论文部分内容阅读
摘 要:基础信息编码是高校信息化建设的基础和关键,这是一项涉及高校信息化建设全局性的工作,也是一项基础性工作。一方面必须遵守编码设计唯一性、规范性、稳定性、可扩充性、实用性、兼容性等原则,一方面要在参照国家规范的同时结合学校自身情况进行自定义设计。这些设计思想之间可能相互制约,在编码规范设计时应有所取舍、尽量兼顾,使基础信息编码能全面准确地反映信息交换的需求,既能继承传统又能有所创新,既能照顾现状又能着眼于未来的信息化发展趋势。
关键词:基础信息编码;编码原则;编码规范设计
中图分类号:G203文献标识码:B文章编号:1673-8454(2010)09-0007-04
基础信息编码是高校进行信息化建设的一项全局性工作,也是一项基础性工作。其编码主要围绕着人员、财务、资产这些学校核心、全局的业务展开并涉及学校各个业务部门,同时也决定了一所高校信息化建设体系的基本特色。其基础性主要体现在数据库设计的规范与数据标准上,也就是决定了我们常说的元数据的基本类型,完善和设计一套科学合理的基础信息编码对于信息化建设尤为重要。研究和制订信息化标准是高校信息化建设工作的基础,其目的在于使大量的信息得到科学、规范地定义和分类,描述其使用权限并形成统一的标准,从而保证信息在采集和使用过程中具有唯一性和通用性,从信息标准方面消除“信息孤岛”现象,最大限度地实现信息资源的交换和共享。信息编码规范是信息化标准的基本内容之一,而基础信息编码又因其覆盖范围最广、通用性最强、应用频率最高,对整个信息系统的质量和效率意义重大。[1]制定一套科学的基础信息编码,从最底层保证信息资源真正实现无障碍的流通,最大化信息利用率,对高校的信息化建设工作有着深远的意义。在对信息编码基本原则进行分析和研究后,笔者结合所在单位进行的基础信息编码规范制定工作实践,思考了如何既能使基础信息编码全面准确地反映信息交换的需求,又能兼顾并达到继承传统且有所创新;既能照顾现状又能着眼于未来的信息化发展趋势。同时,目前高校的改革处于剧烈的变化阶段,随着信息化建设的逐步推进,高校改革的逐步深化,一些新的业务和组织类型会出现,旧有的会消失,所以我们对此要保持足够的技术准备,其思路要有一定的预见性与前瞻性。通过在大连理工大学开展自定义基础信息编码工作,笔者对有些情况作相应总结和陈述,期望给各位同行在信息化建设方面带来一些有益的启示。
一般来说,高校基础信息编码包括人员编码,如学号、教工号等;组织机构编码,如科研单位、教学单位、行政单位编号等;以及教学科研对象编码,如课程、专业、学术成果、科研项目编号等。本文重点以人员编码和机构编码为例,说明高校基础信息编码的相关问题。信息系统的编码设计有其基本原则,高校在进行基础信息编码时,应首先予以考虑。国家和教育部已颁布的信息标准具有行业通用性,对信息化建设工作有一定的指导意义,但其中对于高校自定义信息编码只规定了码位要求,需要各高校根据实际需求进行拓延和细化,结合自身情况自行定义具体信息编码规范,完成信息编码工作。[2]
一、信息编码的基本原则
1.唯一性
信息的编码是所描述对象基本属性的唯一标识。有的编码对象可能有多个不同描述方式,可以按不同种类名称对其进行分类编码,但在一个分类编码中,每一个对象只有一个代码,一个代码唯一标识一个编码对象。
2.稳定性
信息编码反映对象最本质的属性或特征,因而要有相对的稳定性。如果设计之初没有对可能发生的数据变动进行全面考虑,造成日后工作中时常需要对编码进行修改,必然给系统的统一性维护带来麻烦,甚至引发更多的数据稳定和安全性危机而付出更大的管理代价。
3.可扩充性
