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重点建设项目档案是指重点建设项目从提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。它形成于煤矿重点建设项目的全过程，既是重点建设项目的基础工作。也是档案工作的一个组成部分：既是重点建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。所以，做好项目档案工作对今后煤矿的安全生产建设工作尤为重要。
按照河北省重点建设项目档案专项验收办法中的规定，煤矿企业档案部门在开展这项工作中应注意以下几个问题：
一、要建立健全档案管理体制。明确分管领导和专兼职档案人员
建立和落实企业档案管理体制是使档案工作步入科学化、规范化、系统化的有效手段，首先要明确企业分管档案工作的领导同志，加强对档案工作的领导、监督和检查，建立健全各项档案管理制度，并配备业务素质好、工作责任心强的专兼职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。分管档案工作的企业领导，应把档案作为企业不可分割的重要组成部分加强管理。完善和落实“三纳入”，即把档案工作纳入企业发展规划，纳入企业目标管理，纳入有关部门、人员的岗位职责和工作标准，使其管理责任制度化，便于监督、检查、管理和考核，建立长效机制。确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
二、注意归档项目档案的完整性、准确性和系统性
应归档的文件材料必须完整、准确、保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况，而开展收集工作、明确收集范围对于项目档案顺利通过验收至关重要。
(一)完整性的要求：各门类档案收集齐全。非纸质的文件材料应与文字说明一并归档。应归档的文件材料包括：
1、工程依据性技术文件材料：包括工程申请报告、可行性研究报告、设计任务书、协议书、委托书、合同、设计方案及审批材料等。
2、工程基础性文件材料：包括选址、环境报告等资料。
3、工程设计文件包括水文、地质勘探报告及各阶段设计说明书、概算书、设备清册及图纸等。
4、施工文件材料包括开工报告、施工任务书、协议书、图纸会审资料、施工设计方案、施工定位测量、地质勘探资料、岩土试验报告、地耐力试验报告、施工记录、纪要、设计更改联系单、隐蔽工程验收记录、工程测试、沉降、位移、变形、观测记录、工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等。
5、工程竣工文件材料包括建筑安装工程总量表、竣工图、竣工报告、工程质量鉴定报告、工程移交证书、工程决算、随工检查签证、工程变更单、工程遗留问题处理意见、协议等。
6、监理文件包括监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程：合同管理文件、三控制文件、协调文件等。
7、设备文件包括设备、材料采购合同、出厂质量合格证；设备、材料装箱单、开箱记录：设备图纸使用说明书：设备安装调试记录。
8、竣工验收文件包括工程竣工验收报告；工程设计、施工、监理总结：工程审计、财务决算报告；环保、消防、档案等竣工验收审批文件。
9、声像档案：开工、竣工仪式及领导视察等与建设项目有关的声像材料也应一并归档。
(二)准确性的要求：收集归档的文件材料要真实可靠准确，文件、合同签字、盖章手续齐备。一般应归档为档案原件，无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档；一式一份，重要的利用率较高的和有专门需要的可适当增加份数。案卷题名要求文字简练、内容概括，字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字；案卷文件目录能将保管单位内的每一件文件材料的内容详尽的体现出来并与之准确对应：对归档的竣工图要求全部加盖竣工图章。
(三)系统性的要求：对于项目档案的分类，要遵循项目档案的自然形成规律和特点，按照标准科学分类，类目设置要求清晰、简明，以保证编目工作的科学性、系统性。
对于项目档案的组卷，重点建设项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，各种文件原件齐全，内容准确，图物相符，组卷合理。便于保管和提供利用。卷内文件材料的排列次序必须保持文件材料的连贯性和系统性，编号简单明了，案卷封面、案卷文件目录、备考表填写规范、清晰，以达到便于查考和便于统计的目的。
三、项目档案的安全保管要符合要求
1、档案库房建设明确要求库房、办公室、阅览室分设：库房应安装空调、配备消防设施、温湿度仪等，并具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防霉、防尘、防污染、防虫、防鼠、防高温、防光等“十防”保护措施，档案柜架、档案盒要符合国家要求，以保证档案的安全、最大限度的延长档案寿命。
2、档案信息化建设方面要求配备计算机、复印机、扫描仪、照相机等必要的办公设备。
3、归档的文件材料要字迹清晰、图面整洁、签字手续完备，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，要符合耐久性的要求。
