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摘 要：高校档案收集是要把掌握在各个职能部门和个人手中有价值的文件材料，按照《档案法》集中保存起来，统一集中管理档案。在高校档案管理中的第一阶段工作是收集档案，是丰富档案库存资源、开展档案管理与服务工作的基础。在档案数目与日俱增、数字化进程日益加快的情况下，对档案收集的完整性、准确性提出了更高的要求。
关键词：高校档案;收集;对策
高校档案管理办法中明确规定，高校档案是高等学校在从事招生、管理、教学等活动中形成的历史资料，以图标、文字、影像等作为承载媒介，对学生、学校和社会具有借鉴和保存价值。完整的档案材料对学校评价、教学科研、学科建设和管理等工作具有重要的参考、凭证、借鉴作用，反映了学校发展的客观规律。当前，档案数目随着学校发展与日俱增，除了采用传统的纸质、实物档案收集外，还开展了利用电子材料收集档案的工作。同时，使用纸质档案和电子档案的管理方式被称为双轨制档案管理模式，这对提高收集档案的工作效率和资料的完整性、准确性提出了更高的要求，只有科学、合理、高效地做好档案收集工作，才能发挥档案的查阅、凭证作用，推进数字化改革。
一、新形势下加强高校档案管理的意义
1.通过建立档案规范高校管理，提高学校管理水平
各行各业在运转过程中都会形成不同档案，高校亦如此。档案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其关键环节是收集档案，档案只有经过收集、管理、归档后，才会更好地服务于高校的各项管理工作，反映学校历史面貌，实现凭证和管理价值。高校应自觉收集并保存档案，为今后学校的管理工作提供依据，为其他学校的管理工作提供参考，为高校历史的发展留下史料和记忆。高校通过建立档案，规范档案管理工作，对学校管理水平的提升、文化的进步、教育活动的长远发展都具有重要意义。
2.丰富的档案材料服务文化建设，传承校园文化
在新的教育教学形势下，高校都注重建设校园文化，树立文化品牌。在这过程中学校文化的内涵和展示方式主要以文字资料的形式留存下来。收集和整理现有的校园文化档案资料，能够清晰整理出校园文化的发展历程，还能起到传承校园文化的作用。档案的管理工作在培养学生价值观上具有重要意义，也为师生在教与学过程中查阅资料提供了方便，辅助实现文化建设教学目标。
3.档案管理信息化进程加快，方便学生就业
在新的社会形势下，高校档案管理工作信息化进程加快，档案工作逐步实现电子化和数字化。数字化的高校教育档案，利用大数据技术和互联网平台创新载体，实现档案信息的最佳优化，为将来大学生的就业和企事业单位对人才的选拔指明了方向。各地政府也在鼓励高校建设文化传播大数据服务平台，大力推进数字化设施的建设，建立学生信息档案数据库、电子学籍档案、教育资源全网共享的云服务体系，进一步方便学校和社会之间的沟通。电子学籍档案的建立，使社会对人才的需求更加透明化、公开化，根据档案信息就能选择适合企业或单位组织的人才，实现高校毕业生有处去、有所用、有所为。
二、高校档案收集工作存在的问题
近几年来，高校在收集整理各项档案资料中，工作开展日益进步，但是在新的社会和教育形势下，信息技术更新换代比较快，高校在档案收集管理工作中难免会存在一些问题（图1）。
1.档案管理工作得不到重视，致使档案收集工作发展举步维艰
高校作为高端人才培养的教育机构，旨在提高考研率、提高科研率，因而将大部分的人力、物力等资源都投入到这些工作中，导致档案工作的各方面资源不充足，如设备不全、系统落后、电子化程度不高等等，严重影响了档案工作的落实效果。
2.档案收集工作缺乏有力的监管措施，导致档案收集不规范
高校档案除了来自人事、基建、宣传、审计等职能部门，还包括各二级学院。牵扯到的合作部门数量较多，然而各个部门之间对档案管理工作的认识和思想重视程度不同，缺乏正确的监督和领导，职责分工不清，对档案的集中管理保存缺乏正确的认识。例如，有些部门会私自把重要或常用的文件存放在本单位以方便查找利用，导致档案室存档不完整、不全面。
