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摘 要通过对当代企业内部资源管理存在的问题的分析，以实例介绍了企业会议室预约信息管理系统和翻译管理系统的两个实例，阐述如何利用现代网络信息技术对企业内部资源中的人力资源和物力资源进行优化配置管理情况。
关键词企业内部资源优化；会议室预约系统；翻译预约系统
人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪将成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术是当代社会最具潜力的新的生产力，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。江泽民同志曾强调指出：四个现代化，哪一个也离不开信息化。
90年代以来，发展最快的信息处理技术即是网络技术，尤其是Internet的迅速普及，使计算机网络延伸到了社会的每个角落。Internet的迅猛发展，给各行各业都提出了挑战，也提供了发展的契机。那么在这个迅猛发展社会下的企业，哪些方面可以充分利用现代的信息技术来改善企业管理的一些弊病，提高企业信息化水平，赋予企业竞争力呢?本文将着重这个方向进行研究和探讨。
一、企业内部资源优化现状及存在的问题
（一）企业内部资源及其优化的概念
企业内部的资源是指包括企业内的人力资源、财力资源、物力资源，即人、财、物三个方面；企业资源按照获取的方式又可分为内部固有资源、外部可利用资源两大类。内部固有资源即为创立或维持企业或公司运作的基本资源，外部可利用资源是指有效地利有好与企业有关的外部资源和潜在资源，充分利用媒体、行业、相关企业的资源和影响力以提升自身企业的经济效益和品牌效益，例如可以直接影响到企业效益的供应商的资源也是作为企业外部资源之一。
企业内部资源优化简单地说就是针对企业不同发展阶段的运营状况，重点以人、财、物三个方面资源为对象进行科学地、合理地组合，以促使公司能够在各个发展阶段持续发展和经济效益稳定增长态势的内部组合调整的手段。
（二）信息技术在企业资源优化中的重要性
如上所述，企业内部的资源有人力资源、财力资源、物力资源三大资源，它是企业构成的主体部分，是企业能够正常运行的根本要素。企业运行发展中，这些资源相互作用，形成企业进行生产活动、完成客户订单、创造社会财富、实现企业价值的基础，反映企业在竞争发展中的地位。
企业资源优化是企业为获取持续稳定的经济收益，通过对可利用资源的不断调整以达到或接近内部、外部资源的最佳使用目的，最大可能地降低成本费用，最终达到持续稳定获益的目的。也就是说，企业发展的重要标志便是充分而合理调整和运用上述企业内部所有的资源，同时也是衡量企业能否长盛不衰的重要指标。
而在现代企业资源优化的道路上，信息技术所扮演的角色越来越重要。信息技术战略与其它战略一样，已变成企业业务发展的战略，信息技术成为提升企业竞争力的不可或缺的条件。计算机技术特别是数据库技术的发展为企业建立管理信息系统，甚至对改变管理思想起着不可估量的作用，管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。而实践证明信息技术已在企业的管理层面也扮演越来越重要的角色，信息技术在企业管理上的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化，适应竞争日益激烈的市场要求，信息技术的导入，已经成为大势所趋。
（三）企业内部资源管理现状问题分析
企业内部人力物力资源是本文作者重点探讨的方向，所以本文将侧重于描述企业内部人力物力资源及其优化情况，对于企业外部的资源及其他方面资源在此不作描述。 人力资源管理中对人力资源的使用就是要把符合岗位条件者配置于相应职位上，而对人力资源的调整即是进行组织结构，工作任务，职位等的再配置。当前企业人力资源管理的问题有很多方面，其中之一便是“分配不均”、“人事不匹配”。表现在有些人的工作安排不合理，如有些人工作量非常大，而有些人的工作量很少，没有合理、科学地安排人力资源。例如外资企业中有很多个翻译人员进行集中统一地管理，各部门经常有需要翻译的文件直接交与信任的翻译人员翻译，而对翻译人员没有进行合理科学地工作安排，有些翻译人员翻译量很多，而有些翻译员的翻译量却很少甚至没有工作安排，导致人力资源的不合理分配，而引发一些潜在人力资源危机。
