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[摘 要]对“应酬性会议”如何组织与筹备，本文从四方面加以论 述：一、精心筹划 全面部署。二、遵循程序 营造气氛。三、突出重点 善始善终。四、表
彰奖励。庆功等形势都将在理论上进行明确阐释。为各种应酬性会议的成功召开，提供一种标准规范模式。
[关键词]应酬 会议 筹备 组织
中图分类号：G2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）22-0291-01
应酬性会议，是一项礼节性、接待性很强的交际型活动。其主要目的，是宾主双方促进相互了解，共同增进友谊。会议具有两种特点：一是进行答谢，表示真挚友好情谊，（就形式而形式）属于礼节性回敬。二是通过应酬形式（蕴含深刻内容）为实现达到某种工作计划与目的前奏曲。
近年来，随着经济文化日趋繁荣，人们生活水平逐渐提高，传统观念的更新；这种应酬活动，已普及到社会方方面面，涉及到各个领域；从家庭的生日诞辰，新婚庆典，民间组织，社会团体的迎来送往，国家机关、各级政府的招待性酒会，盛大宴会，国与国之间友好往来所举办的国家庆典，各具规模、档次、规格的应酬性活动频频多起来……
——这种关系到全局的应酬活动。应在必要情况下举行。并且立足办好！
现在，据我所知，这种应酬性会议还没有一个规范模式，也没有一种与其相关的理论文献指导。因此，在主持会议工作中，往往出现许多不符合规程地方，有某些疏漏甚至存在指导性问题！使会议收不到应有效果。分析其原因有三种情况：一是对应酬性活动意义认识不足（只为应付了事）。二是受某种客观条件所限（没能到位办好）。三是主持安排会议的人员缺乏专业性常识（属主要原因）。为此，面对上述三种状况，要想将应酬性会议安排好，必须形成一种理论性规范文章，所以，我根据自己接待系统工作20多年积累的点滴经验，又对社会各行业采访式接触，参加过各种类型应酬活动，从而把第一手材料（观察、感受、体会）进行集中整理。经过成熟酝酿和反复构思，最终形成素材。起笔写一篇《“应酬性会议”筹备与组织形式》文章。
文章主体分三大部分：（一）精心筹划。全面部署。（二）遵循程序，营造气氛。（三）突出重点，善始善终。每部分有分五条具体规定，以序论述，各条规定服务三大部分，最终归结总标题。应酬性会议既有原则上的规程，又应具有相对的灵活形式；在现实活动中不违背总规程前提下，根据具体情况，可采取必要灵活性，而灵活必须服从符合规则。
2004.9.27
随着经济文化日趋繁荣。人们在社会交往中各种会议相继多起来，会议由广义和狭义之分，广义地说，指所有会议，狭义而言，特指某种会议或某些类型会议……
现将与人民日常生活、民间组织、社会团体、各级政府、对外交往密切相关的（生日诞辰、新婚庆典、招待酒宴、盛大宴会）应酬性会议如何主持安排，进行一般性论述：
能否主持安排好应酬性会议，不仅是会议自身的事。更重要的是关系到一次交际活动能否成功，某一种工作计划能否按期实现。甚至达到应该达到的预期目的……因此，要想主持安排好应酬性会议，必须遵循以下规程：
一、精心筹划 全面部署
（1）在确定会议总议程时，要充分认识会议的目的意义，首先明确承办单位（个人）主与宾的关系，摆正双方位置，还要明确分清双方各负的责任，所尽的义务、领导和主持人先对会议内容，性质，规模，档次，组织形式和程序制定出一套完整可行方案。
