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随着中国社会经济制度的深入改革，加入WTO后与国际惯例接轨步伐的不断加快，项目管理的重要性被越来越多的中国企业及组织所认识，但与发达国家相比还存在着很大差距，尤其对项目档案在项目管理过程中的作用认识不足。如何提高人们的档案意识，发挥项目档案在项目管理中的重要作用，为企业的建设和发展服务。是当今社会亟待解决的问题。
一、项目档案与项目管理的关系
所谓项目，简单地说，就是在既定的资源和要求的约束下，为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务。
项目管理。则是项目的管理者，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。
在项目管理过程中会形成大量的具有保存价值的各种形式(文字资料、图纸、图表、计算资料、声像资料以及其它形式与载体)的文件资料。这些资料经过验收、整理、存档等环节就成为项目档案。
项目档案是项目管理过程中产生的核心资源之一，项目管理活动是否规范、有序。直接从项目档案中得到反映，项目档案管理和项目管理两者相辅相成、互相促进，只有进一步提高对项目档案管理重要性的认识，才能充分发挥它的功能和作用。把项目的建设和管理工作做得更完善，使企业获得持续发展。
二、项目档案管理有如下几方面的作用
1、凭证作用：项目档案是在项目运行过程中直接形成的最原始、最真实的记录，反映了项目建设者的经营理念、项目建设的发展历程以及项目取得的技术成果，全面保留了项目管理过程的原貌，具有历史再现性和客观真实性，更是项目维护和改扩建的依据和凭证。
2、参考作用：项目档案是所有项目建设者的智慧的结晶，具有知识的存储性，并世代传承。通过对项目档案的参考与借鉴，对项目档案的再次开发和利用，使项目档案再次转化为生产力，从而焕发出勃勃生机，并最终提高项目管理的水平，使企业步入良性发展的快车道。
3、交流和宣传作用：项目档案是项目管理过程中最直接的记录，档案中承载了大量的现代科技信息，而科技信息交流是促进科学技术发展的一种重要手段。在当今的信息时代，获得信息的速度越快、信息量越大，取得成功的可能性就越大，这已经是勿庸置疑的事实。因此，为了最大程度的发挥项目档案的作用，就要很好地利用项目档案中的科技信息资源，进行传播交流，开发利用，使之发挥最大的效益。
4、监管作用：项目档案的管理是国家法律法规的要求，是强化监管的需要，是项目验收、审计、稽查的依据。档案管理规范了，就可以支撑监管。可以规范项目建设管理，无论是项目管理的哪个环节出现问题，都可以通过项目档案检查出来。
项目档案管理是项目建设和管理必不可少的环节和手段，是项目建设和管理的重要基础和依据，项目档案的管理水平也同时反映项目建设管理水平，项目档案管理一直贯穿于项目建设及运行过程始终。
三、项目档案管理中存在的问题：
1、思想重视不够，档案管理意识不强。一些企业对项目档案管理在认识上存在偏差，重视不够。如有的认为项目档案是项目建设的附属产物，没什么用处：有的认为项目档案管理是额外工作，主要是上级要求做，存在应付的思想，认为能应付检查就行了。
2、资料收集不及时、不完整、不准确。一些企业认为项目档案管理只是工程完工后资料人员要做的工作，在平时的项目建设过程中不注意资料的收集、积累、整理工作，到了项目结束后为了应付检查，才临时抱佛脚，组织大量的人力、物力进行突击。由于在平常的日常工作中对形成的资料收集不及时，造成资料遗漏、缺损，影响了项目档案的质量。
3、传统的管理方式占主导地位。项目档案的收集、整理、检索、利用等单纯由手工操作和管理，工作量大，效率低下。
4、人员素质参差不齐。一些企业由于各种条件的限制往往很少配备专职档案员，大多是兼职档案员，并且不注重培训，这就造成档案人员素质参差不齐，影响了资料管理的质量与进度。
四、发挥项目档案的管理作用，需要做好以下几个方面的工作：
1、坚持项目档案工作统一领导，集中管理。