信息编码的结构设计必须要适应和满足事物对象在时间和空间上在未来可预见范围内的变化和调整,考虑到数据的不断增长和未来的变化趋势,在各类编码结构中留有余地,以保证随着实体的发展可以在原有编码基础上进行扩充,而不打乱整个编码体系和规则。
4.规范性和实用性
在同一类信息编码体系中,编码的类型、结构以及编写格式必须统一。对于已出台的国家标准代码集,根据其指导意义和采用价值,凡能采用的要尽量采用。编码的实用性(即适应性)是指信息编码要尽可能反映对象的特点,以助记忆,便于填写。
此外,信息编码设计还应遵循兼容性、简洁性等原则,保持与相关标准如原有编码、国家标准、部颁标准的协调一致,同时保证尽量简洁,在结构上不要留有过多冗余,以兼顾信息数据的通用性与易用性。
二、自定义基础信息编码原则的思考
编码基本原则要求的唯一性、实用性、稳定性、可扩充性和简洁性之间常常相互制约,尤其在信息编码规范确定之后,如果客观对象发生结构和属性上的调整,信息编码随之的改变往往会牵一发而动全身。在实际的基础信息编码工作中,各高校应该结合本校发展历史、发展现状和发展前景,分析现有体系存在的问题,综合考虑各个因素和设计原则,寻找它们之间的平衡点,完成具体的基础信息编码设计。在对大连理工大学进行基本信息编码规范设计的实践工作中,我们重点思考了以下问题,并在编码规范的制定上做出了相应的调整。
1.编码类型
按编码的符号表示形式可将编码分为数字型编码、字母型编码和数字字母混合型编码。数字型代码结构简单,使用方便,但是对对象特征的描述不直观;字母型编码便于记忆,且有更大容量,但不便于机器处理;混合型编码结合了数字编码结构和字母型编码的两种优点,但其形式复杂,考虑到实际应用时数字、字母混合编排输入不便、录入效率低和出错率高,所以没有选择数字字母混合编码类型,而是根据信息需求量的大小和使用上的习惯采用了纯数字类型。
2.编码含义
根据编码是否承载实际含义可将编码设计成为有实义编码、无实义编码或混合类型编码。无实义编码只作为分类对象的唯一标识,起代替分类对象的作用,而不提供有关分类对象的其他属性信息。有实义编码在唯一性代替分类对象的同时,还能提供对象一定的属性特征含义。当同一对象属性发生变化时,因有实义编码包含属性含义,其属性编码也需随之修改,而无实义编码则可以保持不变。但由于无实义编码所代表的对象及其相关属性信息被统计收录在独立的数据表中,在对任一对象的某一属性进行操作时都需要检索全部数据表,操作开销较大。在当前高校的教育改革和信息技术水平背景之下,在高校制定基础信息编码时建议将二者结合使用,尤其应注意采用有实义编码时所选择的描述属性的稳定性和重要程度,根据学校的工作实际和现有资源及技术状况,权衡编码改动开销和数据使用开销,避免对象属性改动引起的麻烦和错误。
现有的单位号按照层级分类编制,以体现各组织机构的隶属关系,如遇组织机构发生结构调整时,对组织机构编码的处理就变得很棘手,沿用原有的单位号,则所体现的原层级隶属关系已不再适应现有结构,如编制新的编码,其下处于不同业务体系的编码因为组织关系均需调整,会带来一系列的问题。[3]新的编码规范中(二级机构编码)将整个高校看作一个整体,面向不同的业务工作对院系所中心、科室、研究所、实验室等机构给出统一的编码,在编码含义上不再体现层级隶属关系,而将其作为外在的单位属性信息,保证了编码的唯一性和稳定性,也保证了组织管理工作的连贯性和持续性。
在大连理工大学基础信息编码规范的重新修订中,对人员编码的含义也进行了较大幅度的改革,除收入了编年信息和人员身份信息,其余部分一律采用无实义编码,即流水编号,以在便于组织管理的基础上适当简化编码结构和含义。
