公;优缺点;绩效管理
  一、目前疫情对复工造成的影响
  受疫情的影响,为了降低集中办公带来的病毒传播、交叉传染的风险,全国各地都纷纷推迟了复工的时间,湖北到现在还没有复工,很多企业,很多地区也都在推迟复工的时间,更有不少企业通知员工在家办公,表1是智联招聘在2月1日发布的关于2020年春节企业复工情况调研报告,统计了疫情防控期,企业复工之后采取的办公形式。采取的样本大概有13000个,从这个调查数据,我们可以看到将近42.3%的企业采取了传统的在办公室办公,34.8%的企业表示采取了在家办公,5.1%的企业安排员工休假。例如,安排员工休产假啊,或者年休假等等。17.8%的企业还不确定,是因为从2月3日到2月9日还有很多地区没有复工,2月9日陆陆续续有很多地区复工之后,在家办公的比例应该还会有所提升,2月3日这个数据来看将近有1/3,在家办公的比例也是不低,我了解到很多企业,比如:上海大众,施耐德等企业,在疫情下采取的方法是,以一定比例的员工大概30%左右集中办公。例如:管理者或者其他需要现场办公的一些岗位,70%左右的员工在家办公,无论是当下还是疫情过后在家办公,都是一种趋势。
  能否在家办公受行业类型影响更大,表2是特殊时期,各行业在家办公的占比。各行业中,企业采取在家办公措施占比最高毋庸置疑是IT/通信/电子/互联网占比32.1%,这也不难理解,这些企业本身也具备在家办公的技术方面的优势。其次为商业服务占比28.3%。当前,互联网行业不仅自身推崇在家办公,多家互联网企业还在疫情期间免费为全社会提供远程工作解决方案,各地人力资源与社会保障局也发文维护职工合法权益,呼吁企业将在家办公视为正常出勤,不得以缺勤或旷工为由扣发或减发工资。在疫情下很多企业都是以比较简单明了的一纸文件的形式告知员工在家办公,通过微信、邮件、或者是工作群等等。当下最忙的就是HR部门,如何复工、疫情防控、安全措施的采取、人员信息的收集、员工关怀等等,有些公司有专门的EHS部门(环境安全和健康部门),有些公司呢没有专门的EHS部门,这些工作都落在了HR部门。
  二、在家办公的定义
  在家办公也称为:远程办公(tele-working),并不是最近因为疫情才刚刚兴起,早在西方国家就已经盛行。有不少成功人士比如:维珍航空的首创人理查德·布兰森(Richard Branson),以及甲骨文的开办人拉里·埃里森(Larry Ellison)等等,还有很多世界500强的企业,比如:IBM、google等大公司已经大规模的采纳远程办公(tele-working),目前远程办公(tele-working)也被国内的很多企业所采纳,以外资企业为首(我之前在诺华制药上班,鼓励员工每周一天在家办公)。上次非典期间阿里巴巴等企业就是率先采用了在家办公的这种方式。
  也有一些公司,是在办公室只提供80%的员工的办公的位置。所有的办公座椅是对大家全部开放的,每个员工的办公座位并不固定,每个人可以自由选择自己的办公座位。员工是轮流的在家办公,这种办公形式非常受90后、00后员工的欢迎,大家知道90后、00后一入职就已经摆脱了马斯洛需求论的低层次需求,进入马斯洛需求论的高层次需求,追求个性化、自由、自我实现等等,这种办公形式确实创造了更加灵活自由的办公环境,深得90后、00后的喜爱。
  在美国每个月在家工作一天的企业平均每年上升23%,当然这是指疫情之后,我个人也比较提倡部分时间在家办公,以一个月1到2天为好。长期在家办公,比较少的公司采用这样的做法,效果不是特别理想,例如:雅虎,曾经实施大部分时间员工在家办公,后来新上任的CEO又把大家赶回办公室上班。那么就家办公有什么优缺点?