3.兼职档案员责任心不强，导致档案收集工作无法有效开展
多数高校的档案收集工作除了专职档案员，还有许多兼职的档案管理员。一些部门由于兼职工作人员变动频繁，或者缺乏培训，导致人员责任心不足，专业管理知识匮乏，处理档案文件能力差，对收集档案重要性认识不足，导致档案收集工作不充分、文件不全、没有签发单、缺失草稿等问题时有发生。加上学校各部门的档案量随着上级各项检查和校内多样活动的增加而逐年增多，归档成了一年工作业绩的“短板”。一方面时间、精力得不到保证，兼职档案员缺乏积极主动的归档意识，对归档工作中自己应该承担的工作有依赖心理;另一方面为了确保各部门档案工作顺利完成，档案室的专职工作人员不得不对各部门的档案管理工作过多协助，甚至代办归档，常常导致档案收集工作被动，管理人员疲劳，兼职档案管理人员的拖延对档案收集工作的提升产生直接影响，减缓档案数字化进程。
4.档案收集工作存在信息不对称，造成档案利用困难
收集到档案中的材料必须是原始的、完整的、真实的、可读的，并且为了最终的参考目的而储存。因为档案管理部门与各职能部门、各院校之间交流沟通不顺畅，系统不先进，无法与OA系统对接，导致档案管理人员无法完全掌握各部门文档存储情况，出现了信息不对称现象。例如，有些部门不按照规定要求归档，收集的部分档案内容不全，系统录入信息混乱，不规范，不细致，或者使用不正确的文种，对指示、报告和请求没有明确区分;公文附件记载时，没有在规定位置或者附件中标注，文章名称以前标注的具体序号混乱;标注的主题词缺乏准确性或者不够具体，不方便检索。
5.档案收集涉及门类多，实物收集不规范
目前，高校档案收集大多只重视纸质类材料的收集，而忽略了荣誉证书、奖杯、教學教具、书画作品、声像资料等实物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登记在案，导致第一手资料丢失或无从查阅。 6.档案收集周期长，导致数字化建设滞后
数字档案馆是指借助多媒体应用、数字化摄影、数据存储、计算机扫描等技术，将各种载体下的档案资料转变成数字化档案信息，利用数字化的方式存储档案资料。通过互联网系统实现对档案资料的管理，形成一个档案信息库，能够及时准确地提供档案信息，实现有效的资源共享。随着高校现代化水平的提升，实现档案的数字化是高校档案管理新的发展态势，也是建设“数字校园”的重要部分。对于提高档案管理的工作效率和利用水平、保护原有档案、节约档案库空间具有重要作用。数字化档案不只是实现数字化目录，也是档案原始文件的数字化。利用档案查询软件，可以直接从计算机上查询档案的原始文件，输入相应关键词，利用文本中的一个标题或一个词，就能够快速检索到相关资料，实现即时查询，满足网络化、自动化和实时化的目的。档案数字化不仅可以使查阅变得简便，甚至可以建立有关学校历史、教学改革、科研成果等档案特色数据库，而集中的收集，尤其收集到准确、完善的原始材料，能够在短时间范围内获取数量巨大的信息来源，完成此项工作。显然，档案收集工作中出现的种种问题导致数字化建设进程缓慢。
三、完善高校档案收集的对策建议
高校的档案管理是一个长期性、系统性的工作，档案的收集也是一项持久性的工程。为了充分发挥档案的作用，更好地服务于社会人才的储备、学校工作的可持续开展和师生教与学的有序进行，现提出完善高校档案收集的对策建议，主要从以下几个方面（见图2）。
1.提高广大师生的档案意识
在档案收集整理工作中，要提高教师和学生的档案意识，尤其是各个院系和职能部门负责人以及档案管理人员最基本的档案收集常识，一方面要对档案资料收集人员进行培训，保证设备、人员投入，明确部门分工，专人负责;另一方面档案管理部门适时开展档案的普及宣教工作、落实好日常的档案服务任务，以此来促使档案收集工作的有序、顺遂开展。
2.建立健全档案归档制度