在对人员编码含义进行重新设计时,我们遇到了一些管理观念上的障碍。在某些管理者的习惯性思维里,编码结构含义应该尽量可识别,以充分体现人员的相关属性信息,而某些含义在管理工作中其实并不是不可或缺的,即便不涉及在编码内,在必要的情况下,通过一定的技术手段也可以获得,而一旦将其含义考虑到编码结构里,虽然直观上具有了更大的可读性,却无形间增加了属性变化后可能出现的风险,增加了信息系统的维护开销。如学生转专业后,如果不改变其入学生成的学号,必然存在信息编码与实体状况不对称的情况,若改变其对应信息编码,为实现数据的一致性、及时性和时效性就要付出不必要的代价。另外,从人性化的角度来说,一定程度上减少编码体现的含义,也是对个体隐私的一种保护,而抹去编码中某些级别观念,体现了公平平等的思想,在信息管理中表达了设计者和使用者对人的尊重,也是对高校学术氛围的一种净化。
3.编码容量
2007年以来,学校为促进学科间的互相支撑、推进大平台建设、提高人才培养水平,加快了学科群建设脚步,推行了学部制改革,相继整合了力学等优势院系成立了运载工程与力学学部、建设工程学部等几大学部。而随着组织机构与管理机制的调整,我们充分意识到,基础信息编码工作应着眼于高校的发展方向和节奏,如机构编码体系中,与学部相对应的编码部分应适当预留足够的扩充空间。这样的思路对于自定义编码来说非常重要,由于高校目前处于改革时期,我们要对未来业务种类、组织机构的变化有充分的技术准备。随着信息化建设的逐步推进与高校改革的逐步深化,一些新的业务类型会出现,旧的会消亡,所以信息编码的容量设计对此要有足够的前瞻性与预见性。
但并不是说为了满足编码的稳定性和可扩充性,可以无节制地拓宽信息编码位数。信息编码结构直接影响信息存储的代价和信息处理系统的运行性能,信息资源在空间上的预留应充分考虑实际需求和发展诉求,既要满足可能出现的溢位,又要适可而止,经济地实现信息价值的最大化。
实际上,在设计之初综合考虑编码所体现的属性信息及编码的容量空间问题,也同时是为未来编码的扩充工作做铺垫,结合实际需求合理地安排编码结构,就是在编码的实用性、稳定性、可扩充性和唯一性、简洁性之间找到平衡,而各具体方面如含义、位数问题等其实往往是相辅相成的。
三、自定义基础信息编码规范的实践
基于以上对制订基础信息编码的诸多考虑,下面从人员编码和机构编码两方面,给出大连理工大学具体的自定义基础信息编码规范,进一步说明设计意图,以供参考交流。
1.人员编码
大连理工大学原有的人员编码位数不统一:本科学生学号为9位数字码,研究生学号为8位数字码;教工号有4位的也有5位的,又因办学规模的扩大,原有的编码不能满足学校管理的需要,教工号不得不增加拉丁字母来扩充使用,出现了字母数字混编和纯数字类型并存的现象,凸显出编码的不规范,造成使用上的混乱。
大连理工大学新的基础信息编码规范中,对教职工编码和全体学生编码的位数进行了统一,新的学号、教工号被统一为10位数字编码,从结构上对各种身分予以区分。新的人员编码第1至4位统一为入校年序号;教工号的第5位默认为0,第6、7位为教工性质码,第8至10位为教工入校当年无实义顺序号;学号第5、6位为学生性质码,第7至10位为学生入校当年无实义顺序号。表1、2分别列举了教职工编码中的第6、7位教工性质码和学生编码中的第5、6位学生性质码大致的片段分配情况。
可以看出,在保证编码位数统一的前提下,4位年序号很好地避免了可能出现的千年虫问题,性质码和顺序码的设计充分考虑到了人员身份的多样性,符合学校中教工和学生的组织结构和规模要求,在整体上对有实义编码和无实义编码进行了合理的结合,既满足了一定的对象属性描述要求,也未产生编码位数上的浪费。
2.机构编码
