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摘要：随着新时代的来临，信息技术和网络技术得到了空前的发展，信息技术被广泛的应用到各个领域，也得到了进一步的应用和推广，为档案管理工作提供了更为广阔的发展空间和机遇，促进档案管理工作更加规范化以及科学化。本文针对信息管理技术在档案管理中的应用展开了具体的分析，以供大家研究探讨。
关键词：信息技术;档案管理;应用
引言：自动化办公以及无纸化办公的兴起为档案的生存方式带来了巨大变化。类似于文章的起草、签发等都是在计算机内运行，因此档案就必须以机读的形态存在。相比于传统的纸质文件现代化的档案更加具有利用优势，这种变化就加大了对档案管理工作者的需求，也就会面对越来越多的机读档案。随着网络及计算机在近几年的发展，档案管理模式也在不断改变以适应时代的需求，现代化的信息技术被广泛运用到档案管理中，既减轻了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的档案管理是很有必要的。
1信息技术给档案管理工作带来的变革
1.1 实现数据资源共享
档案作为现代社会各行各业发展的重要信息，在档案管理工作中越来越受重视，尤其是现代人力资源档案管理是各单位各部门科学配置工作人员的重要保证。计算机信息技术应用于档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，让需要档案信息的人方便查阅，提高决策的科学性和效率。既然传统档案制成电子档案有这么多优点，这就要求信息技术中的存储技术必须达到较高水平。在新型存储设备方面，特别在激光视频录放技术的基础上，光盘驱动机得到迅速发展。光盘驱动机以记录密度高、存储容量大、可随机读取和工作稳定可靠等特点成为计算机外部存储的佼佼者。同时光盘驱动机以其广泛的应用领域，吸引着越来越多的使用者。资源的共亨性是计算机信息技术的最显著特点。
1.2 延长档案寿命
由于纸质档案受气候的影响很大，并且长期的查阅使用会导致文字或者图片的磨损，导致了档案使用寿命不断缩短，使用效率不断下降。计算机技术的应用就避免了使用者与档案卷宗之间直接接触，从而完全消除因为各种生物、物理因素或者化学因素对档案的侵蚀，有效地延长了档案的使用寿命;计算机应用于档案管理，打破了传统的纸质档案管理存在的各种弊端。
1.3 自动化检索，节省大量时间
档案管理中的信息检索是现代计算机信息技术最基础的功能之一。不同的档案管理系统，其检索的关键词也不同，例如可以通过姓名来检索，也可以通过档案名称、编号、时间等各种各样信息来检索。把信息技术应用于档案管理，使得管理者能够通过计算机快速地对所需内容进行检索，一方面节省了从头到尾找信息浪费的时间，另一方面能够发现更加丰富的资料内容，完善资料和信息储备。
1.4 实现特殊形式档案有效管理和应用
特殊形式档案指照片、图片以及各种电视录像等音视频文档。在传统的档案管理中，由子底片和胶片使用次数的增多，会导致照片档案的失真和损失，甚至因为保存不当而很容易毁坏。电视录像等资料则使用不便，老式的音视频存储需要有当时的特殊播放器才能调用，同时胶带在空气中也是不易保管的，更是易燃物品，通常是传统档案保存的巨大隐患。而采用计算机信息技术进行档案管理，能够克服这些不足，保证照片长期使用，保持原有的画质水平。计算机存储量大，能够保存更多的照片供选择调阅，而视频方面只要录入存储器，通过计算机就可以直接打开使用。因此以计算机为主的信息技术为這些特殊的档案提供了有效的管理保存平台，同时也便于检索、查阅，便捷准确，大大提高工作效率。
2档案信息化应遵循的原则
2.1 规范性原则
制定档案管理工作的标准和规范，这不仅是档案工作信息化的要求，而且也有利于提高工作质量。所以，我们一定要坚持规范性原则，如：数据处理格式标准、档案输出格式标准、数据交换标准等等。这样有利于使传统介质档案数字化、电子文件的归档、数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现标准化、规范化和有序化，避免互不兼容，重复建设等现象的发生。
2.2安全性原则
可以采取一些有效策略，如物理安全策略，访问控制策略，信息加密策略，网络安全管理策略等，以确保档案信息的安全。
3信息技术在档案管理中的应用
3.1信息技术的应用步骤
（1）信息的整理与收集
信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。在对信息资料进行收集的过程中，对档案工作人员的技术水平与知识层次提出了更高的要求，不但要求勤奋踏实手脑并用，也要做好资料的整理与收集工作，从而有利于第一手资料的掌握。虽然计算机很智能，但是终究只是辅助工具，需要管理者对其进行操控。所以资料的掌握以及无误的录入计算机，才能确保计算机发挥其应有的作用。