同理，物力资源也一样，没有合理安排企业内部设备，在现代的各个企业一般有很多各种功能的会议室。企业内各种会议每天都很多，如果没有合理科学地安排会议室场所和预定，有些会议室安排地很满，导致各部门在预约时经常起冲突，预约不到，而有些会议室却一直处于空置状态，各部门无法快速便捷地了解各会议室的使用情况，导致企业设备资源在一定程度上的浪费，没有有效地利用起来。
二、企业内部资源项目优化的措施
针对前文所提出的翻译人员工作调配不均和办公室资源浪费的问题，可以通过建立一个企业内部网来解决这一资源浪费问题。在此网站上集成了两大功能系统，一个是翻译预约系统，另一个是会议室预约系统。即登录企业内部网站主页后，点击翻译预约系统的图标，则进入了翻译预约系统界面(图2)。若需要进行会议室预约，就点击会议室预约系统图标，则进入会议室预约系统总界面(图6)。
（一）企业翻译预约管理系统的构建
1. 翻译预约系统创建的目的及机能
简化企业内部业务运作流程，实现规范的电子化管理一直是现代信息时代企业追求的目标，翻译预约系统的创建就是为了适应这一现代化要求。此外它的创建还能够满足对翻译工作进行统一、规范地管理；方便各部门对翻译信息进行依赖、修改、删除；方便翻译人员及时对翻译信息进行纳期回复、翻译完成回复、删除等操作；翻译人员可以及时地翻译资料，并按翻译重要程度来安排自己的工作；提醒翻译人员还有哪些工作还没做，且方便查阅等从多重好处。
考虑到网络的安全性和用户使用的便利性，翻译预约系统设置了以下几大重要功能：①具有权限限定机能，不同级别的用户，权限设定不一样，如一般用户和管理员用户，管理员用户除具有浏览等基本功能外，还具有添加、修改、删除文件的功能；②检索机能，用户可以根据自己的需要对系统中的所有信息进行检索；③添加机能，用户可以直接在网上依赖翻译信息。此时用户只需点击“我需要翻译”或月历表上的日期按钮，系统转入翻译依赖的界面，用户在输入框中输入相应信息，完成后点击“提交”按钮，该信息就会自动登录到网络中，这时该条信息的添加操作完成，若取消操作，则点击“返回”按钮即可，操作完成后系统自动返回到翻译预约主页面；④修改机能，用户可以在网上直接修改需要翻译的信息。用户点击列表上显示的信息后，系统自动转入到可删除该信息的界面，用户点击“删除”，完成该次修改操作，该信息就会自动从网络中删除，这时该条信息的删除操作完成，若取消操作，则点击“返回”按钮即可，操作完成后系统自动返回到进入页面；⑤删除机能，用户只能删除一条翻译信息，管理员可以批量删除翻译信息。并且设定系统会自动发邮件给翻译人员并抄送给依赖者、依赖者的部门长及相关负责人。
2. 翻译预约系统业务流程
翻译预约管理系统的操作顺序如下图1所示，用户登录公司网页后，点击翻译预约的图标进入翻译预约管理系统首页，首页默认显示月历表（图2）。
在月历表的界面上用户可进行以下几大机能操作：①检索，即在下拉框中选择查询条件，点击查询的按钮，系统将依次列出相应的查询信息。分别可以使用按日期检索、按翻译人员检索、按部门分类检索、按翻译状况来检索、按翻译类型来检索五类方式进行任意检索。以上几种检索方式可以综合检索，如在部门分类中选择某部门，再在下拉框中选择要搜索的状态，则检索的结果为所选择的部门翻译信息为该状况的所有清单。②翻译依赖，用户点击左右的“我需要翻译”或月历表上的日期，则进入翻译依赖。③修改、删除依赖信息，用户如果需要修改或删除已经依赖的翻译信息，则直接点击此月历表上的翻译信息可以修改、删除此条翻译信息。④纳期的回复，即翻译人员收到邮件，则进入纳期回复答复依赖者，系统自动发邮件给依赖者并抄送给负责人、部门经理。⑤翻译完了部分，翻译人员翻译完了，则进入翻译者管理界面答复依赖者翻译已经完了，系统将自动发邮件给依赖者并抄送给负责人、部门经理。⑥批量删除翻译信息，可以同时删除多条翻译信息或对翻译信息进行修改。⑦添加、修改、删除，即添加、修改、删除部门成员、翻译人员、用户等信息。
