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现阶段，对于中学开展的各种评估活动非常多，这些形式不一的评估活动，有力激发了教职员工的创造热情，促进了高中教学水平的整体提升。在这些活动过程中，都离不开一个议题：查阅学校档案资料。通过查阅，可以全面了解学校的教学、管理现状，对学校方方面面工作进行全面、客观、公正地评价。因此，档案管理对于各中小学的重要性不言而喻。
我所在的学校是一所刚刚通过国家级示范高中评估验收的学校，这些年经历了各种各样形式的评估活动。但档案管理属于起步阶段，在我刚接手管理学校学校档案资料时，经常碰到下列不尽如人意的情况：
一是档案资料不规范，不齐全。内容不完整，格式书写不符合要求。有的文件只有底稿没有正文；有的只有请示，没有批复，有的只有批复却没有请示；一些涉及学校重大活动的照片和音像没有按规定归档等等。很多资料因为缺乏归档制度或制度落实不够，收集起来特别困难。
二是管理不规范，档案利用率低下。零零散散的资料特别多，但很多是不需要作为档案资料保存却也放在档案室里，譬如学校把教师每年的备课本都收集起来，堆积如山，这些按常理只需要每年抽出一两本作为典型也就足够，没必要全部收上来。需要的材料又常常找不到，在清理时花费了大量的人力物力。
三是管理随意，手段落后。基本采取手工管理，需要时就在资料中翻找，没有与时俱进，使用信息化管理。
以上情况的存在，不仅仅影响到平常的档案管理，如果任其存在，给评估工作也将带来麻烦。同时学校档案是学校教学、管理活动记录的载体，是进行教学、管理的重要平台，也是全面反映学校教学现状的“大屏幕”，管理不好，也将直接影响学校的日常教学。
因此，必须下大力气加以改变。在学校领导的全面支持下，我们从各个方面进行了改进，制定了综合性规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。成立了完整的档案管理网络架构，综合档案室有专职档案员，各部门有兼职档案员，各行其职。具体来说，有以下几个方面：
一、增强档案意识，强化档案收集制度。有制度抓落实，通过全员学习档案的相关制度，人人都是档案员，使每位教职员工在工作中产生的文件变得有条理，符合格式要求，不再产生无日期，无落款等格式不规范的文件。在此基础上，落实档案收集环节和责任人，强化档案收集措施。资料收集工作是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案室自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。因此，及时做好学校档案收集工作，是整个档案工作中最重要的一个环节。为此，我们制定了档案收集制度，明确档案收集范围，时间，规定了收集方式与方法等。
二、制定立卷归档制度和档案保管制度。学校设立综合档案室，配备专职档案员，档案实行集中统一管理。学校档案种类繁多，且每年新增相关资料非常之多，如果不分青红皂白全部加以同样保存，势必给档案的管理和保存带来极大麻烦，浪费大量人力物力财力，而且也没有必要。资料收集齐全后档案员按立卷归档制度对资料通过鉴定、整理归档并进行保管。
三、制定了严格的查阅与借还制度
（1） 本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。
（2） 凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。（3） 档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出，但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。
（4） 凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。
（5）借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。
（6）如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。
四、建立了学校档案的鉴定、销毁和移交制度
（1）学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。
（2）对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。
（3） 销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。
（4） 档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。
（5） 交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。
五、利用信息技术，实现中学档案管理的信息化。
为了提高档案管理效率，最大限度的为学校教学服務，我们建立了档案管理信息化系统，建立中学档案管理数据库，实现中学档案管理的信息化。大大方便了档案的查阅，提高了档案管理水平。
经过一段时间艰辛的努力，学校档案管理终于走上了正轨。这些制度的建立，不仅使档案的平常管理有条不紊，大大减轻了我们档案管理人员的工作负担，也为学校的教学管理提供了极大的帮助，为接下来的系列评估提供了足额的高质量的资料，为顺利通过这些系列的评估立下了汗马功劳。
我所在的学校是一所刚刚通过国家级示范高中评估验收的学校，这些年经历了各种各样形式的评估活动。但档案管理属于起步阶段，在我刚接手管理学校学校档案资料时，经常碰到下列不尽如人意的情况：
一是档案资料不规范，不齐全。内容不完整，格式书写不符合要求。有的文件只有底稿没有正文；有的只有请示，没有批复，有的只有批复却没有请示；一些涉及学校重大活动的照片和音像没有按规定归档等等。很多资料因为缺乏归档制度或制度落实不够，收集起来特别困难。
二是管理不规范，档案利用率低下。零零散散的资料特别多，但很多是不需要作为档案资料保存却也放在档案室里，譬如学校把教师每年的备课本都收集起来，堆积如山，这些按常理只需要每年抽出一两本作为典型也就足够，没必要全部收上来。需要的材料又常常找不到，在清理时花费了大量的人力物力。
三是管理随意，手段落后。基本采取手工管理，需要时就在资料中翻找，没有与时俱进，使用信息化管理。
以上情况的存在，不仅仅影响到平常的档案管理，如果任其存在，给评估工作也将带来麻烦。同时学校档案是学校教学、管理活动记录的载体，是进行教学、管理的重要平台，也是全面反映学校教学现状的“大屏幕”，管理不好，也将直接影响学校的日常教学。
因此，必须下大力气加以改变。在学校领导的全面支持下，我们从各个方面进行了改进，制定了综合性规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。成立了完整的档案管理网络架构，综合档案室有专职档案员，各部门有兼职档案员，各行其职。具体来说，有以下几个方面：
一、增强档案意识，强化档案收集制度。有制度抓落实，通过全员学习档案的相关制度，人人都是档案员，使每位教职员工在工作中产生的文件变得有条理，符合格式要求，不再产生无日期，无落款等格式不规范的文件。在此基础上，落实档案收集环节和责任人，强化档案收集措施。资料收集工作是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案室自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。因此，及时做好学校档案收集工作，是整个档案工作中最重要的一个环节。为此，我们制定了档案收集制度，明确档案收集范围，时间，规定了收集方式与方法等。
二、制定立卷归档制度和档案保管制度。学校设立综合档案室，配备专职档案员，档案实行集中统一管理。学校档案种类繁多，且每年新增相关资料非常之多，如果不分青红皂白全部加以同样保存，势必给档案的管理和保存带来极大麻烦，浪费大量人力物力财力，而且也没有必要。资料收集齐全后档案员按立卷归档制度对资料通过鉴定、整理归档并进行保管。
三、制定了严格的查阅与借还制度
（1） 本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。
（2） 凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。（3） 档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出，但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。
（4） 凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。
（5）借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。
（6）如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。
四、建立了学校档案的鉴定、销毁和移交制度
（1）学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。
（2）对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。
（3） 销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。
（4） 档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。
（5） 交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。
五、利用信息技术，实现中学档案管理的信息化。
为了提高档案管理效率，最大限度的为学校教学服務，我们建立了档案管理信息化系统，建立中学档案管理数据库，实现中学档案管理的信息化。大大方便了档案的查阅，提高了档案管理水平。
经过一段时间艰辛的努力，学校档案管理终于走上了正轨。这些制度的建立，不仅使档案的平常管理有条不紊，大大减轻了我们档案管理人员的工作负担，也为学校的教学管理提供了极大的帮助，为接下来的系列评估提供了足额的高质量的资料，为顺利通过这些系列的评估立下了汗马功劳。