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摘要:企业涉密档案是企业的核心秘密,涉及到企业的商业安全,关系到企业未来经济发展的成败。在涉密企业里都存有大量不同密级的各类涉密档案,并随着企业生产的发展,规模的扩大而不断产生更多不同价值的涉密档案,在当今的信息时代,先进的技术和计算机网络为收集和使用各类档案信息提供了方便,同时也增加了内容敏感的涉密档案管理的难度。使用互联网、电话、手机、传真机、复印机等办公自动化设备,稍有不慎,就会导致泄密,给国家和企业带来隐患或不可弥补的损失。因此,如何加强涉密档案的管理是每个涉密企业的重要工作之一。
关键词:精细化 涉密 档案 管理者
0 引言
企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理。要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用,确定涉密档案保管期限;强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证。企业涉密档案记录着企业商务活动的全过程,如“谈判合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等等,它是企业的核心秘密,涉及到企业的商业安全,关系到企业未来经济发展的成败。因此,为确保企业核心秘密的安全,我们必须要重视做好企业涉密档案的保管工作。
1 加强档案管理措施
1.1 档案的库房管理是涉密档案保管工作的重要前提首先要加强库房的硬件设施管理,库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,档案库的库房门必须是专用的防盗保险门,窗户应专门加固,库房内外都要安装防盗监视器,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内,从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。
1.2 档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节加强涉密档案的借阅利用管理是保密工作中不可忽视的一个关键环节。
一是要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。严格划清涉密档案与非涉密档案的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内提供利用,哪些还不能提供利用,力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。
二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理,必须认真履行登记、签字手续,经指定责任部门、指定
责任人审批,任何人无权擅自提供借阅。涉密档案在规定的时间内使用完毕后,还应及时核对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。
三是要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用,确定涉密档案保管期限。根据企业经济生活需要和为企业积累资源财富的需要,全面确定企业涉密档案的保存价值,准确地判定涉密档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对企业的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该企业秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。
1.3 强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证提高企业涉密档案管理人员的素质,强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。
企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点,为此,他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏,企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止头脑中秘密的泄露。如大庆油田勘探开发研究院科技资料室的馆藏档案,涉及到大庆油田开发建设四十多年来的科技秘密,每一份档案都是价值连城。由于企业档案管理人员经常接触企业大量的商业秘密,这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
2 档案精细化管理措施
2.1 精细涉密档案管理制度
对制度的行为要求,执行责任,操作程序,监督措施等方面进行细化完善,以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等,使涉密档案管理工作有制度可依,有章可循,同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错,减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、U盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度,各类涉密档案根据密级的不同,按照国家密级保管要求(秘密级10年,机密级20年,绝密级30年)制定不同的管理措施,办理相对应的登记审批手续,任何个人都无权私自存放、使用涉密档案,涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档,不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因,尽快补救,减少损失。这么多年来,我们公司从无发生涉密档案失泄事件,多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。
2.2 精细日常管理
著名的“海恩法则”强调,再完善的规章制度,在实际操作中也无法取代人的素质和责任心。物防、技防不如心防,档案保密工作重在心防,心防搞好了就会减少无意识的失密,就会少些因为“无知”造成的失密,更不会去违背规章制度,更不会有心窃密。因此,应该将安全保密工作观念、手段、方法传递到涉密档案部门的每个管理者,定期检查每一个工作程序,无论归档查收,整理编辑、借阅审批,密级保管,解密,销毁等各个环节,涉密档案都应在规章制度内运行,帐物相符,审批手续齐全,统计数字准确无误。除了档案部门自查,公司保密办也制定周密细致的检查制度,定期规范化的对涉密档案管理部门及管理者进行多层次检查,以“查”作为手段,以“补”作为出发点和落脚点,提高涉密档案管理者的素质和责任心。涉密档案管理人员无论在什么场合都要时刻警惕,从内心深处做到不想、不敢、不做违反保密制度规定的事。牢记国防科技工业涉密人员行为“十不准”,做到守口如瓶,万无一失,即保管的涉密资料不泄密,不损坏,不丢失,不散乱。严禁提供与配套项目研制无关的涉密信息,严禁将工作中知悉的国家秘密泄密给无关人员。