原有的机构编码存在位数不统一和整体结构混乱等问题。表3列举了部分原有组织机构编码。单位号按照隶属关系划分为研究生院、教务处、人事处三大体系,可以看出,各业务体系自成一统,体系与体系之间存在编码重复的情况,没有整体性,根本无法统一使用。体系之间与体系内部均存在编码长短不一的问题,而人事处组织机构编码中,各分支机构编码前缀——大连理工大学的学校代码“10141”(根据教育部标准代码子集《高等学校和科研机构代码》分配)存在不必要的重复。
新的机构编码分为二级部门编码和三级部门编码两个类别,院系所部中心等学校下属二级机构单位采用二级部门码,编码为3位数字码,容量为1000;系科室等二级机构下属的三级机构采用三级部门码,编码为6位数字码,为二级机构编码的扩展,即所在二级部门码后跟3位序列码。
表4给出了二级部门编码各段的大致分配情况,并列举了部分表3所涉及院系单位的新编码以示对比。600~999为预留扩展空间编码,供使用单位扩展编制,待各单位自行编码后,向学校信息化建设与管理办公室提出申请,报信息化建设与管理办公室统一备案。
新的二级部门编码中将不同片断分配给不同的组织体系,这样一来,根据机构编码的首位即可判断单位所属业务体系,使编码具有易读性。全校所有部门被视为一个整体,编码只体现业务分工的不同,不再体现其层级上的隶属关系,同一个部门有唯一的编码标识,一个编码也只属于一个部门。编码规范将350~399片段分配给学部机构,体现了使信息编码与学校发展方向和结构调整相适应的原则,保证了编码的可扩充性和稳定性。
三级部门编码的后三位从101开始,由各二级机构负责按一般规则自行对这3位序列码进行编制,按学院办公室、学生办公室、系别顺序编码。各单位编码后,报信息化建设与管理办公室统一备案。
四、高校开展自定义基础信息编码工作的建议
从制定本校自定义基础信息编码的角度讲,应由一个专门的组织负责从全局高度系统地对整个编码体系做出规划和思考,即我们常说的做好顶层设计,不仅要满足各单位分散的应用体系中信息的流转和处理使用需求,还要考虑到宏观层面上的信息共享,避免“信息孤岛”的产生。这就要求我们统一思想认识,争取高层领导支持,加强各部门的协调配合,全面了解各环节的业务特点,分析现有编码体系存在的问题,同时不能忽视新的编码体系与旧体系、数字校园其他环节工作和各组织机构运行机制的接口问题,遵循循序渐进的规律,立足于现实,但不迁就于现实。对一些编码的设定要体现出一所学校教育人和培养人的理念,对个人隐私的保护与尊重,这也是一个社会进步和文明的体现。
开展信息化建设工作应该是整个高校全体参与的行为,为保证基础信息编码规范制定的准备、设计和执行,应该首先从观念上确立各部门工作人员对现代化的信息管理工作的认识,推广和普及信息资源共享观念,通过具体项目的开展带动基础信息编码方案的实施。制定编码方案的同时确定编码责任部门,并保证编码的完善和维护工作能落到实处,从而保证整个编码体系的完整性和效用价值。从编码设计的角度来说,编码规范的修订也并不是一劳永逸的事,设计人员要紧跟高校发展和技术更新的脚步,阶段性地对编码体系做出适应性调整,以满足信息资源共享的新需求。
五、结束语
作为高校信息化建设工作的基础、高校信息资源共享的基石,设计一套科学合理的基础信息编码规范有着至关重要的意义。在各高校的校园信息化建设工作中,须从编码基本原则、高校建设规划、管理应用实际要求等角度对各方面影响因素综合考虑,提出一套较为科学合理的、符合高校实际情况的基础信息基础信息编码规范方案,从信息数据流生命周期的最初阶段保证信息化建设工作的顺利开展和信息管理工作的正常进行。?筅
参考文献:
[1]沈锡臣,陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报(自然科学版),2004,43(4):529-531.