（2）信息的分类与归纳
对信息资料进行分类与归纳是实现档案信息管理的关键环节。在对信息进行收集与整理时，档案管理人员往往不能做到完整，所以这就要求工作人员对收集的信息进行分类与归纳，筛选和整理，这是档案信息实现计算机管理的前提条件。对收集的资料进行归纳与整理，分类录入计算机中，这是档案管理信息化的重要环节。
（3）信息的提取和查询
对档案信息实现方便快捷的查询提取是档案管理实现信息化的最终目的。上述提到对信息的整理收集、分类归纳都是为了能够将信息准确无误的录入计算机中，从而方便日后对信息的提取与查询，只有保证信息准确无误的录入，才能更好的发挥计算机的作用。因此，要实现这一目标，前期的工作不容忽视。
3.2利用信息平台加大宣传，提高档案使用效率
档案对于一个单位来说，是单位保留的具有借鉴意义和参考价值的信息，为各项工作的开展带来启示，开阔人们的思路。为了发挥这一作用，可以借助网络平台对这些静态的资料进行宣传与利用。例如单位中乐于奉献的先进模范，可以将此类信息公布到单位的网络平台中，不仅宣传了优秀的工作作风，也在一定程度上对其他的工作人员有一定的激励作用，激发更多的人参与到奉献自己的行列当中，这对工作作风也是一大改善。另外，信息化的档案管理方便人们对资料的查阅，给人们的工作带来了更多的便捷。
3.3利用多媒体提高档案信息资料的质量
一般来说，档案管理的程度是一个单位管理水平的直接体现，也展现了单位的精神风貌，因此，档案资料的质量也是不容忽视的。档案资料能否发挥其应用价值 在很大程度上是由档案资料的质量决定的，信息技术保证了信息资料的高质量要求。其一信息技术确保了档案资料在纸张、格式、字体上的统一，避免了手写出现的字迹不明。同时打印的方式不仅字迹清晰而且方便阅读与借阅;第二电脑技术对档案资料进行打印卷宗，是无纸化办公与自动化办公的集中体现。可以自由设计打印格式，调整卷皮的年月，件数、案卷号等等，没有手写字，使整个案卷更加趋于完善。
4结语
综上所述，计算机技术在档案管理中的应用是时代发展之必然，工作人员要做的就是不断提高自己的技术水平，做好档案资料的收集与整理，保证信息资料的质量，从而发挥档案资料应有的价值。
参考文献
[1]张力.档案管理的跨越计算机技术应用给档案管理带来的变[J].科技档案，2019（03）.
[2]李文娟.计算机在档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技，2020（05）.
[3]杨帆.信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力[J].管理科学，2020（12）.
关键词：信息技术;档案管理;应用
引言：自动化办公以及无纸化办公的兴起为档案的生存方式带来了巨大变化。类似于文章的起草、签发等都是在计算机内运行，因此档案就必须以机读的形态存在。相比于传统的纸质文件现代化的档案更加具有利用优势，这种变化就加大了对档案管理工作者的需求，也就会面对越来越多的机读档案。随着网络及计算机在近几年的发展，档案管理模式也在不断改变以适应时代的需求，现代化的信息技术被广泛运用到档案管理中，既减轻了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的档案管理是很有必要的。
1信息技术给档案管理工作带来的变革
1.1 实现数据资源共享
档案作为现代社会各行各业发展的重要信息，在档案管理工作中越来越受重视，尤其是现代人力资源档案管理是各单位各部门科学配置工作人员的重要保证。计算机信息技术应用于档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，让需要档案信息的人方便查阅，提高决策的科学性和效率。既然传统档案制成电子档案有这么多优点，这就要求信息技术中的存储技术必须达到较高水平。在新型存储设备方面，特别在激光视频录放技术的基础上，光盘驱动机得到迅速发展。光盘驱动机以记录密度高、存储容量大、可随机读取和工作稳定可靠等特点成为计算机外部存储的佼佼者。同时光盘驱动机以其广泛的应用领域，吸引着越来越多的使用者。资源的共亨性是计算机信息技术的最显著特点。
1.2 延长档案寿命
由于纸质档案受气候的影响很大，并且长期的查阅使用会导致文字或者图片的磨损，导致了档案使用寿命不断缩短，使用效率不断下降。计算机技术的应用就避免了使用者与档案卷宗之间直接接触，从而完全消除因为各种生物、物理因素或者化学因素对档案的侵蚀，有效地延长了档案的使用寿命;计算机应用于档案管理，打破了传统的纸质档案管理存在的各种弊端。
1.3 自动化检索，节省大量时间