实践证明,对涉密档案进行精细化管理,是做好涉密档案保密,维护档案安全的科学方法,能够最大限度的实现涉密档案的利用价值,更好的为企业和社会服务。
关键词:精细化 涉密 档案 管理者
0 引言
企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理。要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用,确定涉密档案保管期限;强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证。企业涉密档案记录着企业商务活动的全过程,如“谈判合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等等,它是企业的核心秘密,涉及到企业的商业安全,关系到企业未来经济发展的成败。因此,为确保企业核心秘密的安全,我们必须要重视做好企业涉密档案的保管工作。
1 加强档案管理措施
1.1 档案的库房管理是涉密档案保管工作的重要前提首先要加强库房的硬件设施管理,库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,档案库的库房门必须是专用的防盗保险门,窗户应专门加固,库房内外都要安装防盗监视器,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内,从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。
1.2 档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节加强涉密档案的借阅利用管理是保密工作中不可忽视的一个关键环节。
一是要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。严格划清涉密档案与非涉密档案的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内提供利用,哪些还不能提供利用,力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。
二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理,必须认真履行登记、签字手续,经指定责任部门、指定
责任人审批,任何人无权擅自提供借阅。涉密档案在规定的时间内使用完毕后,还应及时核对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。
三是要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用,确定涉密档案保管期限。根据企业经济生活需要和为企业积累资源财富的需要,全面确定企业涉密档案的保存价值,准确地判定涉密档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对企业的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该企业秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。
1.3 强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证提高企业涉密档案管理人员的素质,强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。
企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点,为此,他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏,企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止头脑中秘密的泄露。如大庆油田勘探开发研究院科技资料室的馆藏档案,涉及到大庆油田开发建设四十多年来的科技秘密,每一份档案都是价值连城。由于企业档案管理人员经常接触企业大量的商业秘密,这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
2 档案精细化管理措施
2.1 精细涉密档案管理制度
对制度的行为要求,执行责任,操作程序,监督措施等方面进行细化完善,以高技术防范手段和严密的监督制约措施对涉密档案管理工作的各个环节进行保护,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的保障。我们公司根据《保密法》、《档案法》结合企业生产情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《涉密档案保密管理细则》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》、《涉密档案解密制度》等,使涉密档案管理工作有制度可依,有章可循,同时用制度约束管理者在收集、整理、编订、保管、使用、解密、销毁等涉密档案管理的各个环节不出差错,减少泄密事件的发生。对不同涉密载体(光盘、U盘等介质)的档案分门别类的制定规章制度,各类涉密档案根据密级的不同,按照国家密级保管要求(秘密级10年,机密级20年,绝密级30年)制定不同的管理措施,办理相对应的登记审批手续,任何个人都无权私自存放、使用涉密档案,涉密档案必须在规定时间内使用完经审核后及时归档,不得随便摘抄复印、复制、遗失。如有失泄应及时查明原因,尽快补救,减少损失。这么多年来,我们公司从无发生涉密档案失泄事件,多次被河南省国防科工委评为保密先进单位。
2.2 精细日常管理
著名的“海恩法则”强调,再完善的规章制度,在实际操作中也无法取代人的素质和责任心。物防、技防不如心防,档案保密工作重在心防,心防搞好了就会减少无意识的失密,就会少些因为“无知”造成的失密,更不会去违背规章制度,更不会有心窃密。因此,应该将安全保密工作观念、手段、方法传递到涉密档案部门的每个管理者,定期检查每一个工作程序,无论归档查收,整理编辑、借阅审批,密级保管,解密,销毁等各个环节,涉密档案都应在规章制度内运行,帐物相符,审批手续齐全,统计数字准确无误。除了档案部门自查,公司保密办也制定周密细致的检查制度,定期规范化的对涉密档案管理部门及管理者进行多层次检查,以“查”作为手段,以“补”作为出发点和落脚点,提高涉密档案管理者的素质和责任心。涉密档案管理人员无论在什么场合都要时刻警惕,从内心深处做到不想、不敢、不做违反保密制度规定的事。牢记国防科技工业涉密人员行为“十不准”,做到守口如瓶,万无一失,即保管的涉密资料不泄密,不损坏,不丢失,不散乱。严禁提供与配套项目研制无关的涉密信息,严禁将工作中知悉的国家秘密泄密给无关人员。
实践证明,对涉密档案进行精细化管理,是做好涉密档案保密,维护档案安全的科学方法,能够最大限度的实现涉密档案的利用价值,更好的为企业和社会服务。