3．翻译预约系统使用概要
在实际过程中使用时，默认的月历表首页（图2）上部提供各种方式的检索机能，如日期、人员、部门、进度状况、类型；主体部份是月历表，点击月历上的各日期，便可进入翻译依赖画面（图3）或翻译资料依赖修改画面。翻译依赖时还可以直接点击图形左侧的“我需要翻译”也可以进入翻译依赖画面。
另外，如果已经依赖完了后，再次点击月历表上的日期，便进入翻译资料修改界面。修改界面功能样式大体和翻译依赖画面相同。下图中的主图形左侧上部属于用户登录界面，针对于管理员和有修改权限的用户而言，需要登录后才可执行相关权限动作。
进入到翻译预约界面后（图3），按提示分别填写所需要翻译的内容、翻译依赖时间、交付日期、翻译的类型（口译或笔译）、重要程度、依赖人员的名字、联系方式等，如果有需特别指定特定的翻译人员，也可以图框中进行选择，在翻译资料依赖成功后，系统会在提交的同时，发邮件给相关人员。
（二）企业会议室预约管理系统构建
1．会议室预约系统创建的目的及机能
通过创建一个会议室预约系统管理网，利用网络实现对所需各种类型功能会议室的预约。此预约管理系统的创建可以达到方便预约，减少专人负责管理，通过提前预约，确保会议室资源有效充分地被利用，并对会议安排进行电子化管理。
考虑到管理的需要，会议室预约管理系统设定了普通用户和管理员用户两大级别。其中管理员又分为部门管理员和总管理员。普通用户可以查询会议室预约情况，可以预约会议室，但时间或者设备冲突的时候，不能添加新的预约记录；部门管理员用户具有在普通用户权限上,还具有添加、修改和删除会议预约记录等权限；而总管理员用户可以对各部门管理员和普通用户账号进行管理，权限是最高级别。
2. 会议室预约系统业务流程
整个会议室预约的流程就如下图4所示，普通用户登录后（普通用户无须使用账号登陆），在预约前可以先查看预约信息， 如果预约已满或者与自己所需要的会议室预约冲突，就联系管理员或者放弃。如显示可预约，便进行预约申请界面。申请预约时填写完整的预约信息以方便管理，预约成功与否都给出提示信息，成功则显示预约结果，不成功则可以发Email给管理员，请管理员给予调整，管理员联系已预约部门，与其协商，协商成功与否都要通知申请部门，协商成功则管理员需要发布协商后的信息。当预约者发现自己预约的信息出错时，可以先请部门管理员修改预约信息，部门管理员无法修改的则可联系管理员给予修改。部门管理员和系统管理员均有普通用户的功能，且需要用用户名和密码登陆。
3．会议室预约管理系统使用概要
登录公司主网页后，点击会议室预约图标进入会议室预约管理界面，首页默认显示为月历表（图5）。对会议室的所有预约情况显示在对应的日期里，将鼠标放在对应的日期里，会显示那一天的全部预约信息。 当天日期颜色不同，日期过期将无法预约会议室，如果有需要可以通过发电子邮件联系管理员。也可以通过选择周来切换到所需要的周的浏览，也可以将月历里面显示的信息切换为以时间的方式显示，以方便不同用户的需要。点击主页的月历表左侧的“查询会议内容”进入内容查询界面。它可以方便用户对不同的需要进行查询，可以通过时间、会议室场所、会议内容或预约人进行查询，查询结果的显示采用页显示。另外，点击月历左边的“我要预约会议室”，则进入会议室预约界面。用户输入会议预约的相关信息，单击“提交”按钮，则将数据提交到预约数据库。
“会议室”选项中，预约者通过下拉菜单选择所需要的会议室名称。“会议日期”选项中默认显示当前日期，如需修改日期，单击“会议日期”文字部分，便会弹出月历表供其选择。“会议时间”一栏，从上班时间开始以30分钟为间隔设置选项；“会议内容”处可手动输入；“设备”和“预约部门”两项按提示进行选择便可。所有项目填写完后点击提交就完成预约了。如果提交后发现预约有错，普通用户者需要联系员，用管理员账号登录后便可进行修改。修改时只需要在月历表上点击所要修改的项目，便进入修改界面，修改信息界面与预约界面大体相同 。
三、企业内部资源优化的效果分析