档案管理中的信息检索是现代计算机信息技术最基础的功能之一。不同的档案管理系统，其检索的关键词也不同，例如可以通过姓名来检索，也可以通过档案名称、编号、时间等各种各样信息来检索。把信息技术应用于档案管理，使得管理者能够通过计算机快速地对所需内容进行检索，一方面节省了从头到尾找信息浪费的时间，另一方面能够发现更加丰富的资料内容，完善资料和信息储备。
1.4 实现特殊形式档案有效管理和应用
特殊形式档案指照片、图片以及各种电视录像等音视频文档。在传统的档案管理中，由子底片和胶片使用次数的增多，会导致照片档案的失真和损失，甚至因为保存不当而很容易毁坏。电视录像等资料则使用不便，老式的音视频存储需要有当时的特殊播放器才能调用，同时胶带在空气中也是不易保管的，更是易燃物品，通常是传统档案保存的巨大隐患。而采用计算机信息技术进行档案管理，能够克服这些不足，保证照片长期使用，保持原有的画质水平。计算机存储量大，能够保存更多的照片供选择调阅，而视频方面只要录入存储器，通过计算机就可以直接打开使用。因此以计算机为主的信息技术为這些特殊的档案提供了有效的管理保存平台，同时也便于检索、查阅，便捷准确，大大提高工作效率。
2档案信息化应遵循的原则
2.1 规范性原则
制定档案管理工作的标准和规范，这不仅是档案工作信息化的要求，而且也有利于提高工作质量。所以，我们一定要坚持规范性原则，如：数据处理格式标准、档案输出格式标准、数据交换标准等等。这样有利于使传统介质档案数字化、电子文件的归档、数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现标准化、规范化和有序化，避免互不兼容，重复建设等现象的发生。
2.2安全性原则
可以采取一些有效策略，如物理安全策略，访问控制策略，信息加密策略，网络安全管理策略等，以确保档案信息的安全。
3信息技术在档案管理中的应用
3.1信息技术的应用步骤
（1）信息的整理与收集
信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。在对信息资料进行收集的过程中，对档案工作人员的技术水平与知识层次提出了更高的要求，不但要求勤奋踏实手脑并用，也要做好资料的整理与收集工作，从而有利于第一手资料的掌握。虽然计算机很智能，但是终究只是辅助工具，需要管理者对其进行操控。所以资料的掌握以及无误的录入计算机，才能确保计算机发挥其应有的作用。
（2）信息的分类与归纳
对信息资料进行分类与归纳是实现档案信息管理的关键环节。在对信息进行收集与整理时，档案管理人员往往不能做到完整，所以这就要求工作人员对收集的信息进行分类与归纳，筛选和整理，这是档案信息实现计算机管理的前提条件。对收集的资料进行归纳与整理，分类录入计算机中，这是档案管理信息化的重要环节。
（3）信息的提取和查询
对档案信息实现方便快捷的查询提取是档案管理实现信息化的最终目的。上述提到对信息的整理收集、分类归纳都是为了能够将信息准确无误的录入计算机中，从而方便日后对信息的提取与查询，只有保证信息准确无误的录入，才能更好的发挥计算机的作用。因此，要实现这一目标，前期的工作不容忽视。
3.2利用信息平台加大宣传，提高档案使用效率
档案对于一个单位来说，是单位保留的具有借鉴意义和参考价值的信息，为各项工作的开展带来启示，开阔人们的思路。为了发挥这一作用，可以借助网络平台对这些静态的资料进行宣传与利用。例如单位中乐于奉献的先进模范，可以将此类信息公布到单位的网络平台中，不仅宣传了优秀的工作作风，也在一定程度上对其他的工作人员有一定的激励作用，激发更多的人参与到奉献自己的行列当中，这对工作作风也是一大改善。另外，信息化的档案管理方便人们对资料的查阅，给人们的工作带来了更多的便捷。
3.3利用多媒体提高档案信息资料的质量
一般来说，档案管理的程度是一个单位管理水平的直接体现，也展现了单位的精神风貌，因此，档案资料的质量也是不容忽视的。档案资料能否发挥其应用价值 在很大程度上是由档案资料的质量决定的，信息技术保证了信息资料的高质量要求。其一信息技术确保了档案资料在纸张、格式、字体上的统一，避免了手写出现的字迹不明。同时打印的方式不仅字迹清晰而且方便阅读与借阅;第二电脑技术对档案资料进行打印卷宗，是无纸化办公与自动化办公的集中体现。可以自由设计打印格式，调整卷皮的年月，件数、案卷号等等，没有手写字，使整个案卷更加趋于完善。
4结语
综上所述，计算机技术在档案管理中的应用是时代发展之必然，工作人员要做的就是不断提高自己的技术水平，做好档案资料的收集与整理，保证信息资料的质量，从而发挥档案资料应有的价值。
参考文献
[1]张力.档案管理的跨越计算机技术应用给档案管理带来的变[J].科技档案，2019（03）.
[2]李文娟.计算机在档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技，2020（05）.
[3]杨帆.信息技术的应用给企业档案管理工作带来活力[J].管理科学，2020（12）.