高校的档案材料来自不同的业务部门，种类多、数量大、专业能力强、涉及面宽广，在新的信息化形势下，高校档案的数量和载体更加多样化。首先，要定期对各部门、各教学一线的档案工作人员进行调查研究，加强对档案材料特点和规律的认识，并联系高校实际情况制订对应的管理制度，如《 XX 校党组管理文件档案办法》，使档案的收集更加制度化、规范化、合法化。其次，请上级批示设立奖罚措施及各级督查催办制度，使档案的收集工作能够按照规章制度进行，提供可靠的制度保障工作顺利开展，防止遗漏、混乱和搪塞的发生。
3.加大档案收集工作的宣传力度，不断提高档案收集工作效率
高校档案管理人员有责任、有义务做好档案宣传工作，提高档案工作地位，确保档案资源的完整和准确。网络环境下，利用方便、快捷的网络环境全方位开展档案宣传工作，宣传档案历史、政策、法规及工作动态等，特别要大力宣传档案收集工作的重要性和必要性，让广大师生了解自身的权利和应尽的义务，提高对档案管理工作的认识，进而关心档案、支持档案工作，促进档案收集工作扎实、有序地进行，推动档案管理工作不断进步。
4.利用信息技术加强非纸质档案的收集工作
一直以来，高校收集档案仍然采用纸质为主要载体，电子化程度不高，多数主要扫描学籍资料。随着科技进步和计算机互联网技术的逐渐普及和应用，虽然档案的存档还得主要运用纸质形式，但在阅览过程中电子文件与数字档案的出现，有力提高了档案利用的便利性。为保证档案材料的收集充足、资料的完整性，档案管理者应转变观念，摒弃传统的只注重纸质档案收集的观念。加强档案信息化和数字化的建设进程，在收集纸质文献的同时，加强新型载体上的档案收集，保证各种档案的全方位覆盖，推动和加深档案文件的收集和管理，确保在新形势下高校档案收集和管理的工作能够科学有效、快速高效地开展。同时，档案管理人员要掌握OA系统的操作方法并得到授权，在日常工作中协助各部门预立卷，筛选有价值需要移交档案室存档的部分，做到心中有数。
5.提高专职档案管理人员的业务水平
专职档案管理人员的业务水平直接决定了学校档案室工作的质量和效率。但是，大部分管理档案的部门，尤其是规模较小的档案室，专职的档案工作人员都不是科班出身，对文件资料的基础知识、公文写作的基础知识了解不够深入，容易遗漏重要文件。例如，关于批准建设XX省能源大数据智能处理等3个省市共建重点实验室的通知，表面看起来是一份通知，实则是批复。
6.适当加大档案管理投入
当前很多高校受多方面因素影响只是成立了普通的档案室，有些名义上是档案馆，实际管理人员人手不足，接收能力强的年轻人更是少见。在当前新形势下，档案数目增加无疑加大了档案管理人员的工作量，数字化管理趋势更让各高校档案管理人员愁眉不展。设备老旧、系统过时，最重要的是档案管理人员对于大数据、网络化、云计算、区块链等技术知之甚少，甚至毫无概念，更谈不上操作、管理。因此，配备先进的数字硬件设备和具备高科技信息技术应用能力的复合型人才，不仅能解决档案收集和管理工作中的专业技能问题，为工作的有效开展提供帮助，更重要的是可以协助档案信息化的顺利进行。
四、总结
综上所述，高校的档案管理是在教育历程中的重要材料，在规范高校管理、提高学校管理水平、传承校園文化建设、促进档案信息化进程、方便学生就业等方面具有重要意义。面对高校在档案管理工作过程中出现的各种问题，如档案管理缺乏重视、收集工作缺乏有力监管、收集信息不对称、兼职档案员责任心不强等，高校应依据自身在新形势下的改革发展变化，强化档案管理工作，重视档案的收集与整理，推动高校的档案收集工作更加专业、规范、科学和高效，进一步推进学校各项教学工作和教育事业的持续发展，更好地为社会以及高校师生服务。
参考文献：
[1]李 莹.浅谈高校档案收集与管理工作的现状与创新发展[J].山西青年，2020
[2]胡 莹.高校档案管理存在的问题与对策研究[J].兰台内外，2020
[3]李卫忠.大学档案管理工作的角色定位与实践探索[J].祖国，2019
