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摘要：文章针对高职院校档案管理工作中出现的普遍问题，从档案管理者的角色转换、素质的提升和引入目标管理机制等方面提出了加强高职院档案管理工作的措施，以便更好地为学校教学服务。
关键词：高职院校；档案管理；工作
高职院校档案是一个集党政管理、教育教学、科研、出版、基建、财务、仪器设备等众多门类为一体的综合性档案体系。它作为学校一项重要的基础性工作，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的重要尺度。然而，长期以来，高职院校档案工作存在着主动服务意识差、超前意识不强、管理人员素质偏低的问题。这些问题，在很大程度上制约了学校档案工作的发展。对此，本文就如何解决以上问题提出自己的看法。
一、实现从传统的“信息保管者”到“信息开发者”的角色转换
目前，大多数高职院校档案管理者的观念、意识还比较保守，在档案管理工作中缺乏主动性和创造性，仍然停留在建档、管档、看家守摊、你送我收、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发利用，使很多有价值的历史档案资料被遗忘在角落里，未能发挥其应有的作用。学校的档案工作是一项服务性很强的工作，档案管理的最终目的是开发利用。为了最大限度地满足人们的不同需要，档案管理者应做好以下几方面工作：(1)编辑有实用价值的二次文献。主动了解学校工作的需求，对分散在各个案卷中的单一的、零散的档案信息进行开发和加工，发掘整理出系统的有价值的信息资料，制成档案加工品，为学校领导决策、制定规划、总结经验教训、开展教学科研等各项工作服务。如编写校史、大事记、杰出校友介绍、各种重要会议简介、规章制度、科研成果、优秀论文、摘要、干部任免、职称评定等汇编材料的数据库，以满足人们不同的需要。(2)充分发挥档案的宣传与教育功能。档案管理者应充分利用室藏丰富这一优势。定期举办各种形式的、不同专题的档案展览，使其成为对外宣传的一个窗口。如：定期举办杰出校友介绍展、校史展、师生科研成果展等活动，特别是对于师生参与科研活动的获奖证书(奖品)、研制制作产品、实验结果以及活动图片、照片和实物等，积极进行展览、展示，从而激发大家参与科研活动的热情和积极性。(3)实现由封闭型管理向开放型管理转变。学校档案室应主动将各类可公开的档案信息联入计算机网络，档案利用者可随时随意地查阅、浏览甚至下载所需的档案信息。同时可及时收集利用者的使用意见、向特殊用户及时传递各种信息。这样，就使原来似乎是呆板、无用的档案信息得以激活，并在学校教育教学、管理服务工作中发挥出潜在的作用。
二、加强学习培训，提升人员素质
档案管理人员的综合素质是档案事业创新与发展的关键。目前高职院校的档案管理人员整体素质不高，真正科班出身的人员极少，受过档案管理专业全面培训的工作人员也为数不多，多数为半路出家。兼职档案人员流动性大，业务生疏，同外界交流少，很难增加自己的见识，创新更无从谈起。而档案管理的现代化，涉及信息论、控制论和系统论等多种学科，技术复杂，质量要求严格，没有一大批具有现代化管理意识和素质的人是难以进行的。为此，建设一支高素质档案工作人员队伍显得尤为重要。具体做法是：(1)首先要对现有的档案管理工作人员，制定出切合实际的教育培训计划，通过定期和不定期、集中和分散、系统和专项的岗位业务培训形式，加大对计算机、档案专业方面的知识培训力度。使档案工作者除了具备档案专业知识外，还要掌握现代信息技术，即运用计算机及现代化通信设备进行电子信息的制作、维护和管理。同时，还应具备较高的外语水平和法律知识等。(2)学校档案部门人员要经常深入各职能部门(处、室、系)，针对各部门的具体情况，重点指导档案工作，提高兼职档案员的专业理论和技术水平。(3)根据档案材料性质相同、相近的部门或经验层次不同的兼职档案员优化组合等方法，将学校的职能部门划分为不同的档案业务交流小组。这样，有利于兼职档案员之间的相互切磋、相互指导、相互监督、相互竞争，不但能取长补短，共同提高，而且还可减轻档案部门有限专业人员的业务指导负担。(4)组织档案人员到兄弟院校参观学习，或邀请档案方面的专家来校作报告。(5)选派业务骨干外出参加档案管理研讨班、培训班等，以学习先进的档案管理技能，从而建立一支业务精湛、爱岗敬业、严守纪律、政治坚定的档案管理队伍。
三、引入目标管理机制，提倡档案管理工作激励法
目前高职院校档案主要是由各处、室、系上报而来，经过的环节多，流程杂。且档案整理工作多数是由兼职档案员来完成，他们身兼数职，平时因忙于本职工作而往往忽略了档案工作，致使档案整理工作一拖再拖，严重影响了学校档案管理工作的进程。为确保档案管理工作开展有序，学校应切实把档案管理纳入学校的工作计划、岗位职责和管理考核内容，要与各部门年度总结、年终考核、职务晋升、奖励挂钩。各系要划分明确的责任人，实行“谁主管，谁负责，谁经办，谁负责的原则”，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制，保证档案工作任务的全面落实。同时，要提倡档案管理工作激励法，即年终考核时，以其档案工作做得好坏作为考核的依据，对平时档案工作做得好的人员给予一定的精神与物质奖励，激发他们的工作积极性。
