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摘要：大数据时代为档案管理工作的信息化带来了极大的发展机遇，本文首先阐述档案信息化的意义，其次分析目前档案管理工作中存在的问题，最后针对现状中存在的问题提出在大数据时代下促进档案信息化管理的几点建议，以加快实现档案的信息化管理。
關键词：大数据;档案信息化
引言：
档案信息是各行各业发展的重要资源，对企业的未来发展起着参考指示的重要作用。随着时间的推移和行业的不断发展数据量激增，传统的档案管理方式跟不上档案数据激增的发展要求，在数据量暴增的面前人力、物力、财力都显得微不足道。因此在大数据时代，信息化是档案管理的发展趋势，档案的信息化管理具有划时代的意义。鉴于此，下文作者围绕大数据时代的背景探讨档案信息化管理的发展策略。
一、大数据时代档案信息化管理的重要意义
（一）减轻工作人员的工作量，提高工作效率
档案信息化管理后，各项档案信息都将进行有效的采集、归纳、整理和储存，工作人员不再需要进行繁重而机械的档案整理工作，信息化的管理使管理人员可以充分的利用网络技术，可对档案资料进行更精准的管理，降低管理的失误率和查找资料的时间损耗，提高档案管理的工作效率。
（二）保障档案信息的安全性
由于工作地点的变更或资料的调档，往往需要将纸质版的档案资料进行运输，到达指定的保存和使用地点，这就不可避免的会在运输途中导致档案资料损坏或丢失[1]。档案实行信息化管理后不再需要承担纸质版在运输途中的丢失破损风险，电子化的档案资料在使用时可以加密传输既方便快捷，又保障了档案信息的安全。
二、当前档案管理工作的现状和问题
（一）档案资料不足，数据结构混乱
当档案实行信息化管理后，需要建立多种多样的数据库存储不同类型资料的数据，因此有必要进一步拓展信息数据的来源渠道，扩大信息的收集量，使数据库得到充分的利用，并且大量的数据可以为企业的未来发展提供更准确的预见趋势。同时由于现有档案资料的数据结构多样，在存储上造成了较大的麻烦，档案管理人员需要花费较多的时间和精力统一化档案资料的数据格式，以便于后期档案资料的电子化录入存储。
（二）安全系数低，档案存在风险
在计算机技术给档案管理工作带来极大便利的同时也需要考虑网络安全问题，网络也具有两面性，电子化的档案会出现资料泄露存在安全隐患。一旦发生安全泄露问题，带来的是不可估量的损失，不仅给企业带来了损失，而且使用户的个人隐私资料变得透明。因此必须在使用计算机技术的同时充分考虑安全问题，相较于档案的信息化管理，安全更是应该放在首位的考虑因素。
（三）管理人员的专业素质不足
传统的档案管理方式对档案管理人员的专业素质要求较低，在档案实行信息化管理后，由于档案信息化紧密依靠计算机技术，需要档案管理的操作人员不断提升自身的计算机操作技能，熟悉档案电子化管理的操作。同时由于计算机技术的飞速发展，新的实用技能层出不穷，需要管理人员不断地学习，保障档案信息化管理工作在计算机技术地革新中有条不紊地开展。
三、大数据时代下档案信息化管理的发展路径
（一）统一档案数据结构，拓展信息征集渠道
档案数据结构的统一是档案管理信息化的重要先决条件。为了降低在档案资料录入的过程中的难度，促进后期的查询效率，提高查找准确度，首先应该规范化档案数据，在将纸质版的资料导入计算机时统一文件的录入格式，减少不同录入部门最终在档案数据查看上的不统一性。同时为了充分提高开辟的数据库的利用价值，应该拓宽现有同类档案资料的数据量[2]，与公安部等相关部门协调，获取更多的数据，这不仅是对数据的扩充，从深层次来看，更是对一个企业或一个行业发展提供的一个借鉴和预判。
例如，在规范数据格式时，安排相关数据负责人统一规范数据类型，对涉及到所有的数据，包括文字、图片在内的数据，给出一个数据的划定标准。然后将该标准下发到录入的各个部门，并且有必要对录入部门使用的录入办公软件进行统一的规范，要么使用WPS，要么使用Office，总之不管使用什么办公软件，各个部门都应该统一，避免因录入软件的不同最终造成数据的差异，提高数据录入的准确性。
（二）增强档案资料的安全防护