翻译预约系统导入前，各部门有需翻译的资料需提前依赖， 依赖人对翻译的进展状况不明，不能方便查询， 领导对翻译人员的工作进度不能有效掌控，工作量分配不均，人力资源不能最大程度利用。在此系统导入后以上问题都得到了解决。现在翻译信息统一放在WEB上，如需查看只需在WEB中按所需条件检索即可，效率高，操作简单，查询也方便，可进行多条件查询。再者，翻译依赖、纳期回复、翻译完了等操作，系统自动发邮件给相关人员。其他人直接在WEB上查看时，也可以马上看到相对更全面的信息。
而会议室预约系统导入后也明显感觉到它带来的种种便利。第一，会议室预约系统导入前需要向专人进行预约，并且只能在有效工作时间内，负责人员在岗的情况下进行预约，导入后使用者预约没有时间限制，预约十分方便，并减少因为人工操作产生的失误，安全性能增强；第二，以前每次预约申请需要用纸类文件预约申请，导入后实现了无纸化管理，从而减少了纸类资源使用；第三，导入前经常出现有些会议室使用冲突，有些会议室闲置的情况，导入后使用者登录网上浏览后对各个会议室的使用和预约情况一目了然，避免预约冲突，和会议室资源浪费现象；第四，导入以前需要一个专门对应会议室预约的工作人员，通过网络进行会议室系统预约后，可以起到节省一个人力资源的效果。
四、总结
翻译预约管理系统与会议室预约管理系统是本文作者结合企业存在的不合理现象和资源浪费问题，利用当今快速而便捷的网络和计算机技术，结合自己所学的专业知识，与同事共同设计开发的两套系统。如今这两套系统已正式投入试用，收到了各部门使用者很好的评价。现打算将这个系统推广运用于集团的其他企业、工厂中。
此系统现还处于初期阶段，定然存在的种种不完善之处，今后将考虑通过收集用户使用反馈意见等渠道进行改善，另外将考虑将一般信息（如企业公告等）和技术情报也集中此网站上，最大程度地达到企业信息共享，资源共享，简化工作流程，提高工作效率的目的。
对于企业内部资源来说，需要改善的地方还非常之多。本文作者只是对企业中人力资源和物力资源的一个很小的方面进行优化说明。
参考文献
[1] 罗 鸿、王忠明.ERP原理·设计·实施（第2版）[M].北京：电子工业出版社，2004年6月第6次印刷.
[2] 张凯.信息资源管理(第2版)[M].北京：清华大学出版社.2007年10月1日.
[4] 张俊玲.数据库原理与应用[M].北京：清华大学出版社.2005年.
[5] 杨卫红、曾 华.企业管理信息系统在企业中的应用[J].科技情报开发与经济，2005.
关键词企业内部资源优化；会议室预约系统；翻译预约系统
人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪将成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术是当代社会最具潜力的新的生产力，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。江泽民同志曾强调指出：四个现代化，哪一个也离不开信息化。
90年代以来，发展最快的信息处理技术即是网络技术，尤其是Internet的迅速普及，使计算机网络延伸到了社会的每个角落。Internet的迅猛发展，给各行各业都提出了挑战，也提供了发展的契机。那么在这个迅猛发展社会下的企业，哪些方面可以充分利用现代的信息技术来改善企业管理的一些弊病，提高企业信息化水平，赋予企业竞争力呢?本文将着重这个方向进行研究和探讨。
一、企业内部资源优化现状及存在的问题
（一）企业内部资源及其优化的概念
企业内部的资源是指包括企业内的人力资源、财力资源、物力资源，即人、财、物三个方面；企业资源按照获取的方式又可分为内部固有资源、外部可利用资源两大类。内部固有资源即为创立或维持企业或公司运作的基本资源，外部可利用资源是指有效地利有好与企业有关的外部资源和潜在资源，充分利用媒体、行业、相关企业的资源和影响力以提升自身企业的经济效益和品牌效益，例如可以直接影响到企业效益的供应商的资源也是作为企业外部资源之一。
企业内部资源优化简单地说就是针对企业不同发展阶段的运营状况，重点以人、财、物三个方面资源为对象进行科学地、合理地组合，以促使公司能够在各个发展阶段持续发展和经济效益稳定增长态势的内部组合调整的手段。
（二）信息技术在企业资源优化中的重要性
