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摘要：《电子签名法》的颁布与实施，既为电子文件与档案管理工作带来了新的机遇也向档案工作者提出了严峻的挑战。因此，我们应该重新思考相关问题，从而使电子文件与档案管理工作水平迈上一个新台阶。
关键词：电子签名法；电子文件；档案工作
1.《电子签名法》对电子文件的影响
1.1促使电子文件质量的提高和数量的剧增
2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》(以下简称《电子签名法》)针对电子文件的弱点。提出了什么样的电子签名才是可靠的、稳定的，也就是电子签名产生的电子文件的可靠、稳定性。文中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，这说明国家对电子商务、电子政务的法律上的肯定，促使网上交易更频繁。电子商务、政务得到了飞速发展。同时，对电子签名的法律保障，还促使着各行各业的发展，对业界产生巨大影响，如银行业、电子认证、网络技术等。电子签名广泛的应用。使人们更容易摆脱纸质文件的约束，更频繁地利用互联网从事网上购物、网上付款、网上申请、网上申报关税等一系列日常活动。可以预见，有了法律保障的电子签名而产生的电子文件，必然远远多于此前，质量也得到极大的提高。
1.2解决了电子文件法律效力的认可问题
《电子签名法》的颁布和实施，从根本上认可了民事活动中产生的各类电子签名、数据电文(包括各类电子文件)具有法律效力。《电子签名法》第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”。第七条规定：“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。由此可见，电子文件无论是其介质形式上还是内容上都具有法律效力，电子文件等各类数据电子作为证据使用有了法律依据。这将使人们更加信赖电子签名所产生的电子文件，更加放心的使用电子签名，从而在另一方面促进电子签名法律地位的完善和发展。
1.3确保了电子文件的原始性，真实性，完整性，安全性等
1.3.1档案的原始性是区别于图书、资料的根本属性，也是档案部门鉴别档案的工作内容和鉴定档案价值的主要依据。档案的原始性包括两层含义：一是指档案本身是原件：二是指档案所含的信息的真实、完整。在传统档案条件下载体和信息的不可分离性，使原件和原始性基本没有多大区别，一般情况下，如果保证了原件，原始性也就自然得到保证。但是对电子文件而言，由于其自身信息与载体的可分离性、信息的易变性、动态性和可操作性等，使得人们对电子文件原始性的认定更多地转向对载体所含信息是否真实和没有被篡改的考察。而电子文件的真实性则是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变、与形成时的原始状态一致。《电子签名法》第二章第五条就对电子签名的原始性作了明确规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电子上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电子的完整性。从根源上确保了电子文件的原始性。”
1.3.2真实性是指电子文件的内容信息真实、可靠。《电子签名法》从多方面对电子签名、数据电文的真实性进行了规定。第二章第八条“审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素：(一)生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性；(二)保持内容完整性方法的可靠性；(三)用以鉴别发件人方法的可靠性；(四)其他相关因素。”第三章第十三条则规定符合下列条件的，视为可靠的电子签名。即“(一)电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有：(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现：(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现：”也就是保障电子签名的真实性，电子签名首先应属于电子签名人专有，被他人盗用或不属于电子签名人专有就不能表达签名人的意思或意愿，签名自然就无效。其次。签署后的电子签名、数据电文的内容和形式的改动没有被发现，必将使电子签名产生了虚假性。而《电子签名法》对电子签名的规定则保证了相关形成的电子文件内容信息上的真实、可靠。
1.3.3完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损、遗漏等。电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档应实行全程管理。才能保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的完整性。《电子签名法》对于包括电子文件在内的数据电文满足法律法规规定的完整性的规定为：“包括内容、格式(结构)和背景信息等保持完整。”
1.3.4《电子签名法》中还对电子文件的其他特性做了规定。如有效性：“能够有效地表现所载内容并可随时调取查用”，可识别性：“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收时间”。为了从源头上确保电子文件的真实、完整、安全，文中还规定了“电子签名人向电子认证服务提供者申请电子签名认证证书，应当提供真实、完整和准确的信息”，“电子认证服务提供者签发的电子签名认证证书应当准确无误……内容在有效期内完整、准确”等。总之，电子文件有了法律效力的保障后，将在很大程度上消除网络信用危机。它一方面防止了电子文件在传输过程中被他人篡改、增删等违背当事人意愿的行为，另一方面也避免了电子文件发送者不承认或随意修改，保证了电子文件的真实完整有效，也使电子文件、电子档案管理部门工作效率得到了很大的提高。
2.《电子签名法》对档案工作的影响
2.1有利于电子文件的收集、整理工作
