[摘要]学校是教育基地，最终目标是培养合格的人才，而档案是重要的信息资源，兼有教学硬件与软件的双重特性。社会越是发展、进步，作为信息资源的档案，其价值越高，高校档案在高校生存与发展中的重要性也更显突出。
　　[关键词]高校；档案管理；信息资源
　　[中图分类号]G647.4 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115（2013）04-0155-02
　　一、高校档案的内涵
　　关于档案的定义目前已有许多种解说，在我国档案界比较权威的一种提法为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音和其他各种形式的原始记录”。2008年，修订后新颁布的《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案的定义为“指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。
　　按管理层次高校有校、院、系三级管理的综合性高校和院、系两级管理的普通高校。无论是三级管理还是两级管理的高校，其档案管理的门类和程序是相通的。近年来，教育行政主管部门为了促进教育教学质量和科研水平的提高，建立了高等教育质量评估制度（简称教评），教学质量评估已被实践证明是促进高校教学质量提高的重要手段，但同时也给高校增加了压力。高校建设的成就、教学质量的高低、科研的能力在评估中反映是比较充分的。而评估过程中充分运用到高校档案这一重要信息资源。因此，高校档案管理已引起高校领导的普遍重视。
　　二、学校档案的内容与特点
　　（一）学校档案的内容
　　学校档案的内容包括：涉及培养人才活动的各类教育管理文件材料；在教学活动以及科学研究、技术推广应用过程中产生的各种工作记录、文件材料、或者其他载体形式的典型物品等；在学校建设、教学服务活动中产生的各类文件材料。
　　学校档案工作主要包括以下内容：将学校各项工作中产生的有保存价值的文件资料等收集归档；对收集的文件资料等进行分类、整理、管理和保护；对档案内容进行鉴定、编研、开发；为学校各项工作提供档案服务；对所保管的档案进行统计；发展档案的宣传教育、举办展览等。
　　（二）学校档案的特点
　　我国《普通高等学校档案管理办法》中明确规定了高校档案由十大类组成。现在，学校保存的档案里成列纸质的印刷型档案外，还出现了音像资料、光碟、磁盘、缩微资料等非纸质档案。今后，随着科学技术的发展，肯定还会有各种难以预测的高新技术载体的档案出现。学校档案门类的设置包括方方面面的内容，涉及的管理知识比较广泛。储存着科学技术、政治、经济等诸方面的信息，不仅具有很强的知识性，而且具有信息量大的特点。高等学校的档案除了上级主管部门颁发的规定性文件、学校在教学实践中形成的材料外，还包括学校与用人单位、毕业生所在单位、院办产业等渠道产生和形成的档案材料，公文往来的范围也大于普通中学。如果说学校的经验总结、教学计划还可以在上级相关的单位查到副本，那么学校档案中的学生学籍等档案原件就多是孤本。档案还具有时间上的特殊性，例如招生材料，产生在每学年的9月，毕业生材料形成在针对学年的结束时，即每年的7月。高校档案工作既是一门管理工作工作，同时也是服务性的专业技术工作。档案工作不仅服务于学校的各项管理工作，更是服务于学校的教育教学工作。随着各级各类学校开放办学的深入，今后，学校档案服务还将突出社会化的趋势。高校档案的科研性，高等学校是科研事业单位，承担着传播知识、文化，进行科学研究的任务。学校档案的内容本身就是科学技术研究的一部分，不论对于教育教学，还是学术研究来说，都具有十分重要的价值。比如在档案室里存放着学生、教师的科研成果。
　　三、高校档案管理的优势与差距
　　高校本身至少具有三大优势：一是人才荟萃，队伍素质相对较高，为档案管理工作质量提高奠定了基础。二是教学基地相对稳定，师资队伍相对稳定，许多教职员工是终生一惯制。这两个相对稳定对提高高校档案管理水平有着显著帮助。三是公众对教育尤其是高等教育的关注度高，这种关注也是一种监督，它对高校各项工作包括档案管理工作有着极大的促进作用。这三个优势是高校档案管理基础较好，进一步提高质量潜力大的优势所在。但不容忽视的是，高校档案管理与时代的前进步伐仍有不少差距。如在教学评估过程中常出现有些有用信息查不到，有些价值不大的陈旧教学资料档案却堆积如山。其次，保存的纸质信息载体多，多媒体管理的信息资源少，让人查阅起来费时费工。有些运用多媒体管理的档案，内容少而简单，老生常谈，更新充实不及时。这些差距正是提高高校档案管理水平和质量的努力方向。
　　四、加强高校档案管理要点
　　三级管理高校的校级和两级管理高校的院级是高校档案管理的第一级，本级档案管理不仅点多面广，还担负着对下一级档案管理的行政领导和业务指导职能。为行使好这一职能，在这一级通常设有综合档案室。综合档案室常兼管人事劳资档案的职能。人事劳资档案往往是高校档案管理中管理比较健全的档案。综合档案室除管理人事劳资档案，还兼管高校校部认为比较重要的其他档案。如教学上的毕业生档案，上级下发和本级形成的文书档案、会议记录等等。这级档案信息资源仍以纸质载体为主，不仅占用空间大，使用手续较为繁琐，掌握起来相对迟缓。提高管理水平的方向是借助电脑，将纸质信息资源尽可能多的转变为电子信息资源。不仅可减少木材消耗，还能方便使用者调阅。虽然这级档案的保密度较高，仍可借助加密技术管理使用。
　　五、高校档案管理存在的问题
　　高校档案管理工作存在的问题集中表现为：其一，对档案管理的重要性认识不够，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用，由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。 　　其二，档案管理的技术手段落后。目前档案在电脑应用上仍然停留在文字处理上，档案信息化建设也仅仅停留在形式上。工作方式基本上是手动操作，编目立卷、存储入库、查阅调卷等等，档案库类似于资源仓库；而且管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来，不能适应新时期档案建设的需要。
　　其三，档案保护中有其自身的问题。由于档案具有独特的物理性质，因此在档案的保护中，存在一些亟待解决的问题，具体体现在：各种档案尺寸大小不一，对各类档案都长久的贮藏、保存很有难度；反复查阅利用和折叠等易损易皱且修复困难；在复制和保存中，采取任何可使其变形的方法，都会使档案走样或失去它的真实性。
　　六、完善高校档案管理工作的几点建议
　　档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用效果，为高校发展服务。
　　首先，树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。随着科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体也发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是今后档案管理手段发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发现有档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率。
　　其次，完善高校档案管理体制，建立、健全档案管理规章制度。根据相关档案管理要求，高校要设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立档案管理网络体系，实行档案现代化专业管理模式，并制定档案各项规章制度，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理。档案工作涵盖了学校发展的各个阶段，档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。档案人员要实行全过程跟踪服务，改进工作方法，加强服务工作，贯彻落实档案工作的规定和措施，确保档案归档移交顺利。
　　再次，实行档案的标准化管理。档案管理的主要目的是为了档案利用，对高校档案管理提出标准化要求，有利于提高档案的质量，有利于档案的归档利用。同时，为高校教学科研与管理工作提供资料与信息。要做到档案管理的标准化，首先必须做到收集的内容要完整齐全，档案管理人员要与高校各院系、各部门相互配合，业务相互熟知，对收集的档案共同鉴定补充，确保档案资料在集中收集上做到准确完整。其次，高校档案的标准化要求建立起以办公自动化为载体的档案管理系统，需要开发完善的先进的最好是三维的档案管理软件。同时，要加强档案人员培训，不断提高自身业务素质。此外，要做好档案管理网络和加强档案人员的岗位责任制，做到档案的集中统一管理。