档案资料的信息化管理方便了数据的分类存储和查看，使原本复杂庞大的数据一目了然的存放在各个数据库中，但是数据安全同样是在实现档案信息化管理过程中不容忽视的一大环节。档案资料一旦泄露，造成的后果不堪设想，小到个人隐私泄露造成钱财诈骗，再到企业资料泄露造成企业的发展受限遭遇巨大冲击，大到国家重要机密泄露其后果令人不寒而栗。因此档案数据资料的安全性必须受到重视。
例如，档案录入时对数据的查看、下载、编辑权限进行规定，就像是对一个文档的安全保护，普通身份登录只有查看档案资料的权限，其余权限都不予开放;而地位较高的领导登录时选取不同的级别，登录密码正确时，可以成功进入系统，不仅拥有查看资料的权限，而且拥有下载备份的权限，若以领导身份登录需要对档案的数据进行更新修改，则需要向服务器端发送请求，由档案管理部门发送私密的身份验证码。档案资料的使用权限设置保障了档案资料在使用过程中的安全性。同时还可以设置公司的虚拟网络环境，使工作人员在外时使用公司的虚拟化网络环境进入系统，查看档案资料，为档案资料系统的进入加一层保护。
（三）加强档案管理人员的专业素质培养
档案管理的信息化程序依赖于计算机技术的发展。传统的档案管理人员对其计算机使用操作要求较低，不能满足信息化过程的需要[3]。因此档案管理人员的任用上一定要有更高的要求，必须要有常用办公软件和计算机的使用基本技能，同时也要有一定的学习能力，以适应不断更新迭代的计算机技术。
例如，企业可以为档案管理人员创造更多的学习机会，定期培训信息技术，条件允许的情况下可以实行一对一的培训，全程保驾护航档案管理人员的技术掌握情况，以便更加熟练的管理档案数据。
总结：大数据时代的到来犹如划破长夜的裂痕，使传统的档案资料管理方式进行了革新，看到了更好更快的管理方式。档案的信息化管理使一个漫长曲折而又繁杂的过程，管理部门一定要切实理解信息化管理的意义，脚踏实地，逐渐步入信息化管理的正轨，提高档案管理的效率和安全性。
参考文献
[1]汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河北企业，2020（09）：35-36.
[2]王伟华.大数据时代档案信息化工作研究[J].兰台世界，2020（06）：50-52.
[3]李兰兰.大数据时代档案信息化管理工作的几点思考[J].科技展望，2016，26（06）：214.
關键词：大数据;档案信息化
引言：
档案信息是各行各业发展的重要资源，对企业的未来发展起着参考指示的重要作用。随着时间的推移和行业的不断发展数据量激增，传统的档案管理方式跟不上档案数据激增的发展要求，在数据量暴增的面前人力、物力、财力都显得微不足道。因此在大数据时代，信息化是档案管理的发展趋势，档案的信息化管理具有划时代的意义。鉴于此，下文作者围绕大数据时代的背景探讨档案信息化管理的发展策略。
一、大数据时代档案信息化管理的重要意义
（一）减轻工作人员的工作量，提高工作效率
档案信息化管理后，各项档案信息都将进行有效的采集、归纳、整理和储存，工作人员不再需要进行繁重而机械的档案整理工作，信息化的管理使管理人员可以充分的利用网络技术，可对档案资料进行更精准的管理，降低管理的失误率和查找资料的时间损耗，提高档案管理的工作效率。
（二）保障档案信息的安全性
由于工作地点的变更或资料的调档，往往需要将纸质版的档案资料进行运输，到达指定的保存和使用地点，这就不可避免的会在运输途中导致档案资料损坏或丢失[1]。档案实行信息化管理后不再需要承担纸质版在运输途中的丢失破损风险，电子化的档案资料在使用时可以加密传输既方便快捷，又保障了档案信息的安全。
二、当前档案管理工作的现状和问题
（一）档案资料不足，数据结构混乱
当档案实行信息化管理后，需要建立多种多样的数据库存储不同类型资料的数据，因此有必要进一步拓展信息数据的来源渠道，扩大信息的收集量，使数据库得到充分的利用，并且大量的数据可以为企业的未来发展提供更准确的预见趋势。同时由于现有档案资料的数据结构多样，在存储上造成了较大的麻烦，档案管理人员需要花费较多的时间和精力统一化档案资料的数据格式，以便于后期档案资料的电子化录入存储。
（二）安全系数低，档案存在风险
