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摘要：分析煤炭企业基层档案管理过程中存在的问题，提出相应的解决对策，为煤炭企业档案管理工作提供参考依据。
关键词：煤炭基层档案管理 问题 对策
1 档案管理的意义
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。企业档案不仅记录着企业的各项活动也是反映企业历史其历史面貌的第一手材料，为企业的生产、经营、管理和科研等各项工作提供了重要的参考依据，对研究企业的科学持续发展提供了进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的重要参考资料，是企业非常宝贵的资源。良好的档案管理，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于企业在国际国内市场竞争中增強抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位；有利于有关各方准确认定企业经营的优秀成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
2 煤炭企业基层单位档案管理现状
2.1 对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2.2 管理力度不到位，手段不完善，整体水平达不到标准
一方面表现在煤炭企业基本上没有专门的档案机构，只设置兼职档案人员。这些档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，没有系统地学过档案管理方面的内容，所以业务水平往往不达标，再加上大多数人往往身兼数职，对档案的收集、整理、归档等业务往往投入精力不足，导致档案未能及时整理归档，分门别类，影响了档案管理的水平；同时，由于工作人员的疏忽，许多材料只是胡乱地堆放在档案盒，导致一些归档的材料丧失了准确性和真实性。档案管理的任务性不够明确。档案分散保管在各职能部门情况严重，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，人事档案保存在人力资源部，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
2.3 电子文件保密性受限制
随着科学技术的发展信息化社会诞生，电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，致使档案的整理、形成、保存等方式发生相当大的变化。首先电子文件的内容易于更改、没有了原来固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件容易修改，而且改动后甚至可以不留下任何改动的痕迹，虽然目前已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
3 档案管理存在问题的原因和危害
上述档案管理中存在的问题，长期发展下去势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起基层档案管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致企业机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密，占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，煤碳基层单位要做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响企业的生存与发展。
4 对策与方法
4.1 领导的重视和支持是做好档案管理工作的关键与基础
领导作为企业运营过程中的核心人物，对各项工作的发展有着管理、指挥、决策、组织等职能，因此每个单位的各项工作领导的关注和支持是基础和关键，只有在领导的重视和支持下，才能能够保证这项工作的顺利开展。而档案工作又怎么样才能够受到领导的重视和支持，这就对档案管理人员提出了一些要求，档案管理人员主要应具备以下几个方面特点：一是良好的政治素质和职业道德。档案工作人员要具备高度的责任心以及强烈的档案法律意识，并且要把这种责任心以及法律意识贯彻实行到工作过程中。档案工作人员要热爱档案管理工作，爱岗敬业，努力完成此项工作所赋予的使命。档案工作作为一种具有服务性质的工作，要求档案人员要具有较强的为企业发展服务的思想意识。二是及时向领导请示汇报，来增强领导档案管理意识。目前存在部分单位的领导对档案工作不够重视、缺乏档案意识的状况，和其他业务方面的工作相比，他们可能认为档案工作重要性相对低一些，认为其无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。三是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。
4.2 提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的智力保障
随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要，因此要从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。 还要采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。另外加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
4.3 提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提
随着社会的不断发展，各类文档整理工作不断增多，越来越多的单位和企业要求具备专业素质的档案归纳人才，新的时代对档案管理人员也提出了新的要求，为了不断提高我们自身的工作水平，我们应从以下几方面做出一些努力：第一，掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。随着信息技术时代的到来，越来越多的工作中因为有了计算机的帮忙，从而提高了工作效率，档案管理也不例外，我们只有跟上时代的步伐，将计算机技术引用到工作中来，切实提高我们的工作效率，才能做好新时期档案管理工作。档案管理数字化、信息化也是档案人员应努力的方向。它是新时代对档案工作者提出的要求，档案管理工作与办公自动化息息相关，档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，发挥计算机管理优势、减少手工操作的麻烦，对一些文稿的起草、删减、打印、检索和修改工作实行办公自动化。第二，应从我们工作人员自身着手，切实提高工作人员的责任心和专业水平。加强职业技能培训，给大脑“充电”，靠不断地学习丰富的专业知识，来增长见闻，开拓视野，我们适时地组织员工进行交流学习，互相帮助，共同进步。同时还可以增强员工自身的综合素质，培养职业道德，将档案管理工作的重要性切实地传播到员工的心中，让每个员工爱上这项工作。
4.4 建立统一标准是做好档案工作的条件
国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。煤炭基层部门也必须结合时代的和行业的特点，制定与煤炭行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现煤炭行业数字化管理，以便更有利于做大做强企业，与世界同行业接轨。
4.5 保存双套档案是做好档案完整性的基础
档案电子化、数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，如对人员档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证人事档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的人事档案信息搜索平台，让高层管理者可以方便的搜索到信息。
參考文献：
[1]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技信息.2011.
[2]罗小利.如何做好档案管理工作[J].民营科技.2011.
[3]何少平.如何做好档案管理工作之探析[J].华章.2011.
