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【摘 要】 在工程的建设活动中,直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,为建设工程档案,也可简称工程档案。其载体可为纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体和电子信息存贮介质(U盘移动硬盘)等。工程文件档案资料具有分散性和复杂性、继承性和时效性、全面性和真实性、随机性、多专业性和综合性。工程档案具有重要作用,是工程建设的财富,但在管理过程中,仍会存在一些不足,需要引起重视,下面就个人几点认识做分析探讨。
【关键词】 工程档案;管理;作用;措施
引言:
工程档案达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。如果没有建立相应的工程档案工作,工程档案就处于乏人管理状态,这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的,其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。
1.浅谈工程档案的作用
1.1工程档案是指从工程项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成的,能够真实、准确地描述工程施工过程及工程实体的实际情况,并应归档保存的文字、表格、声像,图纸等各种载体材料,它是基本建设项目管理工作的重要组成部分
1.2工程档案是工程的重要组成部分,是工程建设的重要财富,是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据,也是已完工工程实体在运行、检查、维护、管理、改建和扩建时不可缺少的、重的原始依据,是维护资产和权益的凭证,是运行管理、维护改造的保障,同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容。
2.建设工程文件和工程资料的区别
建设工程文件是指工程建设活动全过程中直接形成的,具有保存和查考价值的,各种形式与载体的真实记录。而工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的,仅供工程建设参考和借鉴的技术材料。两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的。是工程建设直接形成的工程文件就必须归档,而工程资料是游离于工程建设以外形成的,只有参考价值而没有查考价值,不属于工程文件归档内容和范围,不进工程档案。凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等,对工程文件和工程资料的表述都十分准确,两者之间有着严格的区分。
总之,工程文件与工程资料区别的关键点在于其是否是在建设工程活动中直接形成的。是直接形成的就是工程文件,就必须归档,不是直接形成的就是工程資料,就可不归档。只要把握住这个关键点,就能从根本上区分工程文件和工程资料,也就搞清楚了两者之间的概念和含义。工程资料只有收藏,而是不需归档的。不可否认,工程建设中也有工程资料需要按要求收集、整理、保存。直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容。
3.工程管理档案容易出现的问题
3.1参建单位往往强调抓工程建设而忽视文件、资料的整理工作
在项目的建设过程中,由于工程建筑物是实体,属于硬件,因此参与工程各方都积极的关系工程建筑物的质量、进度和安全等,不论是领导、员工还是社会的目光都聚焦在实体工程上;而工程资料是一个软件,往往被忽视,往往是到了工程最后竣工验收的时候再加班突击各项资料,补充各种文件等。因此,项目部及有关领导、技术管理人员等对竣工资料整理的态度和重视程度是能否做好资料的关键。
3.2日常的资料管理不规范
在施工过程中,对于平常的资料管理单位一般花费了一定的人力、物力和财力,也做了相当一部分的工作,但这些工作都是侧重于满足日常工作的需要,由于资料的管理深度不够,依据规范程度较低,因此平时做的资料并没有与最后的整编归档联系在一起。同时,很多资料由于人员变动或者保存不当,在最后资料归档时候发现资料不全或遗失。有一些资料虽然存在但是仍旧不符合最后竣工归档的要求。在最终整理资料归档时,很多资料都需要重做或者补做,再一次造成了时间、人力和物力的浪费,并且资料失真。
3.3档案管理制度不健全
目前很多单位虽然建立了一些关于档案管理方面的制度,但是一般都不系统不健全,阻碍了资料整编工作的有效开展。很多单位都缺少定期整理资料和分类的管理制度,没有规范的资料查询和索引制度,没有资料保管和移交的专门制度。一般的建设项目建设周期都比较长,并且人员的变动也非常频繁,但是很多人员变动时资料的交接手续不到位,这些都造成了资料的遗失和不合格,给归档工作带来了很大的困难。
3.4档案专职经验不足
虽然参建单位配有专职的资料员,但这些资料员往往没有竣工文件整理的经验,对需要归档的内容、归档要求、分类方式、立卷方法等方面业务都不熟悉,甚至完全不懂对档案的基本概念。这就致使资料员只会简单的收集各部门的文件,各参建单位的资料整理也始终停留在收集这一阶段。到工程竣工验收,需要移交资料的时候,由于前期工作不足,文件大量积压,归档工作量及难度巨大,再加上人员频繁调动,各档案整理人员都存在着拖着不做,等人接班的心理,这样就造成了项目档案归档严重滞后。
