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摘 要：随着我国个别档案部门开始把计算机应用于档案学领域，关于档案信息化的研究就成为档案学界讨论的热点问题。现代信息技术的发展和应用，为档案的信息化管理提供了良好的条件，也对档案信息化的管理建设提出了新的挑战，如何更好的分析档案信息化管理中存在的问题，更好的实现档案管理的信息化，是我们要研究的一个重要问题。本文分析档案信息化管理的现状、存在的问题及解决的措施，并就其未来发展趋势做出了一定的探讨，以期为档案信息化管理事业的发展，提供理论支持。
关键词：档案；信息化；管理
随着国家经济信息化战略的启动，国家层面对档案信息化建设的宏观组织，却要迟至2002年《全国档案信息化建设实施纲要》发布算起，我国档案信息化发展的速度是比较缓慢的，作为信息资源的核心管理机构，档案资源在国家信息化战略中没能发挥应有的作用。进入二十世纪后，我国在全球档案信息化建设浪潮的冲击下也开始并加大了档案信息化建设的步伐，新时期，我国档案工作必须适应新形势，抓住机遇，实现档案信息化管理的要求，推动档案管理不断向前发展。
一、档案信息化管理的必要性
随着信息技术的发展，社会对档案的利用率日益提高，而现实的档案管理理念、管理模式和管理方法等已不能完全适应时代的需求，于是全新的档案信息化理论便应运而生。
（一）社会信息化对档案管理的积极影响
随着信息社会的发展，现代信息技术在国民经济和社会发展中扮演着举足轻重的关键角色。信息化已经成为人类社会发展的一个至关重要的标志。档案作为经济社会实践活动的产物，必将随着社会的发展和人类的进步而不断地发展和进步。长期以来以纸质档案管理为基礎建立的传统档案管理思想和理念、管理原则和方法、管理技术和人才等都受到了严峻的挑战，同时信息化也为档案工作和档案事业的发展带来了前所未有的机遇。
1.档案信息化使得档案管理工作的效率和质量得到不断提高
现代信息技术在档案管理中的运用，使得传统的档案管理工作中的各个环节为现代管理手段所代替。如传统的档案管理工作主要以档案的实体管理为主，档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。然而，如果把现代信息技术运用到档案管理工作的各个环节中去，那么档案管理人员就可以直接利用计算机管理系统完成“文档一体化”管理。即档案管理人员通过运用计算机，便可以进行档案立卷、档案目录信息和内容信息的存储与检索等，而且各业务环节无时间顺序，打破了传统档案的管理方式，从而提高了档案工作的效率和质量。
2.档案信息化使得档案纸质载体得到保护
传统的查阅方式是要到相关档案保管部门或综合档案馆进行纸质档案的查阅，并从中摘录自己所需的信息或复印相关内容。这种利用方式不仅浪费了大量的人力和时间，影响了档案的利用效率，而且也增加了纸质档案的磨损。纸质载体的档案是最原始的证据材料，它的客观性是毋容质疑的，因此，保护档案的纸质载体就显得尤为重要。如果档案保管部门将现代信息技术运用于档案管理之中，实现数字化档案信息的存贮、管理和索引，那么所需的信息资源，便可以真接从数据库中获得了。这种档案管理的方式可以降低档案原件的利用率，减少工作人员与原始纸质材料的接触，从而减少了档案原始材料的人为磨损，进而使档案的纸质载体得到保护。
3.对档案管理观念的挑战
传统的档案管理观念是“重藏轻用”，而信息时代的今天，社会对信息资源的评价标准是信息资源向经济效益的转化，档案工作者只有将所掌握的档案信息和资源转化为生产力，档案的价值和档案的管理工作才能得到社会的认可。因此，档案工作者要改变“重藏轻用”的观念，积极主动地开发档案信息资源，变“死档案”为“活信息”，大力开发档案信息资源，积极、主动地为经济社会发展提供帮助。
二、档案信息化管理的现实意义
传统的档案管理工作主要是依靠档案管理人员手工操作来进行的，面对庞大的案卷数据，繁琐的工作程序以及效率低下，使得档案管理服务往往还不尽如人意。显而易见，在当今信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会发展的需要，现代的档案管理需要现代的管理、服务模式。随着电子信息技术的飞速发展及逐步推广应用，对档案进行信息化管理的条件已日趋成熟，档案管理信息化已成为发展的必然趋势。档案信息化管理有以下几个优点：
