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内部审计在资金管理、成本控制、风险降低等方面发挥了积极作用,有助于促进企业改善经营管理,提高经济效益。随着民营企业加大对于内部审计工作的重视,越来越多的民营企业都设立了内部审计部门。而审计部门在民营企业中是否能发挥预期的作用,关键在于是否有一位优秀的内部审计负责人。那么如何做好一名合格的民营企业内部审计负责人呢?除了自身具有良好的职业道德、较高的专业水平与优秀的工作能力外,还必须熟知部门建设和管理的方法和技巧。针对目前民营企业内部审计部门管理普通存在的问题——比如重审计结果轻审计过程,重业务指挥轻业务指导等,笔者提出了以下几方面改进部门管理的建议:
一、努力构建内部审计体系
一般民营企业很少重视这一块工作,大部分审计负责人也认为只要出好报告得到公司领导的认可就做好了审计工作。其实这种认识存在着很大偏差,没有构建好一个内部审计体系,审计工作就基础不稳、规范不够。审计部门负责人应在与公司领导充分沟通基础上从以下三方面构建内部审计体系:
1 明确组织机构
内部审计部门应明确自身的组织机构,并通过公司的相关文件确定审计部门在公司的地位及与其它各部门之间的关系。一般来说民营企业内部审计人员相对比较少,少则一两人,多则五六人。因此民营企业内部审计一般不按审计类型来细分,比如财务审计、管理审计、工程审计等类型;多数民营企业内部审计部门按职级进行岗位分类,比如审计主管、审计专员。
2 明确岗位职责
岗位职责是回答要做什么的问题,如果一个审计人员进入公司,连岗位职责都不明确,就无法开展审计工作。明确的岗位职责描述,有助于审计人员自动自发的工作,做到积极主动。只有明确审计人员的工作职责,当其工作职责范围内发生事情的时候,才会主动去处理,主动去承担责任;只有明确了审计人员的上下级关系,在发生事情不知道如何处理的时候才知道首先应该向谁请示;只有当审计人员知道自己有那些权利的时候,做起事情来才不会畏首畏尾,才会提高工作效率。
3 明确工作流程
工作流程是为了完成审计职责而进行的程序,如果流程不清楚,不但会有不规范的程序去解决,而且有些审计人员也不知道如何去做。审计部门只要有了相对完善的工作流程,部门运转起来就会顺畅高效。一个好的工作流程,应该明确每一步工作的走向顺序,所涉及人员对应的权限以及整个流程的推动者,另外,一般推动者需要跟进所执行的工作项目在整個流程中的执行状态,以加速一个工作流程的完成。对于审计部门来说,审计业务有一个总审计流程,然后再进一步说明细的流程,比如整改流程,签发流程等。工作流程最好载体是表单形式,简洁明了,控制效果较好。
二、努力提升领导水平
1 加强培训
审计负责人一般来说经验比其它审计人员丰富,能力比其它审计人员强,或者有其它过人之处,除了工作流程和业务知识等基本的常规培训外,更应该进行经验的传授,能力提高的培训。通过不同的形式全方位的、不同层次的对审计人员进行培训,使其掌握审计工作所需的必要知识和技能。
2 加强指导
审计部门负责人不是把任务简单的分配下去就万事大吉,更应该紧盯审计任务完成的实际情况。审计部门负责人应该认识到:下属是你的业绩伙伴。所以应该在下属遇到工作困难或者说对于分配的工作不知道如何着手的时候,给其必要的指导,教其方法,启发思路,这样有助于领导树立权威,得到下属的认可。
3,加强控制
这个是审计部门负责人需要做的日常工作,特别要做好过程控制。过程决定结果,细节决定成败。一个目标或者一个计划之所以最后出现偏差,往往是在执行的过程中,某些细节执行得不到位所造成的。具体可以通过工作报告、部门例会、定期检查三个工具来实现。工作报告是一个典型的过程控制,通过工作报告审计部门负责人可以知道下属是否在按进度完成工作以及是否在分步骤的达成目标,另外工作报告对员工也有很强的督促作用。
三、努力创新审计工作方法
在民营企业中,内部审计负责人应不断创新审计工作方法,以便实现审计目标。在开展审计工作中,PD CA是一个非常好的方法。
1 P(project)目标
审计部门负责人需要带领内部审计部门规划好部门工作,做出必要的工作计划,制定明确的工作目标,细化达成目标的步骤,并落实到人和事,特别强调的是部门有了明确的工作目标,部门也就有了工作的方向。
2 D(do)执行
前面说过审计部门负责人需要制定明确的工作目标,细化达成目标的步骤,并落实到人和事,这一步是考验部门执行力的关键一环,作为审计部门负责人应该及时跟踪目标的执行情况,下属是否在分步骤完成。
3 C(check)检查
