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摘 要:目前会计电算化工作已基本普及,但因其管理体制不很健全,会计电算化存在着一定的安全隐患。文章就如何加强会计电算化的管理作出阐述。
关键词:财务软件 操作权限 备份
中图分类号:F234 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2008)11-174-02
目前会计电算化已基本普及,但其管理制度不很健全,从而给会计电算化工作带来了一定的安全隐患。现对如何健全会计电算化管理制度、规范会计电算化工作谈谈笔者的看法。
一、加强人员管理
会计电算化工作中财务软件的应用,要求企业对内部职能进行分工,按内部牵制原则合理分工,从而可以在工作中互相制约、互相监督,防止工作差错或故意舞弊等现象的发生,因此,要建立组织控制及财务人员的内部牵制制度。
组织控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。所谓职责分离,简单地讲就是掌权的不从事具体事务的操作,管账的不管钱,管物的不管账。由于一个有效的内控系统需要由不同的人来履行不相容的职务,所以,其岗位设置通常便具有某些特定的含义。例如在网络环境下一旦某种软件被安装并用于执行某项功能以后,它的编码、运行和维护职责就必须相分离。
财务人员的内部牵制制度就是将会计电算化人员的职责分工,对不相容的职责一定要分离。上机人员必须严格按照各自的权限进行操作,不得越权,操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系,使系统不被越权操作,从而保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行;上机人员操作完毕后,必须退出系统;应及时做好各自的备份工作,以防止意外事故的发生。
二、加强操作管理
为保证会计电算化工作能正常地进行,因此必须加强操作管理。系统的维护是操作正常进行的保证,因此及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况是非常必要的,因此所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况,要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况;操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样,若有问题则应及时登记记录,并向系统管理员报告;系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有明确记载;对于严重或重大运行故障,除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单,并向系统管理员汇报;操作记录每月装订成册,日常由档案管理员妥善保管,年终整理归档。
除此,加强对电算化操作的控制,还制订上机守则和操作规程、机房管理办法、对操作密码实行双人控制并定期更换密码等;不能使用来历不明的光盘和进行各种非法拷贝工作,以防病毒传入;未经批准,不能使用格式化和删除等命令;严禁在微机内安装或运行游戏软件。
三、加强会计档案管理
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理,是电算化会计工作连续进行的保证;是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证;是电算化会计信息系统正常运行的保证。
会计电算化的档案管理主要是指打印出的各种凭证、账簿、报表、存储会计数据的存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。存贮在硬盘上的会计数据必须建立移动硬盘等存储介质备份。根据有关规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次。备份的移动硬盘由档案管理员办理存档手续,用做备份的移动硬盘必须妥善保管,备份盘应贴上保护标签并用印章或封条签封,存放在安全的场所,并定期进行转贮。双备份下的两套备份硬盘等存储介质应存放在不同的、且相距较远的地方保管。
1.記账凭证的生成与管理。计算机替代手工记账单位的记账凭证生成有两种方式:一是由原始凭证直接录入计算机,由计算机打印输出。在这种情况下,记账凭证上应有录入人员的签名或盖章,稽核人员签名或盖章,会计主管人员的签名或盖章,收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。二是手工事先作好记账凭证,计算机录入记账凭证然后进行处理,在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证皆可。
2.会计账簿、报表的生成管理。(1)日记账每天打印,一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印,发生业务少的账簿可满页打印。(2)现金、银行存款账采用打印输出的活页账装订。(3)在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。(4)在保证凭证、账簿清晰的条件下,计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
3.关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至会计信息完全过时为止。
4.关于会计电算化系统文档资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料,视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后的3年。
