做好办公室综合协调工作之我见

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  摘 要:办公室是一个单位的窗口和中枢,是沟通上下联系左右的桥梁和纽带,是机关的参谋中心、指挥中心和服务中心。因此办公室工作开展的如何,与其整体综合协调能力紧密相关。本文作者将结合自身十多年来的办公室工作经验,浅谈对做好综合协调工作的一些见解。
  关键词:办公室;综合协调
  办公室的主要职能是参与政务、处理事务、搞好服务,是一个单位沟通上下、协调左右、联系内外的重要部门,其工作效果直接关系到单位全局工作能否正常运转,领导决策意图能否准确实现。因此,只有综合协调好,才能保障三大职能的高效履行,当好机关部门的排头兵。在我看来,综合协调工作其实是一项政策性、艺术性很强的幕后工作,要做好需要把握好“严”、“细”、“精”三个方向。
  一、坚持四项原则 使综合协调工作突出一个“严”字
  1.坚持统一领导的原则。办公室的协调工作是为了保证领导的决策顺利实施,保证政令统一,因此工作中要正确把握领导决策的实质,应严格按照领导的意图在领导授权范围内进行,在统一领导下同各部门积极配合,协调一致地实施领导决策。
  2.坚持调查研究的原则。协调就是解决矛盾,使各方面相互配合,朝着总的目标前进。因此,应通过调查研究,深入了解事物的来龙去脉,摸清矛盾各方面的情况,分析、判断矛盾的性质及其对全局的影响,然后再进行协调,这样才能得到领导和有关方面的认可。
  3.坚持服从全局的原则。在工作中,各职能部门的局部利益和整体利益不可能完全一致,这就要求办公室综合协调,灵活地处理各种关系,坚持全局性原则,从大局出发,从长远出发,理顺各种关系,从而保证各职能部门、各基层单位在各项工作中互相配合,上下衔接,形成一个整体。
  4.坚持按政策办事的原则。政策是协调工作的准绳和尺度,要依靠政策办事,发挥政策效力。办公室代表单位的形象,又是平衡各方关系的“咽喉”,因此,协调工作时需要按政策办事树立办公室的威信。
  二、强化服务意识 使综合协调工作突出一个“细”字
  1.协调领导要在“创新”上下真功夫。办公室作为领导的“参谋部”和“外脑”,其工作具有从属性,它决定了办公室的协调工作必须从属于、服从于、服务于领导工作需要,各项工作任务的实施、承办、落实,都必须按照领导的指示、意图或授意去进行,不能自作主张,不能越级越权。因此,协调时应综合各类信息,及时汇总、分析、筛选、汇报。但从属不等于不用坐以待命,不等于不需要动脑筋思考如何创新工作,反而要经常性的更新知识、开拓视角,以新的视角观察事物,以新的思维谋划工作,以新的方法解决问题,能立足自身实际,突破思维定式,多方位、多视角、多层次协调和组织方方面面的力量,做到虽不管理全局,但了解全局,不指挥全局,但服务全局,不决策全局,但参谋全局,要提高综合协调的效果。
  2.协调机关要在“落实”上使真力。领导的决策能否实现,某种程度上取决于办公室在机关科室、站、所中能否真正协调到位,能否真正形成合力落实。首先要全面、准确地理解和把握领导意图,在协调中才能围绕领导意图不折不扣地贯彻执行,出色地完成工作,为机关其它科室做好表率。其次要注重务实、狠抓落实。能按照工作分工和内容,整合各方面力量,协调相关部门及时协商指导,提出要求,对存在问题提出解决的方法和建议,形成抓“落实”的合力,做到不越权、不拆台、不扯皮,使真力将工作协调到位,落实到位。
  3.协调基层要在“关爱”上投真情。办公室在协调基层上要强化以人为本,为民办事,忠实反映基层和群众的意见,做到深入基层,了解基层。要真心诚意地为基层单位创造完成本职工作的条件,不能动辄训人,高高在上,或者不顾基层实际,发号施令。要以平等的身份交流意见,交换信息,统一认识,努力形成协商对话的良好机制和氛围。真正做到关心基层、关爱群众、想群众所想、急群众所急、解群众所难,做联系群众的桥梁和纽带,做基层和群众的知心人、热心人、贴心人。
  4.协调办公室内部要在“团结”上用真心。搞好办公室内部协调,是建设和谐机关的必要前提。办公室同志之间既要讲原则又要讲团结,只有办公室内部达到高度团结,大家才能心往一处想,劲朝一处使。
  三、提高人员素质 使综合协调工作突出一个“精”字
  综合协调工作常常表现为办文、办会、办事,主要承办一些事务性“杂”事,但事务中有政务,协调中有政治。这就首先要求办公室工作人员必须具有良好的政治业务素质。
  1. 政治上要合格。政治合格、廉洁奉公,既是办公室工作人员政治素质的基本要求,也是搞好协调工作的前提保障。只有思想觉悟和政策水平高、原则性强,才能正确维护领导和单位的威信,保持办公室的良好形象。
  2. 心胸要宽阔。要克服畏难情绪,调整好心态,积极地看待各种矛盾和问题,把它们作为推进工作的抓手和机遇,做到不因事多而畏难,不因事小而不为,不因事繁而外推。能容人之短、异中求同,建立良好的内外和谐关系。
  3. 视野要开阔。只有不断接受新事物、新知识、新观念,才能目光远大、思维灵活,才能对发展变化了的事物及时做出正确的分析判断,并随之做出灵活到位的处置,只有善于听取和吸收来自各个方面的意见和建议,才能尽量把矛盾化解在萌芽状态,变被动协调为主动沟通。
  4. 方法上要讲究。一是要学会处理复杂问题的能力。提高驾驭复杂问题、排解复杂矛盾的素质和水平,要能承受得住委屈,耐得住性子,不被名利所累,努力培育无我忘我、任劳任怨的精神。二是要学会总结积累,能通过处理一件件平凡、具体琐碎的事情,发现规律,进而转化为自己搞好协调工作的真本领。三是要高度注重细节。办公室所应对和处理的问题绝大多数与全局利益相关联,稍有不慎便会造成工作上的被动和不必要的麻烦,因此在协调工作中必须秉承高度谨慎的态度,认真地做好每一个细小的工作。
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