这个其实是一种过程控制,作为审计部门负责人应该检查员工的工作情况,这决不是对员工的不信任,而是衡量员工是否在有效履行职责的一个重要指标。人们总喜欢做检查的事,而不喜欢做希望的事。
4,A(action)总结后重新开始行动
不知道为什么成功的成功不是真正的成功,同时不知道为什么失败的失败是最大的失败。笔者认为人都是在不断总结中得到成长的,只有当我们总结后,知道我们为什么成功,为什么失败,我们重新开始的步伐才是最坚实的。
一、努力构建内部审计体系
一般民营企业很少重视这一块工作,大部分审计负责人也认为只要出好报告得到公司领导的认可就做好了审计工作。其实这种认识存在着很大偏差,没有构建好一个内部审计体系,审计工作就基础不稳、规范不够。审计部门负责人应在与公司领导充分沟通基础上从以下三方面构建内部审计体系:
1 明确组织机构
内部审计部门应明确自身的组织机构,并通过公司的相关文件确定审计部门在公司的地位及与其它各部门之间的关系。一般来说民营企业内部审计人员相对比较少,少则一两人,多则五六人。因此民营企业内部审计一般不按审计类型来细分,比如财务审计、管理审计、工程审计等类型;多数民营企业内部审计部门按职级进行岗位分类,比如审计主管、审计专员。
2 明确岗位职责
岗位职责是回答要做什么的问题,如果一个审计人员进入公司,连岗位职责都不明确,就无法开展审计工作。明确的岗位职责描述,有助于审计人员自动自发的工作,做到积极主动。只有明确审计人员的工作职责,当其工作职责范围内发生事情的时候,才会主动去处理,主动去承担责任;只有明确了审计人员的上下级关系,在发生事情不知道如何处理的时候才知道首先应该向谁请示;只有当审计人员知道自己有那些权利的时候,做起事情来才不会畏首畏尾,才会提高工作效率。
3 明确工作流程
工作流程是为了完成审计职责而进行的程序,如果流程不清楚,不但会有不规范的程序去解决,而且有些审计人员也不知道如何去做。审计部门只要有了相对完善的工作流程,部门运转起来就会顺畅高效。一个好的工作流程,应该明确每一步工作的走向顺序,所涉及人员对应的权限以及整个流程的推动者,另外,一般推动者需要跟进所执行的工作项目在整個流程中的执行状态,以加速一个工作流程的完成。对于审计部门来说,审计业务有一个总审计流程,然后再进一步说明细的流程,比如整改流程,签发流程等。工作流程最好载体是表单形式,简洁明了,控制效果较好。
二、努力提升领导水平
1 加强培训
审计负责人一般来说经验比其它审计人员丰富,能力比其它审计人员强,或者有其它过人之处,除了工作流程和业务知识等基本的常规培训外,更应该进行经验的传授,能力提高的培训。通过不同的形式全方位的、不同层次的对审计人员进行培训,使其掌握审计工作所需的必要知识和技能。
2 加强指导
审计部门负责人不是把任务简单的分配下去就万事大吉,更应该紧盯审计任务完成的实际情况。审计部门负责人应该认识到:下属是你的业绩伙伴。所以应该在下属遇到工作困难或者说对于分配的工作不知道如何着手的时候,给其必要的指导,教其方法,启发思路,这样有助于领导树立权威,得到下属的认可。
3,加强控制
这个是审计部门负责人需要做的日常工作,特别要做好过程控制。过程决定结果,细节决定成败。一个目标或者一个计划之所以最后出现偏差,往往是在执行的过程中,某些细节执行得不到位所造成的。具体可以通过工作报告、部门例会、定期检查三个工具来实现。工作报告是一个典型的过程控制,通过工作报告审计部门负责人可以知道下属是否在按进度完成工作以及是否在分步骤的达成目标,另外工作报告对员工也有很强的督促作用。
三、努力创新审计工作方法
在民营企业中,内部审计负责人应不断创新审计工作方法,以便实现审计目标。在开展审计工作中,PD CA是一个非常好的方法。
1 P(project)目标
审计部门负责人需要带领内部审计部门规划好部门工作,做出必要的工作计划,制定明确的工作目标,细化达成目标的步骤,并落实到人和事,特别强调的是部门有了明确的工作目标,部门也就有了工作的方向。
2 D(do)执行
前面说过审计部门负责人需要制定明确的工作目标,细化达成目标的步骤,并落实到人和事,这一步是考验部门执行力的关键一环,作为审计部门负责人应该及时跟踪目标的执行情况,下属是否在分步骤完成。
3 C(check)检查
这个其实是一种过程控制,作为审计部门负责人应该检查员工的工作情况,这决不是对员工的不信任,而是衡量员工是否在有效履行职责的一个重要指标。人们总喜欢做检查的事,而不喜欢做希望的事。
4,A(action)总结后重新开始行动
不知道为什么成功的成功不是真正的成功,同时不知道为什么失败的失败是最大的失败。笔者认为人都是在不断总结中得到成长的,只有当我们总结后,知道我们为什么成功,为什么失败,我们重新开始的步伐才是最坚实的。