3.5档案工作正常开展所需的硬件设施配备不齐全
有些参建单位达不到必备的办公设备和档案库房设备。不能很好的运用现代化科学管理手段,没有规范的资料查询、索引体系,有些单位依然手写目录,不能及时更新,造成查阅困难。
档案工作与工程建设进程同步管理,目的在于工程建设的全过程完成工程资料的收集、整理工作。由于工程建设过程中不同阶段会产生大量的原始资料,这些原始资料之间的内在联系,只有当事人在当时才是最清楚的,及时收集整理比较容易。随着工程建设进程的深入,产生的文件材料越积越多,如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理,若到竣工阶段完成,将面临着巨大困难。
4.加强档案管理措施 工程档案是对整个施工过程的真实性记载的文件材料,在记录的过程中不仅要保证其完整性而且还要求真实性,然而,在实际的管理工作中,工程档案存在诸多问题,往往难以做到对施工过程的准确描述,从而影响正常的交工验收及对质量的评定,而其原因在于没有对档案管理的做够重视及在管理中缺乏项目管理的理念。
4.1加强领导,健全制度
加强组织领导,为做好档案工作提供坚强保证,强化措施,充分认识档案工作的重要地位和作用,切实加强对档案工作的领导,档案管理工作离不开领导的重视和支持,把档案管理工作作为一项重要内容来抓,把推动档案事业发展作为重要职责,加大对档案工作的支持力度,为档案事业的发展创造更会良好的条件,提供更为有力的保障。进一步加强和规范档案管理,促进档案管理水平上一个新的台阶,对档案管理人员及相关人员提出档案管理要求,认真抓好档案工作的落实。
4.2加强档案管理人员的培训,做好宣传教育
从事工程档案管理的人员,专业知识和技能应该更全面。不仅要懂档案,还要懂工程技术,对收集到的檔案进行分类整理。因此,为保证档案整理的规范化,应对档案管理人员进行培训,使档案的标准化、规范化有一个切实的保障,另外还要做好档案管理宣传教育工作,不断强化档案管理意识。
4.3实行档案管理责任制,责任到人
认真贯彻落实《档案法》及档案管理制度,将档案安全工作列入日程和工作计划,确保档案管理工作责任落实,及时的对档案进行收集、整理和归档工作,严格审批制度,对于借阅的档案进行登记。制定档案管理制度,明确责任,明确各部门分管档案工作的责任人,把档案管理纳入绩效考核指标,对档案资料管理进行考核。
4.4提高认识,依法管理
要确保档案管理的规范化,必须解决统一认识、依法管理的问题。要深入学习、宣传、贯彻《档案法》及实施办法。充分运用各种奖惩制度和有效方式,使参建单位自觉重视档案管理工作,推动工程建设档案的收集、整理、归档、保管和利用规范化的开展,从而切实形成统一认识、依法治档、依法管档的良好氛围。应实行竣工档案编制工作“三同步”管理制度,即工程立项开工与竣工档案编制同步,工程施工过程与档案形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案管理人员要始终参与整个工程的建设全过程。
参考文献:
[1]昝征;如何构建重点工程建设项目档案管理体系;城建档案;2011-05-15
[2]夏雨花;建优质工程,创一流档案;档案与建设;2011-07-15
【关键词】 工程档案;管理;作用;措施
引言:
工程档案达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。如果没有建立相应的工程档案工作,工程档案就处于乏人管理状态,这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的,其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。
1.浅谈工程档案的作用
1.1工程档案是指从工程项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成的,能够真实、准确地描述工程施工过程及工程实体的实际情况,并应归档保存的文字、表格、声像,图纸等各种载体材料,它是基本建设项目管理工作的重要组成部分
1.2工程档案是工程的重要组成部分,是工程建设的重要财富,是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据,也是已完工工程实体在运行、检查、维护、管理、改建和扩建时不可缺少的、重的原始依据,是维护资产和权益的凭证,是运行管理、维护改造的保障,同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容。
2.建设工程文件和工程资料的区别
建设工程文件是指工程建设活动全过程中直接形成的,具有保存和查考价值的,各种形式与载体的真实记录。而工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的,仅供工程建设参考和借鉴的技术材料。两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的。是工程建设直接形成的工程文件就必须归档,而工程资料是游离于工程建设以外形成的,只有参考价值而没有查考价值,不属于工程文件归档内容和范围,不进工程档案。凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等,对工程文件和工程资料的表述都十分准确,两者之间有着严格的区分。
