随着社会科技的不断发展,电脑广泛应用于人们生活的各个方面,而信息化建设也要求高职院校实现电子政务效率化与办公自动化,因此,在档案记录方面就出现了数字化档案。高职院校的档案包含内容较多,并且信息繁杂且重要,其保存了高校各项教研活动、科研实验、教职工以及学生基本信息等内容,其对高校的重要性不言而喻。而信息化社会的到来,使得人们对信息搜索和获取的要求也越来越高,效率已成为人们工作的重中之重,而数字化档案的建立满足了人们对于信息的基本要求,在档案方面实现了即时查询,摆脱了地域、时间的限制,并且能够充分发挥高校档案信息资源的重要价值,以更好地为高校教育服务。当然,我国高职院校档案数字化管理起步时间较晚,在建设过程中难免会出现一些问题,例如安全问题,但是我们必须清楚地认识到档案数字化管理的作用和意义,采取措施保障数字档案信息的安全。