  三、在家办公的优缺点
  (一)在家办公的优点:
  1.效率更高
  你们可能说在家办公怎么可能效率更高呢?没有人监督员工更加会偷懒,这也是很多管理者担心的,其实不然,即便是集中办公员工的工作时间也不是100%属于你的,他只是坐在那里,数据证明平均员工只有50%的时间真正用在工作结果的产出上,那么有的可能是磨洋工或者溜号,或者被其它事情、或者是同事,例如:开不完的会议等等所干扰。
  我们做HR管理的都要研究人性,员工自发高效工作的前提是信任、透明和公平,当你给员工与信任,绝大部分员工是不会辜负这种信任,相反会以更高的效率,更好的工作结果进行回报,虽然每个公司都有一小撮员工,他确实没有这种独立自主工作的能力和自律性。我自己的深切感受是在家办公,少了更多不必要的一些会议或其它的一些干扰,可以更加专注。
  2.降低公司费用成本
  公司的水、电、房租、办公文件费用等都会大幅降低。举例:我司因人数众多在上海市人民广场著名商务楼租了一层500平米,每天每平方米租金为8元,一年的办公租金将近150万。还有每月水费,电费,固定电话费,办公文具耗材等,一年下来都是一笔巨大的开销。很多公司采取在家办公初衷,也确实是从这一点出发的,如果能提升效率,又能降低办公室的费用,何乐而不为呢?
  3.能节约员工的出行时间
  在城市化的时代,人们的居住地离商务区越来越远,近年来“双城”上班族也更加常见。比如有的同事住在苏州或昆山,但是在上海上班。如果允许员工在家办公,则花在等车、在途、堵车、停车等交通时间都可以节约,同时缓解城市拥堵。   4.提升员工的满意度,达到工作与生活平衡。
  人力资源工作的核心就是管理员工组织和文化。提升员工满意度是每一位HR的目标,有数据表明远程办公是一项很好的福利,不亚于10%的加薪带来的激励的效果。比如说在员工的小孩子生日的时候,或者员工的结婚纪念日等等,对于员工而言特别重要的日子允许员工在家办公,实现工作和生活的平衡,这样工作也做了,家人也陪伴了,员工更是心存感激。事实也证明,这个政策非常受员工的欢迎,也在艰难的环境下有效地提升了员工的满意度。让员工也做到工作和生活的平衡。
  (二)在家办公的缺点
  1.工作和家庭的界限模糊
  有时员工也需要一些边界感,比如:出门上班、晚上下班回家都给我们创造了工作和家庭的邊界,在家办公让边界变得更加模糊,在家也是工作,同时也是生活那么也容易受到家人的干扰。
  2.员工之间缺少直接接触和交流
  人也是群居动物,需要直接的接触和交流。我现在在家待了将近20天,就特别渴望能和同事一起见面聊天、一起共进午餐等等,希望疫情快点结束。在家办公也有也会有这样的感觉,就是感到孤独,尤其是长期在家办公自然会感觉到有一些孤单感。
  3.在家办公也不利于合作和激发灵感
  当然不是所有的岗位都适合在家办公,例如:产品设计、质量问题解决的等等,日本人推崇的Kanban,需要各方人员到现场去了解问题,找到问题的根本原因,大家头脑风暴解决方法,并现场检验等等,这些都不适合在家办公,这也就是为什么雅虎的CEO又把大家召回办公室集中办公的原因。HR在制定在家办公的政策的时候,要充分考虑到这一点,明确哪些岗位适合在家办公,这些与岗位性质有关,与职位的高低无关,当然也要考虑员工是否具备独立工作的能力,在试用期的员工,不建议安排其在家办公,还有涉及信息保密的岗位可能也不适合在家办公等。
  四、管理员工在家办公的工作结果和工作效率
  企业可以实行人性化管理,但“有情的管理,无情的组织”,这些举措最终都得为效益服务。所以在应对疫情的同,企业各级管理者也需要思考一套针对员工在家办公的有效管理方法。为此,我也给大家提几点建议。
  (一)确定工作区域、时间
  虽然是远程办公,但是办公时间并没有换,团队成员要保证统一的办公时间,因为这是远程办公沟通的基础。早上晨会九点准时开始,每个人都要做出当日工作的to do list,即工作清单。开会的时间虽然也花时间,但是这个时间花得很值,在家办公并不代表自己是一个人,他可以随时营造很多人一起工作的氛围,有效的推进工作进度,会让员工有一种紧迫感,如果有的员工自律性不高,内在动力不足的话,这种紧迫感就会成为推动员工高效工作的外在的动力。