四、加强软、硬件管理
各单位应设置计算机及系统维护组织,对单位会计电算化系统及其所属计算机进行定期检测、保养、维护及保修,对出现软、硬件缺陷应及时对其进行维护和更换,避免造成不必要的会计信息丢失,以确保会计电算化工作的顺利进行。
对软件的维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件正常运行。实施对系统的日常检查和维护,以保证系统的正常运行;在系统发生故障时,排除故障和恢复运行;根据电算化工作实际需要,提出系统扩充报告,上报主管领导;在系统扩充时负责安装、调试,直至运行正常;在系统环境发生变化时,随时做好适应性的维护工作。
对硬件的维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作检查记录,在设备更新、扩充、修复后,由系统维护人员安装和调试。建议在硬件维护工作中,一般故障由本单位电算化维护人员负责,较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。会计电算化专用硬件设备由财务科统一管理和使用,其他部门一般情况下不得使用。会计电算化硬件设备专门用于会计事务处理,任何人不得用于对外服务。
五、严禁反记账与反结账
按照财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》的要求,在财务软件中,会计资料输入计算机并经审核记账后,不能修改,如需修改,则需要重新输入一张红字冲销凭证和一张正确凭证,再据以记账,这种处理方式对修正内容、修正理由及相关责任人都留下了记录,只有这样才能保证会计信息的质量和可信度。但有些实行会计电算化的企业,常常采用反记账与反结账办法修改会计数据。
反记账与反结账就是将已经记账或已经结账的会计数据恢复到记账或结账前的状态,然后对已输入且已保存的记账凭证再作修改、插入和删除操作,并使已输入凭证的凭证号顺序重新排列。这样做,其会计账簿的真实性难以保证,也无法给审计留下任何线索,故应要求实行会计电算化的企业或单位严格按照《会计法》与《企业会计制度》的规定进行会计凭证、会计账簿的填制、登记、更正。财政部门应严格要求软件开发企业按照《会计核算软件基本功能规范》的规定,开发高质量的会计软件,严格修改并限制操作权限,严禁反记账与反结账功能。
六、加强对财务软件的管理
各单位财务部门在获得财务软件的同时,必须做光盘备份,并分别存放在档案室、机房和财务部门的专柜内,并分别由专人分别保管。
为方便工作,同一行业的单位尽量使用同一品种的财务软件。目前同一行业内部财务软件的使用情况混杂,由于各种财务软件的数据接口、使用方法不一样,从而就导致了下属各单位报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。因此,建议行业主管部门可规定本行业各单位统一使用某一品种的财务软件。
(作者单位:江西财经职业学院会计系 江西九江 332000)
(责编:芝荣)
关键词:财务软件 操作权限 备份
中图分类号:F234 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2008)11-174-02
目前会计电算化已基本普及,但其管理制度不很健全,从而给会计电算化工作带来了一定的安全隐患。现对如何健全会计电算化管理制度、规范会计电算化工作谈谈笔者的看法。
一、加强人员管理
会计电算化工作中财务软件的应用,要求企业对内部职能进行分工,按内部牵制原则合理分工,从而可以在工作中互相制约、互相监督,防止工作差错或故意舞弊等现象的发生,因此,要建立组织控制及财务人员的内部牵制制度。
组织控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。所谓职责分离,简单地讲就是掌权的不从事具体事务的操作,管账的不管钱,管物的不管账。由于一个有效的内控系统需要由不同的人来履行不相容的职务,所以,其岗位设置通常便具有某些特定的含义。例如在网络环境下一旦某种软件被安装并用于执行某项功能以后,它的编码、运行和维护职责就必须相分离。
财务人员的内部牵制制度就是将会计电算化人员的职责分工,对不相容的职责一定要分离。上机人员必须严格按照各自的权限进行操作,不得越权,操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系,使系统不被越权操作,从而保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行;上机人员操作完毕后,必须退出系统;应及时做好各自的备份工作,以防止意外事故的发生。
二、加强操作管理
为保证会计电算化工作能正常地进行,因此必须加强操作管理。系统的维护是操作正常进行的保证,因此及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况是非常必要的,因此所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况,要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况;操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样,若有问题则应及时登记记录,并向系统管理员报告;系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有明确记载;对于严重或重大运行故障,除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单,并向系统管理员汇报;操作记录每月装订成册,日常由档案管理员妥善保管,年终整理归档。
