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随着信息数字化的快速发展和办公自动化的实现，农机监理电子档案的广泛应用，大大提高了农机监理电子档案的管理水平。但同时由于电子档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，因此，笔者就农机监理电子档案在管理利用中的安全问题进行几点探讨。
一、农机监理电子档案所包括的主要内容
农机监理电子档案主要包括全市拖拉机及驾驶员电子档案、外省籍驾驶证及拖拉机登记电子档案。采用的是浙江省农机监理业务系统软件，整个软件分为牌证受理岗、牌证管理岗、考试岗和档案管理岗四个岗位。在一岗中主要进行拖拉机注册登记、转入登记、变更登记、转移登记、抵押登记、注销登记、拖拉机变更备案、补换牌证、换发牌证等牌证受理业务。同时还进行拖拉机驾驶证初次受理、增驾受理、转入受理、其他业务受理、管理岗、违法行为记分、驾驶证注销等业务。在二岗中，主要对一岗中受理的拖拉机及驾驶员档案业务进行管理送审，属于牌证管理岗的范畴。在三岗中，主要为考试岗，对于在二岗中拖拉机驾驶员初次受理和增驾受理的人员进行科目一、二、三、四的考试，并给予考试评分，只有通过科目一、二、三、四的拖拉机驾驶员才可在二岗里核发拖拉机驾驶证。在四岗中，主要是档案管理岗，主要为拖拉机及驾驶员档案归案、档案查询、档案更正、档案增补及对已被注销的拖拉机及驾驶员档案的高级查询。农机监理电子档案的应用，可以迅速和准确地计算出全市拖拉机及驾驶员在册的拥有量、年检年审的情况、农机事故的统计数据和外省籍驾驶证及拖拉机的登记情况，给农机监理工作带来了很多便利，大大提高了工作效率。
二、影响农机监理电子档案安生性的不利因素
1.档案安全保护意识薄弱
档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。
2.计算机软硬件的设备故障
由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。
3.电子档案存储载体的保护技术问题
农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。
4.计算机病毒与黑客的攻击
计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。
三、加强农机监理电子档案安全管理的相应对策
1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识
要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。
2.充分采用信息备份技术
信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。
3.加强电子文件的载体保护
电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。
4.多渠道防治计算机病毒和各种攻击
在病毒防治方面，要主动防毒，树立“预防为主，防治结合”的观念，从病毒的寄生对象、内存驻留方式、传染途径等病毒行为入手进行防范，防止病毒向机内和机外传染。运用防火墙技术防止其它系统的网上用户对农机监理信息资源的非法访问，从而使农机监理电子档案的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。同时采用身份验证和文档加密手段进行保护，为了防止无关人员进入农机监理系统对电子文件或数据进行访问或修改，在进入农机监理档案管理系统时需要对用户进行身份验证，即给每个合法用户一个通行口令，代表该用户身份。通行口令可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求对农机监理系统进行访问时，必须输入自己的通行口令，系统将对其身份进行安全认证，并根据事先的设置决定是否许可其通行。另外，还可在信息存储和传输过程中，采用公共密钥和私人密钥相结合的加密方法，防止非法用户截获农机监理电子档案资料，从而确保农机监理电子档案的完整和安全。
（作者单位：浙江省余姚市机械化管理局）
一、农机监理电子档案所包括的主要内容
农机监理电子档案主要包括全市拖拉机及驾驶员电子档案、外省籍驾驶证及拖拉机登记电子档案。采用的是浙江省农机监理业务系统软件，整个软件分为牌证受理岗、牌证管理岗、考试岗和档案管理岗四个岗位。在一岗中主要进行拖拉机注册登记、转入登记、变更登记、转移登记、抵押登记、注销登记、拖拉机变更备案、补换牌证、换发牌证等牌证受理业务。同时还进行拖拉机驾驶证初次受理、增驾受理、转入受理、其他业务受理、管理岗、违法行为记分、驾驶证注销等业务。在二岗中，主要对一岗中受理的拖拉机及驾驶员档案业务进行管理送审，属于牌证管理岗的范畴。在三岗中，主要为考试岗，对于在二岗中拖拉机驾驶员初次受理和增驾受理的人员进行科目一、二、三、四的考试，并给予考试评分，只有通过科目一、二、三、四的拖拉机驾驶员才可在二岗里核发拖拉机驾驶证。在四岗中，主要是档案管理岗，主要为拖拉机及驾驶员档案归案、档案查询、档案更正、档案增补及对已被注销的拖拉机及驾驶员档案的高级查询。农机监理电子档案的应用，可以迅速和准确地计算出全市拖拉机及驾驶员在册的拥有量、年检年审的情况、农机事故的统计数据和外省籍驾驶证及拖拉机的登记情况，给农机监理工作带来了很多便利，大大提高了工作效率。
二、影响农机监理电子档案安生性的不利因素
1.档案安全保护意识薄弱
档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。
2.计算机软硬件的设备故障
由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。
3.电子档案存储载体的保护技术问题
农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。
4.计算机病毒与黑客的攻击
计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。
三、加强农机监理电子档案安全管理的相应对策
1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识
要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。
2.充分采用信息备份技术
信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。
3.加强电子文件的载体保护
电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。
4.多渠道防治计算机病毒和各种攻击
在病毒防治方面，要主动防毒，树立“预防为主，防治结合”的观念，从病毒的寄生对象、内存驻留方式、传染途径等病毒行为入手进行防范，防止病毒向机内和机外传染。运用防火墙技术防止其它系统的网上用户对农机监理信息资源的非法访问，从而使农机监理电子档案的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。同时采用身份验证和文档加密手段进行保护，为了防止无关人员进入农机监理系统对电子文件或数据进行访问或修改，在进入农机监理档案管理系统时需要对用户进行身份验证，即给每个合法用户一个通行口令，代表该用户身份。通行口令可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求对农机监理系统进行访问时，必须输入自己的通行口令，系统将对其身份进行安全认证，并根据事先的设置决定是否许可其通行。另外，还可在信息存储和传输过程中，采用公共密钥和私人密钥相结合的加密方法，防止非法用户截获农机监理电子档案资料，从而确保农机监理电子档案的完整和安全。
（作者单位：浙江省余姚市机械化管理局）