（2）依照会议规格、档次、性质领导和主持人对随参会对象的年龄、性别、民族、职务、身份及总人数做以大概掌握，按人提前发请柬，做到心中有数。
（3）对大规模或重要性会议召开的时间、地点、内外环境等概况相关人员必须进行深入实地考察，特别对室内布置陈设与其相关事宜，要提前安排好，并备有一整套完备的安全防范措施，提高安全防范意识。
（4）按照会议规模、档次、种类、性质酌情考虑设秘书处（报到、签名、登记）联络组负责室内、报道、接待记者团或录像、摄影事宜。
（5）有力保证会议期间一切通讯交通准确、准时、畅通，做好指定线路，选出备行线路，往来畅通计划。另外严格加强餐饮食品防疫监测工作。
二、遵循程序 营造气氛
（1）可根据会议的性质、档次、规模等考虑、筹备装饰物标。依照场地环境和特定条件门前增设彩旗、氣球、标语、礼炮燃放礼花、放飞鸽等，场内（贴福字、联花、对联等）可依内容而定烘托气氛。
（2）现代型的应酬性活动，多配有音乐，当代表或宾客入场时，应先奏乐，乐曲必须适合会议（内容、规模、性质。献花时必须奏乐）音量、节奏应不时变换，达到优美动人，使人感到轻松、愉悦、温馨。
（3）会议正式进入第一议程时，首先由主持人或领导致辞，这不仅是整个会议必不可少的事项之一，也是直接关系会议组织程序内幕的开始，又是能否成功达到预期效果的大事。俗语说：“良好开端，则是万事成功之半。因此，把好第一关第一道程序尤为重要。
（4）致辞时领导或主持人要服饰整洁，情绪饱满，乐观向上，先代表某一方单位或个人，用敬语注意方方面面嘉宾（忌疏漏）用词序高度概括，简洁精练，语言清晰，优美流畅，切忌间停，冗长啰嗦，在首先向嘉宾问候！接着程序是主持人或领导必须先称代表（单位或个人名誉）某一方对嘉宾——表示欢迎！这是一项完整（而又各自独立的两个部分）却有两层意思，要求时间与内容表现形式上完美统一，（特别是注意既简短，又要加快、）加重语气从而赢得掌声！然后发表简短陈述语……完毕转正题，要求既要体现出层次，又要紧凑衔接得体，层层递进，瞬时，主持人成凝聚的亮点，顿时会把人们情绪激发起来还要先后照应。当进入转折时，过渡要灵活自然。
（5）应酬性会议开头语，非常讲究修辞，这是因为应酬性会议是一种礼节性很强的交际形式，所以致辞时无论主持人或领导者从言表，都要带有浓厚的感情色彩、谦虚、恭敬、文明礼貌用语，无论是主持者或领导身份都要对，嘉宾、长者、师长、乃至各界，都要用敬辞“尊敬的XXX”表示尊敬，尊重、尊贵…… —尊敬—问好—感谢！ 对平辈：同学、同事、战友、同志多称亲、爱、等辞。表示亲近、亲热、亲密。
对晚辈：儿童、小朋友、小同学多用最、亲、爱、等修辞，表示可亲、可爱、宠爱、寄语、希望、表扬、勉励、赞扬、祝愿等辞。
三、突出重点 善始善终
（1）致辞后，会议往往进入实质性事项（程序）通常是聚餐（要照顾民族或特殊嘉宾饮食习惯）、祝酒、音乐、歌舞、摄影、录像等活动。对多项活动程序事先应排好计划，在进行时要尽量依顺序而行。有分有合，可单项，也可合拼，也可穿插交替进行，做到互不干扰，繁而不乱，频频有序，使整体场面洋溢着喜庆、热烈、亲切、友好气氛。
（2）席间要主宾兼顾，以宾为上，安排席位得当，应做到每组（桌）都能主宾相配，宾与主融洽和谐、谦虚礼让、避免喧闹、冷场，做到文明礼让，平等待客。