如上所述，企业内部的资源有人力资源、财力资源、物力资源三大资源，它是企业构成的主体部分，是企业能够正常运行的根本要素。企业运行发展中，这些资源相互作用，形成企业进行生产活动、完成客户订单、创造社会财富、实现企业价值的基础，反映企业在竞争发展中的地位。
企业资源优化是企业为获取持续稳定的经济收益，通过对可利用资源的不断调整以达到或接近内部、外部资源的最佳使用目的，最大可能地降低成本费用，最终达到持续稳定获益的目的。也就是说，企业发展的重要标志便是充分而合理调整和运用上述企业内部所有的资源，同时也是衡量企业能否长盛不衰的重要指标。
而在现代企业资源优化的道路上，信息技术所扮演的角色越来越重要。信息技术战略与其它战略一样，已变成企业业务发展的战略，信息技术成为提升企业竞争力的不可或缺的条件。计算机技术特别是数据库技术的发展为企业建立管理信息系统，甚至对改变管理思想起着不可估量的作用，管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。而实践证明信息技术已在企业的管理层面也扮演越来越重要的角色，信息技术在企业管理上的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化，适应竞争日益激烈的市场要求，信息技术的导入，已经成为大势所趋。
（三）企业内部资源管理现状问题分析
企业内部人力物力资源是本文作者重点探讨的方向，所以本文将侧重于描述企业内部人力物力资源及其优化情况，对于企业外部的资源及其他方面资源在此不作描述。 人力资源管理中对人力资源的使用就是要把符合岗位条件者配置于相应职位上，而对人力资源的调整即是进行组织结构，工作任务，职位等的再配置。当前企业人力资源管理的问题有很多方面，其中之一便是“分配不均”、“人事不匹配”。表现在有些人的工作安排不合理，如有些人工作量非常大，而有些人的工作量很少，没有合理、科学地安排人力资源。例如外资企业中有很多个翻译人员进行集中统一地管理，各部门经常有需要翻译的文件直接交与信任的翻译人员翻译，而对翻译人员没有进行合理科学地工作安排，有些翻译人员翻译量很多，而有些翻译员的翻译量却很少甚至没有工作安排，导致人力资源的不合理分配，而引发一些潜在人力资源危机。
同理，物力资源也一样，没有合理安排企业内部设备，在现代的各个企业一般有很多各种功能的会议室。企业内各种会议每天都很多，如果没有合理科学地安排会议室场所和预定，有些会议室安排地很满，导致各部门在预约时经常起冲突，预约不到，而有些会议室却一直处于空置状态，各部门无法快速便捷地了解各会议室的使用情况，导致企业设备资源在一定程度上的浪费，没有有效地利用起来。
二、企业内部资源项目优化的措施
针对前文所提出的翻译人员工作调配不均和办公室资源浪费的问题，可以通过建立一个企业内部网来解决这一资源浪费问题。在此网站上集成了两大功能系统，一个是翻译预约系统，另一个是会议室预约系统。即登录企业内部网站主页后，点击翻译预约系统的图标，则进入了翻译预约系统界面(图2)。若需要进行会议室预约，就点击会议室预约系统图标，则进入会议室预约系统总界面(图6)。
（一）企业翻译预约管理系统的构建
1. 翻译预约系统创建的目的及机能
简化企业内部业务运作流程，实现规范的电子化管理一直是现代信息时代企业追求的目标，翻译预约系统的创建就是为了适应这一现代化要求。此外它的创建还能够满足对翻译工作进行统一、规范地管理；方便各部门对翻译信息进行依赖、修改、删除；方便翻译人员及时对翻译信息进行纳期回复、翻译完成回复、删除等操作；翻译人员可以及时地翻译资料，并按翻译重要程度来安排自己的工作；提醒翻译人员还有哪些工作还没做，且方便查阅等从多重好处。