在纸质文件中，我们主要收集文件的原件、原稿等具有原始记录的材料，而电子文件出现以后，我们难以用原来的标准来收集电子文件。电子文件具有信息易变性的特点，说明电子文件在计算机中能随时修改，随时复制，而且没有留下任何痕迹，储存在计算机中的文件可以随时随地利用，人们很难给电子文件和电子档案划分明显界限。《电子签名法》规定“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名。当事人约定使用电子签名的 文书，不得仅因为其采用电子签名的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的：(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的；(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”因此。我们在收集、整理电子文件之前，应首先了解《电子签名法》中这方面的内容，对规定不具有法律效力的电子签名产生的文件就不能采用，从而确保有效的收集、整理到有价值的电子档案。
2.2有利于电子文件的保存工作
纸质档案需要专门的档案馆来保存，占地面积非常多，而电子文件是计算机上产生，在计算机系统上保存，对计算机系统的依赖性很高。《电子签名法》第二章第六条中“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用：(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改；格式与原始状态相同；(三)能够识别数据电子的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”它用法律的形式规定了电子文件具有保存价值，因而我们在对电子文件保存方式上可以以《电子签名法》规定的文件保存要求为参考依据，在保存电子文件时既要符合上述条件，又要确保人力、物力的节约，特别是减少占地空间。而电子文件计算机保存、磁质、光盘等保存方式都能符合上述条件。因此，这使我们能更大胆使用这些保存方式。既方便又节省空间。
2.3有利于电子文件的开发利用
提供利用是档案工作的根本目的。电子签名中电子文件的产生是无序的，而满足人们需要的文件信息则是有序的，开发利用工作的基本任务就是解决文件形成无序和利用有序之间的矛盾。大量的电子文件都是正在实施的、现行的、社会公众急切需求的信息，需要整合为一个利民、亲民、便民的、具有权威性、严谨性的、数据量大的、统一的电子文件发布平台和公共政务资源数据库，供社会公众查询利用。
《电子签名法》虽然没有直接写明什么文件才能作为档案来利用。怎样利用。但是纵观全文，它还是表明了对电子文件的开发利用的影响。电子签名法的意义就在于，将客观事实通过法律规定转化为“法律事实”。尽管在有些时候，客观事实并非如此，但只要符合电子签名法及其配套法规的规定，仲裁和司法机构就可以对电子文件的法律效力加以确认。《电子签名法》对电子签证双方的权利与义务做了规定，在电子签名行为完成后。所形成的电子文件、电子档案对双方以后的行为具有凭证的作用，如某一方违反了法律或者法规规定，另一方必然以这些电子文件为法律依据或者凭证来追究对方的法律责任。因此，我们在做好电子文件的收集、整理、保管工作后，还要加强电子文件的开发利用工作，积极地为社会提供服务。
关键词：电子签名法；电子文件；档案工作
1.《电子签名法》对电子文件的影响
1.1促使电子文件质量的提高和数量的剧增
2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过的《中华人民共和国电子签名法》(以下简称《电子签名法》)针对电子文件的弱点。提出了什么样的电子签名才是可靠的、稳定的，也就是电子签名产生的电子文件的可靠、稳定性。文中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，这说明国家对电子商务、电子政务的法律上的肯定，促使网上交易更频繁。电子商务、政务得到了飞速发展。同时，对电子签名的法律保障，还促使着各行各业的发展，对业界产生巨大影响，如银行业、电子认证、网络技术等。电子签名广泛的应用。使人们更容易摆脱纸质文件的约束，更频繁地利用互联网从事网上购物、网上付款、网上申请、网上申报关税等一系列日常活动。可以预见，有了法律保障的电子签名而产生的电子文件，必然远远多于此前，质量也得到极大的提高。
1.2解决了电子文件法律效力的认可问题
《电子签名法》的颁布和实施，从根本上认可了民事活动中产生的各类电子签名、数据电文(包括各类电子文件)具有法律效力。《电子签名法》第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”。第七条规定：“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。由此可见，电子文件无论是其介质形式上还是内容上都具有法律效力，电子文件等各类数据电子作为证据使用有了法律依据。这将使人们更加信赖电子签名所产生的电子文件，更加放心的使用电子签名，从而在另一方面促进电子签名法律地位的完善和发展。
1.3确保了电子文件的原始性，真实性，完整性，安全性等
1.3.1档案的原始性是区别于图书、资料的根本属性，也是档案部门鉴别档案的工作内容和鉴定档案价值的主要依据。档案的原始性包括两层含义：一是指档案本身是原件：二是指档案所含的信息的真实、完整。在传统档案条件下载体和信息的不可分离性，使原件和原始性基本没有多大区别，一般情况下，如果保证了原件，原始性也就自然得到保证。但是对电子文件而言，由于其自身信息与载体的可分离性、信息的易变性、动态性和可操作性等，使得人们对电子文件原始性的认定更多地转向对载体所含信息是否真实和没有被篡改的考察。而电子文件的真实性则是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变、与形成时的原始状态一致。《电子签名法》第二章第五条就对电子签名的原始性作了明确规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电子上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电子的完整性。从根源上确保了电子文件的原始性。”