在计算机技术给档案管理工作带来极大便利的同时也需要考虑网络安全问题，网络也具有两面性，电子化的档案会出现资料泄露存在安全隐患。一旦发生安全泄露问题，带来的是不可估量的损失，不仅给企业带来了损失，而且使用户的个人隐私资料变得透明。因此必须在使用计算机技术的同时充分考虑安全问题，相较于档案的信息化管理，安全更是应该放在首位的考虑因素。
（三）管理人员的专业素质不足
传统的档案管理方式对档案管理人员的专业素质要求较低，在档案实行信息化管理后，由于档案信息化紧密依靠计算机技术，需要档案管理的操作人员不断提升自身的计算机操作技能，熟悉档案电子化管理的操作。同时由于计算机技术的飞速发展，新的实用技能层出不穷，需要管理人员不断地学习，保障档案信息化管理工作在计算机技术地革新中有条不紊地开展。
三、大数据时代下档案信息化管理的发展路径
（一）统一档案数据结构，拓展信息征集渠道
档案数据结构的统一是档案管理信息化的重要先决条件。为了降低在档案资料录入的过程中的难度，促进后期的查询效率，提高查找准确度，首先应该规范化档案数据，在将纸质版的资料导入计算机时统一文件的录入格式，减少不同录入部门最终在档案数据查看上的不统一性。同时为了充分提高开辟的数据库的利用价值，应该拓宽现有同类档案资料的数据量[2]，与公安部等相关部门协调，获取更多的数据，这不仅是对数据的扩充，从深层次来看，更是对一个企业或一个行业发展提供的一个借鉴和预判。
例如，在规范数据格式时，安排相关数据负责人统一规范数据类型，对涉及到所有的数据，包括文字、图片在内的数据，给出一个数据的划定标准。然后将该标准下发到录入的各个部门，并且有必要对录入部门使用的录入办公软件进行统一的规范，要么使用WPS，要么使用Office，总之不管使用什么办公软件，各个部门都应该统一，避免因录入软件的不同最终造成数据的差异，提高数据录入的准确性。
（二）增强档案资料的安全防护
档案资料的信息化管理方便了数据的分类存储和查看，使原本复杂庞大的数据一目了然的存放在各个数据库中，但是数据安全同样是在实现档案信息化管理过程中不容忽视的一大环节。档案资料一旦泄露，造成的后果不堪设想，小到个人隐私泄露造成钱财诈骗，再到企业资料泄露造成企业的发展受限遭遇巨大冲击，大到国家重要机密泄露其后果令人不寒而栗。因此档案数据资料的安全性必须受到重视。
例如，档案录入时对数据的查看、下载、编辑权限进行规定，就像是对一个文档的安全保护，普通身份登录只有查看档案资料的权限，其余权限都不予开放;而地位较高的领导登录时选取不同的级别，登录密码正确时，可以成功进入系统，不仅拥有查看资料的权限，而且拥有下载备份的权限，若以领导身份登录需要对档案的数据进行更新修改，则需要向服务器端发送请求，由档案管理部门发送私密的身份验证码。档案资料的使用权限设置保障了档案资料在使用过程中的安全性。同时还可以设置公司的虚拟网络环境，使工作人员在外时使用公司的虚拟化网络环境进入系统，查看档案资料，为档案资料系统的进入加一层保护。
（三）加强档案管理人员的专业素质培养
档案管理的信息化程序依赖于计算机技术的发展。传统的档案管理人员对其计算机使用操作要求较低，不能满足信息化过程的需要[3]。因此档案管理人员的任用上一定要有更高的要求，必须要有常用办公软件和计算机的使用基本技能，同时也要有一定的学习能力，以适应不断更新迭代的计算机技术。
例如，企业可以为档案管理人员创造更多的学习机会，定期培训信息技术，条件允许的情况下可以实行一对一的培训，全程保驾护航档案管理人员的技术掌握情况，以便更加熟练的管理档案数据。
总结：大数据时代的到来犹如划破长夜的裂痕，使传统的档案资料管理方式进行了革新，看到了更好更快的管理方式。档案的信息化管理使一个漫长曲折而又繁杂的过程，管理部门一定要切实理解信息化管理的意义，脚踏实地，逐渐步入信息化管理的正轨，提高档案管理的效率和安全性。
参考文献
[1]汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河北企业，2020（09）：35-36.
[2]王伟华.大数据时代档案信息化工作研究[J].兰台世界，2020（06）：50-52.
[3]李兰兰.大数据时代档案信息化管理工作的几点思考[J].科技展望，2016，26（06）：214.