[4]陈 萍.高校档案收集工作的现状与优化策略[J].办公室业务，2019
[5]张 燕，魏渠波.高校档案收集中常见的问题及其解决措施[J].学园，2018
[6]李 军.探究高校档案管理对高校评估的重要作用[J].信息记录材料，2017
（作者单位：安康学院）
关键词：高校档案;收集;对策
高校档案管理办法中明确规定，高校档案是高等学校在从事招生、管理、教学等活动中形成的历史资料，以图标、文字、影像等作为承载媒介，对学生、学校和社会具有借鉴和保存价值。完整的档案材料对学校评价、教学科研、学科建设和管理等工作具有重要的参考、凭证、借鉴作用，反映了学校发展的客观规律。当前，档案数目随着学校发展与日俱增，除了采用传统的纸质、实物档案收集外，还开展了利用电子材料收集档案的工作。同时，使用纸质档案和电子档案的管理方式被称为双轨制档案管理模式，这对提高收集档案的工作效率和资料的完整性、准确性提出了更高的要求，只有科学、合理、高效地做好档案收集工作，才能发挥档案的查阅、凭证作用，推进数字化改革。
一、新形势下加强高校档案管理的意义
1.通过建立档案规范高校管理，提高学校管理水平
各行各业在运转过程中都会形成不同档案，高校亦如此。档案管理工作是高校日常管理工作中的一部分，其关键环节是收集档案，档案只有经过收集、管理、归档后，才会更好地服务于高校的各项管理工作，反映学校历史面貌，实现凭证和管理价值。高校应自觉收集并保存档案，为今后学校的管理工作提供依据，为其他学校的管理工作提供参考，为高校历史的发展留下史料和记忆。高校通过建立档案，规范档案管理工作，对学校管理水平的提升、文化的进步、教育活动的长远发展都具有重要意义。
2.丰富的档案材料服务文化建设，传承校园文化
在新的教育教学形势下，高校都注重建设校园文化，树立文化品牌。在这过程中学校文化的内涵和展示方式主要以文字资料的形式留存下来。收集和整理现有的校园文化档案资料，能够清晰整理出校园文化的发展历程，还能起到传承校园文化的作用。档案的管理工作在培养学生价值观上具有重要意义，也为师生在教与学过程中查阅资料提供了方便，辅助实现文化建设教学目标。
3.档案管理信息化进程加快，方便学生就业
在新的社会形势下，高校档案管理工作信息化进程加快，档案工作逐步实现电子化和数字化。数字化的高校教育档案，利用大数据技术和互联网平台创新载体，实现档案信息的最佳优化，为将来大学生的就业和企事业单位对人才的选拔指明了方向。各地政府也在鼓励高校建设文化传播大数据服务平台，大力推进数字化设施的建设，建立学生信息档案数据库、电子学籍档案、教育资源全网共享的云服务体系，进一步方便学校和社会之间的沟通。电子学籍档案的建立，使社会对人才的需求更加透明化、公开化，根据档案信息就能选择适合企业或单位组织的人才，实现高校毕业生有处去、有所用、有所为。
二、高校档案收集工作存在的问题
近几年来，高校在收集整理各项档案资料中，工作开展日益进步，但是在新的社会和教育形势下，信息技术更新换代比较快，高校在档案收集管理工作中难免会存在一些问题（图1）。
1.档案管理工作得不到重视，致使档案收集工作发展举步维艰
高校作为高端人才培养的教育机构，旨在提高考研率、提高科研率，因而将大部分的人力、物力等资源都投入到这些工作中，导致档案工作的各方面资源不充足，如设备不全、系统落后、电子化程度不高等等，严重影响了档案工作的落实效果。
2.档案收集工作缺乏有力的监管措施，导致档案收集不规范
高校档案除了来自人事、基建、宣传、审计等职能部门，还包括各二级学院。牵扯到的合作部门数量较多，然而各个部门之间对档案管理工作的认识和思想重视程度不同，缺乏正确的监督和领导，职责分工不清，对档案的集中管理保存缺乏正确的认识。例如，有些部门会私自把重要或常用的文件存放在本单位以方便查找利用，导致档案室存档不完整、不全面。
3.兼职档案员责任心不强，导致档案收集工作无法有效开展