总之,工程文件与工程资料区别的关键点在于其是否是在建设工程活动中直接形成的。是直接形成的就是工程文件,就必须归档,不是直接形成的就是工程資料,就可不归档。只要把握住这个关键点,就能从根本上区分工程文件和工程资料,也就搞清楚了两者之间的概念和含义。工程资料只有收藏,而是不需归档的。不可否认,工程建设中也有工程资料需要按要求收集、整理、保存。直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容。
3.工程管理档案容易出现的问题
3.1参建单位往往强调抓工程建设而忽视文件、资料的整理工作
在项目的建设过程中,由于工程建筑物是实体,属于硬件,因此参与工程各方都积极的关系工程建筑物的质量、进度和安全等,不论是领导、员工还是社会的目光都聚焦在实体工程上;而工程资料是一个软件,往往被忽视,往往是到了工程最后竣工验收的时候再加班突击各项资料,补充各种文件等。因此,项目部及有关领导、技术管理人员等对竣工资料整理的态度和重视程度是能否做好资料的关键。
3.2日常的资料管理不规范
在施工过程中,对于平常的资料管理单位一般花费了一定的人力、物力和财力,也做了相当一部分的工作,但这些工作都是侧重于满足日常工作的需要,由于资料的管理深度不够,依据规范程度较低,因此平时做的资料并没有与最后的整编归档联系在一起。同时,很多资料由于人员变动或者保存不当,在最后资料归档时候发现资料不全或遗失。有一些资料虽然存在但是仍旧不符合最后竣工归档的要求。在最终整理资料归档时,很多资料都需要重做或者补做,再一次造成了时间、人力和物力的浪费,并且资料失真。
3.3档案管理制度不健全
目前很多单位虽然建立了一些关于档案管理方面的制度,但是一般都不系统不健全,阻碍了资料整编工作的有效开展。很多单位都缺少定期整理资料和分类的管理制度,没有规范的资料查询和索引制度,没有资料保管和移交的专门制度。一般的建设项目建设周期都比较长,并且人员的变动也非常频繁,但是很多人员变动时资料的交接手续不到位,这些都造成了资料的遗失和不合格,给归档工作带来了很大的困难。
3.4档案专职经验不足
虽然参建单位配有专职的资料员,但这些资料员往往没有竣工文件整理的经验,对需要归档的内容、归档要求、分类方式、立卷方法等方面业务都不熟悉,甚至完全不懂对档案的基本概念。这就致使资料员只会简单的收集各部门的文件,各参建单位的资料整理也始终停留在收集这一阶段。到工程竣工验收,需要移交资料的时候,由于前期工作不足,文件大量积压,归档工作量及难度巨大,再加上人员频繁调动,各档案整理人员都存在着拖着不做,等人接班的心理,这样就造成了项目档案归档严重滞后。
3.5档案工作正常开展所需的硬件设施配备不齐全
有些参建单位达不到必备的办公设备和档案库房设备。不能很好的运用现代化科学管理手段,没有规范的资料查询、索引体系,有些单位依然手写目录,不能及时更新,造成查阅困难。
档案工作与工程建设进程同步管理,目的在于工程建设的全过程完成工程资料的收集、整理工作。由于工程建设过程中不同阶段会产生大量的原始资料,这些原始资料之间的内在联系,只有当事人在当时才是最清楚的,及时收集整理比较容易。随着工程建设进程的深入,产生的文件材料越积越多,如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理,若到竣工阶段完成,将面临着巨大困难。
4.加强档案管理措施 工程档案是对整个施工过程的真实性记载的文件材料,在记录的过程中不仅要保证其完整性而且还要求真实性,然而,在实际的管理工作中,工程档案存在诸多问题,往往难以做到对施工过程的准确描述,从而影响正常的交工验收及对质量的评定,而其原因在于没有对档案管理的做够重视及在管理中缺乏项目管理的理念。
4.1加强领导,健全制度
加强组织领导,为做好档案工作提供坚强保证,强化措施,充分认识档案工作的重要地位和作用,切实加强对档案工作的领导,档案管理工作离不开领导的重视和支持,把档案管理工作作为一项重要内容来抓,把推动档案事业发展作为重要职责,加大对档案工作的支持力度,为档案事业的发展创造更会良好的条件,提供更为有力的保障。进一步加强和规范档案管理,促进档案管理水平上一个新的台阶,对档案管理人员及相关人员提出档案管理要求,认真抓好档案工作的落实。
4.2加强档案管理人员的培训,做好宣传教育
从事工程档案管理的人员,专业知识和技能应该更全面。不仅要懂档案,还要懂工程技术,对收集到的檔案进行分类整理。因此,为保证档案整理的规范化,应对档案管理人员进行培训,使档案的标准化、规范化有一个切实的保障,另外还要做好档案管理宣传教育工作,不断强化档案管理意识。
4.3实行档案管理责任制,责任到人
认真贯彻落实《档案法》及档案管理制度,将档案安全工作列入日程和工作计划,确保档案管理工作责任落实,及时的对档案进行收集、整理和归档工作,严格审批制度,对于借阅的档案进行登记。制定档案管理制度,明确责任,明确各部门分管档案工作的责任人,把档案管理纳入绩效考核指标,对档案资料管理进行考核。
4.4提高认识,依法管理
要确保档案管理的规范化,必须解决统一认识、依法管理的问题。要深入学习、宣传、贯彻《档案法》及实施办法。充分运用各种奖惩制度和有效方式,使参建单位自觉重视档案管理工作,推动工程建设档案的收集、整理、归档、保管和利用规范化的开展,从而切实形成统一认识、依法治档、依法管档的良好氛围。应实行竣工档案编制工作“三同步”管理制度,即工程立项开工与竣工档案编制同步,工程施工过程与档案形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案管理人员要始终参与整个工程的建设全过程。
参考文献:
[1]昝征;如何构建重点工程建设项目档案管理体系;城建档案;2011-05-15
[2]夏雨花;建优质工程,创一流档案;档案与建设;2011-07-15