（3）应酬性会议主持和领导者，就具备良好道德风范，较高的专业文化素养。而且必须具有对会议的组织能力、协调能力、应变能力。根据场面情景变化，善于启发和引导并采用多种变换方式，从而把场内气氛推向高潮。
（4）会议的前后程序安排要相互照应，会前应交待的部分事项，会后要周密安排宾客，实现的具体时间、地点、线路，如有临时变更应事先提出声明，如特殊情况遇到困难应表歉意，尽可能做到对困难、行动不便宾客提供方便。
（5）主持和领导者参加一次会议都要（找出正反两方）进行一次会后总结，最好写出书面理论性材料，久而久之对各种类型会议积累了丰富经验，才能不断提高专业人员的素质的会议质量。只有提高专业素质才能主持安排好应酬性会议。
《表彰、奖励、慶功会》
会议分八个部分：
（1）概括形势——简述在什么形势下召开！
（2）成功召开的主客观条件。
（3）突出重点——正文：即会议核心部分：占主要份量，陈述时要认真对待，用实例体现出成绩（成就业绩）赞颂某种可贵精神，高尚品德，阐述道理明确、诚恳，使代表奔有目标，学有榜样。
（4）颂扬之后，会议议程转入下一步时，接着指出会议努力方向，要殷切指出希望，从而使与会代表牢记会议的内容，领会精神实质，最终能收到预期效果。
（5）领导或主持人做会议结束语时，往往要少于开头语，语言精炼，应富有鼓舞性、号召力！表现出对整个会议充满信心、一片诚意，寄希望！多用于“祝愿”勉励的辞，最后祝大会取得圆满成功！
（6）表彰、奖励、庆功会议属肯定成绩，富有总结性的会，要把成绩（功迹）讲够，提出要求和希望，不要七凑八凑，指出存在问题。毫不保留，取得成绩要点滴，交待下步任务要认真讲透。
（7）表彰、奖励、庆功会开关致辞，首先要对做出贡献的单位或个人多用“表示感谢”！对会议召开表示热烈祝贺！（对上级领导、兄弟单位给予的支持或援助开头都要涉及到！）
（8）会议开始，有乐队伴奏，可少年献花、献词、歌舞等相对应活动！
彰奖励。庆功等形势都将在理论上进行明确阐释。为各种应酬性会议的成功召开，提供一种标准规范模式。
[关键词]应酬 会议 筹备 组织
中图分类号：G2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）22-0291-01
应酬性会议，是一项礼节性、接待性很强的交际型活动。其主要目的，是宾主双方促进相互了解，共同增进友谊。会议具有两种特点：一是进行答谢，表示真挚友好情谊，（就形式而形式）属于礼节性回敬。二是通过应酬形式（蕴含深刻内容）为实现达到某种工作计划与目的前奏曲。
近年来，随着经济文化日趋繁荣，人们生活水平逐渐提高，传统观念的更新；这种应酬活动，已普及到社会方方面面，涉及到各个领域；从家庭的生日诞辰，新婚庆典，民间组织，社会团体的迎来送往，国家机关、各级政府的招待性酒会，盛大宴会，国与国之间友好往来所举办的国家庆典，各具规模、档次、规格的应酬性活动频频多起来……
——这种关系到全局的应酬活动。应在必要情况下举行。并且立足办好！
现在，据我所知，这种应酬性会议还没有一个规范模式，也没有一种与其相关的理论文献指导。因此，在主持会议工作中，往往出现许多不符合规程地方，有某些疏漏甚至存在指导性问题！使会议收不到应有效果。分析其原因有三种情况：一是对应酬性活动意义认识不足（只为应付了事）。二是受某种客观条件所限（没能到位办好）。三是主持安排会议的人员缺乏专业性常识（属主要原因）。为此，面对上述三种状况，要想将应酬性会议安排好，必须形成一种理论性规范文章，所以，我根据自己接待系统工作20多年积累的点滴经验，又对社会各行业采访式接触，参加过各种类型应酬活动，从而把第一手材料（观察、感受、体会）进行集中整理。经过成熟酝酿和反复构思，最终形成素材。起笔写一篇《“应酬性会议”筹备与组织形式》文章。
