论如何提升办公室综合管理水平

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  摘要:随着社会经济的发展,办公室综合管理工作必须做出相应的调整,首先在于认识办公室工作面临的形势,准确把握当前办公室工作的总体要求,深入贯彻国家局和省局工作会议精神,围绕科学发展中心工作,自觉服务工作大局,积极为领导、机关和基层服务,强化大局意识、政治意识、规范意识和责任意识,坚持把服从、服务于科学发展中心工作作为办公室工作核心,抓好落实,科学管理,有效应对突发事件,以创建优秀高效的办公室管理措施,使得管理水平得到整体的提升。
  关键词:提升;办公室;综合管理水平
  1、电力企业办公室管理方面存在的问题
  1.1信息传递效率低
  在办公室综合管理工作中,大部分的信息都是需要逐层进行传递的,这一方面降低了信息传递的效率,另一方面也在一定程度上减少了信息传递的准确性和可靠性。上下级之间进行信息传递时,为了确保有效信息的正确传达,通常都会设立一些专门的筛选人员,这样做不仅会增加信息传递时间,更会造成一些人力的浪费,不利于信息传递效率的提高。
  1.2工作主动性差
  在日常工作中,某些办公室人员的工作主动性较差,属于典型的有事就干无事就闲、遇到什么干什么和领导让干什么就干什么,并且在遇到问题时一般都是等上级领导指示,从不会自己主动解决问题,更不用说主动提升自身能力。缺乏工作主动性的人一般都缺乏敬业精神。对于工作只是简单的应付任务,没有提高工作成效的积极性,从而形成一种安于现状不求创新、忙于现状不愿创新的现象,这也是导致办公室工作无计划性、惰性和延后性的根本原因,最终导致办公室工作长期处于被动应付的位置。
  1.3办公室管理缺乏相关的制度规范
  近年来,随着我国电力行业的飞速发展,在办公室管理工
  作上也应当有所创新,而创新点应当着重放在工作效率的提高和相关管理制度的规范上,但是在实际电力企业办公室管理工作中还存在着一些制度方面的问题。在一些紧急情况的处理上,虽然加强了管理力度,但是在相应的应急措施和规定还是存在仍待完善的地方,相关的管理制度无法满足一些特殊情况下的紧急处理。电力企业办公室管理制度规范的缺乏在很大程度上影响了企业的管理工作效率,对企业的人力和物理资源造成了严重的浪费,管理制度的不完善還会导致相关工作无法达到预期要求,使得企业形象受损。
  1.4专业水平和思想认识有待提高
  现代企业管理都讲究以人为本,越来越注重人的主观能动性发挥,基层职员在企业管理中的地位也越来越高,员工个人素质关系到整个队伍的素质,是整体企业精神面貌和专业素质的根本体现。随着时代和社会的不断发展,企业办公室人员的素质必须与时代接轨,紧跟现代发展步伐,才能做到与社会共同发展。然而现实情况是,电力企业很多办公室工作人员缺乏相关的专业知识、实战经验、理论基础和过硬的专业背景,面对需要决策的问题时往往都是凭借感觉判断,导致一系列工作的失误,给企业带来严重的损失。在个人思想认识方面,暴露出的问题更多,具体有缺少团队合作精神、缺乏职业自豪感和责任感、服务意识淡薄、工作没有方向性和积极性等,这些问题都应当引起我们的注意和反思。
  2、提高办公室综合管理水平的有效途径
  2.1健全规章制度,规范工作流程,加强工作考核
  实施精细化管理,必须有坚实的保障体系。结合工作实际,通过修改和本单位的规章制度完善,确保规章制度的可操作性和实用性,使各项规章制度作为一种手段来规范员工的行为,提高保护服务效能。完善制度的同时,也需要规范工作流程。根据办公室工作的工作流程的内部细化,通过“地图阅读模式,应用程序的图形化表示,使简单的程序,完善程序,确保工作标准,只有每一个工作在太阳的实施,确保每个环节保持高效执行。根据岗位、岗位,将负责工作人员的职责要求,明确权益,并设置AB岗位,提高工作效率。紧密结合细化的权利和利益提出的量化考指标,办公室的各项目标的规划层层分解,实施各成员的办公室。通过定期的会议,每季度目标完成检查,半年度部门人员考核,月度和年度绩效考核等,负责本单位人员的评价,评价结果与员工的收入,鼓励员工重视的工作,提高员工工作积极性的唯一途径,以提高工作绩效。
  2.2提高工作人员的素质
  综合管理办公室的工作内容既包含一个单位的核心秘密,又包括企业发展的经营战略,因此,办公室人员的综合素也是至关重要的。对于企事业单位来说,其工作人员的整体素质代表着企业的形象,是其发展的一个缩影。工作效率的高低直接受到工作人员素质的高低和对业务熟练程度的影响。因此,要在加强办公室制度建设的前提下,提高工作人员的素质,从而提高办公室的管理水平。树立良好的服务意识和强烈的责任心。如果一个企事业单位的员工自身没有树立起良好的服务意识和责任意识,那就会在工作中懒散、缺乏进取心,从而降低工作效率和办公室综合管理的水平。要做好办公室纷繁复杂的各项工作,就要坚持以人为本,牢固树立为部门服务的全方位意识,员工要懂得谋大势、顾全局,服从集体利益,真诚地对待身边的同事,积极主动,形成一股强大的合力,从而提高团队的凝聚力。
  2.3加强风险管理,强调监督作用,保障各项工作的全面落实
  电力企业办公室综合管理工作是一项涉及内容较广的工作,因而可能遇到的问题也就较多,也会产生一定的工作风险。要想减少和避免工作风险的发生,切实提高办公室综合管理质量与效率,就要切实做好各项工作的分工,明确责任体制,并且要提高对监督工作的重视,在加强风险管理的基础上进一步提高管理工作效率。在进行风险管理的同时,还能够促进各项工作的全面落实,真正实现企业纵向与横向的深入发展,进一步提升了员工的工作积极性,推动电力企业的长远发展。针对纵向发展而言,通过对具体工作进行逐层落实,使得每一个层面的工作人员对自己的工作都有着明确的方案和目标,实现工作的高效性和统一性;对于横向发展而言,通过明确分配工作任务,提高管理工作效率,实现各个部门之间工作的完美衔接,确保工作能够在规定时间内完成。
  3、结束语
  综上所述,办公室管理任务是一件十分关键的基础保障任务。在新形势下,办公室运行人员必须清楚自己的职责,建立科学的运行态度,给中心领导提供完善的服务,并且需要进一步完善运行流程,有效提升办公室控制运行效率。
  参考文献:
  [1]邹蓓,石红文,方超.关于提升办公室综合管理水平的研究[J].管理观察,2013.
  [2]周世发.试析提高办公室综合管理水平的有效途径[J].经营管理者,2012.
  [3]王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济,2012(2):128.
  (作者单位:国网葫芦岛供电公司)
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