关键词：煤炭基层档案管理 问题 对策
1 档案管理的意义
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。企业档案不仅记录着企业的各项活动也是反映企业历史其历史面貌的第一手材料，为企业的生产、经营、管理和科研等各项工作提供了重要的参考依据，对研究企业的科学持续发展提供了进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的重要参考资料，是企业非常宝贵的资源。良好的档案管理，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于企业在国际国内市场竞争中增強抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位；有利于有关各方准确认定企业经营的优秀成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
2 煤炭企业基层单位档案管理现状
2.1 对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2.2 管理力度不到位，手段不完善，整体水平达不到标准
一方面表现在煤炭企业基本上没有专门的档案机构，只设置兼职档案人员。这些档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，没有系统地学过档案管理方面的内容，所以业务水平往往不达标，再加上大多数人往往身兼数职，对档案的收集、整理、归档等业务往往投入精力不足，导致档案未能及时整理归档，分门别类，影响了档案管理的水平；同时，由于工作人员的疏忽，许多材料只是胡乱地堆放在档案盒，导致一些归档的材料丧失了准确性和真实性。档案管理的任务性不够明确。档案分散保管在各职能部门情况严重，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，人事档案保存在人力资源部，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
2.3 电子文件保密性受限制
随着科学技术的发展信息化社会诞生，电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，致使档案的整理、形成、保存等方式发生相当大的变化。首先电子文件的内容易于更改、没有了原来固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件容易修改，而且改动后甚至可以不留下任何改动的痕迹，虽然目前已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
3 档案管理存在问题的原因和危害
上述档案管理中存在的问题，长期发展下去势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起基层档案管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致企业机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密，占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，煤碳基层单位要做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响企业的生存与发展。
4 对策与方法
4.1 领导的重视和支持是做好档案管理工作的关键与基础
领导作为企业运营过程中的核心人物，对各项工作的发展有着管理、指挥、决策、组织等职能，因此每个单位的各项工作领导的关注和支持是基础和关键，只有在领导的重视和支持下，才能能够保证这项工作的顺利开展。而档案工作又怎么样才能够受到领导的重视和支持，这就对档案管理人员提出了一些要求，档案管理人员主要应具备以下几个方面特点：一是良好的政治素质和职业道德。档案工作人员要具备高度的责任心以及强烈的档案法律意识，并且要把这种责任心以及法律意识贯彻实行到工作过程中。档案工作人员要热爱档案管理工作，爱岗敬业，努力完成此项工作所赋予的使命。档案工作作为一种具有服务性质的工作，要求档案人员要具有较强的为企业发展服务的思想意识。二是及时向领导请示汇报，来增强领导档案管理意识。目前存在部分单位的领导对档案工作不够重视、缺乏档案意识的状况，和其他业务方面的工作相比，他们可能认为档案工作重要性相对低一些，认为其无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。三是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。
4.2 提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的智力保障
随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要，因此要从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。 还要采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。另外加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
4.3 提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提
随着社会的不断发展，各类文档整理工作不断增多，越来越多的单位和企业要求具备专业素质的档案归纳人才，新的时代对档案管理人员也提出了新的要求，为了不断提高我们自身的工作水平，我们应从以下几方面做出一些努力：第一，掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。随着信息技术时代的到来，越来越多的工作中因为有了计算机的帮忙，从而提高了工作效率，档案管理也不例外，我们只有跟上时代的步伐，将计算机技术引用到工作中来，切实提高我们的工作效率，才能做好新时期档案管理工作。档案管理数字化、信息化也是档案人员应努力的方向。它是新时代对档案工作者提出的要求，档案管理工作与办公自动化息息相关，档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，发挥计算机管理优势、减少手工操作的麻烦，对一些文稿的起草、删减、打印、检索和修改工作实行办公自动化。第二，应从我们工作人员自身着手，切实提高工作人员的责任心和专业水平。加强职业技能培训，给大脑“充电”，靠不断地学习丰富的专业知识，来增长见闻，开拓视野，我们适时地组织员工进行交流学习，互相帮助，共同进步。同时还可以增强员工自身的综合素质，培养职业道德，将档案管理工作的重要性切实地传播到员工的心中，让每个员工爱上这项工作。
4.4 建立统一标准是做好档案工作的条件
国家档案局已经针对电子档案管理制定了相应的标准，这对我国的电子档案管理起到了很大的规范作用。煤炭基层部门也必须结合时代的和行业的特点，制定与煤炭行业档案管理相关的制度，提高档案管理的质量和有效性，实现煤炭行业数字化管理，以便更有利于做大做强企业，与世界同行业接轨。
4.5 保存双套档案是做好档案完整性的基础
档案电子化、数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，如对人员档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证人事档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的人事档案信息搜索平台，让高层管理者可以方便的搜索到信息。
參考文献：
[1]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技信息.2011.
[2]罗小利.如何做好档案管理工作[J].民营科技.2011.
[3]何少平.如何做好档案管理工作之探析[J].华章.2011.