1.3.2真实性是指电子文件的内容信息真实、可靠。《电子签名法》从多方面对电子签名、数据电文的真实性进行了规定。第二章第八条“审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素：(一)生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性；(二)保持内容完整性方法的可靠性；(三)用以鉴别发件人方法的可靠性；(四)其他相关因素。”第三章第十三条则规定符合下列条件的，视为可靠的电子签名。即“(一)电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有：(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现：(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现：”也就是保障电子签名的真实性，电子签名首先应属于电子签名人专有，被他人盗用或不属于电子签名人专有就不能表达签名人的意思或意愿，签名自然就无效。其次。签署后的电子签名、数据电文的内容和形式的改动没有被发现，必将使电子签名产生了虚假性。而《电子签名法》对电子签名的规定则保证了相关形成的电子文件内容信息上的真实、可靠。
1.3.3完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损、遗漏等。电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档应实行全程管理。才能保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的完整性。《电子签名法》对于包括电子文件在内的数据电文满足法律法规规定的完整性的规定为：“包括内容、格式(结构)和背景信息等保持完整。”
1.3.4《电子签名法》中还对电子文件的其他特性做了规定。如有效性：“能够有效地表现所载内容并可随时调取查用”，可识别性：“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收时间”。为了从源头上确保电子文件的真实、完整、安全，文中还规定了“电子签名人向电子认证服务提供者申请电子签名认证证书，应当提供真实、完整和准确的信息”，“电子认证服务提供者签发的电子签名认证证书应当准确无误……内容在有效期内完整、准确”等。总之，电子文件有了法律效力的保障后，将在很大程度上消除网络信用危机。它一方面防止了电子文件在传输过程中被他人篡改、增删等违背当事人意愿的行为，另一方面也避免了电子文件发送者不承认或随意修改，保证了电子文件的真实完整有效，也使电子文件、电子档案管理部门工作效率得到了很大的提高。
2.《电子签名法》对档案工作的影响
2.1有利于电子文件的收集、整理工作
在纸质文件中，我们主要收集文件的原件、原稿等具有原始记录的材料，而电子文件出现以后，我们难以用原来的标准来收集电子文件。电子文件具有信息易变性的特点，说明电子文件在计算机中能随时修改，随时复制，而且没有留下任何痕迹，储存在计算机中的文件可以随时随地利用，人们很难给电子文件和电子档案划分明显界限。《电子签名法》规定“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名。当事人约定使用电子签名的 文书，不得仅因为其采用电子签名的形式而否定其法律效力。前款规定不适用下列文书：(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的：(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的；(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。”因此。我们在收集、整理电子文件之前，应首先了解《电子签名法》中这方面的内容，对规定不具有法律效力的电子签名产生的文件就不能采用，从而确保有效的收集、整理到有价值的电子档案。
2.2有利于电子文件的保存工作
纸质档案需要专门的档案馆来保存，占地面积非常多，而电子文件是计算机上产生，在计算机系统上保存，对计算机系统的依赖性很高。《电子签名法》第二章第六条中“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用：(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改；格式与原始状态相同；(三)能够识别数据电子的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”它用法律的形式规定了电子文件具有保存价值，因而我们在对电子文件保存方式上可以以《电子签名法》规定的文件保存要求为参考依据，在保存电子文件时既要符合上述条件，又要确保人力、物力的节约，特别是减少占地空间。而电子文件计算机保存、磁质、光盘等保存方式都能符合上述条件。因此，这使我们能更大胆使用这些保存方式。既方便又节省空间。
2.3有利于电子文件的开发利用
提供利用是档案工作的根本目的。电子签名中电子文件的产生是无序的，而满足人们需要的文件信息则是有序的，开发利用工作的基本任务就是解决文件形成无序和利用有序之间的矛盾。大量的电子文件都是正在实施的、现行的、社会公众急切需求的信息，需要整合为一个利民、亲民、便民的、具有权威性、严谨性的、数据量大的、统一的电子文件发布平台和公共政务资源数据库，供社会公众查询利用。
《电子签名法》虽然没有直接写明什么文件才能作为档案来利用。怎样利用。但是纵观全文，它还是表明了对电子文件的开发利用的影响。电子签名法的意义就在于，将客观事实通过法律规定转化为“法律事实”。尽管在有些时候，客观事实并非如此，但只要符合电子签名法及其配套法规的规定，仲裁和司法机构就可以对电子文件的法律效力加以确认。《电子签名法》对电子签证双方的权利与义务做了规定，在电子签名行为完成后。所形成的电子文件、电子档案对双方以后的行为具有凭证的作用，如某一方违反了法律或者法规规定，另一方必然以这些电子文件为法律依据或者凭证来追究对方的法律责任。因此，我们在做好电子文件的收集、整理、保管工作后，还要加强电子文件的开发利用工作，积极地为社会提供服务。