文章主体分三大部分：（一）精心筹划。全面部署。（二）遵循程序，营造气氛。（三）突出重点，善始善终。每部分有分五条具体规定，以序论述，各条规定服务三大部分，最终归结总标题。应酬性会议既有原则上的规程，又应具有相对的灵活形式；在现实活动中不违背总规程前提下，根据具体情况，可采取必要灵活性，而灵活必须服从符合规则。
2004.9.27
随着经济文化日趋繁荣。人们在社会交往中各种会议相继多起来，会议由广义和狭义之分，广义地说，指所有会议，狭义而言，特指某种会议或某些类型会议……
现将与人民日常生活、民间组织、社会团体、各级政府、对外交往密切相关的（生日诞辰、新婚庆典、招待酒宴、盛大宴会）应酬性会议如何主持安排，进行一般性论述：
能否主持安排好应酬性会议，不仅是会议自身的事。更重要的是关系到一次交际活动能否成功，某一种工作计划能否按期实现。甚至达到应该达到的预期目的……因此，要想主持安排好应酬性会议，必须遵循以下规程：
一、精心筹划 全面部署
（1）在确定会议总议程时，要充分认识会议的目的意义，首先明确承办单位（个人）主与宾的关系，摆正双方位置，还要明确分清双方各负的责任，所尽的义务、领导和主持人先对会议内容，性质，规模，档次，组织形式和程序制定出一套完整可行方案。
（2）依照会议规格、档次、性质领导和主持人对随参会对象的年龄、性别、民族、职务、身份及总人数做以大概掌握，按人提前发请柬，做到心中有数。
（3）对大规模或重要性会议召开的时间、地点、内外环境等概况相关人员必须进行深入实地考察，特别对室内布置陈设与其相关事宜，要提前安排好，并备有一整套完备的安全防范措施，提高安全防范意识。
（4）按照会议规模、档次、种类、性质酌情考虑设秘书处（报到、签名、登记）联络组负责室内、报道、接待记者团或录像、摄影事宜。
（5）有力保证会议期间一切通讯交通准确、准时、畅通，做好指定线路，选出备行线路，往来畅通计划。另外严格加强餐饮食品防疫监测工作。
二、遵循程序 营造气氛
（1）可根据会议的性质、档次、规模等考虑、筹备装饰物标。依照场地环境和特定条件门前增设彩旗、氣球、标语、礼炮燃放礼花、放飞鸽等，场内（贴福字、联花、对联等）可依内容而定烘托气氛。
（2）现代型的应酬性活动，多配有音乐，当代表或宾客入场时，应先奏乐，乐曲必须适合会议（内容、规模、性质。献花时必须奏乐）音量、节奏应不时变换，达到优美动人，使人感到轻松、愉悦、温馨。
（3）会议正式进入第一议程时，首先由主持人或领导致辞，这不仅是整个会议必不可少的事项之一，也是直接关系会议组织程序内幕的开始，又是能否成功达到预期效果的大事。俗语说：“良好开端，则是万事成功之半。因此，把好第一关第一道程序尤为重要。
（4）致辞时领导或主持人要服饰整洁，情绪饱满，乐观向上，先代表某一方单位或个人，用敬语注意方方面面嘉宾（忌疏漏）用词序高度概括，简洁精练，语言清晰，优美流畅，切忌间停，冗长啰嗦，在首先向嘉宾问候！接着程序是主持人或领导必须先称代表（单位或个人名誉）某一方对嘉宾——表示欢迎！这是一项完整（而又各自独立的两个部分）却有两层意思，要求时间与内容表现形式上完美统一，（特别是注意既简短，又要加快、）加重语气从而赢得掌声！然后发表简短陈述语……完毕转正题，要求既要体现出层次，又要紧凑衔接得体，层层递进，瞬时，主持人成凝聚的亮点，顿时会把人们情绪激发起来还要先后照应。当进入转折时，过渡要灵活自然。