[2]CELTS-33高等学校管理信息标准[S].
[3]蒋磊宏.统一管理校内组织机构——标准校内单位基础数据类的产生[J].中国教育网络,2007(4):58-59.
(编辑:杨馥红)
关键词:基础信息编码;编码原则;编码规范设计
中图分类号:G203文献标识码:B文章编号:1673-8454(2010)09-0007-04
基础信息编码是高校进行信息化建设的一项全局性工作,也是一项基础性工作。其编码主要围绕着人员、财务、资产这些学校核心、全局的业务展开并涉及学校各个业务部门,同时也决定了一所高校信息化建设体系的基本特色。其基础性主要体现在数据库设计的规范与数据标准上,也就是决定了我们常说的元数据的基本类型,完善和设计一套科学合理的基础信息编码对于信息化建设尤为重要。研究和制订信息化标准是高校信息化建设工作的基础,其目的在于使大量的信息得到科学、规范地定义和分类,描述其使用权限并形成统一的标准,从而保证信息在采集和使用过程中具有唯一性和通用性,从信息标准方面消除“信息孤岛”现象,最大限度地实现信息资源的交换和共享。信息编码规范是信息化标准的基本内容之一,而基础信息编码又因其覆盖范围最广、通用性最强、应用频率最高,对整个信息系统的质量和效率意义重大。[1]制定一套科学的基础信息编码,从最底层保证信息资源真正实现无障碍的流通,最大化信息利用率,对高校的信息化建设工作有着深远的意义。在对信息编码基本原则进行分析和研究后,笔者结合所在单位进行的基础信息编码规范制定工作实践,思考了如何既能使基础信息编码全面准确地反映信息交换的需求,又能兼顾并达到继承传统且有所创新;既能照顾现状又能着眼于未来的信息化发展趋势。同时,目前高校的改革处于剧烈的变化阶段,随着信息化建设的逐步推进,高校改革的逐步深化,一些新的业务和组织类型会出现,旧有的会消失,所以我们对此要保持足够的技术准备,其思路要有一定的预见性与前瞻性。通过在大连理工大学开展自定义基础信息编码工作,笔者对有些情况作相应总结和陈述,期望给各位同行在信息化建设方面带来一些有益的启示。
一般来说,高校基础信息编码包括人员编码,如学号、教工号等;组织机构编码,如科研单位、教学单位、行政单位编号等;以及教学科研对象编码,如课程、专业、学术成果、科研项目编号等。本文重点以人员编码和机构编码为例,说明高校基础信息编码的相关问题。信息系统的编码设计有其基本原则,高校在进行基础信息编码时,应首先予以考虑。国家和教育部已颁布的信息标准具有行业通用性,对信息化建设工作有一定的指导意义,但其中对于高校自定义信息编码只规定了码位要求,需要各高校根据实际需求进行拓延和细化,结合自身情况自行定义具体信息编码规范,完成信息编码工作。[2]
一、信息编码的基本原则
1.唯一性
信息的编码是所描述对象基本属性的唯一标识。有的编码对象可能有多个不同描述方式,可以按不同种类名称对其进行分类编码,但在一个分类编码中,每一个对象只有一个代码,一个代码唯一标识一个编码对象。
2.稳定性
信息编码反映对象最本质的属性或特征,因而要有相对的稳定性。如果设计之初没有对可能发生的数据变动进行全面考虑,造成日后工作中时常需要对编码进行修改,必然给系统的统一性维护带来麻烦,甚至引发更多的数据稳定和安全性危机而付出更大的管理代价。
3.可扩充性
信息编码的结构设计必须要适应和满足事物对象在时间和空间上在未来可预见范围内的变化和调整,考虑到数据的不断增长和未来的变化趋势,在各类编码结构中留有余地,以保证随着实体的发展可以在原有编码基础上进行扩充,而不打乱整个编码体系和规则。
4.规范性和实用性