多数高校的档案收集工作除了专职档案员，还有许多兼职的档案管理员。一些部门由于兼职工作人员变动频繁，或者缺乏培训，导致人员责任心不足，专业管理知识匮乏，处理档案文件能力差，对收集档案重要性认识不足，导致档案收集工作不充分、文件不全、没有签发单、缺失草稿等问题时有发生。加上学校各部门的档案量随着上级各项检查和校内多样活动的增加而逐年增多，归档成了一年工作业绩的“短板”。一方面时间、精力得不到保证，兼职档案员缺乏积极主动的归档意识，对归档工作中自己应该承担的工作有依赖心理;另一方面为了确保各部门档案工作顺利完成，档案室的专职工作人员不得不对各部门的档案管理工作过多协助，甚至代办归档，常常导致档案收集工作被动，管理人员疲劳，兼职档案管理人员的拖延对档案收集工作的提升产生直接影响，减缓档案数字化进程。
4.档案收集工作存在信息不对称，造成档案利用困难
收集到档案中的材料必须是原始的、完整的、真实的、可读的，并且为了最终的参考目的而储存。因为档案管理部门与各职能部门、各院校之间交流沟通不顺畅，系统不先进，无法与OA系统对接，导致档案管理人员无法完全掌握各部门文档存储情况，出现了信息不对称现象。例如，有些部门不按照规定要求归档，收集的部分档案内容不全，系统录入信息混乱，不规范，不细致，或者使用不正确的文种，对指示、报告和请求没有明确区分;公文附件记载时，没有在规定位置或者附件中标注，文章名称以前标注的具体序号混乱;标注的主题词缺乏准确性或者不够具体，不方便检索。
5.档案收集涉及门类多，实物收集不规范
目前，高校档案收集大多只重视纸质类材料的收集，而忽略了荣誉证书、奖杯、教學教具、书画作品、声像资料等实物的收集，往往移交信息不完整，甚至未登记在案，导致第一手资料丢失或无从查阅。 6.档案收集周期长，导致数字化建设滞后
数字档案馆是指借助多媒体应用、数字化摄影、数据存储、计算机扫描等技术，将各种载体下的档案资料转变成数字化档案信息，利用数字化的方式存储档案资料。通过互联网系统实现对档案资料的管理，形成一个档案信息库，能够及时准确地提供档案信息，实现有效的资源共享。随着高校现代化水平的提升，实现档案的数字化是高校档案管理新的发展态势，也是建设“数字校园”的重要部分。对于提高档案管理的工作效率和利用水平、保护原有档案、节约档案库空间具有重要作用。数字化档案不只是实现数字化目录，也是档案原始文件的数字化。利用档案查询软件，可以直接从计算机上查询档案的原始文件，输入相应关键词，利用文本中的一个标题或一个词，就能够快速检索到相关资料，实现即时查询，满足网络化、自动化和实时化的目的。档案数字化不仅可以使查阅变得简便，甚至可以建立有关学校历史、教学改革、科研成果等档案特色数据库，而集中的收集，尤其收集到准确、完善的原始材料，能够在短时间范围内获取数量巨大的信息来源，完成此项工作。显然，档案收集工作中出现的种种问题导致数字化建设进程缓慢。
三、完善高校档案收集的对策建议
高校的档案管理是一个长期性、系统性的工作，档案的收集也是一项持久性的工程。为了充分发挥档案的作用，更好地服务于社会人才的储备、学校工作的可持续开展和师生教与学的有序进行，现提出完善高校档案收集的对策建议，主要从以下几个方面（见图2）。
1.提高广大师生的档案意识
在档案收集整理工作中，要提高教师和学生的档案意识，尤其是各个院系和职能部门负责人以及档案管理人员最基本的档案收集常识，一方面要对档案资料收集人员进行培训，保证设备、人员投入，明确部门分工，专人负责;另一方面档案管理部门适时开展档案的普及宣教工作、落实好日常的档案服务任务，以此来促使档案收集工作的有序、顺遂开展。
2.建立健全档案归档制度
高校的档案材料来自不同的业务部门，种类多、数量大、专业能力强、涉及面宽广，在新的信息化形势下，高校档案的数量和载体更加多样化。首先，要定期对各部门、各教学一线的档案工作人员进行调查研究，加强对档案材料特点和规律的认识，并联系高校实际情况制订对应的管理制度，如《 XX 校党组管理文件档案办法》，使档案的收集更加制度化、规范化、合法化。其次，请上级批示设立奖罚措施及各级督查催办制度，使档案的收集工作能够按照规章制度进行，提供可靠的制度保障工作顺利开展，防止遗漏、混乱和搪塞的发生。