  在家办公的工作时间,建议与集中办公(就是在办公室工作上班的)时间保持一致。除非是一些特殊岗位,例如需要与国外同事开会等等,这些岗位采取灵活的办公时间错峰办公。在家办公的打卡,在疫情期间,很多公司采用在群里打卡,例如:早上九点钟团队管理在群里喊一嗓子,大家开工了,然后大家纷纷签到之类的,都是可以提高大家工作的积极性的,有的公司一天三次打卡,在线打卡,早上、中午还有下午下班的时候,此外每天的例会必须要开,这个是很重要的,平常在公司偶尔可以不开,但是在家里的时候必须要开,不然就真的不知道每天在忙些什么了。
  (二)实现目标管理
  管理者也需要针对员工在家办公思考一套有效的管理方法,让员工都清晰明确的知道自己的工作目的就是实现目标和完成任务,这样的话就算在家办公也没有太大的影响。管理者在不同场景合理运用软件工具,如即时通信时运用企业微信、飞书、Zoom等,及时处理员工在线问题。我们要明白,工作的目的是完成任务、实现目标,而不是统一在一起办公。只要根本不变,形式再怎么变化都是次要的。如果一个员工的工作目标清晰明确,而且也得到了公司领导的认可与理解,那么他工作时间和地点的重要性就小了很多。比如一些互联网公司的程序员,他们的工作内容有着明确的标准和截至时间,就算在家办公也不会有太大影响。
  (三)懂得抓大放小
  员工在家办公,是体现一个管理者能力与格局的时候。有这样的一些管理者,他们凡事都想抓,结果力不从心。与此同时,下属也非常不适应,甚至会出现信任危机,工作失去积极性和责任心。这就犯了管理的大忌。提出“科学管理”的著名管理学家泰勒认为:“为了提高效率和控制大局,上级只保留处理例外和非常规事件的决定权和控制权,例行和常规的权利由下级分享。” 也就是说,管理者要懂得抓大放小,通过总揽大局做最重要的事情,让团队更有竞争力。
  (四)进行人员分配和人效管理
  远程办公效率很大程度上取决于管理者的组织能力,对于有组织能力的企业来说,在家办公也可以让业务快速增快,否则延长假期会是一种煎熬。围绕业务人员分配和人效管理,梳理出可以继续推进的业务,不能做的业务暂停,推进可落地、有产出业务,养成写日报是一个快捷有效的方式来提升远程办公的主动性,更好的督促自己的工作,公司可以很好的知道每个成员的工作情况,也有助于部门之间更好的配合。员工也可以在分享Outlook中自己的日历,让所有人知道自己每天的工作安排。
  团队需要根据情况合理安排视频例会,这样有助于增加大家在家办公的仪式感。例会上成员需要总结今天完成了什么,存在哪些问题和风险,明天的计划是什么,需要投入多少时间,需要哪些同事配合,提交执行方案,制定详细的工作预案。团队领导者适当点评每位成员的工作情况。
  (五)惩罚机制
  对于偷懒不好好在家办公的员工,可以通过这几种方法惩罚,例如:赋予业务经理根据员工在家办公的表现、工作结果、工作业绩的产出,可以减少他在家办公的天数,甚至取消员工在家办公的权利,当然这是指在疫情之后。制定的政策就是直线经理和HR有权减免员工在家办公的权利,制定政策的时候也明确说明,比如:在年度的绩效考核打分是不合格的员工,他在下个年度就没有在家办公的权利。
  总之,远程办公优点很多,缺点也很明显,但是很多企业有越来越多的跨地区合作,而这一次疫情也许将推进一种全新的工作模式的诞生!相信远程办公在以后会越做越好。
  五、结束语
  中国人民大学商学院组织创新项目主任说过:“将来的职业发展场景,可能是弹性的。可以通过技术的手段,更加灵活地在不同区域就业创业,大量的知识性,专业性,技术性,不需要依托于工位的时代可能即将迎来。在线办公,是对互联网企业一个新的考验,也是对人性办公效率的考验,是从团队目标管理,到人自我管理的一个升华过程。对于企业来说,好多的人认为,在线远程办公就“无法监督员工”,员工会变成懒惰,不愿意干活,延迟推迟效率的“懒癌患者”。其实换个角度思考,企业要的是什么?效率的提升,组织的思想和心力提升。那么作为在家办公,明显的把每个人拆分成了每个模块,任务目标反而更加的量化了,量化之后浑水摸鱼,效率低下的人也自然就从组织里面潜面了,在线办公最大的敌人不是别人,而是自己。
  参考文献
  [1]王建华,在家办公-HR管理的新挑战,卓享会,2020(2).
  [2]可拉斯.布鲁姆,在家办公,效率更高了吗?哈佛商业评论,2020(2).
  [3]智联招聘,2020年春节企业复工情况调研报告.
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