在同一类信息编码体系中,编码的类型、结构以及编写格式必须统一。对于已出台的国家标准代码集,根据其指导意义和采用价值,凡能采用的要尽量采用。编码的实用性(即适应性)是指信息编码要尽可能反映对象的特点,以助记忆,便于填写。
此外,信息编码设计还应遵循兼容性、简洁性等原则,保持与相关标准如原有编码、国家标准、部颁标准的协调一致,同时保证尽量简洁,在结构上不要留有过多冗余,以兼顾信息数据的通用性与易用性。
二、自定义基础信息编码原则的思考
编码基本原则要求的唯一性、实用性、稳定性、可扩充性和简洁性之间常常相互制约,尤其在信息编码规范确定之后,如果客观对象发生结构和属性上的调整,信息编码随之的改变往往会牵一发而动全身。在实际的基础信息编码工作中,各高校应该结合本校发展历史、发展现状和发展前景,分析现有体系存在的问题,综合考虑各个因素和设计原则,寻找它们之间的平衡点,完成具体的基础信息编码设计。在对大连理工大学进行基本信息编码规范设计的实践工作中,我们重点思考了以下问题,并在编码规范的制定上做出了相应的调整。
1.编码类型
按编码的符号表示形式可将编码分为数字型编码、字母型编码和数字字母混合型编码。数字型代码结构简单,使用方便,但是对对象特征的描述不直观;字母型编码便于记忆,且有更大容量,但不便于机器处理;混合型编码结合了数字编码结构和字母型编码的两种优点,但其形式复杂,考虑到实际应用时数字、字母混合编排输入不便、录入效率低和出错率高,所以没有选择数字字母混合编码类型,而是根据信息需求量的大小和使用上的习惯采用了纯数字类型。
2.编码含义
根据编码是否承载实际含义可将编码设计成为有实义编码、无实义编码或混合类型编码。无实义编码只作为分类对象的唯一标识,起代替分类对象的作用,而不提供有关分类对象的其他属性信息。有实义编码在唯一性代替分类对象的同时,还能提供对象一定的属性特征含义。当同一对象属性发生变化时,因有实义编码包含属性含义,其属性编码也需随之修改,而无实义编码则可以保持不变。但由于无实义编码所代表的对象及其相关属性信息被统计收录在独立的数据表中,在对任一对象的某一属性进行操作时都需要检索全部数据表,操作开销较大。在当前高校的教育改革和信息技术水平背景之下,在高校制定基础信息编码时建议将二者结合使用,尤其应注意采用有实义编码时所选择的描述属性的稳定性和重要程度,根据学校的工作实际和现有资源及技术状况,权衡编码改动开销和数据使用开销,避免对象属性改动引起的麻烦和错误。
现有的单位号按照层级分类编制,以体现各组织机构的隶属关系,如遇组织机构发生结构调整时,对组织机构编码的处理就变得很棘手,沿用原有的单位号,则所体现的原层级隶属关系已不再适应现有结构,如编制新的编码,其下处于不同业务体系的编码因为组织关系均需调整,会带来一系列的问题。[3]新的编码规范中(二级机构编码)将整个高校看作一个整体,面向不同的业务工作对院系所中心、科室、研究所、实验室等机构给出统一的编码,在编码含义上不再体现层级隶属关系,而将其作为外在的单位属性信息,保证了编码的唯一性和稳定性,也保证了组织管理工作的连贯性和持续性。
在大连理工大学基础信息编码规范的重新修订中,对人员编码的含义也进行了较大幅度的改革,除收入了编年信息和人员身份信息,其余部分一律采用无实义编码,即流水编号,以在便于组织管理的基础上适当简化编码结构和含义。