考虑到网络的安全性和用户使用的便利性，翻译预约系统设置了以下几大重要功能：①具有权限限定机能，不同级别的用户，权限设定不一样，如一般用户和管理员用户，管理员用户除具有浏览等基本功能外，还具有添加、修改、删除文件的功能；②检索机能，用户可以根据自己的需要对系统中的所有信息进行检索；③添加机能，用户可以直接在网上依赖翻译信息。此时用户只需点击“我需要翻译”或月历表上的日期按钮，系统转入翻译依赖的界面，用户在输入框中输入相应信息，完成后点击“提交”按钮，该信息就会自动登录到网络中，这时该条信息的添加操作完成，若取消操作，则点击“返回”按钮即可，操作完成后系统自动返回到翻译预约主页面；④修改机能，用户可以在网上直接修改需要翻译的信息。用户点击列表上显示的信息后，系统自动转入到可删除该信息的界面，用户点击“删除”，完成该次修改操作，该信息就会自动从网络中删除，这时该条信息的删除操作完成，若取消操作，则点击“返回”按钮即可，操作完成后系统自动返回到进入页面；⑤删除机能，用户只能删除一条翻译信息，管理员可以批量删除翻译信息。并且设定系统会自动发邮件给翻译人员并抄送给依赖者、依赖者的部门长及相关负责人。
2. 翻译预约系统业务流程
翻译预约管理系统的操作顺序如下图1所示，用户登录公司网页后，点击翻译预约的图标进入翻译预约管理系统首页，首页默认显示月历表（图2）。
在月历表的界面上用户可进行以下几大机能操作：①检索，即在下拉框中选择查询条件，点击查询的按钮，系统将依次列出相应的查询信息。分别可以使用按日期检索、按翻译人员检索、按部门分类检索、按翻译状况来检索、按翻译类型来检索五类方式进行任意检索。以上几种检索方式可以综合检索，如在部门分类中选择某部门，再在下拉框中选择要搜索的状态，则检索的结果为所选择的部门翻译信息为该状况的所有清单。②翻译依赖，用户点击左右的“我需要翻译”或月历表上的日期，则进入翻译依赖。③修改、删除依赖信息，用户如果需要修改或删除已经依赖的翻译信息，则直接点击此月历表上的翻译信息可以修改、删除此条翻译信息。④纳期的回复，即翻译人员收到邮件，则进入纳期回复答复依赖者，系统自动发邮件给依赖者并抄送给负责人、部门经理。⑤翻译完了部分，翻译人员翻译完了，则进入翻译者管理界面答复依赖者翻译已经完了，系统将自动发邮件给依赖者并抄送给负责人、部门经理。⑥批量删除翻译信息，可以同时删除多条翻译信息或对翻译信息进行修改。⑦添加、修改、删除，即添加、修改、删除部门成员、翻译人员、用户等信息。
3．翻译预约系统使用概要
在实际过程中使用时，默认的月历表首页（图2）上部提供各种方式的检索机能，如日期、人员、部门、进度状况、类型；主体部份是月历表，点击月历上的各日期，便可进入翻译依赖画面（图3）或翻译资料依赖修改画面。翻译依赖时还可以直接点击图形左侧的“我需要翻译”也可以进入翻译依赖画面。
另外，如果已经依赖完了后，再次点击月历表上的日期，便进入翻译资料修改界面。修改界面功能样式大体和翻译依赖画面相同。下图中的主图形左侧上部属于用户登录界面，针对于管理员和有修改权限的用户而言，需要登录后才可执行相关权限动作。
进入到翻译预约界面后（图3），按提示分别填写所需要翻译的内容、翻译依赖时间、交付日期、翻译的类型（口译或笔译）、重要程度、依赖人员的名字、联系方式等，如果有需特别指定特定的翻译人员，也可以图框中进行选择，在翻译资料依赖成功后，系统会在提交的同时，发邮件给相关人员。
（二）企业会议室预约管理系统构建
1．会议室预约系统创建的目的及机能
通过创建一个会议室预约系统管理网，利用网络实现对所需各种类型功能会议室的预约。此预约管理系统的创建可以达到方便预约，减少专人负责管理，通过提前预约，确保会议室资源有效充分地被利用，并对会议安排进行电子化管理。
考虑到管理的需要，会议室预约管理系统设定了普通用户和管理员用户两大级别。其中管理员又分为部门管理员和总管理员。普通用户可以查询会议室预约情况，可以预约会议室，但时间或者设备冲突的时候，不能添加新的预约记录；部门管理员用户具有在普通用户权限上,还具有添加、修改和删除会议预约记录等权限；而总管理员用户可以对各部门管理员和普通用户账号进行管理，权限是最高级别。
2. 会议室预约系统业务流程
整个会议室预约的流程就如下图4所示，普通用户登录后（普通用户无须使用账号登陆），在预约前可以先查看预约信息， 如果预约已满或者与自己所需要的会议室预约冲突，就联系管理员或者放弃。如显示可预约，便进行预约申请界面。申请预约时填写完整的预约信息以方便管理，预约成功与否都给出提示信息，成功则显示预约结果，不成功则可以发Email给管理员，请管理员给予调整，管理员联系已预约部门，与其协商，协商成功与否都要通知申请部门，协商成功则管理员需要发布协商后的信息。当预约者发现自己预约的信息出错时，可以先请部门管理员修改预约信息，部门管理员无法修改的则可联系管理员给予修改。部门管理员和系统管理员均有普通用户的功能，且需要用用户名和密码登陆。