3.加大档案收集工作的宣传力度，不断提高档案收集工作效率
高校档案管理人员有责任、有义务做好档案宣传工作，提高档案工作地位，确保档案资源的完整和准确。网络环境下，利用方便、快捷的网络环境全方位开展档案宣传工作，宣传档案历史、政策、法规及工作动态等，特别要大力宣传档案收集工作的重要性和必要性，让广大师生了解自身的权利和应尽的义务，提高对档案管理工作的认识，进而关心档案、支持档案工作，促进档案收集工作扎实、有序地进行，推动档案管理工作不断进步。
4.利用信息技术加强非纸质档案的收集工作
一直以来，高校收集档案仍然采用纸质为主要载体，电子化程度不高，多数主要扫描学籍资料。随着科技进步和计算机互联网技术的逐渐普及和应用，虽然档案的存档还得主要运用纸质形式，但在阅览过程中电子文件与数字档案的出现，有力提高了档案利用的便利性。为保证档案材料的收集充足、资料的完整性，档案管理者应转变观念，摒弃传统的只注重纸质档案收集的观念。加强档案信息化和数字化的建设进程，在收集纸质文献的同时，加强新型载体上的档案收集，保证各种档案的全方位覆盖，推动和加深档案文件的收集和管理，确保在新形势下高校档案收集和管理的工作能够科学有效、快速高效地开展。同时，档案管理人员要掌握OA系统的操作方法并得到授权，在日常工作中协助各部门预立卷，筛选有价值需要移交档案室存档的部分，做到心中有数。
5.提高专职档案管理人员的业务水平
专职档案管理人员的业务水平直接决定了学校档案室工作的质量和效率。但是，大部分管理档案的部门，尤其是规模较小的档案室，专职的档案工作人员都不是科班出身，对文件资料的基础知识、公文写作的基础知识了解不够深入，容易遗漏重要文件。例如，关于批准建设XX省能源大数据智能处理等3个省市共建重点实验室的通知，表面看起来是一份通知，实则是批复。
6.适当加大档案管理投入
当前很多高校受多方面因素影响只是成立了普通的档案室，有些名义上是档案馆，实际管理人员人手不足，接收能力强的年轻人更是少见。在当前新形势下，档案数目增加无疑加大了档案管理人员的工作量，数字化管理趋势更让各高校档案管理人员愁眉不展。设备老旧、系统过时，最重要的是档案管理人员对于大数据、网络化、云计算、区块链等技术知之甚少，甚至毫无概念，更谈不上操作、管理。因此，配备先进的数字硬件设备和具备高科技信息技术应用能力的复合型人才，不仅能解决档案收集和管理工作中的专业技能问题，为工作的有效开展提供帮助，更重要的是可以协助档案信息化的顺利进行。
四、总结
综上所述，高校的档案管理是在教育历程中的重要材料，在规范高校管理、提高学校管理水平、传承校園文化建设、促进档案信息化进程、方便学生就业等方面具有重要意义。面对高校在档案管理工作过程中出现的各种问题，如档案管理缺乏重视、收集工作缺乏有力监管、收集信息不对称、兼职档案员责任心不强等，高校应依据自身在新形势下的改革发展变化，强化档案管理工作，重视档案的收集与整理，推动高校的档案收集工作更加专业、规范、科学和高效，进一步推进学校各项教学工作和教育事业的持续发展，更好地为社会以及高校师生服务。
参考文献：
[1]李 莹.浅谈高校档案收集与管理工作的现状与创新发展[J].山西青年，2020
[2]胡 莹.高校档案管理存在的问题与对策研究[J].兰台内外，2020
[3]李卫忠.大学档案管理工作的角色定位与实践探索[J].祖国，2019
[4]陈 萍.高校档案收集工作的现状与优化策略[J].办公室业务，2019
[5]张 燕，魏渠波.高校档案收集中常见的问题及其解决措施[J].学园，2018
[6]李 军.探究高校档案管理对高校评估的重要作用[J].信息记录材料，2017
（作者单位：安康学院）