1.提高档案利用率，方便对档案信息的利用
以往对纸质档案的利用主要是采用复印等方式，而随着机关部门提倡“无纸化办公”，办公自动化得到广泛应用，纸质档案信息与数字化办公系统显得极不协调。而电子档案提供的数字化信息能够直接在自动化办公系统中应用，为利用者带来极大的便利。于此同时，档案信息化管理不但能减少档案管理人员手工操作的错误，同时也能让档案管理人员对其管理的各类档案案卷属性都非常了解，用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。同时，档案可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出档案，查阅所需的档案信息，从而为用户提供优质服务。
2.提高档案馆服务效率，改进服务方式
档案的信息化管理可以提高档案管理人员为档案馆用户服务的效率。档案信息化管理冲破了档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而提高客户的满意度。于此同时，在传统的档案利用过程中，纸质档案的利用者要到档案管理部门去查找或采取发传真、邮寄等方式，浪费了大量的人力物力。而电子档案在档案管理部门和利用者之间通过网络通信实现档案的信息传递，利用者可以足不出户地进行自助式检索，特别是远距离的异地传输快速便捷，节约了大量的时间、人力、物力。从而在形式上转变档案馆“坐等顾客上门”的服务状态，提高了档案馆的服务能力、改进了服务方式。
参考文献
[1]吴挺善.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案，2008，（01）：26-27.
[2]王建永，李颖，黄杰韬，方宽.电网工程档案信息化管理技术研究[J].电子设计工程.2017年21期
[3]李兰兰.档案信息化管理工作探讨[J].兰台世界.2017年Z1期.
[4]李宜锋.新形势下企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务.2018年8期
（作者单位：昆明市盘龙区人民政府鼓楼街道办事处劳动和社会保障所）
关键词：档案；信息化；管理
随着国家经济信息化战略的启动，国家层面对档案信息化建设的宏观组织，却要迟至2002年《全国档案信息化建设实施纲要》发布算起，我国档案信息化发展的速度是比较缓慢的，作为信息资源的核心管理机构，档案资源在国家信息化战略中没能发挥应有的作用。进入二十世纪后，我国在全球档案信息化建设浪潮的冲击下也开始并加大了档案信息化建设的步伐，新时期，我国档案工作必须适应新形势，抓住机遇，实现档案信息化管理的要求，推动档案管理不断向前发展。
一、档案信息化管理的必要性
随着信息技术的发展，社会对档案的利用率日益提高，而现实的档案管理理念、管理模式和管理方法等已不能完全适应时代的需求，于是全新的档案信息化理论便应运而生。
（一）社会信息化对档案管理的积极影响
随着信息社会的发展，现代信息技术在国民经济和社会发展中扮演着举足轻重的关键角色。信息化已经成为人类社会发展的一个至关重要的标志。档案作为经济社会实践活动的产物，必将随着社会的发展和人类的进步而不断地发展和进步。长期以来以纸质档案管理为基礎建立的传统档案管理思想和理念、管理原则和方法、管理技术和人才等都受到了严峻的挑战，同时信息化也为档案工作和档案事业的发展带来了前所未有的机遇。
1.档案信息化使得档案管理工作的效率和质量得到不断提高
现代信息技术在档案管理中的运用，使得传统的档案管理工作中的各个环节为现代管理手段所代替。如传统的档案管理工作主要以档案的实体管理为主，档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。然而，如果把现代信息技术运用到档案管理工作的各个环节中去，那么档案管理人员就可以直接利用计算机管理系统完成“文档一体化”管理。即档案管理人员通过运用计算机，便可以进行档案立卷、档案目录信息和内容信息的存储与检索等，而且各业务环节无时间顺序，打破了传统档案的管理方式，从而提高了档案工作的效率和质量。