3．会议室预约管理系统使用概要
登录公司主网页后，点击会议室预约图标进入会议室预约管理界面，首页默认显示为月历表（图5）。对会议室的所有预约情况显示在对应的日期里，将鼠标放在对应的日期里，会显示那一天的全部预约信息。 当天日期颜色不同，日期过期将无法预约会议室，如果有需要可以通过发电子邮件联系管理员。也可以通过选择周来切换到所需要的周的浏览，也可以将月历里面显示的信息切换为以时间的方式显示，以方便不同用户的需要。点击主页的月历表左侧的“查询会议内容”进入内容查询界面。它可以方便用户对不同的需要进行查询，可以通过时间、会议室场所、会议内容或预约人进行查询，查询结果的显示采用页显示。另外，点击月历左边的“我要预约会议室”，则进入会议室预约界面。用户输入会议预约的相关信息，单击“提交”按钮，则将数据提交到预约数据库。
“会议室”选项中，预约者通过下拉菜单选择所需要的会议室名称。“会议日期”选项中默认显示当前日期，如需修改日期，单击“会议日期”文字部分，便会弹出月历表供其选择。“会议时间”一栏，从上班时间开始以30分钟为间隔设置选项；“会议内容”处可手动输入；“设备”和“预约部门”两项按提示进行选择便可。所有项目填写完后点击提交就完成预约了。如果提交后发现预约有错，普通用户者需要联系员，用管理员账号登录后便可进行修改。修改时只需要在月历表上点击所要修改的项目，便进入修改界面，修改信息界面与预约界面大体相同 。
三、企业内部资源优化的效果分析
翻译预约系统导入前，各部门有需翻译的资料需提前依赖， 依赖人对翻译的进展状况不明，不能方便查询， 领导对翻译人员的工作进度不能有效掌控，工作量分配不均，人力资源不能最大程度利用。在此系统导入后以上问题都得到了解决。现在翻译信息统一放在WEB上，如需查看只需在WEB中按所需条件检索即可，效率高，操作简单，查询也方便，可进行多条件查询。再者，翻译依赖、纳期回复、翻译完了等操作，系统自动发邮件给相关人员。其他人直接在WEB上查看时，也可以马上看到相对更全面的信息。
而会议室预约系统导入后也明显感觉到它带来的种种便利。第一，会议室预约系统导入前需要向专人进行预约，并且只能在有效工作时间内，负责人员在岗的情况下进行预约，导入后使用者预约没有时间限制，预约十分方便，并减少因为人工操作产生的失误，安全性能增强；第二，以前每次预约申请需要用纸类文件预约申请，导入后实现了无纸化管理，从而减少了纸类资源使用；第三，导入前经常出现有些会议室使用冲突，有些会议室闲置的情况，导入后使用者登录网上浏览后对各个会议室的使用和预约情况一目了然，避免预约冲突，和会议室资源浪费现象；第四，导入以前需要一个专门对应会议室预约的工作人员，通过网络进行会议室系统预约后，可以起到节省一个人力资源的效果。
四、总结
翻译预约管理系统与会议室预约管理系统是本文作者结合企业存在的不合理现象和资源浪费问题，利用当今快速而便捷的网络和计算机技术，结合自己所学的专业知识，与同事共同设计开发的两套系统。如今这两套系统已正式投入试用，收到了各部门使用者很好的评价。现打算将这个系统推广运用于集团的其他企业、工厂中。
此系统现还处于初期阶段，定然存在的种种不完善之处，今后将考虑通过收集用户使用反馈意见等渠道进行改善，另外将考虑将一般信息（如企业公告等）和技术情报也集中此网站上，最大程度地达到企业信息共享，资源共享，简化工作流程，提高工作效率的目的。
对于企业内部资源来说，需要改善的地方还非常之多。本文作者只是对企业中人力资源和物力资源的一个很小的方面进行优化说明。
参考文献
[1] 罗 鸿、王忠明.ERP原理·设计·实施（第2版）[M].北京：电子工业出版社，2004年6月第6次印刷.
[2] 张凯.信息资源管理(第2版)[M].北京：清华大学出版社.2007年10月1日.
[4] 张俊玲.数据库原理与应用[M].北京：清华大学出版社.2005年.
[5] 杨卫红、曾 华.企业管理信息系统在企业中的应用[J].科技情报开发与经济，2005.