领导重视是关键：档案管理特别强调领导的作用，要把档案管理纳入领导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入部门职责和人员责任制，协调解决档案工作中存在的实际问题。
全员参与是基础：参与项目建设的管理人员、技术人员应了解档案工作的要求，提高档案意识，做好归档和部门的立卷工作：档案人员要熟悉相关专业，了解相关专业知识，了解项目建设的过程，提高档案管理水平。
2、采用先进的管理理念，建立项目文件和档案管理体系。
档案管理部门要掌握文件材料的形成规律，提前采取措施，提出要求。避免被动，并把档案管理纳入项目管理流程，项目各阶段要随时收集积累，不能滞后，使文件材料全程受控。
作为项目管理的企业，要有完善的档案管理制度，建制既要考虑项目建设期的需要，又要考虑将来项目运行期的需要，要统筹兼顾。制定制度时要涵盖所有产生档案的部门，监管主体要落实到档案部门，档案人员要有管理权限，要有执行力。
3、信息化管理
利用信息技术，实现由单机到网络，由条目到全文，由独立的档案管理到与其它信息系统的连接，实现文档一体的全程管理并最终提升项目档案管理信息化水平。
信息化管理要实现对项目档案材料收集的完整、准确、系统、及时、有效的监控，使项目文件资料的收集、积累、归档、移交与项目建设进度同步。同时要实现对原生电子文件采集、归档、存储和管理，对纸质档案数字化，实现文件、档案网上即时提供利用。
为使项目档案更好地为项目的建设、运行和管理服务。就要加强和充分发挥项目档案的管理工作的作用，实现统筹兼顾。科学发展。
项目管理是20世纪90年代发展起来的一种计划管理方法，在发达国家已经逐步发展成为独立的理论体系，并广泛应用于各个领域。不仅如此，在项目管理过程中发达国家已经充分认识到了档案管理的重要作用。已经把档案管理提到了一个很高的层次并成功地加以运用。而我国的项目档案管理水平还很落后，我们每一个项目管理者和档案工作者都应有一种紧迫感、责任感、使命感，应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，积极探索，不断创新，共同做好项目档案管理各项工作，尽快缩小我国与世界发达国家在档案管理方面的差距，使我国的项目建设和管理更加现代化、科学化、规范化。
一、项目档案与项目管理的关系
所谓项目，简单地说，就是在既定的资源和要求的约束下，为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务。
项目管理。则是项目的管理者，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。
在项目管理过程中会形成大量的具有保存价值的各种形式(文字资料、图纸、图表、计算资料、声像资料以及其它形式与载体)的文件资料。这些资料经过验收、整理、存档等环节就成为项目档案。
项目档案是项目管理过程中产生的核心资源之一，项目管理活动是否规范、有序。直接从项目档案中得到反映，项目档案管理和项目管理两者相辅相成、互相促进，只有进一步提高对项目档案管理重要性的认识，才能充分发挥它的功能和作用。把项目的建设和管理工作做得更完善，使企业获得持续发展。
二、项目档案管理有如下几方面的作用
1、凭证作用：项目档案是在项目运行过程中直接形成的最原始、最真实的记录，反映了项目建设者的经营理念、项目建设的发展历程以及项目取得的技术成果，全面保留了项目管理过程的原貌，具有历史再现性和客观真实性，更是项目维护和改扩建的依据和凭证。
2、参考作用：项目档案是所有项目建设者的智慧的结晶，具有知识的存储性，并世代传承。通过对项目档案的参考与借鉴，对项目档案的再次开发和利用，使项目档案再次转化为生产力，从而焕发出勃勃生机，并最终提高项目管理的水平，使企业步入良性发展的快车道。