除此,加强对电算化操作的控制,还制订上机守则和操作规程、机房管理办法、对操作密码实行双人控制并定期更换密码等;不能使用来历不明的光盘和进行各种非法拷贝工作,以防病毒传入;未经批准,不能使用格式化和删除等命令;严禁在微机内安装或运行游戏软件。
三、加强会计档案管理
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理,是电算化会计工作连续进行的保证;是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证;是电算化会计信息系统正常运行的保证。
会计电算化的档案管理主要是指打印出的各种凭证、账簿、报表、存储会计数据的存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。存贮在硬盘上的会计数据必须建立移动硬盘等存储介质备份。根据有关规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次。备份的移动硬盘由档案管理员办理存档手续,用做备份的移动硬盘必须妥善保管,备份盘应贴上保护标签并用印章或封条签封,存放在安全的场所,并定期进行转贮。双备份下的两套备份硬盘等存储介质应存放在不同的、且相距较远的地方保管。
1.記账凭证的生成与管理。计算机替代手工记账单位的记账凭证生成有两种方式:一是由原始凭证直接录入计算机,由计算机打印输出。在这种情况下,记账凭证上应有录入人员的签名或盖章,稽核人员签名或盖章,会计主管人员的签名或盖章,收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。二是手工事先作好记账凭证,计算机录入记账凭证然后进行处理,在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证皆可。
2.会计账簿、报表的生成管理。(1)日记账每天打印,一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印,发生业务少的账簿可满页打印。(2)现金、银行存款账采用打印输出的活页账装订。(3)在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。(4)在保证凭证、账簿清晰的条件下,计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
3.关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至会计信息完全过时为止。
4.关于会计电算化系统文档资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料,视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后的3年。
四、加强软、硬件管理
各单位应设置计算机及系统维护组织,对单位会计电算化系统及其所属计算机进行定期检测、保养、维护及保修,对出现软、硬件缺陷应及时对其进行维护和更换,避免造成不必要的会计信息丢失,以确保会计电算化工作的顺利进行。
对软件的维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件正常运行。实施对系统的日常检查和维护,以保证系统的正常运行;在系统发生故障时,排除故障和恢复运行;根据电算化工作实际需要,提出系统扩充报告,上报主管领导;在系统扩充时负责安装、调试,直至运行正常;在系统环境发生变化时,随时做好适应性的维护工作。
对硬件的维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作检查记录,在设备更新、扩充、修复后,由系统维护人员安装和调试。建议在硬件维护工作中,一般故障由本单位电算化维护人员负责,较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。会计电算化专用硬件设备由财务科统一管理和使用,其他部门一般情况下不得使用。会计电算化硬件设备专门用于会计事务处理,任何人不得用于对外服务。
五、严禁反记账与反结账
按照财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》的要求,在财务软件中,会计资料输入计算机并经审核记账后,不能修改,如需修改,则需要重新输入一张红字冲销凭证和一张正确凭证,再据以记账,这种处理方式对修正内容、修正理由及相关责任人都留下了记录,只有这样才能保证会计信息的质量和可信度。但有些实行会计电算化的企业,常常采用反记账与反结账办法修改会计数据。
反记账与反结账就是将已经记账或已经结账的会计数据恢复到记账或结账前的状态,然后对已输入且已保存的记账凭证再作修改、插入和删除操作,并使已输入凭证的凭证号顺序重新排列。这样做,其会计账簿的真实性难以保证,也无法给审计留下任何线索,故应要求实行会计电算化的企业或单位严格按照《会计法》与《企业会计制度》的规定进行会计凭证、会计账簿的填制、登记、更正。财政部门应严格要求软件开发企业按照《会计核算软件基本功能规范》的规定,开发高质量的会计软件,严格修改并限制操作权限,严禁反记账与反结账功能。
六、加强对财务软件的管理
各单位财务部门在获得财务软件的同时,必须做光盘备份,并分别存放在档案室、机房和财务部门的专柜内,并分别由专人分别保管。
为方便工作,同一行业的单位尽量使用同一品种的财务软件。目前同一行业内部财务软件的使用情况混杂,由于各种财务软件的数据接口、使用方法不一样,从而就导致了下属各单位报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。因此,建议行业主管部门可规定本行业各单位统一使用某一品种的财务软件。
(作者单位:江西财经职业学院会计系 江西九江 332000)
(责编:芝荣)