当前，咸宁市委办公室在公文办理方面面临三大形势。第一大形势是党的十八大召开后，中央、省、市关于转变作风的若干规定对公文管理提出了新要求，规定领导同志不直接受理各种报告、请示等公文，进一步强化了办公室在公文传递中的枢纽地位。第二大形势是即将实施的电子政务内网和党政专用通信网建设，对传统公文传递提出了新挑战。第三大形势是与以往相比，新的市委班子对公文传递时效要求更高。为适应新形势新要求，咸宁市委办公室以制度建设为切入点，从高效、规范、准确、安全着手，在办公室内部实行公文专员管理制度，为公文管理制度化、专业化、规范化和高效化做出了积极探索。具体做法是：
　　强化组织领导。为深入推进公文专员管理制度的实施，该办公室从日常管理、业务指导等方面，加强了公文专员管理的组织领导。一是成立领导小组。成立了由办公室副主任挂帅的公文专员管理领导小组，负责对公文专员进行日常管理和业务培训、指导。二是动员启动。适时召开了办公室公文专员制度动员会议，首次明确7名公文专员，为他们颁发上岗证书，印发《市委办公室公文专员管理制度》等文件，对公文专员的工作职责、工作规范等进行明确规定。三是强化管理。对公文专员实行“双线”管理制，在业务上由办公室公文专员管理领导小组负责，平时由所在科室负责管理。
　　实行归口管理。进一步强化办公室在公文传递工作中的枢纽地位，对来文实行归口管理、统筹协调。一是将中央、省、市、县（市、区）和市直单位来文，从接收、登记、审核、送签到反馈，统一由办公室文书科一个“口子”进出，避免了公文“回流”“体制外流转”等现象。二是由公文专员全程负责本科室公文的接收、登记、送签、传阅和办理工作。三是对所有办结的公文，由相关科室存档，年底制定合订本，统一由文书科集中管理。
　　规范操作流程。规范化是实现公文办理高效化的必要条件。为此，该办公室坚持做到“三个明确”。一是明确公文层级。根据实际工作需要和公文紧急程度，将承办的公文划分为不同类别，分别标注上不同符号，在办理中区别对待。二是明确办理时限。坚持即收即办，原则上在2个有效工作日内完成领导的批阅工作，对于紧急公文，打破常规、特事特办、优先传递。三是明确公文传递流程。坚持公文传递时序服从时效的原则，对上行文、下行文、平行文的办理各个环节进行流程化设计，并制定了详细的流程图。
　　建立工作台账。该办公室从基础性工作入手，建立健全工作台账，实现公文办理的可追溯性。一是建立了收文、发文台账，对所有收到、制发的文件进行登记，注明文号、标题、时间、经手人等信息。二是建立公文流转台账，及时将呈送领导时间、经手人、领导批示内容和机要交通传递字号等要素进行登记，以备查阅。
　　加强学习培训。一是加强业务培训。实施“三个一”行动，提高公文专员业务水平。“三个一”具体是：为每位公文专员发放一套学习资料，主要包括《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式国家标准应用指南与范例全书》《党政机关公文处理工作条例释义与实务全书》等；每月组织一次交流探讨活动，交流心得、探讨问题、共同提高；每年组织一次外出学习培训，开阔视野，提升水平。二是实行持证上岗制。对所有的公文专员进行岗前培训，考核合格后颁发公文专员合格证书，持证上岗。三是加强调查研究。认真研究公文办理中出现的新情况、新问题，提出对策措施，将公文专员管理制度推向深入。
　　实践证明，实行公文专员管理制度符合新形势下公文办理要求，进一步规范了公文运转流程，提高了公文办理效率。如今，该办公室所有公文都能在2个有效工作日内完成阅批流转程序，并在当天答复来文单位或将领导批办事项交办完毕，大大提高了工作效率和服务质量，做到了即说即办，事事有回音，件件有着落，为市委相关工作规范有序运转提供了优质高效的公文办理服务。