在对人员编码含义进行重新设计时,我们遇到了一些管理观念上的障碍。在某些管理者的习惯性思维里,编码结构含义应该尽量可识别,以充分体现人员的相关属性信息,而某些含义在管理工作中其实并不是不可或缺的,即便不涉及在编码内,在必要的情况下,通过一定的技术手段也可以获得,而一旦将其含义考虑到编码结构里,虽然直观上具有了更大的可读性,却无形间增加了属性变化后可能出现的风险,增加了信息系统的维护开销。如学生转专业后,如果不改变其入学生成的学号,必然存在信息编码与实体状况不对称的情况,若改变其对应信息编码,为实现数据的一致性、及时性和时效性就要付出不必要的代价。另外,从人性化的角度来说,一定程度上减少编码体现的含义,也是对个体隐私的一种保护,而抹去编码中某些级别观念,体现了公平平等的思想,在信息管理中表达了设计者和使用者对人的尊重,也是对高校学术氛围的一种净化。
3.编码容量
2007年以来,学校为促进学科间的互相支撑、推进大平台建设、提高人才培养水平,加快了学科群建设脚步,推行了学部制改革,相继整合了力学等优势院系成立了运载工程与力学学部、建设工程学部等几大学部。而随着组织机构与管理机制的调整,我们充分意识到,基础信息编码工作应着眼于高校的发展方向和节奏,如机构编码体系中,与学部相对应的编码部分应适当预留足够的扩充空间。这样的思路对于自定义编码来说非常重要,由于高校目前处于改革时期,我们要对未来业务种类、组织机构的变化有充分的技术准备。随着信息化建设的逐步推进与高校改革的逐步深化,一些新的业务类型会出现,旧的会消亡,所以信息编码的容量设计对此要有足够的前瞻性与预见性。
但并不是说为了满足编码的稳定性和可扩充性,可以无节制地拓宽信息编码位数。信息编码结构直接影响信息存储的代价和信息处理系统的运行性能,信息资源在空间上的预留应充分考虑实际需求和发展诉求,既要满足可能出现的溢位,又要适可而止,经济地实现信息价值的最大化。
实际上,在设计之初综合考虑编码所体现的属性信息及编码的容量空间问题,也同时是为未来编码的扩充工作做铺垫,结合实际需求合理地安排编码结构,就是在编码的实用性、稳定性、可扩充性和唯一性、简洁性之间找到平衡,而各具体方面如含义、位数问题等其实往往是相辅相成的。
三、自定义基础信息编码规范的实践
基于以上对制订基础信息编码的诸多考虑,下面从人员编码和机构编码两方面,给出大连理工大学具体的自定义基础信息编码规范,进一步说明设计意图,以供参考交流。
1.人员编码
大连理工大学原有的人员编码位数不统一:本科学生学号为9位数字码,研究生学号为8位数字码;教工号有4位的也有5位的,又因办学规模的扩大,原有的编码不能满足学校管理的需要,教工号不得不增加拉丁字母来扩充使用,出现了字母数字混编和纯数字类型并存的现象,凸显出编码的不规范,造成使用上的混乱。
大连理工大学新的基础信息编码规范中,对教职工编码和全体学生编码的位数进行了统一,新的学号、教工号被统一为10位数字编码,从结构上对各种身分予以区分。新的人员编码第1至4位统一为入校年序号;教工号的第5位默认为0,第6、7位为教工性质码,第8至10位为教工入校当年无实义顺序号;学号第5、6位为学生性质码,第7至10位为学生入校当年无实义顺序号。表1、2分别列举了教职工编码中的第6、7位教工性质码和学生编码中的第5、6位学生性质码大致的片段分配情况。
可以看出,在保证编码位数统一的前提下,4位年序号很好地避免了可能出现的千年虫问题,性质码和顺序码的设计充分考虑到了人员身份的多样性,符合学校中教工和学生的组织结构和规模要求,在整体上对有实义编码和无实义编码进行了合理的结合,既满足了一定的对象属性描述要求,也未产生编码位数上的浪费。
2.机构编码
原有的机构编码存在位数不统一和整体结构混乱等问题。表3列举了部分原有组织机构编码。单位号按照隶属关系划分为研究生院、教务处、人事处三大体系,可以看出,各业务体系自成一统,体系与体系之间存在编码重复的情况,没有整体性,根本无法统一使用。体系之间与体系内部均存在编码长短不一的问题,而人事处组织机构编码中,各分支机构编码前缀——大连理工大学的学校代码“10141”(根据教育部标准代码子集《高等学校和科研机构代码》分配)存在不必要的重复。