2.档案信息化使得档案纸质载体得到保护
传统的查阅方式是要到相关档案保管部门或综合档案馆进行纸质档案的查阅，并从中摘录自己所需的信息或复印相关内容。这种利用方式不仅浪费了大量的人力和时间，影响了档案的利用效率，而且也增加了纸质档案的磨损。纸质载体的档案是最原始的证据材料，它的客观性是毋容质疑的，因此，保护档案的纸质载体就显得尤为重要。如果档案保管部门将现代信息技术运用于档案管理之中，实现数字化档案信息的存贮、管理和索引，那么所需的信息资源，便可以真接从数据库中获得了。这种档案管理的方式可以降低档案原件的利用率，减少工作人员与原始纸质材料的接触，从而减少了档案原始材料的人为磨损，进而使档案的纸质载体得到保护。
3.对档案管理观念的挑战
传统的档案管理观念是“重藏轻用”，而信息时代的今天，社会对信息资源的评价标准是信息资源向经济效益的转化，档案工作者只有将所掌握的档案信息和资源转化为生产力，档案的价值和档案的管理工作才能得到社会的认可。因此，档案工作者要改变“重藏轻用”的观念，积极主动地开发档案信息资源，变“死档案”为“活信息”，大力开发档案信息资源，积极、主动地为经济社会发展提供帮助。
二、档案信息化管理的现实意义
传统的档案管理工作主要是依靠档案管理人员手工操作来进行的，面对庞大的案卷数据，繁琐的工作程序以及效率低下，使得档案管理服务往往还不尽如人意。显而易见，在当今信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会发展的需要，现代的档案管理需要现代的管理、服务模式。随着电子信息技术的飞速发展及逐步推广应用，对档案进行信息化管理的条件已日趋成熟，档案管理信息化已成为发展的必然趋势。档案信息化管理有以下几个优点：
1.提高档案利用率，方便对档案信息的利用
以往对纸质档案的利用主要是采用复印等方式，而随着机关部门提倡“无纸化办公”，办公自动化得到广泛应用，纸质档案信息与数字化办公系统显得极不协调。而电子档案提供的数字化信息能够直接在自动化办公系统中应用，为利用者带来极大的便利。于此同时，档案信息化管理不但能减少档案管理人员手工操作的错误，同时也能让档案管理人员对其管理的各类档案案卷属性都非常了解，用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。同时，档案可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出档案，查阅所需的档案信息，从而为用户提供优质服务。
2.提高档案馆服务效率，改进服务方式
档案的信息化管理可以提高档案管理人员为档案馆用户服务的效率。档案信息化管理冲破了档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而提高客户的满意度。于此同时，在传统的档案利用过程中，纸质档案的利用者要到档案管理部门去查找或采取发传真、邮寄等方式，浪费了大量的人力物力。而电子档案在档案管理部门和利用者之间通过网络通信实现档案的信息传递，利用者可以足不出户地进行自助式检索，特别是远距离的异地传输快速便捷，节约了大量的时间、人力、物力。从而在形式上转变档案馆“坐等顾客上门”的服务状态，提高了档案馆的服务能力、改进了服务方式。
参考文献
[1]吴挺善.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案，2008，（01）：26-27.
[2]王建永，李颖，黄杰韬，方宽.电网工程档案信息化管理技术研究[J].电子设计工程.2017年21期
[3]李兰兰.档案信息化管理工作探讨[J].兰台世界.2017年Z1期.
[4]李宜锋.新形势下企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务.2018年8期
（作者单位：昆明市盘龙区人民政府鼓楼街道办事处劳动和社会保障所）