（5）应酬性会议开头语，非常讲究修辞，这是因为应酬性会议是一种礼节性很强的交际形式，所以致辞时无论主持人或领导者从言表，都要带有浓厚的感情色彩、谦虚、恭敬、文明礼貌用语，无论是主持者或领导身份都要对，嘉宾、长者、师长、乃至各界，都要用敬辞“尊敬的XXX”表示尊敬，尊重、尊贵…… —尊敬—问好—感谢！ 对平辈：同学、同事、战友、同志多称亲、爱、等辞。表示亲近、亲热、亲密。
对晚辈：儿童、小朋友、小同学多用最、亲、爱、等修辞，表示可亲、可爱、宠爱、寄语、希望、表扬、勉励、赞扬、祝愿等辞。
三、突出重点 善始善终
（1）致辞后，会议往往进入实质性事项（程序）通常是聚餐（要照顾民族或特殊嘉宾饮食习惯）、祝酒、音乐、歌舞、摄影、录像等活动。对多项活动程序事先应排好计划，在进行时要尽量依顺序而行。有分有合，可单项，也可合拼，也可穿插交替进行，做到互不干扰，繁而不乱，频频有序，使整体场面洋溢着喜庆、热烈、亲切、友好气氛。
（2）席间要主宾兼顾，以宾为上，安排席位得当，应做到每组（桌）都能主宾相配，宾与主融洽和谐、谦虚礼让、避免喧闹、冷场，做到文明礼让，平等待客。
（3）应酬性会议主持和领导者，就具备良好道德风范，较高的专业文化素养。而且必须具有对会议的组织能力、协调能力、应变能力。根据场面情景变化，善于启发和引导并采用多种变换方式，从而把场内气氛推向高潮。
（4）会议的前后程序安排要相互照应，会前应交待的部分事项，会后要周密安排宾客，实现的具体时间、地点、线路，如有临时变更应事先提出声明，如特殊情况遇到困难应表歉意，尽可能做到对困难、行动不便宾客提供方便。
（5）主持和领导者参加一次会议都要（找出正反两方）进行一次会后总结，最好写出书面理论性材料，久而久之对各种类型会议积累了丰富经验，才能不断提高专业人员的素质的会议质量。只有提高专业素质才能主持安排好应酬性会议。
《表彰、奖励、慶功会》
会议分八个部分：
（1）概括形势——简述在什么形势下召开！
（2）成功召开的主客观条件。
（3）突出重点——正文：即会议核心部分：占主要份量，陈述时要认真对待，用实例体现出成绩（成就业绩）赞颂某种可贵精神，高尚品德，阐述道理明确、诚恳，使代表奔有目标，学有榜样。
（4）颂扬之后，会议议程转入下一步时，接着指出会议努力方向，要殷切指出希望，从而使与会代表牢记会议的内容，领会精神实质，最终能收到预期效果。
（5）领导或主持人做会议结束语时，往往要少于开头语，语言精炼，应富有鼓舞性、号召力！表现出对整个会议充满信心、一片诚意，寄希望！多用于“祝愿”勉励的辞，最后祝大会取得圆满成功！
（6）表彰、奖励、庆功会议属肯定成绩，富有总结性的会，要把成绩（功迹）讲够，提出要求和希望，不要七凑八凑，指出存在问题。毫不保留，取得成绩要点滴，交待下步任务要认真讲透。
（7）表彰、奖励、庆功会开关致辞，首先要对做出贡献的单位或个人多用“表示感谢”！对会议召开表示热烈祝贺！（对上级领导、兄弟单位给予的支持或援助开头都要涉及到！）
（8）会议开始，有乐队伴奏，可少年献花、献词、歌舞等相对应活动！