3、交流和宣传作用：项目档案是项目管理过程中最直接的记录，档案中承载了大量的现代科技信息，而科技信息交流是促进科学技术发展的一种重要手段。在当今的信息时代，获得信息的速度越快、信息量越大，取得成功的可能性就越大，这已经是勿庸置疑的事实。因此，为了最大程度的发挥项目档案的作用，就要很好地利用项目档案中的科技信息资源，进行传播交流，开发利用，使之发挥最大的效益。
4、监管作用：项目档案的管理是国家法律法规的要求，是强化监管的需要，是项目验收、审计、稽查的依据。档案管理规范了，就可以支撑监管。可以规范项目建设管理，无论是项目管理的哪个环节出现问题，都可以通过项目档案检查出来。
项目档案管理是项目建设和管理必不可少的环节和手段，是项目建设和管理的重要基础和依据，项目档案的管理水平也同时反映项目建设管理水平，项目档案管理一直贯穿于项目建设及运行过程始终。
三、项目档案管理中存在的问题：
1、思想重视不够，档案管理意识不强。一些企业对项目档案管理在认识上存在偏差，重视不够。如有的认为项目档案是项目建设的附属产物，没什么用处：有的认为项目档案管理是额外工作，主要是上级要求做，存在应付的思想，认为能应付检查就行了。
2、资料收集不及时、不完整、不准确。一些企业认为项目档案管理只是工程完工后资料人员要做的工作，在平时的项目建设过程中不注意资料的收集、积累、整理工作，到了项目结束后为了应付检查，才临时抱佛脚，组织大量的人力、物力进行突击。由于在平常的日常工作中对形成的资料收集不及时，造成资料遗漏、缺损，影响了项目档案的质量。
3、传统的管理方式占主导地位。项目档案的收集、整理、检索、利用等单纯由手工操作和管理，工作量大，效率低下。
4、人员素质参差不齐。一些企业由于各种条件的限制往往很少配备专职档案员，大多是兼职档案员，并且不注重培训，这就造成档案人员素质参差不齐，影响了资料管理的质量与进度。
四、发挥项目档案的管理作用，需要做好以下几个方面的工作：
1、坚持项目档案工作统一领导，集中管理。
领导重视是关键：档案管理特别强调领导的作用，要把档案管理纳入领导层工作日程，纳入项目建设计划和管理程序，纳入部门职责和人员责任制，协调解决档案工作中存在的实际问题。
全员参与是基础：参与项目建设的管理人员、技术人员应了解档案工作的要求，提高档案意识，做好归档和部门的立卷工作：档案人员要熟悉相关专业，了解相关专业知识，了解项目建设的过程，提高档案管理水平。
2、采用先进的管理理念，建立项目文件和档案管理体系。
档案管理部门要掌握文件材料的形成规律，提前采取措施，提出要求。避免被动，并把档案管理纳入项目管理流程，项目各阶段要随时收集积累，不能滞后，使文件材料全程受控。
作为项目管理的企业，要有完善的档案管理制度，建制既要考虑项目建设期的需要，又要考虑将来项目运行期的需要，要统筹兼顾。制定制度时要涵盖所有产生档案的部门，监管主体要落实到档案部门，档案人员要有管理权限，要有执行力。
3、信息化管理
利用信息技术，实现由单机到网络，由条目到全文，由独立的档案管理到与其它信息系统的连接，实现文档一体的全程管理并最终提升项目档案管理信息化水平。
信息化管理要实现对项目档案材料收集的完整、准确、系统、及时、有效的监控，使项目文件资料的收集、积累、归档、移交与项目建设进度同步。同时要实现对原生电子文件采集、归档、存储和管理，对纸质档案数字化，实现文件、档案网上即时提供利用。
为使项目档案更好地为项目的建设、运行和管理服务。就要加强和充分发挥项目档案的管理工作的作用，实现统筹兼顾。科学发展。
项目管理是20世纪90年代发展起来的一种计划管理方法，在发达国家已经逐步发展成为独立的理论体系，并广泛应用于各个领域。不仅如此，在项目管理过程中发达国家已经充分认识到了档案管理的重要作用。已经把档案管理提到了一个很高的层次并成功地加以运用。而我国的项目档案管理水平还很落后，我们每一个项目管理者和档案工作者都应有一种紧迫感、责任感、使命感，应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，积极探索，不断创新，共同做好项目档案管理各项工作，尽快缩小我国与世界发达国家在档案管理方面的差距，使我国的项目建设和管理更加现代化、科学化、规范化。