新的机构编码分为二级部门编码和三级部门编码两个类别,院系所部中心等学校下属二级机构单位采用二级部门码,编码为3位数字码,容量为1000;系科室等二级机构下属的三级机构采用三级部门码,编码为6位数字码,为二级机构编码的扩展,即所在二级部门码后跟3位序列码。
表4给出了二级部门编码各段的大致分配情况,并列举了部分表3所涉及院系单位的新编码以示对比。600~999为预留扩展空间编码,供使用单位扩展编制,待各单位自行编码后,向学校信息化建设与管理办公室提出申请,报信息化建设与管理办公室统一备案。
新的二级部门编码中将不同片断分配给不同的组织体系,这样一来,根据机构编码的首位即可判断单位所属业务体系,使编码具有易读性。全校所有部门被视为一个整体,编码只体现业务分工的不同,不再体现其层级上的隶属关系,同一个部门有唯一的编码标识,一个编码也只属于一个部门。编码规范将350~399片段分配给学部机构,体现了使信息编码与学校发展方向和结构调整相适应的原则,保证了编码的可扩充性和稳定性。
三级部门编码的后三位从101开始,由各二级机构负责按一般规则自行对这3位序列码进行编制,按学院办公室、学生办公室、系别顺序编码。各单位编码后,报信息化建设与管理办公室统一备案。
四、高校开展自定义基础信息编码工作的建议
从制定本校自定义基础信息编码的角度讲,应由一个专门的组织负责从全局高度系统地对整个编码体系做出规划和思考,即我们常说的做好顶层设计,不仅要满足各单位分散的应用体系中信息的流转和处理使用需求,还要考虑到宏观层面上的信息共享,避免“信息孤岛”的产生。这就要求我们统一思想认识,争取高层领导支持,加强各部门的协调配合,全面了解各环节的业务特点,分析现有编码体系存在的问题,同时不能忽视新的编码体系与旧体系、数字校园其他环节工作和各组织机构运行机制的接口问题,遵循循序渐进的规律,立足于现实,但不迁就于现实。对一些编码的设定要体现出一所学校教育人和培养人的理念,对个人隐私的保护与尊重,这也是一个社会进步和文明的体现。
开展信息化建设工作应该是整个高校全体参与的行为,为保证基础信息编码规范制定的准备、设计和执行,应该首先从观念上确立各部门工作人员对现代化的信息管理工作的认识,推广和普及信息资源共享观念,通过具体项目的开展带动基础信息编码方案的实施。制定编码方案的同时确定编码责任部门,并保证编码的完善和维护工作能落到实处,从而保证整个编码体系的完整性和效用价值。从编码设计的角度来说,编码规范的修订也并不是一劳永逸的事,设计人员要紧跟高校发展和技术更新的脚步,阶段性地对编码体系做出适应性调整,以满足信息资源共享的新需求。
五、结束语
作为高校信息化建设工作的基础、高校信息资源共享的基石,设计一套科学合理的基础信息编码规范有着至关重要的意义。在各高校的校园信息化建设工作中,须从编码基本原则、高校建设规划、管理应用实际要求等角度对各方面影响因素综合考虑,提出一套较为科学合理的、符合高校实际情况的基础信息基础信息编码规范方案,从信息数据流生命周期的最初阶段保证信息化建设工作的顺利开展和信息管理工作的正常进行。?筅
参考文献:
[1]沈锡臣,陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报(自然科学版),2004,43(4):529-531.
[2]CELTS-33高等学校管理信息标准[S].
[3]蒋磊宏.统一管理校内组织机构——标准校内单位基础数据类的产生[J].中国教育网络,2007(4):58-59.
(编辑:杨馥红)