档案部门要主动加强与单位重点建设项目主管部门的沟通与联系，密切配合，形成合力，掌握项目基本情况，结合重点建设项目的实际，认真履行档案工作的监督指导职责，及时提出工作要求，不断强化服务意识，改进工作作风、提高办事效率，保证重点建设项目档案的齐全、完整和准确，为企业的发展保驾护航。
按照河北省重点建设项目档案专项验收办法中的规定，煤矿企业档案部门在开展这项工作中应注意以下几个问题：
一、要建立健全档案管理体制。明确分管领导和专兼职档案人员
建立和落实企业档案管理体制是使档案工作步入科学化、规范化、系统化的有效手段，首先要明确企业分管档案工作的领导同志，加强对档案工作的领导、监督和检查，建立健全各项档案管理制度，并配备业务素质好、工作责任心强的专兼职档案人员，负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。分管档案工作的企业领导，应把档案作为企业不可分割的重要组成部分加强管理。完善和落实“三纳入”，即把档案工作纳入企业发展规划，纳入企业目标管理，纳入有关部门、人员的岗位职责和工作标准，使其管理责任制度化，便于监督、检查、管理和考核，建立长效机制。确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
二、注意归档项目档案的完整性、准确性和系统性
应归档的文件材料必须完整、准确、保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况，而开展收集工作、明确收集范围对于项目档案顺利通过验收至关重要。
(一)完整性的要求：各门类档案收集齐全。非纸质的文件材料应与文字说明一并归档。应归档的文件材料包括：
1、工程依据性技术文件材料：包括工程申请报告、可行性研究报告、设计任务书、协议书、委托书、合同、设计方案及审批材料等。
2、工程基础性文件材料：包括选址、环境报告等资料。
3、工程设计文件包括水文、地质勘探报告及各阶段设计说明书、概算书、设备清册及图纸等。
4、施工文件材料包括开工报告、施工任务书、协议书、图纸会审资料、施工设计方案、施工定位测量、地质勘探资料、岩土试验报告、地耐力试验报告、施工记录、纪要、设计更改联系单、隐蔽工程验收记录、工程测试、沉降、位移、变形、观测记录、工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等。
5、工程竣工文件材料包括建筑安装工程总量表、竣工图、竣工报告、工程质量鉴定报告、工程移交证书、工程决算、随工检查签证、工程变更单、工程遗留问题处理意见、协议等。
6、监理文件包括监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程：合同管理文件、三控制文件、协调文件等。
7、设备文件包括设备、材料采购合同、出厂质量合格证；设备、材料装箱单、开箱记录：设备图纸使用说明书：设备安装调试记录。
8、竣工验收文件包括工程竣工验收报告；工程设计、施工、监理总结：工程审计、财务决算报告；环保、消防、档案等竣工验收审批文件。
9、声像档案：开工、竣工仪式及领导视察等与建设项目有关的声像材料也应一并归档。
(二)准确性的要求：收集归档的文件材料要真实可靠准确，文件、合同签字、盖章手续齐备。一般应归档为档案原件，无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档；一式一份，重要的利用率较高的和有专门需要的可适当增加份数。案卷题名要求文字简练、内容概括，字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字；案卷文件目录能将保管单位内的每一件文件材料的内容详尽的体现出来并与之准确对应：对归档的竣工图要求全部加盖竣工图章。
(三)系统性的要求：对于项目档案的分类，要遵循项目档案的自然形成规律和特点，按照标准科学分类，类目设置要求清晰、简明，以保证编目工作的科学性、系统性。
对于项目档案的组卷，重点建设项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，各种文件原件齐全，内容准确，图物相符，组卷合理。便于保管和提供利用。卷内文件材料的排列次序必须保持文件材料的连贯性和系统性，编号简单明了，案卷封面、案卷文件目录、备考表填写规范、清晰，以达到便于查考和便于统计的目的。
三、项目档案的安全保管要符合要求
1、档案库房建设明确要求库房、办公室、阅览室分设：库房应安装空调、配备消防设施、温湿度仪等，并具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防霉、防尘、防污染、防虫、防鼠、防高温、防光等“十防”保护措施，档案柜架、档案盒要符合国家要求，以保证档案的安全、最大限度的延长档案寿命。
2、档案信息化建设方面要求配备计算机、复印机、扫描仪、照相机等必要的办公设备。
3、归档的文件材料要字迹清晰、图面整洁、签字手续完备，不得用易褪色的书写材料书写、绘制，要符合耐久性的要求。
档案部门要主动加强与单位重点建设项目主管部门的沟通与联系，密切配合，形成合力，掌握项目基本情况，结合重点建设项目的实际，认真履行档案工作的监督指导职责，及时提出工作要求，不断强化服务意识，改进工作作风、提高办事效率，保证重点建设项目档案的齐全、完整和准确，为企业的发展保驾护航。