总之，做好高职院校的档案管理工作，是学校档案工作者义不容辞的职责。学校档案管理人员要敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题。把档案管理工作提高到一个新的水平，更好地为学校教育教学服务。
关键词：高职院校；档案管理；工作
高职院校档案是一个集党政管理、教育教学、科研、出版、基建、财务、仪器设备等众多门类为一体的综合性档案体系。它作为学校一项重要的基础性工作，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的重要尺度。然而，长期以来，高职院校档案工作存在着主动服务意识差、超前意识不强、管理人员素质偏低的问题。这些问题，在很大程度上制约了学校档案工作的发展。对此，本文就如何解决以上问题提出自己的看法。
一、实现从传统的“信息保管者”到“信息开发者”的角色转换
目前，大多数高职院校档案管理者的观念、意识还比较保守，在档案管理工作中缺乏主动性和创造性，仍然停留在建档、管档、看家守摊、你送我收、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发利用，使很多有价值的历史档案资料被遗忘在角落里，未能发挥其应有的作用。学校的档案工作是一项服务性很强的工作，档案管理的最终目的是开发利用。为了最大限度地满足人们的不同需要，档案管理者应做好以下几方面工作：(1)编辑有实用价值的二次文献。主动了解学校工作的需求，对分散在各个案卷中的单一的、零散的档案信息进行开发和加工，发掘整理出系统的有价值的信息资料，制成档案加工品，为学校领导决策、制定规划、总结经验教训、开展教学科研等各项工作服务。如编写校史、大事记、杰出校友介绍、各种重要会议简介、规章制度、科研成果、优秀论文、摘要、干部任免、职称评定等汇编材料的数据库，以满足人们不同的需要。(2)充分发挥档案的宣传与教育功能。档案管理者应充分利用室藏丰富这一优势。定期举办各种形式的、不同专题的档案展览，使其成为对外宣传的一个窗口。如：定期举办杰出校友介绍展、校史展、师生科研成果展等活动，特别是对于师生参与科研活动的获奖证书(奖品)、研制制作产品、实验结果以及活动图片、照片和实物等，积极进行展览、展示，从而激发大家参与科研活动的热情和积极性。(3)实现由封闭型管理向开放型管理转变。学校档案室应主动将各类可公开的档案信息联入计算机网络，档案利用者可随时随意地查阅、浏览甚至下载所需的档案信息。同时可及时收集利用者的使用意见、向特殊用户及时传递各种信息。这样，就使原来似乎是呆板、无用的档案信息得以激活，并在学校教育教学、管理服务工作中发挥出潜在的作用。
二、加强学习培训，提升人员素质
档案管理人员的综合素质是档案事业创新与发展的关键。目前高职院校的档案管理人员整体素质不高，真正科班出身的人员极少，受过档案管理专业全面培训的工作人员也为数不多，多数为半路出家。兼职档案人员流动性大，业务生疏，同外界交流少，很难增加自己的见识，创新更无从谈起。而档案管理的现代化，涉及信息论、控制论和系统论等多种学科，技术复杂，质量要求严格，没有一大批具有现代化管理意识和素质的人是难以进行的。为此，建设一支高素质档案工作人员队伍显得尤为重要。具体做法是：(1)首先要对现有的档案管理工作人员，制定出切合实际的教育培训计划，通过定期和不定期、集中和分散、系统和专项的岗位业务培训形式，加大对计算机、档案专业方面的知识培训力度。使档案工作者除了具备档案专业知识外，还要掌握现代信息技术，即运用计算机及现代化通信设备进行电子信息的制作、维护和管理。同时，还应具备较高的外语水平和法律知识等。(2)学校档案部门人员要经常深入各职能部门(处、室、系)，针对各部门的具体情况，重点指导档案工作，提高兼职档案员的专业理论和技术水平。(3)根据档案材料性质相同、相近的部门或经验层次不同的兼职档案员优化组合等方法，将学校的职能部门划分为不同的档案业务交流小组。这样，有利于兼职档案员之间的相互切磋、相互指导、相互监督、相互竞争，不但能取长补短，共同提高，而且还可减轻档案部门有限专业人员的业务指导负担。(4)组织档案人员到兄弟院校参观学习，或邀请档案方面的专家来校作报告。(5)选派业务骨干外出参加档案管理研讨班、培训班等，以学习先进的档案管理技能，从而建立一支业务精湛、爱岗敬业、严守纪律、政治坚定的档案管理队伍。
三、引入目标管理机制，提倡档案管理工作激励法
目前高职院校档案主要是由各处、室、系上报而来，经过的环节多，流程杂。且档案整理工作多数是由兼职档案员来完成，他们身兼数职，平时因忙于本职工作而往往忽略了档案工作，致使档案整理工作一拖再拖，严重影响了学校档案管理工作的进程。为确保档案管理工作开展有序，学校应切实把档案管理纳入学校的工作计划、岗位职责和管理考核内容，要与各部门年度总结、年终考核、职务晋升、奖励挂钩。各系要划分明确的责任人，实行“谁主管，谁负责，谁经办，谁负责的原则”，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制，保证档案工作任务的全面落实。同时，要提倡档案管理工作激励法，即年终考核时，以其档案工作做得好坏作为考核的依据，对平时档案工作做得好的人员给予一定的精神与物质奖励，激发他们的工作积极性。
总之，做好高职院校的档案管理工作，是学校档案工作者义不容辞的职责。学校档案管理人员要敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题。把档案管理工作提高到一个新的水平，更好地为学校教育教学服务。